Классификация, порядок составления и хранения документов на предприятии

Документооборот на предприятии – это достаточно сложная и ответственная структура, которая требует к себе максимально внимательного подхода со знанием всех ключевых механизмов и особенностей действующего законодательства.

На сегодняшний день существует огромнейшее количество законов, которыми регулируются любые процессы, связанные с обработкой документов предприятия, начиная от составления различных бумаг и заканчивая точным определением порядка и сроков хранения их в архиве компании.

При этом на компании, которые не соблюдают установленные требования, могут накладываться всевозможные санкции, и именно по этой причине, чтобы избежать подобных последствий, нужно знать ключевые требования.

Организация документооборота на предприятии

Оборот документации в компании позволяет отразить всю информацию о перемещении всевозможных финансовых, информационных и материальных потоков, а также отслеживать поток работ, кадров и различных управленческих решений.

В условиях системной организации вряд ли можно слишком переоценить значимость грамотно составленного документооборота, в связи с чем для компании это:

• наличие организованного архива информации, который в дальнейшем может использоваться для того, чтобы восстановить историю каких-либо операций, проанализировать определенные аспекты деятельности компании, а также определиться с причинно-следственными связями, репродуцировать данные и выполнять еще целый ряд других процедур;
• информационные технологии, с помощью которых достигается максимально эффективная работа персонала каждого отдельного подразделения;
• ведение учета и обеспечение контроля над результатами деятельности;
• инструмент контроля над работой компании;
• возможность управлять всевозможными бизнес-процессами в онлайн-режиме вне зависимости от того, где находится уполномоченное лицо;
• обеспечение поддержки одновременной работы нескольких пользователей с одними бумагами при полном исключении порчи документации или утраты важных файлов;
• существенное сокращение издержек, которые требуются для обеспечения контроля над потоками документации;
• быстрое формирование новой документации из тех бумаг, которые уже находятся в обороте предприятия;
• полное отсутствие какой-либо необходимости в хранении бумажной документации;
• значительное сокращение времени, необходимого для поиска нужной документации.

Классификация и виды

Существует несколько общепринятых типов документации, а также принятая классификация в современном делопроизводстве.

Таким образом, деловые документы могут быть следующими:

• справочно-информационные;
• организационно-распорядительные;
• личные.

Помимо этого, все бумаги, использующиеся в делопроизводстве компании, могут классифицироваться по формам, и основными в данном случае являются следующие:

• индивидуальные;
• типовые;
• трафаретные.

Все типы приказного делопроизводства требуются для того, чтобы обеспечить слаженную работу всей компании. При этом достаточно важно обеспечить максимально корректное и грамотное заполнение всей документации, в связи с чем в процессе развития современных технологий появилась также возможность ведения электронного делопроизводства.

Виды документов в электронном обороте точно такие же, просто работа ведется с использованием специализированных программ, и в основном для этого принято использовать компьютерные системы, которые предоставляют возможность выполнять различные функции.

Электронным документооборотом принято называть тот элемент делопроизводства, который предусматривает перемещение и хранение документов с помощью специализированной сетевой структуры. Использование такого формата позволяет обеспечить более эффективное управление всеми производственными операциями.

По своему содержанию документация в производстве может быть простой или сложной, в то время как по происхождению они распределяются на личные и официальные. Помимо этого, в некоторых ситуациях также идет распределение по месту принятия, которое предусматривает их разделение на внутренние и внешние.

По гласности документация может быть секретной или несекретной, а также их можно распределять по типу фиксации на графические, звуковые, рукописные, печатные, а также кино- и фотоматериалы. Отдельное внимание стоит уделить тому, что бумаги могут распределяться на срочные и несрочные, а если распределить их по стадиям, то они могут быть черновиками, копиями, оригиналами и выписками.

В отдельную группу принято выделять государственную документацию, которая используется для того, чтобы обеспечить контроль над какими-то определенными сферами жизнедеятельности. На сегодняшний день все государственные уполномоченные органы осуществляют разработку всевозможных инструкций, приказов и указаний.

На предприятии основными видами документов являются всевозможные типовые и индивидуальные акты. Последние используются для того, чтобы обеспечить контроль над работой различных цехов, подразделений и отделов, ведущих организационную деятельность, причем типовые документы относятся к любым функционирующим отделам компании.

Проект положения в данном случае реализуется уполномоченным исполнителем, после чего осуществляется проверка выполненной работы сотрудниками юридического отдела. Если в бумагах обнаруживаются какие-либо недостатки, их в обязательном порядке прописывают в отдельном документе, в то время как главным актом при работе любой компании является приказ директора.

Записки распределяются на докладные, служебные и объяснительные. Первая категория представляет собой достаточно важную документацию, которая включает в себя информацию об определенном факте, предложении или выводе, и отправляется руководителю для получения дальнейших указаний по каким-либо документам.

Служебная записка представляет собой определенную вид письма или же внутренней переписке в организации, и передается она не руководителям, а конкретным подразделениям и должностным лицам, неся в себе информацию или определенные отчетные данные.

Объяснительная же записка представляет собой документ, в котором излагаются различные положения или причины определенных нарушений и невыполнения своих обязанностей. Такие документы используются для того, чтобы обеспечить слаженную работу любых компаний.

Инструкции распределяются на две категории. Первые позволяют установить точный порядок, в соответствии с которым должны выполняться конкретные действия, которые выполняются отдельными подразделениями или должностными лицами.

В инструкциях указывается информация об обязанностях, правах и ответственности конкретных сотрудников, и за счет использования этих документов становится понятным порядок исполнения различных работ. По сроку же инструкции бывают постоянными или периодическими, и если время их действия не было определено изначально, то в таком случае их зачастую пересматривают раз в три или пять лет.

Реквизиты документов

Каждый документ включает в себя несколько элементов, которые принято называть реквизитами. В соответствии с действующим законодательством под реквизитом предусматривается обязательный элемент, который должен использоваться в процессе оформления официальной документации, то есть сюда входит наименование конкретной бумаги, указание ее автора, адресата, основной текст, а также роспись, дата оформления и еще целый ряд других важных сведений.

Разные документы включают в себя разный перечень реквизитов, и общее их количество устанавливается исключительно целями заполнения документа, его ключевым назначением, а также требованиями, которые предъявляются к форме и содержанию указанной бумаги и выбранным способом документирования.

Достаточно большое количество документов отличается строго ограниченным количеством реквизитов, и некорректное указание или же полное отсутствие какой-либо информации может сделать документ в принципе недействительным.

Совокупность всех реквизитов, которые должны присутствовать в том или ином документе, принято называть формуляром документа. Тот формуляр, который является характерным для определенного формата бумаг, называется типовым, и характеризуется он наличием определенного количества реквизитов, которые располагаются в заполненной документации в строгом порядке.

К примеру, стандартный формуляр может включать в себя такие реквизиты, как:

• автор;
• адресат;
• тип документа;
• основной текст;
• дата оформления;
• подпись заполняющего и утверждающего лица.

Один документ представляет собой единичный акт, но работа любой компании должна в обязательном порядке и отражаться путем оформления целого ряда бумаг, которые определенным образом взаимодействуют между собой и в основном соответствуют ключевым функциям управленческой деятельности.

Общие правила составления и оформления

Действующим законодательством предусматривается несколько ключевых требований к правильному оформлению различной документации, и это:

• юридические и правовые;
• информационные;
• требования оперативности;
• эстетические.

Юридические требования позволяют добиться юридической силы составленной бумаге, то есть бесспорность указанной в ней информации, основанную на нормах действующего законодательства. Соблюдение данных требований позволяет убедиться в достоверности информации, указанной в определенной бумаге, а также его обязательности при выполнении определенных операций.

Культурные требования предусматривают указание информации в максимально краткой, но при этом емкой форме. Другими словами, заполняемая документация должна включать в себя возможный минимум текста, который требуется для максимально полного отражения необходимой информации, и при этом все данные должны быть поданы в понятной и убедительной форме.

Требования оперативности разработки, заполнения и обработки документации заключаются в том, что в процессе оформления различной документации нужно принимать в учет тот факт, что после разработки их в преимущественном большинстве случаев должны зарегистрировать, заполнить, отправить адресату, обработать и провести еще целый ряд других операций.

Каждая отдельная стадия предусматривает необходимость выделения определенного объема времени и усилий, и объем этот непосредственно будет зависеть от корректности соблюдения правил лицами, несущими ответственность за оформление документации. Им нужно принимать в учет тот факт, что с полученной ими документацией будет взаимодействовать большое количество сотрудников.

Эстетические же требования предусматривают корректное указание всей необходимой информации без каких-либо корректировок и ошибок. Каждый документ включает в себя статистические и оперативные данные. Последняя категория позволяет отразить основное содержание документа и размещается в текстуальной части, адресуясь, в первую очередь, определенному должностному лицу.

В то же время статистические данные представляют собой основную информацию о самом документе, адресате, дате и месте оформления и другой информации, которая может потребоваться в процессе проведения различных операций сотрудниками делопроизводственных подразделений.

https://www.youtube.com/watch?v=1qPta2HUtuo

Порядок, способы и сроки хранения

Хранение правоустанавливающей документации должно осуществляться в отдельном месте, и в преимущественном большинстве случаев речь идет об оформлении отдельной папки, которая хранится в сейфе, а он, в свою очередь, находится в кабинете главного бухгалтера или руководителя компании. Если же в компании работает специализированный юридический отдел, то в таком случае хранение документации может входить в перечень его ключевых обязанностей, но при этом ответственность по закону в случае потери или порчи документации в любом случае будет исключительно директор.

Стоит отметить тот факт, что правоустанавливающие документации должны храниться в компании на протяжении всего срока ее деятельности, и даже после того, как она будет ликвидирована, нужно оставлять их в архиве. При этом стоит отметить, что всевозможные письма, уведомления или извещения об изменениях в работе компании хранятся в архиве на протяжении пяти лет с момента их оформления и передачи.

Бухгалтерская и налоговая документация в преимущественном большинстве случаев хранится руководителем или непосредственно частным предпринимателем. Сроки и условия хранения бухгалтерской документации в обязательном порядке должны быть прописаны в уставе компании, и делается это с той целью, чтобы в дальнейшем проверяющие органы не задавались лишними вопросами. Помимо этого, предусматривается также возможность формирования внутренней нормативной документации с подписью руководителя компании, которая регламентирует не только порядок хранения документации, но и перечень лиц, которые несут ответственность за ее оформление.

Минимальный срок хранения бухгалтерской и налоговой документации в соответствии с действующим законодательством составляет четыре года. В то время как первичная бухгалтерская документация, которая влияет на начисление налогов, должна храниться в течение пяти лет. При этом стоит отметить, что если сроки хранения определенной документации регулируются несколькими законами, руководствоваться нужно тем нормативным актом, который предусматривает больший срок.

Всевозможные приказы об увольнении или приеме на работу сотрудников, заявления и личные карточки работников, вынесенные руководством приказы о премировании, дополнительных отпусках или выдаче наград, а также лицевые счета сотрудников хранятся в архиве компании на протяжении 75 лет, в то время как табели учета, служебные записки, штатное расписание и командировочные документы можно ликвидировать уже через пять лет с момента их оформления. Графики отпусков и приказы об отправке отдельных работников на отдых могут храниться на протяжении одного года.

Хранение бухгалтерской документации должно осуществляться в специализированных сейфах или шкафах, которые находятся в отдельном архивном помещении. Рекомендации, в соответствии с которым нужно обустраивать архивные помещения в различных компаниях, указаны в Правилах, которые были утверждены коллегией Росархива 06.02.2002, но эти требования являются желательными и исполнять их не обязательно.

При этом стоит отметить тот факт, что бланки и документация строгой отчетности должна в обязательном порядке храниться в специализированных сейфах или оборудованных помещениях, которые обеспечат повышенную безопасность. Такие требования устанавливаются в соответствии с постановлением Правительства №359, которое было вынесено 6 мая 2008 года, и такие же правила предусматриваются для всех документов, содержащих в себе информацию с коммерческими тайнами. Все остальные виды бумаг при желании могут храниться в обыкновенных шкафах или размещаться на стеллажах, а можно поместить их прямо в кабинет руководителя или главного бухгалтера.