К обязанностям работодателя относится письменное извещение каждого сотрудника о составляющих частях его оплаты труда за проделанную работу, которое выдается в форме расчетного листка при выдаче зарплаты. Порядок его составления отражен в ст. 372 ТК РФ. Правила, место, дату и время выплаты заработка регламентирует ст. 136 ТК РФ.
Проверить правильность начисленной суммы работник может по расчетному листку. Он формируется на бумаге, независимо от того, как выплачивается зарплата: на карточку или через кассу. Помимо основного персонала, листки вручаются внешним совместителям и временным работникам.
Работодатель самостоятельно разрабатывает приказ об утверждении расчетного листка по зарплате, к которому прикладывается подготовленный бланк документа.
Порядок извещения о выплате заработка
Согласно ТК РФ, работодатель должен выдавать сотрудникам расчетные листки. Факт их передачи необходимо подтвердить. Но законодательство о труде не содержит требования о вручении зарплатных листков работникам под роспись. Работодатель вправе самостоятельно разработать форму для регистрации их выдачи.
Можно утвердить специальный журнал учета, в котором труженик распишется при получении листка. Альтернативой может быть составление на отдельном листе списка сотрудников, которые будут в нем ставить подписи.
В ведомость на выдачу заработка можно добавить столбец, в ней при получении зарплаты, работник распишется и за деньги, и за взятый листок. Подпись в ведомости будет свидетельствовать о получении расчетного документа, а, следовательно, и об исполнении работодателем обязанности, установленной в ст. 136 ТК РФ.
Расчетный листок может выступать доказательством при судебном разбирательстве с работодателем. Это обычно происходит в ситуациях, когда выплаченная сумма отличается от указанной в трудовом соглашении, при незаконном увольнении и т. д.
Форма документа
Процедура утверждения листка отражена в ст. 372 ТК РФ. Унифицированной или рекомендуемой формы документ не имеет. Работодатель должен разработать проект бланка и направить его на утверждение профкомитету, который может отклонить или утвердить форму в течение пяти рабочих дней.
Согласие работодателя и профсоюза закрепляется соответствующим нормативным актом. При неодобрении проекта профсоюзом он может попросить руководство устранить сделанные замечания путем внесения поправок в форму. На урегулирование вопроса законодательство отводит 3 рабочих дня.
Если стороны не пришли к единогласному решению, то профком вправе подать жалобу в трудовую инспекцию или иск в суд. Уполномоченный орган рассматривает обращение и при обнаружении нарушения, выдает предписания о корректировке формы зарплатного листка.
Все составные части заработка должны отражаться в листке отдельными строками, их объединение считается ошибкой. Если в компании есть соцпакет, выплата в неденежной форме, они также включаются в данную форму отчетности.
В левой половине листка отражаются наименования и суммы всех начислений сотруднику, в правой — удержаний. В нижней правой части показаны промежуточные выплаты, например, отпускные, зарплата за первую половину месяца.
Каждая организация разрабатывает форму самостоятельно, но она должна иметь обязательные пункты:
- ФИО, должность и номер по табелю работника;
- период, за который листок сформирован;
- отработанное сотрудником время в днях или часах;
- начисления по видам и их общая сумма
- расшифровка удержаний и их общий итог;
- сумма к выдаче.
Печать работодателя и подпись директора на листок не ставятся. Это можно сделать только по просьбе работника.
Размер отчислений из общего заработка должен составлять не более 20% за исключением установленных законодательством случаев, например, при уплате алиментов.
К удержаниям относятся:
- НДФЛ;
- внебюджетные взносы;
- профвзносы;
- неотработанный аванс;
- удержания, сделанные расчетчиком по ошибке;
- алименты.
К основным начислениям относятся:
- оплата по окладу, сдельная и т. д.;
- премии;
- сверхурочные;
- доплаты и надбавки (вредность, стаж, категория и т. д.);
- работа в праздники;
- больничные;
- отпускные;
- ночные;
- командировки;
- прочие.
В листках обязательно должна отражаться задолженность за работодателем или сотрудником на начало или конец расчетного периода, при ее наличии. Строки, в которых отражается выдача заработка, должны содержать номер и дату соответствующих ведомостей.
Кроме начислений и удержаний в листке обязательно отражаются компенсации за сделанные работодателем ошибки, например, компенсация за несвоевременную оплату отпуска. Это регламентируется принятым в 2012 году Законом № 35-ФЗ.
Список реквизитов формы может быть дополнен суммами предоставляемых сотруднику вычетов по НДФЛ. На предприятиях с автоматизированной системой учета обычно утверждается та форма зарплатного листка, которую формирует бухгалтерская программа.
Порядок выдачи
В законодательстве о труде не указан конкретный порядок вручения расчетных листков работникам. Организация вправе разработать его самостоятельно и закрепить в локальных нормативных документах. Здесь же обычно утверждается и форма.
Оплата труда в организациях производится дважды в месяц: оплата за первую половину периода и за вторую. День выдачи документа должен совпадать с датой второй выплаты заработка работникам или перечисления денег на пластиковые карты. Обычно это день первой декады месяца, следующего за расчетным.
Бланк не оформляется при выплате отпускных. В последний рабочий день перед увольнением труженик получает окончательный расчет и вместе с ним расчетный листок.
Не стоит забывать о необходимости подписей работников, подтверждающих факт получения ими листка. При соблюдении указанных требований работодатель оградит себя от претензий контролирующих органов по вопросу выдачи документа.
Расшифровка сведений
Бухучет в организациях ведется с применением кодов — счетов компании. Для правильного ведения документации при оформлении зарплатных листков требуется их расшифровка. Каждый сотрудник, видя в листке коды, должен знать, что они обозначают или видеть их четкое обозначение.
Согласно ТК РФ, труженик должен иметь представление о том, из чего складывается его итоговый заработок.
Расшифровывать зарплатные шифры работодатель может непосредственно в расчетном листке либо в отдельном документе с последующим ознакомлением с их значениями работников.
Табель учета по форме Т-13 считает рабочее время, которое было затрачено каждым работником предприятия.
Подробнее о том, в какие сроки высылают уведомление о смене объекта налогообложения, вы можете прочитать вот тут.
К структуре шифров закон жестких требований не предъявляет. Работодатель вправе разработать перечень необходимых кодов самостоятельно. Он может полностью или частично использовать шифры, приведенные в справке 2-НДФЛ.
Скачать образец формы 2-НДФЛ
Заработок персонала исчисляется с учетом некоторых факторов:
- стаж;
- квалификация;
- сложность и напряженность;
- вредность и прочие условия труда;
- качество работы;
- итоговый результат.
В организациях есть собственные коды и цифровые показатели, состоящие из различного количества знаков. Оцифровка зарплатных листков облегчает бухгалтерам процесс исчисления зарплаты. Расшифровка требуется трудящимся для того, чтобы разобраться в начислениях, удержаниях и расчетах их оплаты труда.
Ответственность работодателя и форма приказа об утверждении расчетного листка по зарплате
Ответственность работодателя за нарушение норм ТК РФ предусматривает штраф или приостановку деятельности.
В соответствии со ст. 5.27 КоАП нарушение трудового законодательства карается административным наказанием, размеры которого приведены в таблице:
| Нарушители | Сумма штрафа, р. | |
| Первичное нарушение | Повторное нарушение | |
| Должностные лица и ИП | 1000 — 5 000 | 10000 — 20 000 |
| Организации | 30000 — 50 000 | 50000 — 70 000 |
В качестве административного наказания исполнительные органы могут приостановить деятельность ИП или предприятия на срок до 90 дней. Санкции предусмотрены и в случае, если форма зарплатного листка не содержит обязательные реквизиты, указанные в ст. 136 ТК РФ.
Во избежание вышеуказанных санкций следует разработать и утвердить бланк листка и передавать его сотрудникам накануне выдачи заработка.
Приказ об утверждении расчетного листка по зарплате имеет вид:
Общество с ограниченной ответственностью «Старт»
390036, г. Рязань, ул. Комбайновая, д. 56,
Тел. (факс) 8 (4912) 53-29-70.
ПРИКАЗ
г. Рязань
17.03.2017 г. № 17
Об утверждении формы расчетного листка
На основании ч. 2 ст. 136 ТК РФ
ПРИКАЗЫВАЮ:
- С 17.03.2017 г. утвердить и ввести в действие форму расчетного листка (Приложение 1).
- Согласовать установленный бланк с председателем профсоюзного комитета Зотовой М. Н.
- Кассиру Сомовой О. Ю. при выплате зарплаты вручать каждому сотруднику под роспись в журнале учета.
- Контроль над исполнением распоряжения возложить на главбуха Умнова Ю. В.
Приложение: расчетный листок на 1 листе в 1 экземпляре.
Директор_______________Требухин В. К.
С приказом ознакомлены:
председатель профкомитета ________________Зотова М. Н.
главный бухгалтер________________ Умнов Ю. В.
кассир________________Сомова О. Ю.
Скачать бланк расчетного листка по зарплате
Скачать образец расчетного листка по заработной плате в формате ворд
Скачать образец приказа об утверждении расчетного листка по заработной плате
Срок хранения
Минкультуры РФ в 2010 году утвердило перечень типовых документов, подлежащих хранению в архиве. Согласно его ст. 19.6 срок хранения распоряжения об утверждении зарплатного листка составляет 75 лет.
Для хранения самого бланка сроки не определены, однако, относительно расчетных, платежных ведомостей и их приложений он составляет 5 лет, если в организации ведутся лицевые счета, а при их отсутствии — 75 лет.
Листки бухгалтер должен печатать в 2 экземплярах. Один передается трудящемуся, другой остается в бухгалтерии для хранения. Как правило, его подшивают к лицевым счетам и так и хранят.
Итак, применение расчетных листков и закрепление их действующей формы в приказе и внутренних локальных актах позволит организации избежать проблем с трудовой инспекцией, а выдачу зарплаты сделать легальной и прозрачной.
Унифицированная форма АО-1 утверждается руководителем в сроки, установленные законодательством.
Как по правилам заполнить декларацию по налогу на прибыль иностранной организации — читайте здесь.
Скачать бланк штатной расстановки в формате excel вы можете далее.
