Составление и сдача декларации по форме 4-НДФЛ

share on:
Составление и сдача декларации по форме 4-НДФЛ

Сдача декларации и других вспомогательных документов четко регламентируется налоговым законодательством. Их список определяется схемой обложения и особенностями самого предпринимателя (или организации). В своем большинстве документация содержит данные о фактических цифрах характеризующих деятельность физического или юридического лица: показатели прибыли, убытков, общая сумма доходов или, к примеру, стоимость находящегося в собственности имущества.

Но в некоторых случаях налоговое законодательство требует заполнения особой формы, где подается информация о прогнозируемых финансовых показателях. Это необходимо для того, чтобы точно рассчитать объем авансовых отчислений в бюджет. Наиболее распространенной из них является форма декларации 4-НДФЛ.

Здесь предприниматель или бухгалтер организации обязан предоставить данные о будущих показателях прибыли. Информация здесь носит не совсем точный характер, но является важным атрибутом подаваемого в ФНС пакета документов. Нестандартный формат декларации часто вызывает сложности при заполнении, что приводит к лишним тратам времени на ее оформление.

Что это такое и для чего нужен документ

По факту, форма декларации 4-НДФЛ обязана содержать приблизительную цифру, прогноз предпринимателя о том, какого объема будет его предполагаемый доход. Это помогает рассчитать оптимальную сумму отчислений в бюджет – на ее основании налоговая может высчитать комфортную сумму авансового платежа по НДС.

Данная форма декларации используется лишь в том случае, когда предприниматель или организация решили использовать общую систему налогообложения (ОСН). Для тех, кто выбрал один из вариантов упрощенного типа (ЕНВД, УСН и так далее) его заполнение и подача не нужны.

В обязательном порядке форма 4-НДФЛ должна использоваться лишь один раз – при регистрации ИП или ООО. Также возможен вариант, когда заполнить эту декларацию необходимо будет после перехода с «упрощенки».

В дальнейшем ни законодательство, ни нормативные документы не требуют от предпринимателя обязательной ее подачи. Фактически, после первого заполнения использование формы 4-НДФЛ носит добровольный характер.

Кто должен сдавать?

Декларация 4-НДФЛ используется не только в общих случаях, но и в частных.

Полный перечень ситуаций, когда законодательство требует ее подачи в налоговую инспекцию, выглядит так:

  • после получения индивидуальный предпринимателем или организацией своего первого дохода (в первом периоде после регистрации);
  • после получения первого дохода после перехода на общую систему налогообложения;
  • в процессе ведения предпринимательской деятельности, если доход лица или организации увеличился или уменьшился на 50% и более.

Этот список не подлежит изменению ни в регионах, ни во времени – в 2018 и прошедших годах он оставался тем же.

Образец заполнения формы 4-НДФЛ
Образец заполнения формы 4-НДФЛ

Как рассчитать предполагаемый доход

Для расчета предполагаемого дохода необходимо обладать полным спектром реквизитов лица или организации (в том числе кодами бюджетной классификации – КБК). Общая процедура довольно проста, но требует понимания ряда аспектов.

Включение или исключение определенного вида деятельности из списка доходов – добровольная инициатива заполняющего форму 4-НДФЛ. Этот момент прямо указан в Налоговом кодексе РФ (статья 227).

Статья 227 Особенности исчисления суммы налога и подачи налоговой декларации некоторыми категориями иностранных граждан

Если же с начала ведения деятельности не прошло больше одного календарного года – стоит учитывать показатели месячной выручки. В обратном случае можно не заниматься расчетами вовсе и перенести данные из соответствующей строки формы 3-НДФЛ, если она до этого заполнялась.

Форма 3-НДФЛ за 2018 год

Но обычное умножение не всегда отражает реальную цифру предполагаемого дохода. Ряд организаций и лиц могут иметь прибыль, зависящую от сезона (сельскохозяйственные компании, шиномонтаж и огромное число других видов деятельности). Выход таков: нужно подсчитать и указать реальную цифру, даже если она значительно меньше.

Также не стоит завышать прогнозируемую прибыль в том случае, когда ИП или руководство организации считает, что в следующем году она уменьшится. Благо, в законодательстве такая возможность четко закреплена и вносить увеличенные авансовые платежи не придется.

Порядок заполнения формы декларации 4-НДФЛ

Порядок внесения данных в декларацию 4-НДФЛ таков:

  1. Указать в верхней части документа ИНН.
  2. Внести номер корректировки: если документ подается впервые за отчетный период – написать «0-», если же вносятся исправления – указать вместо ноля порядковый номер корректировочной декларации: «1-», «2-» и так далее.
  3. Выбрать налоговый период (4-НДФЛ может подаваться только за год, его и стоит указать).
  4. Написать код отделения ФНС, которое вас территориально обслуживает и куда будет подаваться декларация. Его можно взять в свидетельстве о постановке на учет – из того же документа, откуда и ИНН.
  5. Указать код категории налогоплательщика (для индивидуальных предпринимателей значение едино – «720»).
  6. Код ОКТМО, который можно найти в документе о постановке на учет в органах статистики.
  7. Полное имя предпринимателя и контактный телефон в международном формате.
  8. Предполагаемая сумма дохода (в рублях, без копеек).

Особенности сдачи

Никаких сложностей при сдаче формы 4-НДФЛ нет – важно лишь соблюдать установленные сроки. Также большое значение имеет своевременно выплаченные авансы, о которых ФНС будет напоминать предпринимателю заблаговременно.

В случае, если доходы предпринимателя упали за текущий год в полтора и более раза, документ будет принят. Но в таком случае законодательство обязывает ИП подать уточняющую (корректировочную) декларацию.

Интересный момент, к которому ряд налогоплательщиков оказываются не готовы: работники инспекции могут попросить дополнительную отчетность на электронных носителях. В первом случае требование может касаться создания штрих-кода, в котором отражена указанная в декларации информация. Во втором – предоставить электронный вариант документов на флешке или диске.

Скачать образец заполнения декларации по форме 4-НДФЛ

Законодательно эти требования не закреплены, но если отказаться от их выполнения – есть риск серьезно осложнить процедуру приема формы 4-НДФЛ.

Если руководствоваться Письмом Министерства финансов РФ от 18 апреля 2018 года, то отсутствие этих данных не может быть поводом для отказа в принятии документа. Следовательно, если это произошло – стоит обжаловать действия сотрудника налоговой службы у его руководителя, либо в вышестоящем органе.

Скачать актуальный на 2018 год бланк декларации 4-НДФЛ

Сроки сдачи в 2018 году

Заполненный бланк формы 4-НДФЛ обязателен к сдаче в срок, не превышающий пять рабочих дней после окончания первого месяца предпринимательской деятельности. В случае, если подавать декларацию необходимо после перехода на ОСН, то обязательный термин аналогичен.

Например, начало предпринимательской деятельности произошло 1 февраля 2018 года. В этом месяце 28 дней, а 1 марта припадает на среду. Отсчитываем пять рабочих дней: 1.03, 2.03, 3.03, 6.03 и 7.03. Итоговый результат: декларацию необходимо подать до 7 марта 2018 года.

Важно знать, что в случае с корректировочной (уточненной) формой 4-НДФЛ ситуация другая: закон никак не ограничивает предпринимателя в сроках и позволяет сдавать ее в любой удобный для себя момент. Другое дело, что в проигрыше остается сам ИП – из-за неверно указанных данных непременно увеличится сумма авансовых платежей.

Бланк формы 4-НДФЛ
Бланк формы 4-НДФЛ

Способы подачи документа

Существует несколько способов передачи документа в налоговую службу:

На бланке, заказным письмом с уведомлением о доставке Датой подачи в таком случае считаются число, месяц и год, указанные на почтовом штемпеле. У себя в обязательном порядке нужно сохранить описание вложений и квитанцию почтовой службы.
На бланке, лично посетив территориально обслуживающий ИП орган ФНС В таком случае составлять документ нужно в двух экземплярах – один из них заверяется и остается у предпринимателя.
На бланке, через уполномоченного представителя Последний должен обладать доверенностью, заверенной у нотариуса. Заполнять также нужно будет два бланка.
В электронном виде, через интернет-сервис ФНС России Здесь также возможны варианты: декларацию можно передать как через оператора Электронного документооборота (ЭДО), так и через онлайн-сервис на сайте налоговой службы.

Санкции за нарушения

Многие предприниматели и налогоплательщики ошибочно считают, что налоговая инспекция имеет возможность применить санкции (в том числе штрафы) за несвоевременную подачу декларации 4-НДФЛ. На самом деле работник ФНС может ссылаться на статью 119 НК РФ, которая предусматривает взыскания за срыв сроков.

Но здесь ситуация заключается в следующем: де-факто 4-НДФЛ не является декларацией в привычном смысле – в ней не содержится данных о текущих финансовых показателях предпринимателя (доходах, расходах, прибыли и убытках).

Статья 119. Непредставление налоговой декларации

Тот факт, что данный документ содержит лишь прогнозируемые цифры, отменяет положение, прописанное в Налогом кодексе РФ – фактически, сроки сдачи этой декларации можно не соблюдать.

Если ИП или организации ошибочно начислили штраф за подобное нарушение – стоит обжаловать его в органах налоговой службы.

В заявлении стоит сослаться на два письма ФНС России:

  • от 14.11.2006 г. за номером 04-2-02/685;
  • от 30.05.2005 г. за номером 04-2-03/72;
  • упомянуть постановление ФАС МО от 18.05.2004 за номером КА-А41/2951-04.

Также стоит указать на отсутствие базы для начисления штрафа в этой ситуации отсутствует, так как в декларации отсутствует сумма обязательного к уплате налога. С большой долей вероятности такие решения выносятся по ошибке и ваша жалоба будет принята, а средства – возвращены.

Отправить