Форма 6-НДФЛ и инструкция по ее заполнению

Каждый российский гражданин обязан уплачивать в бюджет РФ налог со своих доходов. За работников предприятий расчеты, удержания и уплата производится бухгалтерией самостоятельно. Такая обязанность вменена всем налоговым агентам.

По всем выплаченным персоналу доходам и произведенным по ним перечислениям НДФЛ все работодатели отчитываются перед налоговой службой. С 2016 года основная отчетность, отражающая необходимые сведения (форма 2-НДФЛ), дополнена новым расчетом. Помимо годового документа теперь необходимо поквартальное заполнение и сдача расчетов 6-НДФЛ. Форма установлена на федеральном уровне и носит строгий характер.

В форме 6-НДФЛ показывается вся информация по доходам работников, полученным у работодателя, и суммам НДФЛ. Целью ее введения является ужесточение контроля за налоговыми агентами со стороны ИФНС и обеспечение тем самым большей защиты работающих граждан.

Что это такое

Все доходы граждан, получаемые у работодателя, подлежат обложению НДФЛ. Налоговый кодекс обязывает налоговых агентов самостоятельно рассчитывать, удерживать и уплачивать налоги с доходов своих сотрудников.

До 2016 года работодатели отчитывались об удержанных и уплаченных суммах подоходного налога только один раз в году – по окончании налогового периода. До 1 апреля подавался отчет по форме 2-НДФЛ со сведениями о каждом наемном специалисте.

Налоговые агенты повсеместно нарушали свои обязанности, могли задерживать или не уплачивать заработную плату, поскольку налоговая служба не имела достаточной информации для осуществления контроля за ними в течение года.

Для исправления ситуации была разработана новая форма отчетности. Теперь всем предприятиям и бизнесменам, в штате которых работает наемный персонал, необходимо отчитываться перед налоговой службой поквартально, представляя справки 6-НДФЛ (п. 2 ст. 230 НК РФ). Бланк формы ФНС утвердила своим приказом № ММВ-7-11/450 в 2015 году.

Статья 230. Обеспечение соблюдения положений настоящей главы

В новом отчете работодатели показывают сведения:

  • о себе;
  • о выплаченных персоналу вознаграждений;
  • о суммах предоставленных вычетов;
  • о датах фактического получения персоналом доходов, произведения из них удержаний налогов и перевода их в государственный бюджет.

Образец заполнения формы 6-НДФЛ:

Лист 1

Лист 2

Лист 3

Лист 4

Кто должен подавать форму 6-НДФЛ

Сдавать расчет обязаны все фирмы и бизнесмены, являющиеся налоговыми агентами по налогу с доходов граждан в соответствии с НК РФ:

  • предприятия;
  • бизнесмены;
  • нотариусы, занятые частной практикой;
  • адвокаты, организовавшие адвокатские кабинеты;
  • иные лица, ведущие частную практику.

Документ составляется по всем гражданам, получившим от налогового агента доходы: заработок по трудовым договорам, вознаграждения по гражданским контрактам, дивиденды и пр. Исключением являются физические лица, получившие доходы от продажи имущества и по контрактам, в которых они являются частными предпринимателями (пп. 1 п. 1 ст. 227, пп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ).

Статья 227 Особенности исчисления суммы налога и подачи налоговой декларации некоторыми категориями иностранных граждан

Статья 228. Особенности исчисления налога в отношении отдельных видов доходов. Порядок уплаты налога

Порядок заполнения документа

При оформлении расчета 6-НДФЛ необходимо соблюдать следующие правила:

  • При ручном заполнении допускается применение чернил фиолетового, синего и черного цвета. Исправление ошибок с помощью корректора запрещается.
  • Строки заполняются слева направо, начиная с первой клетки. В пустых ячейках проставляются прочерки.
  • Показатели доходов отражаются дробными числами в рублях с копейками.
  • Сумма налога указывается полными рублями без копеек, округляется по общему математическому правилу.
  • Документ составляется по каждому ОКТМО отдельно.
  • Нумерация страниц должна быть сквозной, начиная с первого листа.

Форма 6-НДФЛ разделена на три части: титульная страница и два раздела.

На первой странице документа фирмы проставляют свой КПП и ИНН, бизнесмены – лишь ИНН, в поле, предусмотренном для КПП делаются прочерки. При подаче документа в отчетном периоде впервые, номер корректировки – «000». При представлении уточненного отчета, число указывается в соответствии с порядковым номером вносимой корректировки: «001», «002» и т.д.

Период сдачи отчета отражается специальным шифром:

Код «21» Для первого квартала.
«31» Полугодие.
«33» Девятимесячный период.
«34» Годовой документ.

В налоговом периоде формы проставляется год ее фактической подготовки. На титульном листе также необходимо проставить код ИФНС, принимающей отчетность. Узнать его легко на сайте налоговой службы.

Место нахождения имеет следующую кодировку мест:

120 Проживание бизнесмена.
320 Осуществление бизнеса ИП (на ЕНВД и ПСН).
212 Постановка на учет организации.
212 Регистрация предприятия как крупнейшего налогоплательщика.
220 Расположение обособленного подразделения отечественного предприятия.

Налоговый агент прописывает свое сокращенное наименование, соответствующее Уставу, в одноименном поле. Бизнесмен указывает свои Ф.И.О. полностью в соответствии с паспортом. В первом листе также отражаются ОКТМО компании, контактный номер телефона, общее число листов отчета.

В заключении нужно отразить, кем представляются сведения. Если это сам работодатель, проставляется код «1». Когда форму подает представитель налогового агента, ставится «2» с указанием реквизитов документа, подтверждающего его полномочия.

Дату и подпись пишет то лицо, которое сдает 6-НДФЛ. В нижнем правом углу раздел предназначен для заполнения налоговым инспектором.

Первый раздел заполняется суммами по нарастанию с начала года.

В строках указываются следующие сведения:

010 Фиксируется налоговая ставка. Если выплачивались доходы по различным ставкам подоходного налога, по каждой ставке оформляется отдельный раздел.
020 Пишется сумма дохода начисленного с учетом выплат по трудовым договорам, пособиям по болезни, дивидендам.
025 Отражает отдельную сумму по дивидендам.
030 Предназначена для указания суммы предоставленных вычетов.
040 Фиксируется сумма НДФЛ исчисленного (13% с разницы между доходом начисленным и вычетами).
045 Указывается сумма подоходного налога с дивидендов.
050 Необходима для показания данных о фиксированной сумме аванса, уплачиваемого компанией за иностранного сотрудника на патенте.
060 Численность персонала, получившего доходы от работодателя.
070 Содержит сумму НДФЛ удержанного.
080 Показывается налог, удержать который не удалось.
090 Предназначена для указания размера налога, возвращенного гражданину.

Между строками 040 и 070 не должно соблюдаться равенство, если имеется переходящий доход, например, заработная плата за март, которая выдана в апреле. В связи с тем, что начисление заработка произведено в марте, НДФЛ с нее отражается по строке 040. Удержание и перевод налога в бюджет будет произведен работодателем в апреле.

Превышение значения строки 040 над суммой, обозначенной в строке 070, налоговая служба не сочтет за ошибку (письмо ФНС № БС-4-11/4222 от 2016 года). Аналогичным образом заполняются строки по выплатам за июль, сентябрь, декабрь.

Раздел 2 отчета 6-НДФЛ предназначен для показания данных о суммах, перечисленных налоговым агентом за последние три месяца.

Порядок заполнения 6-НДФЛ

Доходы отражаются по датам получения работниками доходов:

Вид дохода Дата получения выплаты День удержания НДФЛ Крайняя дата перевода налога в бюджет
Основная заработная плата Последний день в месяце Выплата по месячным итогам Рабочий день, следующий за датой произведения выплаты зарплаты по месячному итогу
Отпускные выплаты Дата осуществления выплаты Дата выплаты (совпадение строк 100 и 110) Последняя дата месяца начисления
Пособия по болезни
Компенсационные выплаты за отпуска при увольнении Рабочий день, идущий за датой произведения выплаты

В последующие строки вносится информация:

Строчка 100 Дата получения дохода гражданином по факту (заработная плата не делится на авансовые платежи и окончательный расчет, вносится весь месячный заработок).
110 День, когда произошло удержание НДФЛ.
120 Крайний срок для перечисления в федеральный бюджет налога.
130 Размер полученного дохода по факту.
140 Сумма удержанного подоходного налога.

Скачать бланк формы 6-НДФЛ

Для каждого вида выплат предусмотрены отдельные строчки с 100 по 140, расположенные по хронологии. В случае нехватки строк добавляются дополнительные страницы документа. Дублирование первого раздела при этом не требуется.

Куда и в какие сроки нужно сдавать

Расчет представляется нарастающим итогом поквартально, т.е. четыре раза в год. Законом установлен сроки сдачи, согласно которым крайней датой является последний день месяца за кварталом, по которому готовиться документ. К примеру, за второй квартал 2017 года — 31 июля. Годовой отчет нужно подавать до 1 апреля (ст. 230 НК РФ).

За нарушение установленного порядка подачи 6-НДФЛ предусмотрены штрафные санкции. Один месяц опоздания обойдется в 1000 рублей.

По общему правилу документ можно подавать в бумажной форме при численности персонала, не превышающей 25 штатных единиц (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Способ подачи выбирается по усмотрению отчитывающегося лица:

  • почтовым отправлением с описью;
  • лично в региональной инспекции ФНС;
  • через доверенного представителя.

В случае большого штата работников (свыше 25 человек) расчет требуется сдавать в электронном варианте. Предприятия и бизнесмены сдают отчеты 6-НДФЛ по месту своей регистрации. При наличии у юридического лица обособленных подразделений, документы необходимо представлять и в инспекцию ФНС по месту нахождения головного офиса, и по своему фактическому месту расположения.

Обзор новой формы расчета 6-НДФЛ с 2018 года
797 views

Обзор новой формы расчета 6-НДФЛ с 2018 года

Квартальную 6-НДФЛ о начисленном и удержанном налоге за 2018 год компании и ИП должны сдать в ИФНС до...

Чем примечательна зарплата с отпускными в 6-НДФЛ
6030 views

Чем примечательна зарплата с отпускными в 6-НДФЛ

Декларация по форме 6-НДФЛ была введена в налоговую отчётность относительно недавно. Начиная с 2018 года все организации и...

Общие рекомендации по заполнению формы 6-НДФЛ
816 views

Общие рекомендации по заполнению формы 6-НДФЛ

В соответствии с Налоговым Законодательством РФ все налогоплательщики с начала 2018 г. обязуются предоставлять ежеквартальные расчеты по форме...

Как заполнять образец письма о нулевом 6-НДФЛ
1979 views

Как заполнять образец письма о нулевом 6-НДФЛ

Налоговые агенты вместо предоставления отчета могут направить в ИФНС уведомление об отсутствии налога. Для подготовки документа необходимо ориентироваться...

Критерии отражения аренды у физ. лица в 6-НДФЛ
3479 views

Критерии отражения аренды у физ. лица в 6-НДФЛ

Компании, которые занимаются выплатой доходов в пользу физических лиц в каждом конкретном случае выступают в качестве налоговых агентов...

Нюансы заполнения строк в расчете 6-НДФЛ
486 views

Нюансы заполнения строк в расчете 6-НДФЛ

Начиная с 2018 года налоговой службой было предусмотрено новое обязательство для налоговых агентов. Теперь им следует подавать отчетность...

Может ли быть 6-НДФЛ с копейками или он оформляется без них
5939 views

Может ли быть 6-НДФЛ с копейками или он оформляется без них

В 2018 году все работодатели обязаны формировать новые отчеты по НДФЛ. В целях контроля расчетов и платежей подоходных...

Как выглядит стандартный образец налогового регистра по 6-НДФЛ за 2018 год
4572 views

Как выглядит стандартный образец налогового регистра по 6-НДФЛ за 2018 год

Необходимость оформления отчетности по форме 6-НДФЛ для предпринимателей России появилась только в 2018 году, в связи с чем...

Установленная дата удержания налога в 6-НДФЛ
531 views

Установленная дата удержания налога в 6-НДФЛ

В 2018 году была введена обязательная квартальная отчетность для всех организаций, выступающих в качестве налоговых агентов, осуществляющих оплату...

Отражение пособия по беременности и родам в 6-НДФЛ
3700 views

Отражение пособия по беременности и родам в 6-НДФЛ

В форме 6-НДФЛ пособие по беременности и родам не нужно отражать. Это обуславливается тем, что соответствующие выплаты не...