Правила составления и образец графика отпусков на 2018 год

share on:
Правила составления и образец графика отпусков на 2018 год

Каждому работнику, независимо от характера трудовой деятельности, предоставляется право на отпуск. Он предусматривается каждый год на определенное законом количество дней.

Чтобы избежать проблемных моментов, организацией должен быть разработан график, в соответствии с которым работники уходят в отпуск. Он является документом, соблюдающим права работников и защищающим интересы работодателя.

График отпусков на 2018 год должен составляться в соответствии с требованиями закона. Выделяют несколько этапов подготовки и утверждения документа.

Что это такое

График отпусков является расписанием, согласно которому работники предприятия уходят в отпуск в наступающем году. В нем отражается очередность выхода. В соответствии с документом сохраняется не только порядок отпусков, но и пребывание сотрудников на рабочем месте в момент отсутствия их коллег.

В интернете доступны варианты готовых графиков, которые можно бесплатно скачать и распечатать. Однако важно заполнить форму в соответствии с требованиями законодательства и в установленные сроки.

Документ может проверяться сторонними организациями. Чаще всего его наличие и правильность составления регулирует Трудовая инспекция. Реже проверки проводит Налоговая служба.

Назначение графика отпусков на 2018 год

Утверждение графика отпусков должно производиться в обязательном порядке. При этом во внимание не принимается количество работников на предприятии. Разработкой документа должны заниматься все организации.

Трудовой кодекс РФ отмечает, что график необходим не только для работников, но и работодателя. Он дает возможность первым гарантированно уйти в отпуск, а вторым – установить очередность в соответствии с законом. Это позволит исключить спорные моменты между сотрудниками.

В случае несоблюдения требований законодательства работодатель может быть привлечен к ответственности. Инспекторы по труду налагают на организацию и должностное лицо штраф.

Бланк графика отпусков
Бланк графика отпусков

Порядок составления и утверждения

Составление графика производится в определенном порядке. При его разработке используется унифицированная форма Т-7. Работодатель вправе подготовить и собственный бланк документа. Важно, чтобы в нем были предусмотрены основные разделы, аналогичные утвержденному на законодательном уровне документу.

Выделяют шесть основных граф, обязательных к заполнению:

Первая графа Прописывается наименование отдела, где трудится человек.
Вторая графа Содержит название должности работника в соответствии со штатным расписанием.
Графа третья Содержит личные сведения о работнике: фамилию, имя, отчество.
Четвертый раздел Предусматривается для указания табельного номера.<
Пятая графа Нужно внести количество дней, которые по закону отводятся человеку на отпуск. При делении отдыха на части прописывается данный факт.
Шестая графа Содержит сведения о начале отпуска.

Важно включить в график общее количество дней, посчитав как основную, так и дополнительную части. Если за предыдущий период остались неиспользованные дни, то они также суммируются в графике.

После составления графика, заполнив разделы с первого по шестой, документ передается на утверждение руководителю организации. Далее бумага направляется на ознакомление работникам. Они изучают его и ставят подпись на отдельном листе или непосредственно в графике при согласии.

Оставшиеся разделы с седьмого по десятый заполняются уже в отчетном периоде при предоставлении отпусков:

Седьмая графа Содержит сведения о фактическом уходе работника.
Восьмой раздел Необходим для указания оснований или реквизитов приказа при переносе отпуска на другую дату.
Девятая графа Отражает дату, на которую переносится отдых работника.
Десятая графа Нужно вносить примечания. Они прописываются сотрудником, который отвечает за соблюдение графика. Здесь можно указывать причины переноса, отметки об отпуске или год, за который предоставляется отдых.
Образец заполнения графика отпусков на 2018 год
Образец заполнения графика отпусков на 2018 год

Требование закона

График отпусков на 2018 год должен составляться в соответствии с требованиями федерального законодательства.

Выделяют несколько нюансов, которые должны быть учтены в момент, когда заполняется бланк:

  • Отпуск предоставляется работникам организаций, которые имеют трудовую деятельность в компании не менее полугода.
  • Некоторым сотрудникам отпуск предоставляется независимо от отработанного времени. Эта норма касается несовершеннолетних лиц, беременных женщин или вышедших из отпуска по беременности и родам, усыновителей детей, возраст которых составляет менее 3 месяцев.
  • Совместителям предоставляется отпуск в то же время, который определен по основному месту работы. Для подтверждения данного факта потребуется предъявить документы.
  • При неиспользовании прошлогоднего отпуска работник может выбрать в следующем периоде удобную дату. Пожелания отражаются в графике.
  • В случае поступления сотрудника в вуз или прохождения вступительных испытаний ребенком работника предоставляется удобная для этого дата.
  • Дополнительный ежегодный отпуск также отражается в графике. Он предоставляется при трудовой деятельности на вредном производстве или в опасных условиях.
  • Если работник устроился в конце года, он имеет право на отпуск за два периода.
  • Очередность ухода устанавливается в соответствии с пожеланиями работников, которые имеют право на первоочередной отпуск. В организации должен быть составлен список таких лиц, чтобы их даты были внесены в табель в первую очередь.
  • Стандартный отпуск работника длится четыре недели. Сроки могут быть увеличены, если у лица имеется право на дополнительный отдых. На законодательном уровне выделяют категории работников, которые имеют удлиненный отпуск. К ним относятся госслужащих, судей, работников прокуратуры, полиции, таможенников, педагогов.

Скачать образец заполнения графика отпусков

Опросный лист и очередность

Универсальный способ опроса сотрудников о желаемой дате ухода в отпуск отсутствует. Поэтому в учреждении может быть разработан опросный лист, в котором отмечаются пожелания работников. Документ содержит сведения о сотруднике (ФИО, должность) и дате предполагаемого выхода. Рядом с информацией ставится подпись лица.

Листов может быть разработано несколько в зависимости от масштаба организации. Крупные предприятия создают документы на каждый отдел. Для определения очередности необходимо ориентироваться на пометки руководителя структурного подразделения. Он знает, какой умный работник может заменить отсутствующего, чтобы производство не нарушилось.

Важно учитывать некоторые категории лиц, которые имеют право на предоставление отпуска в первую очередь.

К ним относят:

  • несовершеннолетних сотрудников;
  • родителей, имеющих несовершеннолетних детей с инвалидностью;
  • женщин и одиноких мужчин, воспитывающих двоих детей до 12 лет;
  • работников, которые были отозваны из прошлого отпуска раньше срока;
  • почетных доноров.

Также вне очереди может уйти в отпуск мужчина, супруга которого находится в отпуске по беременности и родам, совместитель при отдыхе по основному месту трудовой деятельности, родители, ребенок которых поступает в вуз.

В право работодателя входит предоставление работнику части отпуска вместо полного периода. При этом делиться время должно таким образом, чтобы одна доля составляла не менее двух недель.

Когда заполняется таблица отпусков, сотрудники могут еще не подтвердить право на первоочередной уход. При предоставлении документации и заявлений в шаблон вносятся изменения.

Дата составление и ответственное лицо

Составление графика в excel осуществляется ответственным лицом. Чаще всего таковыми считаются работники кадровой службы и руководители структурных подразделений.

Важно заполнить 10 основных колонок документа, отразив в них:

  • название структурного подразделения;
  • должность лица;
  • фамилию, имя, отчество сотрудника;
  • табельный номер;
  • продолжительность отпуска;
  • дату начала (предполагаемую);
  • дату фактического ухода;
  • основание для переноса отпуска;
  • дату предполагаемого отпуска после переноса;
  • примечания.

При составлении документа можно ориентироваться на образец и использовать стандартный шаблон. Но возможен вариант и разработки собственной формы. Дата составления графика должна быть не позднее 17 декабря 2018 года, если график предусматривается на 2018 год. Эта норма отражена в статье 123 Трудового кодекса РФ.

Приказ

После оформления графика необходимо подготовить приказ. Он необходим для утверждения порядка выхода работников в отпуск. Документ подписывается руководством учреждения.

При подготовке можно ориентироваться на наглядный пример, приведенный ниже:

Общество с ограниченной ответственностью «Ставлен»

ПРИКАЗ №136-п

об утверждении графика отпусков на 2018 год

15 декабря 2018 г.                                                                                                  г. Москва

В соответствии со статьей 123 Трудового кодекса РФ

ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. Провести утверждение графика отпусков на 2018 год в соответствии с приложением.
  2. Начальнику кадровой службы Миненко Ю.Р. провести ознакомление с графиком отпусков работников под роспись, а также составить необходимую документацию и отразить сведения в личных карточках сотрудников.
  3. Главному бухгалтеру Н.И. Глебовой провести резервирование средств для осуществления выплат и расчет отпускных пособий в соответствии с установленным графиком отпусков.
  4. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Генеральный директор ООО «Ставлен»                         _____________       Любомиров Е.С.

С приказом ознакомлен:                                               ______________       /Миненко Ю.Р./

С приказом ознакомлена:                                               ______________      /Глебова Н.И./

Приказ о составлении графика отпусков
Приказ о составлении графика отпусков

Согласование с профсоюзом

При отсутствии Профсоюзной организации в учреждении согласование графика отпусков не производится. Но при наличии комитета важно соблюдать требования статьи 123 ТК РФ. Норма предусматривает составление документа с учетом мнения профсоюзного органа.

Процедура ознакомления и внесения правок проводится на основании статьи 372 ТК РФ. При наличии разногласий руководство утверждает график, но представители Профкома могут обжаловать его в Трудовой инспекции или судебных органах.

Статья 123. Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков

Статья 372. Порядок учета мнения выборного органа первичной профсоюзной организации при принятии локальных нормативных актов

Образец и унифицированная форма бланка Т-7

При подготовке графика отпусков важно ориентироваться на:

  • производственный календарь;
  • Положение об оплате труда;
  • Коллективный договор;
  • Трудовой кодекс РФ.

В график нужно включить всех работников, которые имеются в штате учреждения, даже если они не отработали полугодовалый срок. Помимо основного отпуска в документе отражается дополнительное время отдыха в соответствии с законом.

Не нужно указывать в графике административные отпуска и время, отводимое женщинам на рождение и воспитание детей.

В ходе заполнения документа можно располагать сотрудников в алфавитном порядке или хронологии выхода в отпуск. Разрешается деление отдыха на части.

После составления график подписывается ответственным лицом и утверждается приказом руководства. Далее сотрудники под роспись изучают документ.

Когда вносятся изменения

Изменения в график отпусков вносятся специалистами кадровой службы. Они должны помнить о льготных категориях работников. После корректировки документ утверждается приказом руководства с ознакомлением с ним начальников структурных подразделений.

Исправленный вариант должен предоставляться для изучения работникам, которые имеют право на первоочередной отпуск. Им нужно проверить, чтобы даты их ухода не были изменены.

Также новый вариант изучается начальниками структурных подразделений. Они должны проверить отсутствие нарушения производственного процесса при уходе некоторых работников в отпуск.

Согласовать изменения при переносе важно со всеми сотрудниками, даты отпуска которых были сдвинуты. Они должны подтвердить дату ухода письменно.

После подготовки окончательного варианта составляется сводная таблица отпусков в учреждении. Ее оформлением занимаются сотрудники кадровой службы на основании приказа руководства.

Особенности для микропредприятий

Для микропредприятий предусматривается возможность предварительного опроса сотрудников. Работники могут выразить пожелания относительно даты отпуска.

Чтобы избежать разногласий, необходимо фиксировать пожелание лиц на бумаге. В документе должна стоять подпись лица. В этом случае можно будет подтвердить согласие работника на конкретную дату отпуска.

График отпусков является важным документом в любом учреждении. Поэтому к его составлению необходимо подходить ответственно. Важно помнить о требованиях законодательства, чтобы избежать спорных моментов.

Отправить