Управленческий учет на предприятии, его внедрение и анализ эффективности

Успешное ведение бизнеса предполагает постоянное развитие, которое обеспечивается планированием, прогнозированием, контролем и координацией всех процессов. Финансовый и бухгалтерский анализ, как правило, не дает комплексной картины, достаточной для оценки ситуации. Только управленческий учет на предприятии призван обеспечить полноту информации для взвешенных выводов.

Грамотная организация сбора и анализа данных на всех этапах деятельности фирмы облегчает обратную связь и гарантирует оперативное реагирование на изменения внутренней и внешней среды. От качества и полноты информации зависит эффективность управления и предприятия в целом.

Несмотря на объективную необходимость ведения управленческого учета, его внедрение сопряжено с рядом проблем и сложностью восприятия персоналом. Новые методы работы всегда вызывают противодействие системы. Важно продумать мотивацию, простоту и удобство ведения.

Суть понятия и зачем он нужен

Повышение эффективности деятельности коммерческих предприятий требует безусловной фиксации потоков. Статистика движения денежных средств и финансов сводится бухгалтерской службой. Однако для принятия решений необходимо видеть качественные составляющие предпринимательской деятельности. Мало знать сумму прибыли, необходимо понимать, какая позиция в структуре товарооборота обеспечивает ее стабильное поступление.

По определению, управленческий учет на предприятии позволяет свести воедино финансовые данные, качественную и количественную информацию о входящих и исходящих потоках сырья, товаров и ресурсов вообще. Это система, трансформирующая первичные сведения в аналитику, способствующую быстрому принятию решений и составлению достоверных прогнозов деятельности.

Организация управленческого учета не может быть стандартизирована.

Являясь одним из методов эффективного менеджмента, она зависит от многих факторов и призвана:

• соответствовать сфере деятельности предприятия и специфичным особенностям производимых продуктов, товаров или услуг;
• отражать цели и задачи, стоящие перед руководством и персоналом;
• оптимизировать обратную связь между подразделениями всех уровней, с учетом их участия и компетенции;
• обеспечивать бесперебойное функционирование системы управления предприятием и необходимую детализацию информации, требующуюся для принятия решений.

Система и организация управленческого учета зависит от администрации. Руководство самостоятельно решает, как классифицировать исходные данные, насколько детализировать затраты и доходы, как организовать контроль на предприятии и какой доступ предоставить менеджерам разного звена.

Во всем мире данные управленческого учета носят конфиденциальный характер, так как содержат сведения о составляющих коммерческого успеха предприятия.

При этом в малом и среднем бизнесе ведение управленческого учета оправданно так же, как и на уровне крупных корпораций, так как позволяет накапливать информацию для потенциальных инвесторов и кредиторов о:

• перспективных направлениях развития;
• объемах товарооборота;
• структуре прибыли;
• центрах затрат.

Для менеджмента управленческий учет – это способ:

• оперативного доступа к актуальным показателям, характеризующим деятельность предприятия;
• контроля принятых решений;
• корректировки принятых планов;
• мониторинга деятельности.

Принципы

Управленческий учет, как самостоятельная единица администрирования строится на принципах, характеризующиеся как:

Обособленность	В идеале, он охватывает отдельно каждый процесс и субъект на предприятии.
Непрерывность	Эффективный анализ данных и адекватное принятие решений возможны только при наличии динамики в показателях.
Полнота	Качественный учет базируется на всеобъемлющих сведениях при минимальном уровне детализации.
Своевременность и периодичность	Ведение любого вида отчетности должно быть четко регламентировано.
Сопоставимость	Логика управленческого учета в динамике должна сохраняться. Показатели для сравнения необходимо выводить на основе одинаковых методов.
Понятность и уместность	Излишняя детализация, наличие несущественных данных, перегруженная форма отвлекают от принятия решения.
Экономичность	Временные затраты на ведение управленческого учета не должны препятствовать выполнению функций персонала.

Обязательна ли организация дополнительного учета, каждый руководитель решает сам. Однако при правильной постановке задач перед персоналом и индивидуальном подборе методов он позволяет осуществлять оперативное управление без возникновения внештатных ситуаций.

Связь с бухгалтерией

Первичная информация для управленческого учета во многом перекликается с показателями, которые используются для ведения статистической отчетности.

Однако бухгалтерский учет не может заменить управленческий по ряду причин:

• Сложность. Законодательно регламентированные нормы ведения отчетности не всегда отражают реалии бизнес процессов, а показатели часто не взаимосвязаны.
• Ретроспективный характер. Любой показатель бухгалтерского учета – это уже свершившийся факт, который можно принять к сведению, но не повлиять на его значение. Невозможность оперативно реагировать на данные сводит функции бухгалтерии к пост-контролю. Управленческий учет гибче. Он в режиме мониторинга содействует изменению решений и способствует получению необходимых результатов.
• Необходимость применения альтернативных методов анализа. Бухгалтерская документация не содержит прогнозов и возможных моделей развития. Их приходится строить дополнительно.
• Отсутствие нужной для принятия решений детализации или, наоборот, обобщения.

Бухгалтерский учет наиболее полно дает оценку финансовому состоянию предприятия и служит основой для построения системы управленческого учета.

При этом используются такие методы анализа:

• расчета финансовых показателей;
• трендовый;
• вертикальный и горизонтальный;
• динамики и тенденций.

Несмотря на очевидную зависимость управленческого учета от бухгалтерского, он является совершенно обособленной системой информации. Решать, давать доступ к ней бухгалтерии или нет, должно руководство предприятия.

Варианты организации

На предприятии управленческий учет можно организовать по-разному:

Посредством агрегации в прямые или зеркальные счета, взаимосвязанные с первичной бухгалтерской или финансовой отчетностью	Контрольные точки – это расходы и доходы. Системы могут представлять собой единый учет либо вестись полностью автономно.
Посредством контроля затрат: по факту их появления либо путем разработки и контроля нормативных показателей	Последний вариант называется «Standard cost». Применяется для планирования и мониторинга всех существующих затрат: труда, сырья, материалов, накладных расходов.
По способу отражения затрат	С учетом полной себестоимости, которая предполагает калькуляцию прямых, переменных и косвенных издержек, понесенных в ходе производства единицы продукции или услуги. А также система «Direct costing», которая предполагает частичный учет исключительно прямых, переменных или косвенных расходов на выпуск непосредственно каждой позиции в ассортименте.

Особенности администрирования

Объективные сведения для осуществления эффективного контроля и оперативного управления предприятием можно получить только при условии консолидации данных, отражающих:

• себестоимость продукции;
• ассортимент;
• финансовый оборот.

Таким образом, администрирование управленческого учета предполагает охват всех центров ответственности на предприятии: от подразделений, занятых непосредственно производством или оказанием услуг до служб маркетинга и персонала.

Контроль ассортимента

Методы контроля себестоимости и ключевые финансовые показатели товарооборота направлены на оптимизацию структуры ассортимента.

Управленческий учет при этом позволяет осуществлять:

Оперативный контроль	Включает постоянный мониторинг спроса и предложения, текущую корректировку и изменения ассортимента в зависимости от ситуации на рынке.
Стратегические прогнозы	На основании ретроспективы данных, возможных изменений на рынке, сырьевых, технологических и технических ресурсов предприятия менеджмент эффективно распределяет средства и делает необходимые вложения.

Ассортимент, состоящий из нескольких позиций контролировать легко. Чтобы эффективно управлять более широким перечнем, целесообразно вести собственную классификацию. Как пример, взаимозаменяемые и незаменяемые продукты. При этом, анализ не стоит усложнять классификацией ассортимента в крупные группы.

Проблемы постановки и внедрения

Осознание необходимости управленческого учета, как правило, приводит к решению руководства действовать немедленно. Наиболее оптимальный вариант для внедрения новшеств – привлечение к процессу профессионалов, которые разработают для предприятия индивидуальную систему сбора и контроля необходимых показателей.

Важно, чтобы все основы, формы, программы и методы были понятны, доступны и удобны для использования. Практический смысл управленческого учета – отражать полную картину работы предприятия на конкретный момент времени для удобства принятия решения.

Попытка возложить эту функцию на бухгалтерию сводится к дублированию статистических и налоговых показателей. Постановка управленческого учета требует глобального мышления и видения общей картины происходящего. Решить эти проблемы помогут профессионалы. В последующем совершенствование системы можно возложить на кого-то из опытных сотрудников.

Учитывая, что ведение управленческого учета предполагает дополнительную нагрузку на персонал, необходимо, как минимум, пояснить причины изменений и их последствия. Понимание своей роли в достижении успеха предприятия – это один из самых сильных мотивирующих факторов для сотрудников. Лояльность персонала обеспечит отсутствие противодействия и проблем на этапе внедрения.

Сопротивление нововведениям неизбежно. Чтобы механизм управленческого учета заработал, потребуется время и, возможно, длительная разъяснительная работа. Однако наилучшим показателем для лояльности персонала будут изменения в деятельности и рост доходов предприятия.

Анализ организации управленческого учета на предприятии и методы совершенствования

Эффективность ведения управленческого учета требует постоянного контроля, анализа и совершенствования.

На оперативном уровне анализ организации системы включает:

Полноту информации по источникам предоставления данных	Оперативные, текущие и сводные показатели должны предоставляться подразделениями, отвечающими за снабжение и заготовку, производство, финансы и сбыт, организацию производственных процессов.
Содержание данных	Как правило, для оперативного управления должна поступать ретроспектива и информация о текущем состоянии дел.
Непосредственные показатели, которые используются в принятии решении	Наиболее оправданы методы контроля за затратами. Они включают анализ суммарных показателей, на единицу товарной продукции, а также прямых и косвенных расходов.

В процессе стратегического прогнозирования, целеполагания и управления потребуются более сложная организация учета, которая предполагает использование математических методов анализа и обработки данных. Возможно, с установкой специальных программ, которые позволят применить на практике методы корреляции, статистики и экспертных данных.

Помимо этого для стратегического управления важно наличие:

• центров ответственности в каждом подразделении, а именно менеджеров разного звена, отвечающих за свой участок работы;
• точек контроля по доходной или расходной части, объемам производства;
• первичной документации, сведения о классификации и группировки показателей на ее основе;
• принятые и утвержденные формы сбора показателей;
• регламент ведения управленческого учета, который предполагает распределение полномочий, ответственность, регулярность и процедуры консолидации показателей.

По факту анализа существующей системы управленческого учета, делается вывод о потребности ее совершенствования, либо о том, что организация объективно соответствует необходимому уровню.

Примеры

Каждое предприятие индивидуально и ведение управленческого учета невозможно регламентировать. В зависимости от объемов обрабатываемых массивов, его ведение потребует автоматизации либо, наоборот, достаточно нескольких excel-таблиц и полнота картины для работы руководства обеспечена.

Ведения таблиц в excel

В малом бизнесе для оформления управленческого учета достаточно excel-таблиц. Только необходимо отдельно создавать листы для заполнения первичных данных. А эти массивы затем использовать для подготовки любой аналитики.

Если рассмотреть пример кафе, то исходными направлениями для ведения учета являются:

• реализация продуктов собственного производства;
• реализация товаров;
• внереализационные затраты и доходы.

Поэтому целесообразно группировать первичные данные по:

• типу контрагентов;
• статьям затрат;
• статьям доходов.

В Excel предусмотрено огромное количество функций, позволяющие не загромождать учет лишней информацией. Консолидацию и агрегацию показателей удобно оформить при помощи выпадающих списков, инструментов группировки и автозаполнения, которые существенно улучшают восприятие и вид отчетов.

Образец управленческого учета в таблице excel

Кроме математических и статистических инструментов в Excel легко построить графическое отражение показателей управленческого учета. Тогда таблица будет сопровождаться наглядным изображением для удобства восприятия.

Примеры автоматизации в 1С

Использование Excel в крупных корпорациях экономически нецелесообразно. Учитывая, что автоматизация процесса учета позволяет внедрить отчет любой детализации, то намного эффективнее и легче обработать первичные данные напрямую из системы бухгалтерского учета.

Как пример можно привести комплекс инструментов на базе 1С 8-й версии. Большое распространение получил «WA: Финансист», позволяющий применять расширенные функции 1С для принятия управленческих решений.

Особенности:

1. Оперативность. Информация любой детализации. Широкие возможности для обработки, анализа и контроля.
2. Вариабельность и гибкость настроек под индивидуальные запросы руководства с учетом специфики предприятия.
3. Высокая производительность.

На основе первичных данных, вводимых в 1С можно осуществлять:

• управление денежными потоками;
• бюджетирование;
• ведение МСФО.

Формы и методы управленческого учета ограничивается только экономической целесообразностью затрат времени на его ведение. Внедрить можно сбор и обработку данных любой степени детализации.

Однако регулярное ведение, обработка и анализ показателей призваны облегчить принятие решений руководству, а не усложнить жизнь сотрудников. Поэтому разработку основ имеет смысл доверить профессионалам, а в процессе использования совершенствовать систему уже на предприятии.