В любой организации, работа которой хоть как-то связана с обработкой персональной информации, должен присутствовать человек, который будет нести ответственность за эту деятельность.
При этом нельзя просто предоставить ответственность определенному лицу, так как это делается путем оформления специализированного приказа о назначении, который должен соответствовать установленным нормам и содержать в себе подпись руководителя.
В свою очередь, приказ о назначении ответственного по работе с персональными данными должен быть составлен в полном соответствии с действующим законодательством, чтобы впоследствии эту ответственность действительно можно было реализовать.
Обзор понятия
Федеральный закон №152-ФЗ, принятый 27 июля 2006 года, устанавливает понятие «персональные данные» как любые сведения, которые прямым или косвенным путем относятся к физическим лицам. В частности, об этом говорится в пункте 1 статьи 3 Федерального закона №152-ФЗ.
В соответствии с Трудовым кодексом персональная информация сотрудника включает в себя перечень данных, имеющих отношение к конкретному работнику и необходимые работодателю для ведения трудовых отношений.
В частности, это касается:
- ФИО;
- даты и места рождения;
- адреса проживания или регистрации;
- пола;
- должности;
- семейного положения;
- заработной платы и других видов прибыли;
- возможного наличия какой-либо недвижимости или банковских вкладов и других материальных активов;
- квалификации, образования, профессиональной подготовки и аналогичных сведений;
- увлечений и привычек;
- факты биографии и ведения предыдущей трудовой деятельности;
- личные или деловые качества;
- уникальные физиологические особенности;
- другие данные.
Главные требования
Хранение персональной информации должно осуществляться в специализированных папках с обязательной описью документов и их нумерацией по страницам. Личные дела всегда присутствуют в отделе кадров и находятся в специально отведенном шкафу, который позволяет обеспечить защиту от несанкционированного доступа, и все эти данные находятся там в алфавитном порядке.
Все принятые личные дела нужно обязательно регистрировать в специализированном журнале, который ведется как на бумажном, так и на электронном носителе. После того, как сотрудник будет уволен, в его личное дело должны быть внесены соответствующие документы с проведением окончательной описи и передачи личного дела в архив компании в целях хранения.
Помимо этого, персональная информация сотрудников должна храниться в электронном виде, и к ней доступ должен быть только в пределах определенной компьютерной сети. Доступ к электронным базам, которые содержат в себя персональную информацию о сотрудниках компании, должен обеспечиваться с помощью специальной двухступенчатой системы паролей.
Их должен устанавливать системный администратор организации, после чего сообщить их индивидуально каждому сотруднику, полномочия которого предусматривают наличие доступа к персональной информации сотрудников. Пароли должны меняться как минимум один раз в два месяца.
Центральные условия
Как уже говорилось, действующее законодательство предусматривает обязательное назначение лица, несущего ответственность за сохранность и конфиденциальность персональной информации о сотрудниках, и достигается это путем определения нескольких важных условий.
Нюансы подготовки
В соответствии с нормами статьи 22.1 Федерального закона №152-ФЗ каждый работодатель несет обязанность о назначении определенного лица, несущего ответственность за организацию обработки личной информации, причем оформляется приказ о его назначении в свободной форме.
В трудовом договоре работника, который будет нести ответственность за организацию обработки личной информации, должны присутствовать соответствующие изменения в связи с его новыми обязанностями. Эти изменения нужно оформить в виде дополнительного договора, который обязательно оформляется в двух экземплярах и подписывается обеими сторонами.
Федеральный закон №152-ФЗ
Лица, имеющие доступ к личной информации в связи с необходимостью выполнения возложенных на них служебных обязанностей, получают его на основании списка, утвержденного руководителем организации, и для определения этого перечня издается соответствующий приказ. Другими словами, получить доступ к персональным данным могут только те работники, которым они требуются для выполнения их непосредственных служебных обязанностей.
Как правильно применять
Изначально в организации должно применяться специализированное положение о персональных данных, в котором указывается точный порядок сбора такой информации (что может осуществляться в электронном или бумажном виде), а также методы ее обработки, хранения и обеспечения защиты.
Если в пределах компании работает собственный профсоюзный орган, то в таком случае после оформления этого документа его нужно будет обязательно согласовать с его уполномоченными лицами. Только после устранения или просто при наличии отсутствия каких-либо разногласий можно оформить приказ на протяжении трех дней с момента ответа от уполномоченных лиц профсоюза.
Основываясь на данном положении, должны работать все лица, несущие ответственность за сбор персональной информации, причем все работники компании должны быть ознакомлены с текстом этого документа под роспись, а те лица, которые принимаются вновь, должны ознакомиться с документом до того, как подпишут трудовой договор. При этом стоит отметить тот факт, что все сотрудники, взаимодействующие с персональной информацией, в свою очередь обязательно подписывают договор о неразглашении данных.
Детали организации
Любая крупная компания должна иметь собственное положение, в соответствии с которым уполномоченные лица должны работать с персональными данными. При этом стоит отметить тот факт, что этим положением нужно охватывать все требования, связанные с получением, хранением, объединением и последующей передачей личных данных любому подразделению, а также обеспечение гарантий их защиты.
Текст такого положения может подразделяться на несколько разделов или включать в себя несколько стандартных пунктов. Все положения обязательно должны начинаться с общих норм, в которых, в первую очередь, указывается задача и назначение данного положения.
После этого в обязательном порядке в положении должна присутствовать соответствующая ссылка на нормативно-правовые и законодательные акты, в соответствии с которыми осуществлялась разработка данного положения.
Отсюда вы сможете узнать, для чего нужна форма ПМ-Торг.
Ознакомление с приказом о назначении ответственного по работе с персональными данными
Каждый сотрудник, который был выбран руководителем компании как лицо, несущее ответственность за хранение персональных данных, должен быть своевременно ознакомлен с оформленным приказом. Если работники не имеют никаких вопросов или возражений к тексту этого документа, то в таком случае им достаточно просто оставить свои подписи в его нижней части, но если же возникают какие-либо спорные или конфликтные ситуации, лучше всего решить их в максимально короткие сроки, так как в случае отсутствия документа, регулирующего порядок обеспечения защиты важной информации, компания может получить всевозможные штрафные санкции в процессе проведения очередной проверки контролирующими органами.
После того, как ответственные сотрудники вынесут положительное решение о готовности принять на себя данную обязанность, этот факт в обязательном порядке должен закрепляться подписью. При этом стоит отметить тот факт, что если приказ не включает в себя каких-то отдельных пунктов, в которых подчиненные сотрудники могут оставить свою роспись, кадровая служба должна вынести отдельное дополнение к приказу, в котором будут уточняться личные данные всех этих работников с указанием их росписи.
Если полностью соблюдать порядки, установленные на случай выпуска локальных нормативных актов, устанавливающих правила ведения и хранения важных данных, компания не будет испытывать никаких проблем в процессе проведения проверок различными контролирующими органами. Именно поэтому нужно ответственно отнестись к оформлению такого приказа, так как его отсутствие или некорректное оформление в конечном итоге приведет к наложению материальной ответственности.
Пример распоряжения
Список сотрудников, несущих ответственность за обработку личных данных в информационных системах «Средне-образовательной школы имени Т.Г. Медведева»:
| ФИО и занимаемая должность | Личная информация | Документы |
| Филинова Валерия Александровна, директор | Персональная информация о работниках, учениках и их родителях (или законных представителях детей) |
|
| Александрова Елена Георгиевна, заместитель директора по учебно-воспитательным работам | Персональная информация о работниках, учениках и их родителях (или законных представителях детей) | |
| Михалкова Зинаида Анатольевна, заместитель директора по воспитательной работе | Личная информация работников, учеников и их родителей |
|
| Матвеева Василиса Константиновна, документовед | Личная информация работников, учеников и их родителей |
|
| Зеленова Екатерина Васильевна, библиотекарь | Персональная информация об учениках и их родителях | Карточки учета выданной литературы |
| Скаляровна Елена Петровна | Персональная информация о работниках учебного заведения | Личные дела всех работников школы |
https://www.youtube.com/watch?v=gSAK-iJDy7g
Ответственность сторон
Меры административной ответственность для компании и ее должностных лиц непосредственно зависит от занимаемой ими должности и других особенностей работы компании.
Таким образом, нарушение порядка сбора, хранения, применения или распространения личных данных о работниках компании, предусмотренного действующим законодательством, в соответствии со статьей 13.11 КоАП наказывается штрафом в размере 500-1000 рублей для должностных, и 5000-10000 рублей для юридических лиц.
Помимо этого, штраф также предусматривается в случае разглашения данных, доступ к которым ограничивается, теми лицами, которые получили к ней доступ с целью исполнения своих служебных обязанностей. В данном случае статья 13.14 КоАП предусматривает ответственность в размере 4000-5000 рублей для должностных лиц.
Уведомление о прекращении деятельности по УСН нужно составить сразу же после прекращения производственной или торговой деятельности.
Как составить приказ о назначении ответственного по работе с персональными данными — расскажем вот тут.
В этой публикации специалисты поделятся информацией о том, как по правилам оформить согласие на обработку персональных данных сотрудника.
