Как оформляется образец справки о заработной плате

Образец справки о заработной плате составляется в свободной форме с учетом требований, которые предъявляются к документу со стороны организации. Работодатель подготавливает соответствующую документацию на основании письменного заявления, предоставленного сотрудником, в течение трех рабочих дней.

В подавляющем большинстве случаев справка необходима сотруднику для открытия кредитной программы в любой финансовой организации, для постановки на регистрационный учет в фонде занятости, для назначения пенсионных отчислений в ПФР, а также для получения визы на въезд на территорию иностранного государства. Стоит отметить, что документ должен содержать в себе определенный перечень реквизитов.

Для понимания ключевых особенностей документа необходимо ознакомиться с установленными требованиями и спорными вопросами, с конечным пунктом предоставления справки, с нюансами заполнения, а также с порядком выдачи.

Зачем и когда нужен документ

Наиболее часто справка о заработной плате необходима к предоставлению в территориальный центр занятости. Делается это для получения гражданином официального статуса безработного. В данном случае сведения, которые вносятся в справку, должны быть актуальными за последние три месяца.

Органы занятости не предъявляют специальные требования к информационному формату. Именно поэтому документ может быть составлен в свободной форме. Однако в некоторых случаях территориальные органы могут в самостоятельном порядке утвердить установленный образец.

Важно помнить о том, что в каждом конкретном случае порядок вычисления средней зарплаты осуществляется на основании положений Постановления Минтруда РФ №62.

Что касается финансовых организаций, то они, для минимизации возможных финансовых рисков, требуют предоставления справки о зарплате за последние полгода. У данного документа также нет установленной формы. Однако существует установленный перечень реквизитов, которые должны быть в обязательном порядке включены в справку.

Среди них стоит выделить следующие:

• полное наименование организации;
• место фактического расположения;
• общий трудовой стаж сотрудника;
• название трудовой ставки;
• сумма начисленной заработной платы за каждый конкретный месяц.

Справка о средней заработной плате за 6 месяцев также может потребоваться при обращении в территориальные жилищные органы, например, для получения субсидии по оплате услуг коммунального характера. Отсутствие документа может привести к отказу в выплатах. Кроме того, для оформления визы иностранного государства или для суда может потребоваться идентичная справка.

Требования и спорные вопросы

К документу устанавливается определенный перечень требований.

В каждой справке содержатся реквизиты, которые указываются в каждом конкретном случае:

• основной государственный номер регистрации;
• индивидуальный номер налогоплательщика;
• полные реквизиты организации;
• адрес местоположения;
• контактная информация;
• ФИО сотрудника.

Стоит отметить, что каждая справка должна быть в обязательном порядке заверена организационной печатью. Сведения могут указываться максимум за один календарный год, но в большинстве случаев происходит подготовка документа за 3 и 6 месяцев. Подписанием справки занимаются исключительно руководители или главные бухгалтеры. Срок действия документа составляет 1 месяц.

Образец справки о заработной плате не имеет установленную форму. Она оформляется сотрудниками отдела кадров организации, в которой лицо осуществляет свою трудовую деятельность на постоянной основе.

В документе обязательно указываются следующие сведения:

• сумма зарплаты сотрудника за все годы работы в компании;
• за год;
• за определенное количество месяцев.

Стоит отметить, что каждое предприятие может установить актуальную форму документа в самостоятельном порядке. Для этого берется за основу уже созданный бланк, который применяется банками или другими компаниями.

Для расчета дохода за 3 или более месяцев необходимо обратить наиболее пристальное внимание на следующие нюансы:

• расчет будет учитывать все виды заработной платы, которые предусматриваются внутри организации, вне зависимости от характерных особенностей источников выплат;
• в процессе исчисления среднего заработка из расчетного временного промежутка должно быть исключено время, а также суммы, если сотрудник освобождался от своих обязанностей по разным причинам;
• в случаях, если сотрудник за определенный расчетный период не получал заработную плату, то средний заработок может быть определен из зарплаты, актуальной на предшествующий период;
• средняя заработная плата может быть определена с применением к расчёту среднего дневного дохода.

Бланк формы 128Н:

Куда сдавать образец справки о заработной плате

В 2020 году основными органами, которые требуют предоставления справки о доходе сотрудника определенной организации, являются любые кредитные компании, территориальные налоговые органы, служба занятости населения, соцзащита, судебные инстанции и так далее.

Стоит отметить, что финансовые организации запрашивают соответствующий документ, оформленный по форме 2 НДФЛ. Делается это для подтверждения платежеспособности заемщика. В соответствующих справках содержится исчерпывающая информация о начисленном доходе, с которого был удержан налоговый сбор физических лиц.

Скачать образец формы 2-НДФЛ

В последнее время большинство банков используют собственный бланк, который выдается заинтересованному лицу.

В данном случае документ дополняется следующими разделами:

• актуальные реквизиты работодателя, предоставляемые в банк;
• наличие прочих финансовых отчислений в пользу организаций или третьих лиц – это могут быть, например, алименты;
• размер заработной платы сотрудника организации и так далее.

В пенсионный фонд или налоговую службу соответствующая справка предоставляется в случае предоставления годовой декларации по форме 3 НДФЛ в рамках условий, регламентируемых действующим федеральным законодательством. Что касается центра занятости, то справка составляется для уволенных сотрудников для получения ими пособия по безработице.

Практика показывает, что достаточно много работников оформляют справки в территориальные центры защиты населения для получения субсидий, социальных стипендий и так далее. Для оформления соответствующей документации преимущественно применяются стандартные бланки организации.

Порядок заполнения бланка декларации 3-НДФЛ

Форма 3-НДФЛ за 2020 год

Приставы запрашивают справки о доходах с места постоянного трудоустройства граждан, по которым ведется исполнительное делопроизводства. Делается это для проверки корректности выплат, которые представляют собой удержание по исполнительным листам.

Нюансы заполнения

Рассматриваемая форма документа в подавляющем большинстве случаев оформляется на организационном бланке. В шапке справки должна быть в обязательном порядке содержаться информация о названии предприятия или ИП в соответствии с регистрационной документацией и ИНН. Также важно указать всю актуальную контактную информацию для обеспечения обратной связи.

Каждая справка имеет свой индивидуальный регистрационный номер, который указывается в специальном регистре или в книге, включающей в себя информацию об исходящей корреспонденции. После указания такой информации прописывается полное ФИО сотрудника и его должность, а также период времени, за который указывается информация. Затем оформляется помесячные доходы сотрудника, а также прочие начисления.

Скачать актуальный бланк справки о заработке для расчета пособий

Стоит отметить, что в случае возникновения острой необходимости табличные элементы справки могут быть расширены с помощью дополнительных колонок, например, об удержанном НДФЛ. Главный бухгалтер подводит общий итог по всем суммарным сведениям, после чего выводится среднемесячная заработная плата, которая записывается в документе прописью. Также в документе может быть указаны основания для его составления.

Порядок выдачи

Заполненная справка может быть выдана сотруднику организации в день прекращения работы страхователя, в течение выполнения которой лицо получало обязательное страхование социального характера на случай возможной временной нетрудоспособности. Также документ может быть выдан во многих других случаях, которые были описаны выше.

Справка выдается исключительно на основании письменного заявления сотрудника организации или его официального представителя в течение трех рабочих дней с момента подачи заявления. Стоит отметить, что в случаях, если заявление работодателю предоставляет официальный представитель, то он должен заблаговременно позаботится о подготовке доверенности, оформленной в нотариальном порядке.

Справка оформляется с использованием черных или синих чернил при составлении от руки, или с применением технических средств. Важно помнить о том, что исправление помарок в справке не допускается. Все сведения документа заполняются на основании информации, которая содержится в актуальном бухгалтерском учете организации. В каждом конкретном случае справка заверяется круглой организационной печатью.

Получение пособий и субсидий

В случае болезни сотрудника, ухода в декретный отпуск или в других аналогичных ситуациях, необходимо подготовить справку о заработной плате для получения определенных выплат. Пособие оформляется в соответствии с положениями приказа Минтруда РФ №182.

Если сотрудник организации официально трудоустроен еще на одном месте, то он должен получить соответствующие справки и у других работодателей. В противном случае в предоставлении пособий может быть отказано без объяснения причин.

Стоит отметить, что в соответствующей справки будет указана следующая информация:

• все периоды, в рамках которых начислялась заработная плата, за последние 4 месяца;
• исключаемые частично периоды –в данных рамках стоит выделить, например, отпуск по уходу за несовершеннолетними детьми;
• время, затраченное на лечение сотрудника по больничному листу.

Такая же форма документа подготавливается и в случае увольнения сотрудника. Обязанность выдачи соответствующей справки в полной мере регламентируется положениями действующего трудового законодательства. Отдел бухгалтерии организации, на которой сотрудник осуществляет свою постоянную трудовую деятельность, не может отказаться от исполнения подобной просьбы. В данных рамках важно только составить заявление в письменной форме.

В случаях, если справка о доходах понадобилась спустя несколько лет после увольнения с места трудоустройства, а сама организация уже прекратила свое существование, то запрос документа может быть осуществлен у официального правопреемника. Если такового нет, то информация может быть найдена в территориальных архивах.

Бланк документа может выдать центр занятости или служба по делам детей по просьбе гражданина. Важно обратить особое внимание на факт того, что каждая территориальная организация может применять собственную форму справки. Это обуславливается тем, что универсальная форма не регламентируется действующим федеральным законодательством.

В любом случае, каждое заинтересованное лицо может скачать бесплатно форму рассматриваемого документа с официальных сайтов территориальных органов.

Что касается получения субсидий, то это не может быть осуществлено в случаях, если существует задержка или определенная задолженность за оплату коммунальных услуг. Именно поэтому каждый заинтересованный в получении субсидии гражданин может ей воспользоваться только после полного погашения обязательств.

В подавляющем большинстве случаев такие выплаты предоставляются для категорий граждан, получающих зарплату на грани прожиточного минимума. В соответствии с положениями Жилищного Кодекса РФ, а точнее со статьей 159, субсидия может быть предоставлена гражданам, чьи расходы на оплату жилищных услуг превышают 22% от общего уровня дохода.

Статья 159. Предоставление субсидий на оплату жилого помещения и коммунальных услуг

В качестве претендентов на получение субсидии могут выступать:

• непосредственные собственники объекта недвижимого имущества;
• арендаторы помещений;
• члены семей собственников или арендаторов, которые проживают с ними в одном помещении на постоянной основе.

Стоит отметить, что для составления справки о доходах в данном случае предусматривается свободна форма.