Что делать в случае обнаружения счетной ошибки при начислении заработной платы

share on:
Что делать в случае обнаружения счетной ошибки при начислении заработной платы

Работодатель вправе вернуть излишне уплаченную сумму заработка, если он совершил счетную ошибку. Для этого необходимо получить согласие работника или доказать этот факт в суде.

Излишняя выплата может быть произведена как трудящемуся в настоящее время, так и уволенному сотруднику.

Если гражданин работает в компании, достаточно его согласия на удержание. Работодатель должен убедиться, что излишняя выплата осуществлена из-за неправильных математических действий при расчете. Затем нужно предложить сотруднику внести деньги в установленный срок либо получить его разрешение на удержание. Он должен написать заявление, на основании которого готовится приказ о ежемесячном удержании 20% от зарплаты.

Если получивший излишнюю сумму сотрудник уже уволен, то возмещение нужно производить через суд. В арбитраж подаются документы, подтверждающие арифметическую ошибку и подробный алгоритм расчета.

При сбое в программе следует подготовить для суда отчет программиста, в котором зафиксированы неполадки и указано их влияние на итог вычислительных действий.

В ст. 137 ТК приведены все случаи, при которых удержание переплаты из заработка возможно по закону.

Часто вопрос возврата переплаты решается в судебном порядке, т. к. труженик отказывается вернуть ее добровольно. Работодатель может рассчитывать на положительное решение суда, если произошла счетная ошибка или сбой в программе. При технических неточностях и неправильном применении нормативов деньги останутся у работника.

Статья 137. Ограничение удержаний из заработной платы

Что это такое

Конкретного определения счетной ошибки нет ни в одном нормативном документе, регламентирующем трудовые отношения в РФ.

Счетной признается ошибка, совершенная при осуществлении арифметических действий, т. е. неверный результат деления, умножения, сложения или вычитания. Об этом свидетельствует Определение ВС РФ № 59-В11-17 от 20.01.12 и письмо Роструда № 1286-6-1 от 01.10.12.

При обнаружении такой неточности составляется соответствующий акт в произвольной форме.

Счетная ошибка при начислении заработной платы является законным основанием для удержания переплаты из дохода сотрудников, при начислении которого она была допущена.

Если отсутствует факт недобросовестности гражданина или ошибки в расчетах, он не обязан возвращать излишне полученную им зарплату (п. 3 ст.1109 ГК).

Сейчас учет в основном ведется с использованием бухгалтерских программ. Если расчетчик ошибся при вводе в нее данных, это признается технической ошибкой по вине работодателя. Она не относится к счетным и возникшая в результате нее переплата не подлежит возмещению.

Статья 1109. Неосновательное обогащение, не подлежащее возврату

Не возвращаются излишне выданные суммы, возникшие по причине неточности, совершенные расчетчиком из-за его низкой квалификации или небрежности. Программы, в которых работают бухгалтера, уже содержат все необходимые формулы для верного расчета вознаграждения персоналу.

Если программа дала сбой, то работодателю необходимо вызвать специалиста, ее обслуживающего, который должен документально зафиксировать данный факт. При наличии подтверждающей бумаги суд может приравнять некорректное функционирование программы к счетной ошибке.

При обнаружении переплаты ее можно удержать из заработка сотрудника только с его согласия или по решению суда. В последнем случае должна быть доказана вина или недобросовестные действия сотрудника или установлена счетная ошибка. Работодателю необходимо предоставить соответствующий акт работнику и суду.

При отсутствии доказательств суд не удовлетворит требование об удержании переплаты с труженика.

Следует закрепить определение счетной ошибки в локальном документе компании, например, в Колдоговоре. Для рассмотрения факта переплаты работодателю необходимо создать специальную комиссию. В ее состав можно включить главбуха, кадровика, финансового руководителя, администратора. Функции председателя можно возложить на директора.

С заключением комиссии труженика нужно ознакомить в обязательном порядке.

Техническая оплошность

Неправильный ввод данных признается технической ошибкой. Именно так суды часто характеризуют допущенную бухгалтером оплошность. При этом переплата работником не возвращается.

К таким ошибкам, например, относятся:

  • неправильное применение налоговых льгот;
  • выбор не того коэффициента при начислении зарплаты;
  • ввод неверных исходных данных для расчета и т. д.

Такие недочеты практически невозможно переквалифицировать в счетные.

Суд откажет в возмещении переплаты при отсутствии связи неисправности в программе и арифметической ошибки. Сами по себе технические неполадки не могут свидетельствовать о счетной ошибке, поэтому необходимо заключение соответствующего специалиста, доказывающее эту взаимосвязь. В этой ситуации акт об обнаружении неточности не нужен.

В судебной практике техническими ошибками признаются:

  • некорректное внесение сведений в программу;
  • двойное перечисление заработка и прочих выплат;
  • выплата вознаграждения за период по разным основаниям;
  • несоблюдение правил, установленных нормативными документами.

Работодателю необходимо помнить, что при счетной ошибке удержание переплаты из заработка сотрудника без его согласия противозаконно (ч. 3 ст. 137 ТК).

В противном случае труженик может подать в суд, который обяжет компанию вернуть деньги и компенсировать гражданину моральный вред. Разбираться в основаниях и правомерности удержания арбитры не будут.

Для получения согласия от работника нужно подготовить для него уведомление в письменной форме. Сотрудник может написать заявление на возврат средств или заполнить соответствующие графы извещения. Труженик должен написать, что согласен с причиной и размером удержания.

При получении от сотрудника одобрения, работодатель может установить ему определенный срок для возврата денег, например, 3 дня, как для командировочных расходов. По истечении срока руководитель в течение месяца вправе издать приказ на удержание суммы. Распоряжение оформляется только при наличии согласия.

При отказе работника или пропуске месячного срока вернуть переплату возможно только по решению суда.

Доказательства счетной ошибки при начислении заработной платы

Для судебного разбирательства от работодателя потребуется объяснительная бухгалтера.

К ней прикладывают:

  • математический расчет с ошибкой;
  • расчетные листки;
  • ведомости по начислению и выдаче заработка.

Нередко работодатель ссылается на программную ошибку. Она не относится к несоблюдению компанией требований законодательства, поэтому также может признаваться счетной при наличии доказательной базы.

Если расчетчик допустил описку или опечатку деньги часто удается вернуть. Например, при перечислении труженику суммы, намного большей положенной.

Удержание из дохода работника

Деньги из заработка сотрудника могут удерживаться на основании следующих нормативных документов:

НК РФ п. 4 ст. 226 Работодатель обязан удержать НДФЛ из начисленной труженику зарплаты.

Статья 226. Особенности исчисления налога налоговыми агентами

СК РФ ст. 109 Организация должна удерживать из дохода работника алименты и переводить их на счет получателя. Основанием для этого является исполнительный лист или заверенное у нотариуса соглашение.

Статья 1109. Неосновательное обогащение, не подлежащее возврату Статья 109. Обязанность администрации организации удерживать алименты

Закон об исполнительном производстве № 229-ФЗ от 02.10.07 На основании п. 3 ст. 98 работодатель должника должен производить удержания из его заработка по исполнительному документу в соответствии с содержащимися в нем требованиями.
Закон о госпособиях гражданам с детьми № 81-ФЗ от 19.05.95 Ст. 19 обязывает компанию удерживать из доходов работников переплату пособий, возникшую по вине тружеников. Например, из-за сокрытия сведений, влияющих на размер и назначение выплат, предоставления ложных бумаг.
Закон о соцстраховании № 255-ФЗ от 29.12.06 Пункт 4 ст. 15 гласит, что излишне выплаченные суммы пособий от ФСС взыскиваются с получателя при выявлении факта его недобросовестности или при счетной ошибке бухгалтера.

В ст. 137 ТК сказано, что удержания из заработка труженика для погашения долга перед компанией возможны в следующих случаях:

  • для возмещения аванса, который был выдан в счет заработка и не отработан;
  • для погашения неизрасходованного и не возвращенного в срок аванса, выданного на командировку, служебную поездку или иные цели;
  • для возврата переплаты работнику из-за счетной ошибки либо при признании уполномоченным органом наличия вины труженика в несоблюдении трудовых норм или простое;
  • при увольнении сотрудника до окончания периода, за который он уже отгулял оплачиваемый отпуск.

Решение о возврате переплаты работодатель должен принять в месячный срок с момента, когда аванс должен был быть возвращен, долг погашен, выявлена счетная оплошность. Сотрудник должен дать согласие на удержание.

Пример

В соответствии со ст. 138 ТК сумма всех удержаний из месячной зарплаты сотрудника не может превышать 20%.

Пример:

Сантехнику ООО Холопову В. В. за апрель 2018 года начислена зарплата в размере 16 тыс. р. По приказу руководителя за этот период ему полагается премия 4 800 р.

Бухгалтер начислил работнику 22 800 р. и произвел выплату за минусом НДФЛ (22 800 – 13% = 19 836 р.).

Спустя месяц расчетчиком была выявлена счетная ошибка при начислении заработной платы в сумме 1 740 р. (19 836 – (20 800 – 13%)).

Для фиксации факта счетной ошибки в ООО была создана комиссия, в которую бухгалтер написал объяснительную. Оплошность была признана арифметической. Ее решили взыскать из заработка работника за май 2018.

Уведомление об этом направили Холопову В. В. и он подтвердил свое согласие с ситуацией.

Отражение в учете

При согласии сотрудника вернуть в кассу излишне выданную ему сумму бухгалтер должен отразить это проводками.

В таблице они представлены для бюджетного учреждения:

Операция Дт Кт
Переплата выявлена и погашена в данном году
Сторнирован излишне начисленный доход 401 20 211 – издержки по зарплате 302 11 730 – увеличена кредиторка по зарплате
Выявлена переплата прошлых лет
В текущем периоде начислен заработок в размере выявленной ранее переплаты 205 81 560-увеличчена дебиторка по прочим поступлениям 401 10 180-прочие затраты
Сотрудник внес излишек в кассу 201 34 510-поступили деньги 205 81 660-уменьшена дебиторка по прочим затратам

Обнаруженная переплата подтверждается справкой ф. 0504833, на основании которой сумма отражается в учетных регистрах. Переплата прошлых периодов учитывается как доход. Работник возвращает сумму за минусом НДФЛ.

Исправление расчета НДФЛ

В соответствии с п. 3 ст. 226 НК РФ при выявлении счетной ошибки после удержания НДФЛ его излишнюю сумму можно учесть при расчете заработка будущих периодов.

Если в прошлом периоде излишне удержан и уплачен налог, учесть его можно в текущем месяце, т. е. перечислить в бюджет меньше на величину переплаты. Излишек должен зачитываться автоматически.

Если сторнируемая сумма НДФЛ больше начисленной в следующих периодах, у труженика возникает излишнее удержание налога. Такая ситуация возможна при увольнении. Работодатель обязан вернуть эти деньги по заявлению сотрудника. Такой порядок предусмотрен ст. 231 НК РФ.

Статья 231. Порядок взыскания и возврата налога

НДФЛ возмещается работнику из сумм, подлежащих уплате в бюджет в будущем периоде по данному сотруднику и прочему персоналу, с доходов которого налог удерживается. Перечислить налог нужно в 3-месячный срок с момента подачи работником заявления. Переплату по НДФЛ организация вправе возместить по заявлению в ИФНС.

Обнаруженная в текущем периоде счетная ошибка, свидетельствующая об излишне выплаченной зарплате сотруднику в прошлом периоде не признается ошибкой в расчете базы по взносам в ПФР. В подобной ситуации вносить корректировки в сданный ранее расчет РСВ-1 вносить не нужно. Например, ошибочная выплата вошла в базу первого квартала, а обнаружена во втором, неточность нужно учесть во втором квартале и не подавать уточненку за первый.

Итак, при выявлении счетной ошибки при начислении заработка работодатель должен утвердить комиссию и разобраться в ситуации. При наличии доказательств того, что неточность арифметическая, ее можно удержать из заработка труженика при его согласии на это либо подать иск в суд.

Отправить