Документальное оформление отзыва работника из отпуска

share on:
Документальное оформление отзыва работника из отпуска

Право на предоставление ежегодного отпуска закреплено законодателем в Трудовом кодексе. Отпуск, предоставляемый работнику согласно графику отпусков, разрабатываемых предприятием, оплачивается по среднему заработку, и за ним сохраняется рабочее место. Право на отдых имеет любой сотрудник, независимо от того, какова продолжительность его рабочего дня, работает он постоянно или временно, нанят для сезонных работ.

От этих условий зависит только продолжительность периода отдыха. Уйти в отпуск работник может по собственной инициативе или руководства. Но в любом случае помимо приказа от руководства должно поступить уведомление или от работника заявление на отпуск.

За 3 дня до начала отпуска работник согласно записке-расчету получает отпускные. Приказ о предоставлении работнику планового отпуска подписывается руководителем организации или ИП, т. е. работодателем. Нередки случаи, когда, уйдя в отпуск, работнику срочно требуется возвращаться на рабочее место.

Оформление отзыва работника из отпуска осуществляет руководитель, обычно он мотивирует это уважительной причиной.

Хотя в ТК не отражено понятие об уважительной причине, на основании сложившейся кадровой практики можно сделать вывод, что к таковым относятся обстоятельства, связанные с:

  • болезнью работника;
  • чрезвычайными обстоятельствами на рабочем месте;
  • устранением последствий аварии или стихийного бедствия;
  • решением срочных производственных вопросов;
  • иные.

Несмотря на то, что ТК предусмотрено предоставление работникам других видов отпусков, например, по беременности и родам, без содержания, по уходу за ребенком, по семейным обстоятельствам, учебного, длительного, на который имеют право работники системы образования, вызвать можно работника только из планового.

Согласно ТК фактически причина, по которой вызывается работник, неважна, она должна быть уважительная. Точно так же не имеет значения возраст работника, стаж трудовой деятельности, должностное положение.

Главное – соблюдение формальностей, т. е. подготовка необходимых документов. Если работодатель не соблюдет требования ТК, что будет обнаружено контролирующим органом, то его могут подвергнуть административному взысканию на основании КоАП, ст. 5.27.

Статья 5.27. Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права

Правовое регулирование

Согласно ТК, ст. 15, ч. 2 прерывать ежегодный плановый отпуск работника работодателю законодатель разрешает, если возникнет производственная необходимость. Но сделать это безапелляционно нельзя. Основное условие – это получить согласие от работника в письменной форме, если же он будет против, никто не имеет права принудить его вернуться к трудовым обязанностям.

Чаще всего руководство вызывает работника из отпуска, если необходимо подготовиться к внеплановой проверке, случилась авария, дополнительно требуются «рабочие руки», сотрудник, заменяющий отпускника, уволился или заболел, в других случаях.

Но все эти ситуации должны быть связаны именно с производственной необходимостью, а не прихотью руководства. Если руководство решило вызвать работника, это еще не обозначает, что он обязан соглашаться и выходить.

Независимо от обстоятельств, которые сложились на работе, и распоряжения директора, у работника есть право не приступать к своим трудовым обязанностям. Это не будет являться нарушением трудовой дисциплины или прогулом. Часть отпуска, которую на данный момент работник не использует, должна быть предоставлена ему в любой, удобный для него период на протяжении текущего рабочего года.

Можно присоединить «неотгулянные» дни к следующему плановому отпуску, который будет положен работнику в следующем рабочем году. У работника также есть право заменить дни отпуска, которые не удалось «отгулять», денежной компенсацией. Если он был вызван всего на несколько дней, всегда есть возможность вернуться к отдыху, как только необходимость в его присутствии исчезнет.

Каким сотрудникам нельзя прерывать отдых

На основании ТК, ст. 125, п. 3 отзывать из планового отпуска при любых обстоятельствах, которые сложились на предприятии, нельзя:

  • Работников, которые не достигли 18 лет, когда наступает совершеннолетие, хотя вступать в трудовые отношения по закону можно с 14 лет.
  • Беременных женщин. Если работодатель не был поставлен в известность о беременности работницы и оформил отзыв, это не может считаться нарушением Трудового законодательства.
  • Работников, которые трудятся в условиях вредных для здоровья или жизни. В данную категорию также входят лица, трудовая деятельность которых протекает в тяжелых климатических условиях.

Статья 125. Разделение ежегодного оплачиваемого отпуска на части. Отзыв из отпуска

Образец уведомления об отзыве из отпуска
Образец уведомления об отзыве из отпуска

Процедура оформления отзыва работника из отпуска

Прежде чем вызвать работника, руководству необходимо с ним связаться. Способы проведения свободного времени различны, а ТК не предусмотрены нормы, которые обязывают работников ставить в известность руководство о своих планах на время отдыха. Но такие нормы работодатель может предусмотреть в локальных нормативных актах, носить они могут не обязательный характер, а рекомендательный.

Например, перед уходом в отпуск работника ответственный сотрудник отдела кадров проводит с ним опрос или берет номер контактного телефона. В этом случае при возникновении производственной необходимости работнику могут озвучить причину отзыва по телефону. Таким образом, можно получить сначала его согласие в устной форме, а затем при появлении на рабочем месте оформить письменное.

Служебная записка

Процедура отзыва начинается с оформления служебной записки от имени руководителя или начальника отдела (цеха, подразделения), под чьим руководством трудится работник. Должностное лицо подается записку на имя директора предприятия.

В записке описывается сложившаяся производственная необходимость для вызова ответственного работника. Записку можно оформлять в произвольной форме, но согласно требованиям к деловым бумагам в ней должна быть «шапка», основная часть, подпись и дата.

Скачать образец служебной записки

После получения директор обязан завизировать служебную записку, сформулировав:

  • на отзыв работника свое согласие;
  • или свой отказ.

Если директор будет согласен с тем, что работник действительно должен немедленно приступить к трудовым обязанностям, он поручает ответственному сотруднику отдела кадров подготовку необходимых документов для вызова. При отсутствии, по его мнению, острой необходимости, он не только отказывает начальнику отдела (цеха, подразделения), но и дает указание, как решить производственный вопрос, не вызывая работника из отпуска.

Уведомление

При появлении на рабочем месте работника, ему представляется уведомление, где должна быть отображена причина отзыва. Хотя данное положение не предусмотрено Трудовым кодексом, оформление такого документа требуется для того, чтобы можно было получить от работника официальное согласие.

Работодатель может заранее предусмотреть оформление уведомлений для работников при вызове из отпусков и установить данное положение локальным нормативным актом. Но чаще всего для отзыва достаточно служебной записки.

Уведомление можно оформить в произвольной форме, но в тексте необходимо определить место, где работником будет дано письменное согласие или отказ. В тексте уведомления также можно работника поставить в известность о том, что он не обязан выходить на работу, но может положительно отреагировать на просьбу руководства. Такая отметка поможет избежать трудового спора или судебного разбирательства.

Нужно ли согласие сотрудника

Согласие на выход из отпуска является добровольным решением работника. Руководство не может требовать от него предоставления каких-либо документов, подтверждающих причину отказа, тем более никто не может ему угрожать последующим увольнением.

Работник может отказаться выйти из отпуска, но в то же время, предложить руководству за отдельную плату, возможно выше его среднего заработка, отработать во время отпуска несколько дней на основании гражданско-правового соглашения. В Трудовом и Гражданском кодексе не содержится запрета на заключение такого договора с работником во время его планового отпуска, т. к. время отдыха может быть использовано работником по его усмотрению.

Если работник соглашается выйти из отпуска безо всяких условий, он на уведомлении проставляет свое согласие. В формулировке можно сразу указать, на сколько дней он согласен прервать отпуск, или конкретно с какого числа.

Работнику также желательно указать, каким образом он хочет возместить «не отгулянную» часть отпуска. Данные вопросы обговариваются с руководством в каждом отдельном случае индивидуально, т. к. не всегда заранее известно, на сколько дней затянется «производственная необходимость», иногда это не может спланировать даже руководитель.

Приказ руководителя

Оформление отзыва работника из отпуска после его согласия происходит на основании приказа по предприятию. Для приказа не существует определенной формы, поэтому его можно оформить в произвольной. Оформляется он отделом секретариата, но визирует его директор.

В приказе обязательно следует отобразить:

  • причину отзыва;
  • дату, с которой работнику предлагается приступить к своим обязанностям, если заранее известно, что это несколько дней, то необходимо указать, когда он снова вернется в отпуск;
  • указание на возможность использовать работнику дни отпуска, которые он «не отгулял», по своему усмотрению;
  • распоряжение для отдела бухгалтерии произвести перерасчет зарплаты и отпускных, которые уже были выплачены.

Уведомление с письменным согласием работника можно приложить к приказу. Работник должен быть ознакомлен с приказом под подпись. Если уведомление работнику не направлялось, а согласие было получено только в устной форме по телефону, то в тексте приказа можно обозначить пункт для оформления согласия.

Таким образом, подписывая приказ, работник сразу выразит свое согласие. Когда работнику будет предоставляться оставшаяся часть отпуска, если только он не возвращается к отдыху после небольшого перерыва, необходимо будет оформлять новый приказ на отпуск.

Образец заявления на отзыв из отпуска
Образец заявления на отзыв из отпуска

Отображение в кадровой документации

После того как приказ будет издан, требуется внести необходимые сведения в кадровую документацию:

График отпусков (форма Т-7) В гр. 8 графика указываются реквизиты документа, который стал основанием для перерыва отпуска или переноса определенного количества дней. Этим документом является приказ. В гр. 9 необходимо указать дату, с которой работник предполагает снова уйти на отдых.

Скачать бланк Т-7

Личная карточка работника (ф. Т-2) В VIII-м разделе этой формы под названием «Отпуск» перед тем как работник уходит на отдых указываются сведения о:

  • виде отпуска;
  • рабочем году, за который предоставляется отдых;
  • количестве дней отпуска по календарю;
  • дате начала и окончания;
  • основании для отдыха, им является приказ.

Если в течение периода отдыха происходят какие-либо изменения, ответственный сотрудник отдела кадров фиксирует их в этом разделе. Так, 4-ю графу, в которой указываются даты начала и окончания, а также 6-ю графу с информацией о количестве дней необходимо перечеркнуть, используя шариковую ручку синего или черного цвета. Ниже проставляются новые сведения. Гр. 7 формы дополняется сведениями о реквизитах документа (приказа), на основании которого происходят изменения.

Личная карточка работника. Форма Т-2 (doc)

Табель учета рабочего времени (формы Т-12, Т-13) Дни, когда работник находился в отпуске, фиксируются в табеле с помощью буквенного обозначения – «ОТ» или цифрового – «09». Дни, когда работнику пришлось выйти на работу во время отпуска, следует отобразить с помощью обозначения «Я» или «01».

Образец заполнения табеля учета рабочего времени (форма Т-12)

Табель учета рабочего времени (бланк Т-12)

Образец заполнения табеля учета рабочего времени (форма Т-13)

Перерасчет зарплаты и налогов

Алгоритм начисления отпускных и зарплаты работникам отличается, по-разному также происходит отображение этих данных в финансовой отчетности. Для начисления налогов отпускные и зарплату относят к разным категориям. Поэтому при отзыве работника из отпуска следует делать перерасчет.

Нередко руководство, стараясь компенсировать моральный ущерб, поощряет работника разовой премией, чтобы покрыть разницу между зарплатой и отпускными, возникающую в результате перерасчета.

Трудовой кодекс не регулирует порядок расчетов с работником в отношении суммы отпускных, которые он уже получил. Законодатель не обязывает взыскивать с работника какие-либо суммы или удерживать их из зарплаты (ТК, ст. 137).

Статья 137. Ограничение удержаний из заработной платы

Поэтому у работодателя есть 3 варианта решения вопроса, он может:

  • договорится с работником о возврате денежных средств за дни отпуска, которые тот «не отгулял»;
  • оформить определенную сумму отпускных в качестве аванса в счет будущей зарплаты;
  • удержать выплаченные отпускные из будущей зарплаты.

Для того чтобы воспользоваться одним из способов, работодателю необходимо взять с работника согласие в письменном виде. Но в этом случае работодателю необходимо помнить, что он не может удержать из будущей зарплаты в общей сложности больше 20% (ТК, ст. 138).

Статья 138. Ограничение размера удержаний из заработной платы

Если работника вызывают из отпуска в выходной день, и он становится рабочим, то его придется оплатить по двойной ставке. Если оплата за выходной день будет произведена в обычном размере, то потребуется предоставить дополнительный день для отдыха (ТК, ст. 153).

Статья 153. Налоговая база

При перерасчете взносов и налогов может образоваться 2 схемы:

  • отпуск прерывается в том месяце, в котором работник ушел на отдых;
  • работник ушел в отпуск в одном месяце, а прервал его в другом.

В любом случае происходит перерасчет начисленной суммы подоходного и страховых взносов в ПФ, ФФОМС, ФСС. Налогооблагаемая база для исчисления налога на прибыль уменьшается на сумму отпускных и страховых взносов.

Если эти суммы стали меньше в составе расходов, то размер налогооблагаемой базы увеличился. Это влечет за собой увеличение размера налога на прибыль. Но необходимо рассмотреть эти две ситуации отдельно.

Подоходный следует удерживать с отпускных в момент выплаты на основании НК, ст. 223 и 226. Если сумма отпускных уменьшилась, то уменьшить придется и НДФЛ. В первом случае взносы на обязательное соцстрахование рассчитываются в конце месяца, когда уже становится известно, что работник прервал отпуск на какое-то время или вернулся из него досрочно. Поэтому скорректировать сумму страховых взносов можно уже в течение этого месяца, без подачи уточненных отчетов. Таким же образом уменьшается сумма налога на прибыль.

Статья 223. Дата фактического получения дохода

Для второго случая необходимо помнить, что НДФЛ исчисляется нарастающим итогом с начала отчетного года. При этом производится зачет уже удержанной суммы за предыдущие месяцы.

При уменьшении суммы отпускных будет произведен зачет образовавшейся переплаты по НДФЛ, поэтому в следующий раз в бюджет перечислить необходимо меньше. В связи с тем, что отчет по подоходному подается по окончании календарного года, то при возникновении переплаты до конца года никакие поправки не подаются.

Сумма отпускных, которые получил работник, увеличили базу, облагаемую страховыми взносами. В следующем месяце, когда он прервал отпуск, взносы пересчитали и уменьшили, но за предыдущий месяц образовалась переплата.

При исчислении суммы взносов за месяц, в котором работник прервал отпуск, начисленная ранее сумма будет учтена. Расходы, связанные с отпускными и страховыми взносами, учитываются предприятием в момент соответственно выдачи и уплаты, что сказано в НК, ст. 273, п. 3.

Если предприятие пользуется кассовым методом для начисления налога на прибыль, то корректировки можно сделать в том месяце, в котором работник был отозван из отпуска. Уточненную декларацию по налогу можно не подавать.

Если предприятие пользуется методом начисления, то складывается другая ситуация. Налогооблагаемая база уменьшается на сумму отпускных и страховых взносов. Но включить сумму отпускных в состав расходов придется равномерно или пропорционально дням, в течение которых работник находился в отпуске. Страховые взносы в полной сумме включаются в состав расходов в момент начисления.

В связи с перерасчетом снижается величина расходов, которые уменьшают налогооблагаемую базу. Но корректировочную запись можно сделать в том месяце, когда работник вышел из отпуска. Для предприятий, которые отчитываются ежемесячно по налогу на прибыль, уточненную декларацию подавать не нужно.

Они также определяют сумму авансового платежа, учитывая ранее начисленные суммы авансов (НК, ст. 286, п. 2, абз. 8). Для предприятий, которые отчитываются ежеквартально, сделать корректировки следует в текущем периоде.

Отправить