Что такое УПД

share on:
Что такое УПД

Дискуссии об унификации многих бухгалтерских и первичных документов ведутся довольно давно. Ведь многие из них фактически копируют данные и оформление занимает долгое время, не говоря о лишних затратах.

С появлением электронных носителей информации стало совершенно ясно, что в этой области должны произойти кардинальные изменения. Налоговики предложили использовать универсальных передаточный документ вместо устаревших счетов-фактур и накладных.

Проект активно обсуждался специалистами на форуме налоговой службы, что позволили убрать недочеты и создать единый документ. Новая форма постепенно вытесняет старую и активно применяется при проведении различных операций. Нужные рекомендации по заполнению есть на официальном сайте и интернет-порталах.

Дело в том, что в разработке принимали участие специалисты, занимающиеся компьютерными технологиями. Достаточно установить программу 1 С8.3 и заполнить необходимые поля. Становится проще вносить поправки, хотя это далеко не главное преимущество УПД.

Зачем это необходимо

Современная накладная сохранила достаточно традиционную форму счета-фактуры.

Это помогает снимать многие вопросы и применять документ в следующих случаях:

  • отгрузке продукции с транспортировкой или без нее;
  • переходе прав собственности;
  • сдаче отчетов о проделанных операциях;
  • оказании различных услуг;
  • при проведении работ, вне зависимости от их сложности.

УПД удачно совмещает передаточный (первичный) и совмещенный вариант, включающий счет-фактуру и акт. Вполне допускается отдельное оформление, выбор зависит от каждого конкретного случая. Решение остается за налогоплательщиком.

Правовая основа

Несмотря на то, что новая форма не внесла особых изменений в законодательные акты, применение УПД в 2018 году будет целесообразным и оправданным.

Для этого была заложена неплохая правовая основа:

  • положения закона об бухгалтерском учете, принятого много лет назад, утратили свою силу. С 2013 году заработал новый закон, отменивший унифицированные формы для первичных документов;
  • правительственные постановления, выходившие за последние пять лет, позволили сформулировать требования и правила к заполнению подобной документации;
  • в том же 2013 прошло обсуждение проекта и вступило в силу приложение, где оговорены основные требования;
  • в интернете официально представлен образец и необходимые рекомендации, используемые при заполнении реквизитов;
  • УПД позволяет производить вычеты после приобретении товаров, проведении сделок согласно 169 и 172 статьям налогового кодекса.

Статья 169. Счет-фактура

Статья 172. Порядок применения налоговых вычетов

Требования содержатся в приложении к правительственному постановлению (№1137), что позволяет активно использовать УПД наряду с прежними первичными бумагами. Они не отменены и действуют до сих пор.

Постановлении Правительства №1137

Центральные условия

Только теперь УПД поможет наладить учет, определять налог на прибыль и производить льготные вычеты.

В обязательном порядке следует сразу определиться со статусом:

  • цифра 1 проставляется в том случае, когда надо совместить акт с накладной или счетом-фактурой;
  • заполняются все необходимые реквизиты, исходя из узаконенных требований;
  • 2 пишут тоже в левой области, когда необходимо составить только один передаточный акт, а фактуру заполнить отдельно;
  • наиболее часто этот вариант используется при переходе на упрощенку, отгрузке товаров;
  • заполняются не все пункты, можно не указывать название и кодовое обозначение страны, ставки и акцизы, реквизиты таможенных бумаг;
  • для заполнения придерживаются хронологического порядка, зависящего от нумерации счетов фактур (1) или других документов (2).

Утвердить универсальную форму наряду с традиционной должен руководитель, ответственный за ведение бухгалтерии. Используется как бумажный, так электронный носитель, который так же подписывают.

Кто имеет право регистрировать

Фактически использование УПД должно заменить целый ряд бумаг, поскольку они только дублируют сведения.

Основные элементы накладной с проставленными числами и подписями служат:

  • основаниями для отгрузки или получения товара;
  • оказанием определенных услуг;
  • заменой акта о проведении работ:
  • при передаче или приемке основных средств.

При этом полный переход осуществлять совсем необязательно даже после утверждения. По одному соглашению, особенно связанному с несколькими поставками, применяется электронная и привычная печатная форма.

Ее используют:

  • организации, предприятия и фирмы;
  • индивидуальные предприниматели;
  • коминтенты, занимающиеся отгрузочными работами;
  • сотрудники, осуществляющие отправку;
  • продавцы, проводящие операции, не связанные с НДС;
  • фирмы, специализирующиеся на услугах или проведении различных работ.

Покупатель должен зарегистрировать документ в начале в журнале учета всех счетов-фактур, а затем в книге покупок, придерживаясь хронологического порядка. Такому же порядку действий следует продавец, несмотря на то, что могут быть указаны различные числа отгрузки, получения или составления.

Нужно заранее определиться со статусом, чтобы правильно заполнить бумаги и избежать недоразумений с налоговыми органами.

Образец заполнения УПД
Образец заполнения УПД

Правила и образец заполнения

Главные правила при заполнении прописаны в официальном письме, которое прилагается в правительственному постановлению:

  • Указывается наименование и выбранный статус. При выборе 1 заполняются все строки, особенно от 1 до 7, во втором — только некоторые и ставится прочерк.
  • Число в первой строке связано с датой составления, а не отгрузки или получения.
  • Графа А определит порядковый номер. Ставить его необязательно, но в дальнейшем это облегчает поиск.
  • Графа Б отводится для артикула товара, кодированного значения работ и услуг, зависящих от вида деятельности. Это поможет получить определенные налоговые льготы.
  • Восьмая часть включает основания, необходимые для составления УПД. Это может быть нумерация договора или подписанного соглашения.
  • Следующая часть связана с перевозками и грузом. Сюда вписывают реквизиты перевозчиков, номера автотранспортных средств, вес в брутто и нетто.
  • В десятой части содержатся сведения об ответственном лице с указанием фамилии и должности. Здесь же стоит его личная подпись.
  • В следующей строке ставится число сделки после того, как она была завершена.
  • Поле 12 заполняется при необходимости, поскольку содержит дополнительную информацию, типа, реквизитов сертификатов и паспортов.
  • Затем следует вписать должность, фамилию и инициалы человека, ответственного за совершение сделки вместе с его подписью. Правда один сотрудник может отвечать также за оформление фактуры или отгрузку и дублировать подпись не придется. Если участвовало несколько человек, то для каждого отводится дополнительная строка (13а, 13б и т.д.).
  • В четырнадцатой части находятся сведения о составителе, который представляет интересы продавца. Присутствуют данные о посредниках, уполномоченных агентах и комиссионерах, участвующих в сделке.
  • Затем идет очередь (15) для полных данных с подписью об уполномоченном лице со стороны покупателя.
  • Следующие две части содержат дополнения, касающиеся числа приемки и претензиях, если они возникли. Приводятся основные реквизиты договоров.
  • В последних двух строках (18 и 19) говорится о лицах, отвечающих за оформление и составление бланка со стороны покупателей. Указываются все участники сделки.

В конце проставляют печать, но это не считается обязательным правилом, учитывая исчерпывающую информацию.

Бланк универсального передаточного документа

Функции бумаги

Использование электронных носителей становится привычным и обыденным делом. Но применение бумажного формата несет свои преимущества.

Никто не застрахован от компьютерных вирусов, троянских коней или взлома. Уничтоженная информация просто не дойдет до контролирующих органов.

Бумажный бланк надежно зафиксирует все процессы сделки и подтвердит ее завершение. Будут указаны буквально все ответственные лица, которые поставят свою личную подпись или печать.

Если возникнут претензии или сомнения в качестве товара и выполненных работ, они также найдут свое отражение в документе. В дальнейшем это поможет решить возникший спор мирным путем или обратиться с заявлением в судебные инстанции.

При использовании второго статуса не помешает заполнить акт, используя УПД. Счет-фактуру лучше оформить и заполнить на бумаге, чтобы представить ее в качестве документального подтверждения.

Сложности перехода

Переход на модифицированную форму происходит пока довольно редко.

Мало только издать приказ, надо научиться правильно использовать УПД, который пока не представляет полноценной замены:

  • его нельзя выставить в качестве аванса, тем более что выписка или платежное поручение здесь не рассматриваются в качестве подтверждения;
  • не удастся провести корректировку при изменении стоимости, количества, объема или передачи прав,
  • при исправлении не заполняют новый бланк, а указывают число, когда они были внесены (подтвердить это должен предприниматель или руководитель, поставив свою подпись);
  • если ошибка прошла и не была вовремя замечена, то это не позволит получить определенные вычеты одновременно по налогам на прибыль и добавленную стоимость;
  • для сохранения хронологического порядка требуется внедрить сквозную нумерацию, что сложно сделать при втором статусе (нумерация фактур и актов может не совпадать);
  • при технической ошибке в документе продавец обязан подготовить исправленный вариант и зарегистрировать новую фактуру в книге покупок.

Спорных моментов пока хватает и зачастую их приходится решать в судебном порядке. Не все понимают что это такое еще и потому, что законодательно УПД не прописан, хотя одобрен и рекомендован налоговым органами.

Такова внешняя сторона модификации. Потребность в УПД действительно возникла, что было заметно во время бурного обсуждения проекта.

Постоянное дублирование и заполнение множества бумаг действительно сегодня выглядит довольно архаично. Но с другой стороны они являются неоспоримым документом. Не возникает сложностей с корректировками и исправлением ошибок, потому что несложно составить новый акт и фактуру, переписав основные сведения.

Заполняя универсальный бланк на услуги, надо убедиться, что он не содержит никаких ошибок и соответствует предъявляемым требованиям. Должны присутствовать обязательные реквизиты. Определенные вопросы связаны с датами и подписью всех заинтересованных лиц.

Обязательные реквизиты

Количество реквизитов оговорено в нескольких законодательных актах.

После ознакомления с ними нужно указать следующие детали:

  • полное наименование и число оформления документа;
  • числа составления и совершения сделки;
  • название компании или фамилия предпринимателя, готовившего УПД;
  • содержание производимой операции, связанной с услугами, проведением работ, отправкой и принятием продукции, передачей прав;
  • указываются единицы измерения и точные суммы;
  • прописываются должностные функции сотрудников, занимающихся оформлением и проведением сделки;
  • проставляется подпись обеих сторон, Ф.И.О., число и печать.

Второй статус поможет избежать прописывания буквально всех данных в отличии от первого.

Как поставить дату

После внедрения несколько сложнее разобраться с количеством дат, задействованных в этой бумаге:

  • вверху сразу проставляется число заполнения этой бумаги;
  • в одиннадцатом пункте указывается цифра, соответствующая завершающей стадии — реальной отгрузке, передаче акта о сделанной работе или оказанной услуге;
  • еще одна цифра находится в шестнадцатом пункте, ставится после получения, приема товаров и т.д.

Дается пять дней со дня вступления сделки в законную силу, чтобы подготовить бумагу. Если ее сделают до начала действий, то оснований для вычетов не будет. Совпадения в числах допускаются, поскольку на операцию может уйти всего один день.

Ситуация с подписью

Одной подписью дело обычно тоже не ограничивается.

Они располагаются сразу в нескольких частях:

  • индивидуальный предприниматель, директор или руководитель компании ставит ее сам или передает полномочия другому человеку;
  • присутствует росчерк главбуха или одного из сотрудников после передачи соответствующих полномочий;
  • в десятом пункте расписывается лицо, занимающееся отправкой, погрузкой или передачей после сделанной работы;
  • ответственный сотрудник подписывается в графе 13, так как он осуществляет контроль, может проводить сделку и выступать от руководства (дублировать подпись не допускается);
  • покупатель оставит свой автограф в пятнадцатом пункте, если только не возложит эту функцию на другого (грузополучатель иногда указывается в договоре);
  • в самом низу (графа 18) расписывается человек, отвечающий за правила оформления и проведения сделки, но являющийся представителем покупателя.

Фамилия указывается полностью, инициалы расшифровывать не нужно. Печать больше не считается обязательным атрибутом. Ее ставят, если это оговорено условиями договора.

Электронный формат УПД

Электронный вид довольно удобен и выгоден тем, что позволяет быстро оформить бумаги и внести исправления. Несложно скачать бесплатно excel и использовать одну из автоматизированных программ 1С, которые активно внедряются во многих предприятиях и организациях.

Чтобы применить этот формат, надо достичь предварительной договоренности с другой стороной. Необходимо иметь техническое обеспечение, чтобы не возникло вопросов в процессе сделки. Особенно при МИД России, выступающим посредником с иностранными компаниями во время заключения и сопровождения контрактов.

Важно только придерживаться установленных требований, потому что можно использовать довольно свободный формат. Все же лучше применить электронную счет-фактуру, практически не отличающуюся от бумажной.

Электронный УПД будет рассмотрен в инспекции, что позволит получить положенные льготные вычеты, если только не были допущены ошибки и исправления. Придется обзавестись своей электронной подписью, хотя ее внедрение становится чуть ли не обязательным.

Плюсы и минусы

Прошло четыре года с момента запуска УПА и вопрос когда можно применять эту форму уже отпал. Больше всего в ней заинтересованы предприниматели, работающие с налогом на добавленную стоимость или использующие упрощенную систему.

Преимущества
  • уменьшаются материальные расходы, связанные с документооборотом;
  • сокращается время на подготовку бумаг и проведения различных операций;
  • специальные программы помогают не допускать ошибок и сразу вносить исправления;
  • удается модифицировать налоговый и бухгалтерский учет, чтобы получать заслуженные льготы своевременно;
  • оптимизируется сам процесс передачи информации, указываются все ответственные лица, что помогает избежать многих претензий, особенно со стороны налоговиков.

Именно они активно внедряются универсальный формат.

Недостатки
  • приходится точно соблюдать все требования и заполнять поля без ошибок, после проведения операции вносить исправления не удастся;
  • надо осуществлять особенно тщательный контроль за оформлением, если были привлечены посредники;
  • серьезные ошибки приводят к налоговым рискам, когда не удастся получить законные льготы;
  • использовать УПД вместо товарной накладной тоже недопустимо.

Для скорого продвижения нужно внести дополнительные изменения в законодательную базу, что возможно произойдет в ближайшие годы.

Отправить