Несмотря на то, что в новой форме 6-НДФЛ всего лишь пара разделов, его заполнение вызывает у бухгалтеров много вопросов. На ее составление уходит много времени. Сама ФНС трижды меняла контрольные соотношения, которыми ее контролирует.
Ранее предприниматели и юридические лица производили начисления и выплаты заработков своим сотрудникам и налогов с них раз в год. Теперь составление и сдача этих сведений обязательна для всех поквартально. Причем, информация отражается не на каждого работника, как в справках 2-НДФЛ, а в целом по всему штату организации в одном отчете.
Форма расчета и правила его составления установлены приказом ФНС № №ММВ-7-11/450 от 14.10.2015 года. Их соблюдение обязательно для всех налоговых агентов.
Главные уточнения
Заполнение по новой форме
Основной для составления Расчета 6-НДФЛ являются сведения регистров налогового учета. Он состоит из двух разделов.
Первый раздел, в свою очередь, условно делится на два блока. В нем отражаются обобщенные показатели. К первому блоку относятся строки 010-050. Они заполняются раздельно по каждой налоговой ставке. Так, если в компании имеются работники-резиденты и нерезиденты, вся группа строк заполняется дважды: сначала по ставке 13%, затем по ставке 30%. В строке 010 отмечается ставка налога: 13, 15, 30, 35 процентов.
Во второй блок входят строки 060-090. Заполнять их необходимо один раз вне зависимости от ставок налога.
Во втором блоке отражаются даты и суммы, полученных сотрудниками доходов по факту и удержанный с них налог на доходы физических лиц. В отличие от первого раздела, заполняемого нарастающим итогом, здесь содержатся показатели только за последние три месяца.
Помимо сведений о выплаченных персоналу доходах второй раздел показывает информацию, относящуюся к вычетам по НДФЛ.
Процедура заполнения второго раздела имеет особенности. Во-первых, вносимые показатели представляются в виде дополнения к предыдущим отчетам. Например, в Расчете за полугодие будет отражаться информация за второй квартал, а в документе за 9 месяцев – за третий квартал.
Итоговое обобщение производится идентично. Если у сотрудников совпали даты выплат доходов и вычета, показатели с идентичными датами обобщаются.
При составлении отчетности важно знать, какие даты указывать в 6-НДФЛ. Каждая из них имеет свои особенности. Налоговый кодекс требует перечисления НДФЛ в бюджет в рамках установленного срока, окончание которого приходится на вечер следующего дня за днем осуществления выплаты средств.
Однако, имеются исключения из этого правила, на основе которых проставляемая в строке 120 дата должна соответствовать следующим положениям:
- при отражении стандартных выплат, предусмотренных ст. 226 НК РФ, соответствовать дню, следующему после дня, отраженного в строке 110;
- при внесении сумм по больничным и отпускам – соответствовать последнему дню месяца, в котором произведена их выплата;
- при совпадении дня перечисления налога с праздничной датой смещаться на первый рабочий день, следующий за нерабочим днем.
Таким образом, второй раздел формы 6-НДФЛ оформляется по общим правилам. Единственное, что важно учесть, — нюансы по переносу дат перечисления налога в отдельных ситуациях.
Куда и когда сдавать
С 1 января 2020 года налоговых агентов обязали сдавать Расчет 6-НДФЛ в дополнение к форме 2-НДФЛ. Главное различие данных документов в сроках сдачи. Первый необходимо представлять поквартально. Такое новшество введено в целях усиления контроля за правильностью проведения расчетов и своевременностью перечисления в бюджет подоходного налога.
Новый отчет должен представляться в ФНС в течение месяца, следующего за отчетным периодом, а итоговый – вначале следующего года: по 1 апреля включительно. К примеру, Расчет по форме 6-НДФЛ за полугодие нужно сдать не позднее 31 июля.
По общему правилу граждане представляют отчеты по месту своего проживания, а предприятия – по юридическому адресу.
Однако, имеются и исключительные ситуации:
| Налогоплательщик | Место представления отчетности |
| Индивидуальные предприниматели и юридические лица | ИФНС по месту регистрации |
| Индивидуальные предприниматели на ПСНО или ЕНВД | ИФНС по месту регистрации как плательщиков ПСНО или ЕНВД |
| Компании с обособленными подразделениями | ИФНС по месту действия подразделений. Отчеты должны составляться раздельно по подразделениям, даже в случае их регистрации в одной инспекции. Когда подразделения фактически расположены на одной территории, но зарегистрированы в различных ИФНС, расчеты сдаются в инспекции, зарегистрировавшие их |
Случаи при увольнении
Сложности в составлении отчета связаны с несовпадением сроков перевода налога и выплат работающему персоналу. Число увольнения становится датой выплаты дохода и фиксируется в строке 100.
Трудовой кодекс обязывает производить все расчеты со специалистом в день увольнения. При неявке за выплатой крайней ее датой становится следующее число. НДФЛ подлежит удержанию в день, когда осуществлено увольнение и произведены сопутствующие выплаты.
Иногда работодатели рассчитываются с сотрудниками до дня фактического увольнения. К примеру, заранее может быть выплачена компенсация за неиспользованный работником отпуск. В таком случае и НДФЛ необходимо удержать раньше. Вместе с тем, закон требует осуществления расчетов именно в день увольнения.
В форме 6-НДФЛ предусмотрены определенные особенности: в строке 100 отражается последний рабочий день увольняемого специалиста, а в 110 – число выдачи ему средств от работодателя. В итоге выходит, что дата в 100 строке позже, чем в 110. Такое отражение не противоречит закону и не доставит проблем при представлении отчета.
В случае расторжения договора по соглашению сторон работнику полагается выходное пособие. Такой доход не подлежит налогообложению, если его размер не больше трех средних зарплат. Следовательно, отражать его в Расчете не обязательно.
Аванс в расчете 6-НДФЛ необходимо уплачивать в тех случаях, когда зарплата начислена, но еще не выплачена, а срок уплаты налога уже подошел.
Образец письма о нулевом 6-НДФЛ вы можете скачать из этой статьи.
При превышении размера выходного пособия установленных пределов, его нужно отразить. Дата получения средств и удержания с них налога в такой ситуации будет числом осуществления выплаты сотруднику этих средств.
Какие даты советуют указывать в 6-НДФЛ
В ходе заполнения второго раздела необходимо руководствоваться следующими законодательными положениями:
- дата фактического поступления средств работнику определяется на основании ст. 223 НК — Статья 223. Дата фактического получения дохода;
- день перевода налога в государственный бюджет отражается с учетом ст. 226 НК;
- перенесение сроков представления отчета регулируется ст. 6.1 НК.
Статья 6.1. Порядок исчисления сроков, установленных законодательством о налогах и сборах
В строке 100 Расчета 6-НДФЛ указывается дата выплаты заработанных средств, подлежащих обложению НДФЛ.
Такие выплаты бывают трех видов:
| Зарплата в денежном выражении | Вписывается дата последнего дня месяца, в котором произведена выплата. Важно знать, что фактические выплаты, начисленные в последнем месяце отчетного периода, и выплаченные в новом квартале, отражаются в следующем Расчете. |
| Поступления в натуральном выражении | Указывается дата получения ценностей по факту. |
| Доходы в виде финансовой выгоды | В отчете датируются последним числом каждого месяца экономии. |
Строка 110 предназначена для отражения даты удержания НДФЛ с фактически выплаченных сотруднику средств. Для правильного датирования налоговых удержаний следует руководствоваться днем фактического поступления дохода работникам. Закон требует удерживать НДФЛ в день выплаты заработка по факту.
При получении сотрудниками натуральных видов дохода или в виде материальной выгоды подоходный налог тоже должен быть удержан. Если не удалось произвести это в отчетном квартале, обязательно нужно сделать в следующем периоде. Выдача аванса датируется числом, когда удержан налог с поступлений сотрудников полного месячного заработка.
Важно помнить, что с аванса подоходный налог необходимо удерживать лишь, когда его выдача пришлась на последнее число месяца. С октября 2020 года выдача заработка и аванса осуществляется по новым правилам: аванс выплачивается не позже 15 числа после даты выдачи зарплаты. Более поздняя выплата зарплаты или аванса грозит работодателю немалым штрафом – в 50000 рублей.
В строке 120 пишется дата перевода подоходного налога в бюджет. Этой информации налоговые органы уделяют пристальное внимание, поскольку по ней видно, произошло ли поступление НДФЛ.
Дата перечисления налога – это день, до которого необходимо произвести налоговый платеж. По общему правилу ее считается число, следующее за днем выплаты сотрудникам причитающихся средств с учетом правил по переносу праздничных и выходных дат. Однако, стоит помнить об имеющихся исключениях. К примеру, по выплате пособий по болезни или отпускных.
Внимание! С 2020 года действуют новые сроки перечисления подоходного налога. Так, НДФЛ с заработной платы необходимо заплатить не позже даты, следующей за днем ее фактической выдачи.
Дополнительные рекомендации
Расчет 6-НДФЛ сдается так же, как и 2-НДФЛ в бумажном виде или электронной версии. Первый вариант возможен при штатной численности компании не более 24 единиц. Второй способ используется при превышении числа сотрудников данного предела, т.е. 25 и более человек.
На титульной странице отчета пишется наименование фирмы и ее основные реквизиты, указывается код отчетного периода. К примеру, Расчет за полугодие шифруется числом «31».
В таблице представлена информация о том, какие даты указывать в 6-НДФЛ по строкам 100-120:
| Назначение выплаты | Номер строки | ||
| 100 | 110 | 120 | |
| На отпуск | Дата осуществления | Дата осуществления | Последнее число месяца |
| Пособие по болезни | |||
| Матпомощь | Дата осуществления | Дата осуществления | Дата, следующая за датой произведения выплаты |
| Переплата за работу сверхнормы | Последнее число месяца, в котором утвержден авансовый отчет | Ближайшая дата произведения выплаты в денежном эквиваленте | Рабочий день, следующий за датой осуществления выплаты |
| Неподтвержденные расходы по командировке | |||
| Выплаты по гражданским договорам | Дата осуществления | Дата осуществления | Дата, следующая за датой произведения выплаты |
| Доходы в виде дивидендов | |||
| Выплаты при увольнении | |||
Часто задаваемые вопросы
| Нужно ли указывать в 6-НДФЛ информацию по выплате компенсаций за неиспользованный отпуск и заработную плату раздельно? | Если суммы выплачивались одновременно, то в отчете их не следует разделять, поскольку подоходный налог с них будет перечисляться в один день. |
| Как показать в форме 6-НДФЛ выплату больничного, произведенную 5 октября, за сентябрь? | В связи с тем, что фактически пособие выплачено в четвертом квартале, ее сумму не нужно отражать в отчетности за прошлый период. В дальнейшем ее нужно будет показать в годовом отчете в строках 020 и 040. |
| Организация арендует о своего сотрудника помещение. Оплата начисляется по месяцам, а производится поквартально до 15 числа следующего квартала. Как такие операции отразить в Расчете? | Поскольку фактически сотрудник получает доход один раз в квартал, то отражать его необходимо в отчете соответствующего налогового периода. Например, за апрель-июнь сведения необходимо внести в отчет за 9 месяцев. |
| Каким образом отразить в Расчете сведения о выплате зарплаты 29 января в связи с тем, что 31 января – день выдачи зарплаты, определенный коллективным договором, выпал на воскресенье? | В строке 100 проставляете 31 января, 110 – 29 января, 120 – 1 февраля. В последней строке указывается крайняя дата, предусмотренная для перечисления налога. Согласно НК – это число, следующее за датой фактического платежа. Поскольку она выпала на выходные, необходимо проставить ближайший рабочий день. |
| Допускается ли отражение в одной строке отпускных и матпомощи? | Не допускается. Доходы необходимо указать в разных блоках. Матпомощь к отпускным выплатам не является их частью. Сроки, установленные для перечисления налога с нее и с отпускных, различаются. Следовательно, и даты в строке 120 будут разные. |
Правила заполнения строк в расчете 6-НДФЛ мы опишем в этой статье.
Читайте также тут, с копейками или без сдается 6-НДФЛ.
