Требования к оформлению бланка транспортной накладной

В товарно-транспортной накладной, представляющей собой типовой бланк формы №1-Т, заносятся сведения по учету перемещения материальных ценностей вовремя перевозки их автотранспортом для последующего проведения взаиморасчетов. В документе содержатся товарный и транспортный разделы с соответствующими данными по грузу и его перемещению.

В товарном разделе представлена информация, требуемая для того, чтобы списать материальные ценности с учета грузоотправителя, выявляя связи с грузополучателями. Данный раздел подлежит оформлению представителями отправителя груза.

В транспортном разделе приводятся сведения относительно транспортировки и расчетов между получателем, отправителем груза и перевозчиками. Раздел заполняется отправителем груза и организацией, осуществляющей перевозку.

ТТН должна быть оформлена и передана грузоотправителю (1 экз.), водителю (3 экз.) с последующей передачей их получателю груза (1 экз.) и организации, оказывающей транспортные услуги, для расчета с водителем и передаче заказчику для оплаты произведенных услуг (2 экз.).

В документе должны быть проставлены все реквизиты задействованных в процессе сторон, подписи, печати. При сдаче груза водитель предъявляет получателю 3 экземпляра, которые заверяются печатью и подписываются организацией, получившей груз, с указанием на трех бланках времени прибытия-отбытия водителя.

Если доставка товара покупателю не предусмотрена, для перевозки достаточно оформления обычной накладной ТОРГ-12.

Нюансы формы

Бланк транспортной накладной был первоначально утвержден Постановлением Госкомстата №78 в 1997 году для документального оформления процесса перевозки товара автотранспортом. В целях автоматизации документооборота, рекомендуется при составлении документа использовать разработанный специально электронный бланк транспортной накладной. Форма 1-Т используется наравне с ТТН параллельно.

Главным различием в формах служит отсутствие товарного раздела в ТТН с информацией о цене перевозимого груза. Согласно графам бланка ТТН достаточно указать объявленную стоимость груза.

Чтобы выбрать верный вариант оформления груза, применяют следующее правило: если доставка товара выполняется продавцом или покупателем без привлечения дополнительных сил третьей стороны, достаточно оформления ТТН, а при использовании наемного транспорта организации-перевозчика, а также при провозе груза транзитом, должна быть оставлена форма 1-Т.

ТТН должны составляться продавцом на каждый случай перевозки, вне зависимости от способа организации перемещения на автомобиле (с привлечением перевозчика или самостоятельно). Скачать бесплатно excel-бланк не представляет труда – он приводится на многих сайтах, посвященных ведению бухгалтерского учета предприятием. При перевозки различных материальных ценностей в одном автомобиле в адрес нескольких получателей, груз оформляется по ТТН на каждого из покупателей.

Действующими правилами ДД, для водителя автотранспортного средства ТТН служит главным основанием для осуществления перевозки и должен предъявляться сотрудникам ГИБДД во время проверки. Если документа не окажется у водителя на руках, на груз может быть наложен арест вплоть до выяснения обстоятельств.

Официальные правила

Составление документа требуется для учета передвижения товара и произведения расчетов с перевозчиком, и состоит из двух основных разделов: товарного (определяет взаимоотношения между отправителем, получателем при списании и постановке на приход) и транспортного (определяет взаимоотношения с организацией-перевозчиком и служит основанием для расчета за выполненные услуги по доставке).

Оформление товарно-транспортной накладной требуется на каждый случай перевозки ТМЦ в адрес конкретного получателя. Если груз вывозится централизованно с ж/д станции, порта, аэропорта, документ оформляется совместно с сотрудниками организации, владеющей автомобильным транспортом, ж/д станции, аэропорта или порта.

Порядок распределения 4 экземпляров документа:

1. Первый экземпляр сохраняется у отправителя (продавца). Он нужен для оформления списания ТМЦ.
2. Три оставшихся экземпляра выдаются водителю организации-перевозчика с обязательным подписанием и заверением подписью.
3. Второй экземпляр передается водителем получателю (покупателю) в качестве документального основания для постановки товара на приход.
4. Два оставшихся экземпляра остаются в организации, выполнившей перемещение груза. На данных экземплярах должны быть поставлены печати и подписи получателя груза, подтверждающего факт принятия поставки.
5. Третий экземпляр бланка хранится перевозчиком в качестве подтверждения факта выполненных работ, требующих оплату стороной, заказавшей перемещение.
6. Последний экземпляр должен быть приложен к водительскому путевому листу для осуществления перевозчиком внутреннего учета выполненных работ и дальнейшего проведения расчетов заработной платы водителя.

Если перевозимый груз относится к нетоварной группе, не требующей складского учета ТМЦ, учет организуется с помощью выполнения замеров и взвешивания с оформлением накладной в 3 экземплярах.

Порядок передачи бланка сторонам процесса следующий:

1. Один экземпляр хранится у отправителя груза и используется для проведения учетных операций по выполненным перевозкам.
2. Два остальных бланка передаются водителю с дальнейшей передачей компании, осуществившей перевозку.
3. Один экземпляр служит основанием для проведения внешних взаиморасчетов с заказчиком.
4. Последний экземпляр служит подтверждением факта выполненных работником работ и подлежит учету объемов при начислении зарплаты.

Обязательные условия

Предусмотрены три варианта ситуаций, требующих оформления накладной:

• при заказе поставки с помощью привлечения наемной силы заказчиком-продавцом;
• привлечение наемного перевозчика грузополучателем;
• прямая перевозка от продавца покупателю.

При использовании сил наемной транспортной компании поставщиком, порядок оформления документации на перевозку выглядит следующим образом:

1. Готовится пакет документов на перевозку и на проведение операции покупки товара.
2. Первичная транспортная документация, согласно новым правилам перевозки, составляется 3 экземплярах ТН.
3. При использовании в перевозке дополнительных контейнеров к каждой ТН готовится сопроводительная ведомость.
4. В пакет документов по продаже товара входит накладная по форме ТОРГ-12 и договор, регламентирующий момент передачи товара в собственность покупателю. При отсутствии такого договора, в соответствии с ГК (п.1 ст. 224), груз переходит в собственность покупателя при передаче его компании-перевозчику, с оплатой услуг за транспортировку поставщиком.

Статья 224. Передача вещи

Если транспортировка выполняется покупателем с привлечением наемного транспорта, передача груза выполняется по следующим правилам:

• согласно статье 458 ГК в обязанности поставщика входит только подготовка товара к отправке и уведомление об этом покупателя;
• от поставщика требуется только оформление документации на товар в виде накладной ТОРГ-12;
• покупатель выступает в роли отправителя груза, права собственности на который переходят в момент отгрузки перевозчику;
• в данном случае именно покупатель должен оформлять товарно-транспортные накладные в трех экземплярах для своего внутреннего учета и для перевозчика.

Статья 458. Момент исполнения обязанности продавца передать товар

Во время прямой доставки товара происходит прямая передача прав на собственность между покупателем и продавцом, минуя третьи организации с перегрузом на оптовом складе.

Фактически услуги по доставке оказываются транспортной компанией покупателю при условии оформления двух накладных ТОРГ-12, одна из которых представляет перевозчика в роли покупателя, а другая – в роли продавца. Юридически это означает переход товара в собственность перевозчика после подписания первой накладной.

Для покупателя в дальнейшем отправителем груза становится уже транспортная компания, а не первоначальный поставщик.

Заполнение бланка транспортной накладной по пунктам

В транспортной накладной, действующей в 2020 году, не содержится табличной части и разделов. Вся информация представлена в виде пронумерованных пунктов. Для их заполнения достаточно опираться на подсказки, указанные в подстрочном тексте бланка.

Согласно положений новых Правил перевозки грузов, ответственность за составление документации по перевозке возлагается на отправителя, либо согласно условий заключенного между сторонами договора. Получая заказ на транспортировку, перевозчик и грузоотправитель согласуют условия транспортировки с заполнением пунктов, касающихся перевозчика.

Новый документ представляет собой двусторонний бланк на одной странице, требующий заполнения в 3 экземплярах с присвоением каждому собственного порядкового номера, с возможностью оформления в формате файла программы Word.

Согласие на обработку персональных данных сотрудников нужно формировать в письменном виде.

В этой статье мы расскажем, как составить приказ о замене части отпуска денежной компенсацией.

В бланке имеются пункты, подлежащие заполнению отправителем груза и перевозчиком.

В отношении перевозимого груза, информация указывается без таблицы, с заполнением сведений о наименовании товара, объема, маркировки, количества мест и без определения цен.

При заполнении бланка исходят из следующей информации:

Заполнение бланка онлайн по образцу позволит существенно сэкономить время на оформление документации. После распечатывания заполненных бланков, накладные подписываются отправителем груза и перевозчиком. При необходимости внесения исправлений в документ, выполненные отметки подлежат заверению подписями сторон.

Новый бланк накладной призван привести в соответствие с международными правилами перевозки российской документации о перевозимых грузах.

Пошаговый алгоритм

Придерживаясь следующей последовательности, можно быстро и безошибочно составить нужный документ на перевозку груза:

1. Грузоотправителем вносятся сведения о наименовании организации, адресе нахождения, контактном телефоне. Аналогичные сведения указываются о получателе груза. Если стороной процесса является физическое лицо, указывают его ФИО.
2. Далее заполняют информацию о принимаемом к перевозке грузе (количество мест, тара, упаковка, масса, маркировка, габариты, объем грузового места). При наличии в грузе опасных веществ, вносят соответствующую отметку.
3. В накладной указывают все имеющиеся сопроводительные документы (о качестве, технических особенностях, сведения об опасных грузах).
4. Отправитель заполняет информацию с требованиями к автомобилю (вместимость, грузоподъемность, марка авто, тип и т.п.).
5. Вносятся сведения об объявленной стоимости, наличии пломбировки и т.п.
6. Происходит регистрация заказа с присвоением номера и отметкой о дате.
7. В течение трехдневного срока заявка может быть рассмотрена и утверждена перевозчиком, который далее обязан известить о своем решении по принятой заявке.
8. Перевозчиком подписывается документ, а также вносятся дополнительные сведения относительно предстоящей транспортировки (сроки исполнения в случае утраты, недостачи, порче, сроках хранения, оплате, сроках погрузки-выгрузки и т.п.).
9. Заносятся сведения о водителе, транспортном средстве, его регистрационном номере, иные условия транспортировки, включая компенсацию оплаты проезда по платным участкам).

После заполнения транспортная компания подписывает накладную с указанием ФИО и должности ответственного лица.

https://www.youtube.com/watch?v=GXGDElqtyt4

Памятка по содержанию

Следующая таблица позволит отследить степень ответственности сторон при оформлении бланка на перевозку:

При осуществлении доставки силами экспедиторской компании, отсутствует обязательность заполнения транспортной накладной. При проверке таких накладных налоговой инспекцией, небольшие погрешности и исправления в данных документах не расцениваются как серьезные нарушения, относя ошибки к формальности. Среди обязательных мер в новой транспортной накладной указывают полную расшифровку подписей сторон.

Следуя определенному алгоритму и правилам заполнения, перевозка груза будет осуществлена в полном соответствии с требованиями законодательства к подобной документации.

Правильно оформленная накладная позволит водителю избежать проблем при выполнении транспортных услуг, а всем заинтересованным сторонам — гарантирует перевозку согласно достигнутым договоренностям.

Справка с места работы для получения визы оформляется в течение нескольких дней, но все зависит от величины бухгалтерии.

Правила составления запроса в организацию о предоставлении информации мы опишем тут.

Как правильно провести оформление формы приказа о поощрении работника — читайте далее.