Подготовка данных
Сверка расчетов с контрагентами сопоставляет записи сторон за выбранный период. Бухгалтер определяет договор, валюту обязательства и дату окончания проверки. Затем он собирает накладные, акты, счета, платежные поручения, документы о возвратах и взаимозачете. Обороты и остатки берут из аналитического учета по конкретному партнеру. Авансы отделяют от задолженности за принятые товары, работы либо услуги.
Перед сопоставлением бухгалтер проверяет полноту первичных документов и банковских выписок. Платеж связывают с договором и назначением, указанным в поручении. Неопознанную сумму оставляют на счете, соответствующем ее экономическому содержанию, до выяснения основания. Исправлять назначение по устной просьбе партнера нельзя. Основанием служит письмо плательщика либо иной документ, подтверждающий связь перевода с обязательством. При работе с банковскими продуктами также важно учитывать оформление кредитной карты и сроки получения подтверждающих документов.
Акт сверки
Акт содержит период, сведения о сторонах, договор и таблицу операций. В строках отражают дату, название документа, дебетовый или кредитовый оборот. Начальное и конечное сальдо указывают с позиции составителя. Из-за такого подхода дебиторская задолженность одной стороны соответствует кредиторской у другой. Пометка о том, в чью пользу сложился остаток, устраняет двойное толкование.
Форма акта определяется учетным порядком организации или соглашением партнеров. Документ подписывают лица с подтвержденными полномочиями. Подпись бухгалтера фиксирует сопоставление регистров, но не заменяет полномочие на признание долга. Электронный экземпляр оформляют по согласованному способу обмена и подписания. При расхождениях партнер добавляетяет возражения либо направляет собственную таблицу.
Разницу разбирают по отдельным операциям, а не корректируют общей суммой. Причиной служат не отраженная поставка, платеж в пути, возврат, скидка, ошибка периода или двойная запись. Сначала стороны находят первичный документ и проверяют дату его принятия к учету. Затем бухгалтер устанавливает, чья база содержит неверные сведения. Подписанный акт не заменяет накладную, соглашение о зачете или исправленный первичный документ. Если расхождения подтверждают просроченную и неурегулированную задолженность, следует оценить необходимость формирования резерва по сомнительным долгам.
Записи в учете
Проводки при сверке формируют не по акту, а по документу, который подтверждает хозяйственный факт. Получение товаров отражают по дебету счета запасов и кредиту счета расчетов с поставщиком. Оплату записывают по дебету расчетного счета партнера и кредиту счета денежных средств. При продаже возникает дебет счета расчетов с покупателем и кредит счета реализации. Поступившая выручка закрывает долг обратной записью между денежным и расчетным счетами.
Выданный аванс отражают по дебету расчетов по авансам и кредиту денежных средств. Полученную предоплату записывают по дебету денежного счета и кредиту авансового раздела. После исполнения договора зачет предоплаты проводят между соответствующими разделами расчетного счета. Конкретные номера счетов зависят от рабочего плана и характера операции. Валютные обязательства пересчитывают по правилам учета, а возникшую разницу фиксируют отдельно.
Ошибочную проводку исправляют способом, установленным учетной политикой и периодом обнаружения. Пропущенную операцию вносят на основании первичного документа и бухгалтерской справки. Двойную запись сторнируют, сохраняя связь с первоначальным регистром. Взаимозачет отражают после подписания соглашения или получения заявления при соблюдении договорных условий. Списание долга требует самостоятельного основания, одного акта для такой записи недостаточно.
Завершенная проверка оставляет понятную цепочку: регистр, первичный документ, разногласие, подтверждение и корректировка. Бухгалтер хранит подписанный экземпляр вместе с перепиской и поясняющими материалами. Незакрытые позиции переносят в перечень расхождений с указанием ответственного лица и срока ответа. Остаток после исправлений повторно сопоставляют с данными партнера. Такой порядок отделяет подтверждение задолженности от исправления бухгалтерских записей.