Особенности суточных в иностранной валюте

Расходы, относящиеся к командировкам за пределами страны, отличаются от расходов, связанных с командировками по России. Во-первых, заграничные командировки требуют лишних затрат на оформление виз, медстраховки, оплаты консульских сборов. Помимо того, в связи с тратами в валюте, появляется разница из-за денежных курсов.

Правила отправки сотрудников в командировки регламентируются «Положением об особенностях направления работников в служебные командировки». Данный документ предусматривает, что работник может быть направлен в командировку на определенный срок на основании решения его работодателя. Срок пребывания в поездке устанавливается также работодателем и зависит от сложности и особенностей поручения.

Во время поездки работнику должны возмещаться все расходы, связанные с командировкой.

В их число входят:

• расходы на проезд;
• расходы на проживание;
• другие виды расходов, которые должны быть согласованы с руководителем.

Особенности отражения

При отправке работника за границу, дополнительно к основным затратам, также должны возмещаться расходы:

• возникшие при оформлении выездных документов;
• на обязательные аэродромные и консульские сборы;
• связанные со сборами за право выезда и, при необходимости, транзита транспортного средства;
• на оформление обязательной медицинской страховки.

Также должны быть возмещены другие обязательные платежи и сборы. Все это, на основании пунктов 12 и 1 статьи № 168, должно быть учтено в расчете базы, облагаемой по налогу на прибыль. Командировочные расходы и порядок их возмещения в коммерческих организациях должны определяться локальными актами или коллективными договорами.

Фактическое пребывание сотрудника на месте командирования необходимо определять по проездным документам. Сотрудник обязан предоставить их после возвращения с поездки.

В случае, если работник добирался до места командирования на личном транспорте, фактический срок пребывания должен указываться в служебной записке. Последняя должна быть передана после приезда вместе с документами, оправдывающими использование личного транспортного средства.

Помимо проездных документов или записки, в течение трех дней после командировки работник дополнительно должен предоставить авансовый отчет, в котором указываются суммы, связанные с затратами в командировке. Вместе с этим он производит окончательный расчет по выданному ему перед командировкой авансу. Также нужно предоставить документы о найме помещения, затратах на проезд и иных расходах.

Что стоит помнить

Время от времени организации отправляют своих сотрудников в командировки, как в пределах страны, так и за рубеж. Цели у таких поездок могут быть абсолютно разными, но все он связаны с деятельностью компании. Сроки и цели командировок, согласно Трудовому кодексу, устанавливает приказ, который должен быть подписан директором организации.

При этом для обеспечения безопасности сотрудников, закон предусматривает несколько положений, регулируемых нормативными документами:

В связи с тем, что обстановка между странами постоянно меняется, ее необходимо отслеживать и вносить поправки в действующие документы для того, чтобы оформление командировки для сотрудника не вызывало затруднений.

Например существует Постановление от Правительства РФ № 1595, которое внесло изменения в документ № 749. Оно было вынесено после того, как с некоторыми странами СНГ Россия заключила соглашение, согласно которому появилась возможность пересекать границу без оформления виз.

Оформление командировок

Оформление документов при подготовке заграничной командировки схоже с тем же процессом, который относится к проездкам на территории РФ. Оба случая предусматривают издание указа, с которым необходимо ознакомить командируемого работника. Перед созданием договора может быть проведена конференция, на которой будет выбран командирующийся сотрудник.

Чтобы правильно направить командированного сотрудника в поездку, необходимо придерживаться одной, довольно простой инструкции:

1. Руководителю необходимо предоставить доклад о том, что нужно направить конкретного сотрудника на заграничную командировку.
2. Далее должен быть издан приказ, в котором будет указана цель, а также сроки и задачи поездки.
3. Если сотрудник направляется в страну СНГ, ему необходимо выдать командировочное удостоверение.
4. Перед поездкой работника следует ознакомить с распоряжением руководства, после чего он должен поставить свою подпись.
5. После ознакомления сотрудника с условиями, нужно провести расчет расходов на время поездки. При этом необходимо учитывать авансовые выплаты и курсы валют.

Стоит помнить, что информацию о том, будут ли командировки или нет, сотрудник может узнать из трудового соглашения, которое он заключал с работодателем во время устройства на работу. Если упоминания о командировках не было — то сотрудник может спокойно отказываться от поездки на законных основаниях.

Если же командировка за границу возможна — то стоит обратить внимание на наличие у сотрудника загранпаспорта. Если его нет — то оформление производится за счет компании. После этого начинается непосредственная подготовка к командировке.

Ее также можно разбить на шаги:

1. При необходимости, первым шагом может стать оформление визы.
2. Далее нужно забронировать номер в гостинице или предоставить другую жилплощадь.
3. Подготовить рабочие документы.
4. Определиться с сумой аванса, которая должна быть суммой суточных и затрат во время поездки.
5. Рассчитать среднюю зарплату на время командировки.
6. Оплатить НДФЛ и взносы во внебюджетные фонды.

Что касается длительности поездки — то какие-либо ограничения были сняты в 2020 году. Поэтому продолжительность должна быть указана в приказе директора. В результате, многие компании самостоятельно разрабатывают положения, согласно которым проводятся командировки.

Уточнение размеров и порядка

Размеры суточных, которые устанавливаются в 2020 году, снова стали иметь значение при расчете налога на прибыль, а также для исчисления и уплаты НДФЛ. Их может устанавливать работодатель, и ограничений в суммах у него нет. При этом стоит помнить размер необлагаемых налогами суточных, который составляет 2,5 тысячи рублей при выезде за границу.

Выплата суточных при командировке производится за каждый день пребывания сотрудника в поездке. При этом не важно, есть ли в этом промежутке времени праздничные или выходные дни, суточные должны начисляться в любом случае.

Согласно нормам, прописанным для зарубежных командировок, за время выезда за границу РФ работник получает суточные по определенной схеме. Пока сотрудник не выехал за пределы РФ, ему полагаются суточные, размеры которых устанавливаются для территории РФ. После того, как граница была пересечена, размеры выплат меняются и начинают соответствовать установленным для заграничных командировок.

При этом день, когда сотрудник пересекает границу, включается в тот или иной пункт, в зависимости от следования. При выезде сотрудник получает суточные в иностранной валюте. На обратном же пути происходит пересчёт в рубли. Даты, в которые была пересечена граница, можно определить, просмотрев пограничные отметки, оставленные в паспорте сотрудника.

Если сотрудник отправляется в командировку на территорию нескольких стран — то суточные в день переезда из одного государства в другое начисляются в виде валюты, отвечающей нормам страны, в которую отправляется работник. При этом стоит уточнить, что в случае задержки во время пути следования решение выплачивать суточные или же нет остается исключительно за работодателем.

В случае, если сотрудник пребывал в командировке менее полных суток — то суточные ему начисляются в размере 50% от стандартной суммы, которая определяется локальным нормативным актом или коллективным договором. В указанных документах могут быть установлены любые размеры командировочных суточных, которые могут быть дифференцированы в зависимости от страны, куда отправляется работник.

Сложности выдачи

Выдача командировочного аванса при поездке за границу производится в иностранной валюте, согласно Федеральному закону № 173. Он же регулирует и погашение неизрасходованного аванса.

Вообще, общее валютное правило предусматривает запрет на обмен валютами между резидентами. Но есть исключение, которое предусматривает возмещение расходов работника, который находился за границей в связи с командировкой. Также исключение включает в себя операцию, позволяющую погасить аванс, выданный на нужды перед служебной командировкой.

Выдача аванса

При командировочной поездке за границу работнику выдается аванс, который должен покрывать расходы, а также включать в себя суточные на период поездки. При этом его выдача может производится в наличных, как рублями, так и другой валютой.

На текущий момент можно с уверенностью говорить о том, что в 2020 году пенсии работающим пенсионерам повышены не будут.

Скачать оборотно-сальдовую ведомость можно здесь.

Валютные операции могут совершаться только в рамках подготовки или окончания командировки. В других случаях операция будет незаконной. В этом случае в разбирательстве может фигурировать ФСИН. Выполненные операции с иностранными валютами должны вноситься в бухгалтерские учеты, но в виде валюты платежей и рубля.

Иногда возникают ситуации, когда поступление денег в кассу и их выдача в качестве аванса работнику происходят в разные дни. При этом за промежуток могли поменяться курсы валют. В этом случае возникают курсовые разницы, которые позже должны быть отражены в составе прочих доходов.

Бухгалтерский учёт и налогообложение

После того, как работник вернется с командировки, в течение трех дней он обязан предоставить авансовый отчет. В нем он должен указать свои расходы в той валюте, в которой он их осуществлял. Бухгалтер самостоятельно переведет все указанные операции в рубли.

К авансовому отчету необходимо приложить документы, подтверждающие факты расходов. Также, при условии того, что не весь аванс был израсходован, работник также обязан вернуть оставшуюся часть суммы в кассу организации. В свою очередь, компания должна возместить убытки работника, в случае, если ему на рабочие затраты не хватило выданного аванса.

При переводе в бухгалтерские проводки, суммы, которые являются командировочными расходами, переводятся в рубли согласно курсу, который был установлен ЦБ РФ в день, когда был утвержден авансовый отчет. Это необходимо для упрощения налогообложения.

Это связано с тем, что налогообложение выполняется кассовым методом, то есть, расходы могут признаться таковыми только после того, как их фактически оплатили. При этом, как расходами, так и доходами считаются только задокументированные и экономически обоснованные операции.

Выплата суточных в иностранной валюте по закону

Правительство РФ 26.12.05 выдвинуло Постановление № 812. Оно регулирует некоторые моменты выдачи и размеров суточных выплат в иностранных валютах. Согласно ему, установлены размеры суточных для работников бюджетных организаций, прибывающих в тех или иных странах.

Кроме того, данный документ регулирует командировочные суточные для работников федеральных государственных органов и учреждений. Данное Постановление несколько раз корректировалось, в зависимости от обстановки на валютном рынке, а также от мировой обстановки, в целом.

Комментарии экспертов

Величина суточных играет роль для расчета НДФЛ, страховых взносов и налога на прибыль предприятий. Величину суточных работодатель может определить лично, но при этом сумму необходимо закрепить в локальном нормативныом акте или же коллективном договоре. Валюту для выплат суточных работодатель также вправе определить лично.

При исчислении суммы суточных в заграничных поездках сотрудников, величину суточных за день перемножают на количество дней командировки. Также следует учитывать ПП РФ № 749, где говорится о том, что день, когда сотрудники пересекают границы страны, считается днем пребывания за рубежом, а день возвращения ‒ уже днем в качестве внутренней командировки.

При командировках за пределами страны НДФЛ не облагаются суммы суточных менее 2500 рублей в день. Взносы необходимо перечислять с размера суточных более 2,5 тысяч рублей.

Расчет налогооблагаемой базы ведется следующим образом: