Детали содержания журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур

Действующее правовое регулирование тщательно предусматривает порядок использования счетов-фактур, а также правила ведения их учета. В частности, все субъекты предпринимательства, которые являются плательщиками НДС, а также все налоговые агенты обязаны вести журнал учета счетов-фактур.

Это документ, в котором указываются данные о всех выставленных и полученных счетах-фактурах, Журнал должен вестись за каждый налоговый год. Он должен быть составлен и в соответствии с определенными законодательными требованиями.

А какие именно требования предъявляются к данному документу, и как он должен быть составлен?

Общие положения

Ниже приведены общие сведения о том, кем и когда составляется журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, какое значение имеет данный документ для компании или индивидуального предпринимателя.

Кто и когда должен готовить

Не все субъекты предпринимательства обязаны вести журнал учета счетов-фактур. В частности, с 01.01.2015г. были введены некоторые изменения в налоговое законодательство, согласно которым был уточнен список тех субъектов, которые обязаны составлять данный документ.

Действующее законодательство гласит, что вести подобный регистр обязаны все те лица, которые выступают в качестве посредников во время заключения определенных гражданско-правовых сделок.

Наиболее часто в качестве подобных субъектов выступают:

• агент;
• комиссионер;
• экспедитор и застройщик, которые привлекают третьих лиц без своего участия.

При этом необходимо знать о том, что даже в тех случаях, когда вышеуказанные субъекты освобождены от обязанности выплаты НДС, они все равно должны составлять данный документ. Бывают и ситуации, когда они могут вообще не считаться плательщиками данного налога.

Также необходимо помнить о том, то посредники не должны отражать в журнале те фактуры, которые были выписаны им в качестве оплаты услуг. При ведении журнала учета счетов-фактур необходимо помнить о том, что обе ее части должны быть сданы в уполномоченный орган вместе.

Данный документ имеет очень важное значение для плательщиков НДС. Именно поэтому его нужно сдавать в указанные законодательством сроки. В частности, Налоговый кодекс РФ гласит, что крайний срок сдачи регистра составляет 20-ое число того месяца, который идет за отчетным кварталом.

Ниже приведены сроки сдачи журнала в 2020 году:

За 4-ый квартал 2020 года	До 20.01.2017 г
За 1-ый квартал 2020 года	До 20.04.2017 г
За 2-ой квартал 2020 года	До 20.07.2017 г
За 3-ий квартал 2020 года	До 20.10.2017 г
За последний квартал 2020 года	До 22.01.2018 г

Субъекты предпринимательства должны сдавать документ в налоговую службу по месту своей регистрации. При этом данный документ должен быть составлен и предъявлен исключительно в электронном виде. Иначе он не заполняется.

Бланк журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур:

Значение документа

Как уже говорилось выше, журнал учета счетов-фактур имеет особое значение для плательщиков НДС. Основное, что хотят найти налоговые инспекторы при изучении данного документа, это – противоречия в указанных операциях и данных о сделках.

Если у них возникли сомнения касательно занижения НДС или его завышения для чрезмерного возмещения, то при проведении проверки они могут потребовать предъявления:

• счетов-фактору;
• первичной документации;
• других бумаг, которые связаны с сомнительной сделкой или операцией.

Но до проведения проверки налоговые инспекторы должны потребовать от посредника предоставление разъяснений касательно сомнительной операции. Именно поэтому к составлению и ведению журнала нужно отнестись очень ответственно и внимательно. Неправильно заполнение может стать основанием для привлечения налогоплательщика к ответственности.

Особенности формы

Ниже приведены особенности и нюансы заполнения журнала учета счетов-фактур.

Структура бумаги

Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур состоит из двух частей. В первой из них заполняются данные о выставленных счетах, а во втором – о полученных.

В первой части содержится информация о счетах на:

• реализацию продукции;
• осуществленные авансовые платежи;
• СМР для личного использования или на продукцию и т.д.

В данной части также необходимо указать данные о счетах-фактурах, которые был выставлены налоговыми агентами.

Во второй части регистра отражается информация о счетах:

• которые были получены во время возврата товаров, принятых на учет о т покупателей;
• которые были получены от продавцов в качестве суммы аванса;
• по приобретенной продукции.

В данной части документа не нужно отражать данные о фактурах, которые были выписаны непосредственно субъектом предпринимательства или налоговым агентом. Не нужно заполнять также данные о корректировочных бланках во время предоставлении скидки и авансовых счетах у продавца.

В документе не отражается информация о:

• таможенных декларациях;
• платежных документах о перечислении НДС при осуществлении ввоза товаров;
• бланках строгой отчетности, связанные с затратами на командировки;
• справках о передаче объекта в уставной капитал.

Правила заполнения

Действующее законодательство тщательно регулирует порядок и правила заполнения журнала учета счетов-фактур. Все субъекты предпринимательства должны придерживаться установленных правил.

В журнале должны быть отражены все счета-фактуры (не только первичные, но и исправленные или корректировочные). При этом данные должны быть заполнены в хронологическом порядке.

В частности, в первой части документа информация о счетах-фактурах должна быть внесена в следующей последовательности:

• по дате выставления электронных фактур;
• по дате составления бумажных документов;
• по дате составления или исправления в тех случаях, когда счета-фактуры не передаются контрагентам.

Во второй части документа, где отражается информация о полученных фактурах, данные вводятся по дате их получения.

Также необходимо знать о том, что при введении информации о первичных счетах, графы 16-19 не должны быть заполнены. А если фиксируется информация о корректировочных счетах, то необходимо заполнение граф 8-19.

На практике очень часто бывают случаи, когда в течение отчетного периода времени субъект предпринимательства не выставлял или не получал каких-либо счетов. Бывают также случаи, когда фактуры составляются исключительно для использования в предприятии и не передаются покупателям. В подобной ситуации необходимо заполнить лишь общую информацию (название предприятия, ИНН и т.д.), а табличная часть может быть пустой.

Примеры оформления журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур

Образец журнала учета счетов-фактур можно найти в интернете. А при его оформлении необходимо учитывать обязательные законодательные требования.

В частности, в первую очередь необходимо учитывать, какие именно коды видов операций нужно указывать. На данный факт необходимо обратить особое внимание, так как налоговые инспекторы при проведении проверок в первую очередь обращают особое внимание на соответствии данных реквизитов как у продавца, так и у покупателя.

Также необходимо учитывать тот факт, что в 2020 году в регистре необходимо указывать новые коды по НДС, которые были введены с июня прошлого года. На данный момент подобных кодов 24 (раньше их было всего 13). Именно поэтому легко ошибиться и ввести неправильный код.

Также существует специальный код, для указания сделок, заключенных посредником. Например, при продаже товара, который принадлежит комитенту, необходимо дважды отразить счет-фактуру, которая была выставлена посредником: она должна быть отражена как в книге продаж комитента, так и во 2 части регистра посредника. В этом случае должен быть использован КВО – 01.

Во вводной части регистра необходимо указать данные субъекта предпринимательства (наименование, адрес, ИНН и т.д.). Также необходимо заполнить отчетный период, за который ведется журнал. И только после заполнения этой информации можно перейти к внесению данных о выставленных и полученных фактурах.

Дополнительные замечания

Ниже приведена дополнительная информация, которая может быть полезной при заполнении журнала учета счетов-фактур.

Посредническая деятельность

На практике очень часто субъекты предпринимательства заключают соглашения посреднического типа. В этом случае вместо них определенные действия осуществляют посредники. При этом во время заключения подобного соглашения возможны следующие варианты: посредник осуществляет деятельность от своего имени и за счет поручителя или он осуществляет деятельности от имени поручителя и за его счет.

В последнем случае при заполнении счетов-фактур указываются данные поручителя, а не посредника. В подобной ситуации посредник осуществляет определенные действия на основании заключенного с поручителем договора, и особых правил составления счетов-фактур нет.

Осуществлять определенные действия от имени посредников можно на основании договора комиссии или агентского соглашения.

Также необходимо помнить о том, что посредник должен вести журнал учета счетов-фактур в обязательном порядке. При этом в этом случае не имеет какого-либо значения, является посредник плательщиком НДС или нет.

Подобный подход в первую очередь обусловлен необходимостью проведения проверок налоговыми инспекторами. Только в этом случае полностью отражаются все данные о заключенных сделках.

Нюансы для комиссионеров

Некоторые особенности также предусмотрены для комиссионеров. Они также осуществляют деятельности на основании соответствующего гражданско-правового договора. Действующее правовое регулирование гласит, что комиссионер обязан выдавать счет-фактуру во время осуществления своих обязательств. Данные о выставленных фактурах должны быть внесены в соответствующий журнал.

Если комиссионер предоставляет счет на приобретенные товары от себя, основанием для чего являются сведения счетов от продавцов, то он должен сохранить бланк также в своем регистре.

Также необходимо помнить о том, что комиссионер обязан выставить счет также за свое вознаграждение. Желательно в этом случае составить два отдельных документа: один — для продажи, а один — для вознаграждения.

Те счета-фактуры, которые были получены от продавцов, не должны регистрироваться в Книге покупок.

Действующее правовое регулирование обязывает комитета сохранять те фактуры, которые были получены им от комиссионера. Данные о них должны быть введены в регистр и в книгу покупок.

Схема для упрощёнки

Предусмотрена также определенная схема для упрощенки. В частности, действующее законодательство определяет те случаи, когда упрощенцы также должны вести журнал учета счетов-фактур.

К числу подобных случаев можно отнести покупку товаров у иностранных резидентов, которые зарегистрированы вне пределов РФ, но осуществляют здесь деятельность. Журнал также должен быть заполнен в тех случаях, когда заключается договор аренды муниципального или государственного имущества.

В подобных ситуациях налогоплательщик должен самостоятельно выписать фактуру и ввести данные о ней в регистр. При этом сделать это нужно в течение 5 рабочих дней с момента заключения сделки.

Посредники также могут быть упрощенцами. В этом случае фактуры заполняются согласно общим правилам.

Отмены и прочие изменения

Время от времени законодательство меняется: это в полной мере касается и нормативно-правовых актов, регулирующих вопросы, связанные с ведением журнала учета счетов-фактур. Еще в 2020 году были внесены определенные законодательные изменения, которые освободили многих плательщиков НДС от обязанности ведения регистра.

А кто сдаёт регистр сегодня? Подобную обязанность несут только лица, которые осуществляют посредническую деятельность.

Следующее законодательное изменение касается формы бланка журнала. Если раньше она могла быть как печатной, так и электронной, то сегодня допускается лишь электронный вариант ведения и сдачи данного документа. Многие предприятия осуществляют учет в 1С 8.3.

Из вышеуказанного можно сделать вывод о том, что действующее правовое регулирование предусматривает порядок и правила ведения журнала учета счетов-фактур. Бланк данного документа и пример заполнения можно найти в интернете.