Организация работы кассы на предприятии

Любая предпринимательская деятельность в РФ имеет кассовые операции, которые регистрируются в специальной книге.

Касса — один из важнейших и ответственных участков учета. Он грамотности проведения операций зависит правильность составления баланса и прочей отчетности.

Что это такое

Касса на предприятии представляет собой помещение, предусмотренное для приема и выдачи наличности. Здесь сотрудникам выдают на руки аванс, зарплату, подотчетные суммы. В кассу сдается выручка и иные средства, принимаются деньги от покупателей. В ней хранят деньги, ценности, кассовые бумаги.

Кассовая дисциплина должна организовываться и вестись на предприятии в соответствии с требованиями законодательства РФ. Для ведения кассовой работы предусмотрены определенные нормативы. Главным из них является лимит остатка кассы. Он позволяет хранить в ней деньги в пределах установленной суммы. Сверхнормативные средства сдаются в банк в определенный срок.

В кассе может находиться как национальная, так и зарубежная валюта. Движение денег регистрируется в кассовой книге. Для каждого вида валюты открывается отдельный документ. Составляет его кассир в двух экземплярах.

Изменения в кассовую книгу можно вносить в исключительных случаях, заверяя их подписями кассира и главбуха.

Организация работы

Для организации работы с наличностью у компании должна быть касса и сотрудник, знающий кассовую дисциплину и работающий в соответствии с нормами законодательства. Порядок ведения операций по кассе регламентирует Указание ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.14 (далее — Указание ЦБ).

В штате крупных компаний есть должность кассира. В небольших организациях его функции выполняет главбух, бухгалтер или иное уполномоченное лицо. Перед началом работы с ним заключают договор о материальной ответственности и знакомят под роспись с его должностными правами и обязанностями.

За обустройство кассы и сохранность находящихся в ней ценностей в первую очередь отвечает руководитель. Запрещено хранить в кассе деньги и ценности, не принадлежащие организации.

Для кассы необязательно отводить отдельное помещение, основная задача — обеспечение сохранности средств. Для этого достаточно иметь сейф. В нем можно хранить не только деньги, но и ценности, печати и т. д.

Руководство может разработать локальный акт, касающийся организации кассовой дисциплины в компании. Документ обеспечит соблюдение установленных правил и поможет правильно организовать ведение кассовых операций. С бумагой необходимо ознакомить всех сотрудников, имеющих отношение к наличности.

Компания должна приказом руководителя установить лимит денег, который может оставаться в кассе на конец дня. Предел организация определяет самостоятельно в зависимости от сферы деятельности и объема прихода и расхода средств.

Лимит для юрлиц рассчитывается по формуле, которая приведена в Приложении к Указанию ЦБ. Суммы, превышающие лимит, могут находиться в кассе в дни выплаты заработка и иных выплат, а также в выходные и праздники, если в эти дни велись операции по кассе.

ИП и субъекты малого бизнеса могут не устанавливать лимит.

Документальное оформление приема и выдачи денег

Основные источники поступления денег в кассу и основания выдачи отражены в таблице:

Приход Расход
Со счета на зарплату, хознужды, командировочные, операционные и прочие расходы Зарплата сотрудникам
Выручка от продаж Выдача подотчетных сумм на хознужды, командировки, прочие расходы
Возврат подотчетных сумм Выплата пособий, компенсаций, ссуд работникам
По другим основаниям Передача инкассаторам

Учет в кассе ведется с использованием следующих бумаг:

  • приходных ордеров;
  • расходных ордеров;
  • журнала регистрации документации;
  • Кассовой книги;
  • Книги учета поступивших и выданных денег и документов.

Кассовые бумаги вправе оформлять следующие сотрудники:

  • руководитель;
  • главбух;
  • кассир;
  • бухгалтер;
  • иной уполномоченный сотрудник.

Данные в Кассовую книгу кассир вносит на основании первичных бумаг. Перед заполнением она пронумеровывается и прошнуровывается, заверяется печатью и подписями руководителя и главбуха.

Подписывают бумаги главбух или директор и кассир (уполномоченное лицо), при их ведении руководителем он же их и подписывает.

Кассиру выдается печать с реквизитами для подтверждения операций. Он должен иметь оригиналы подписей лиц, которые вправе расписываться в кассовых бумагах.

Документы оформляются на бумаге или в электронной форме. Они подтверждают достоверность и контроль движения наличности, соблюдение кассовой дисциплины.

Кассовая дисциплина

Юрлица и ИП обязаны соблюдать кассовую дисциплину. Она представляет собой свод правил контроля над наличностью, установленных законодательством.

Все приходные и расходные операции с наличными деньгами проходят через кассу и оформляются соответствующими ордерами.

Компании, занимающиеся продажей за наличный расчет, обязан использовать контрольно-кассовую технику (ККТ). Специальные кассовые машины (ККМ) фиксируют приход денег и хранят сведения об операциях.

Субъекты, продающие товары и услуги за наличку могут не использовать ККМ в следующих случаях:

  • затруднительно применение ККТ при работе, например, рыночная торговля на лотках, курьерская доставка;
  • применяются бланки строгой отчетности (БСО) при работе с гражданами и ИП, на расчеты с юрлицами это исключение не распространяется;
  • применяется патентная система налогообложения или ЕНВД, при этом прием денег должен оформляться товарным чеком или иным документом с аналогичными реквизитами.

Если хозяйствующий субъект не использует ККМ, он все равно обязан соблюдать правила ведения кассовых операций.

Они состоят из комплекса требований, обеспечивающих достоверность учета наличных средств:

  • все операции по кассе оформляются типовыми первичными документами, утвержденными законодательством;
  • деньги должны расходоваться только на те нужды, на которые получены;
  • компания обязана обеспечить необходимые технические условия для помещения, отведенного под кассу;
  • организация должна вести всю необходимую документацию;
  • остаток в кассе не может превышать лимит;
  • наличный расчет по одному контракту между юрлицами не должен превышать 100 тыс. р.;
  • руководство должно приказом назначить ответственного за кассовые операции сотрудника;
  • выдача налички под отчет должна сопровождаться оформлением авансового отчета.

Бухгалтерский учет

Информация о наличии и движении наличности в кассе отражается на сч. 50 «Касса».

Субсчета к нему и их предназначение приведены в таблице:

Счет, субсчет Назначение
50.1 «Касса компании» Учет денег в кассе основной компании
50.2 «Операционная касса» Учет денег в кассах: билетных привокзальных и портовых, товарных бюро, отделений связи и т. д.
50.3 «Денежные документы» Учет марок: почты, вексельных, госпошлины; оплаченных талонов на топливо, питание, иных денежных бумаг
50.4 «Валютная касса» Учет операций в иностранной валюте при внешнеэкономической деятельности. В т. ч. при отправлении сотрудников в загранкомандировки
50.5 «Касса подразделения» Учет операций в отдельных подразделениях, имеющих собственный баланс

В бухгалтерии кассовые операции учитывают по отчету кассира. Выбытие средств (Кт сч. 50) отражают в журнале-ордере № 1, а Кт сч. 50 фиксируют в ведомости № 1.

Основные проводки по сч. 50 представлены в таблице:

Дт Кт Содержание операции
50 90 Поступила наличка от покупателя за продукцию и ТМЦ
51 Получены деньги из банка
62 Получен в кассу аванс от покупателя
71 Внесен остаток подотчетной суммы
73.2 Погашена задолженность кассиром, выявленная при описи
76 Поступили деньги за товар, купленный в кредит
70 Возвращена в кассу ошибочно выданная сумма заработка
91.1 Выявлен излишек при инвентаризации
51 50 Внесены деньги из кассы на банковский счет
75 Выплата дивидендов
70 Выплата зарплаты
71 Выдано под отчет
76.4 Выдана депонированная зарплата
84 Выдана единовременная премия
94 Выявлена недостача наличных при инвентаризации

Ведомость по сч. 50 составляется ежемесячно по данным отчета кассира. Она обобщает операции по движению денег по данному счету и формирует соответствующие бухгалтерские записи. По ее данным заполняется оборотная ведомость, данные из которой заносят в Главную книгу.

Инвентаризация

Внеплановая инвентаризация кассы может проводиться по распоряжению руководителя. Плановая процедура необходима при смене кассиров и ежегодной описи активов предприятия. В последнем случае комиссия инвентаризирует кассу в первую очередь.

Перед началом проверки комиссия принимает последние на данный момент первичные кассовые документы. Кассир или иное ответственное лицо должно написать комиссии расписку о том, что вся первичка сдана в бухгалтерию, поступившие деньги оприходованы, а выданные — списаны.

В ходе инвентаризации все операции с наличкой и документами прекращаются. В кассе пересчитывают деньги и переписывают денежные бумаги. Комиссия сверяет полученные данные с учетными.

Результаты описи фиксируют в акте. Он заполняется в двух экземплярах, подписывается кассиром и комиссией. Если причиной переписи является смена кассиров, то оформляют 3 бланка документа, по одному для кассиров и один — для бухгалтерии.

Недостачи и излишки отражаются в акте с указанием обстоятельств их образования. МОЛ пишут соответствующие объяснения.

Недостача взыскивается с кассира, при этом делаются записи:

Дт 73.2 Кт 94 Учтена задолженность кассира по недостаче.
Дт 50 Кт 73.2 Долг погашен кассиром.

Итак, работу кассы хозяйствующий субъект организует самостоятельно, соблюдая установленные Указанием Центробанка требования. Каждая операция с наличностью оформляется документально и отражается в учете. Периодически проводится инвентаризация денег, ценностей и кассовых документов, что позволяет подтвердить правильность работы и избежать административной ответственности.

Чем характерен приходный кассовый ордер
1957 views

Чем характерен приходный кассовый ордер

Приходный кассовый ордер предназначен для регистрации денежных наличных средств, которые поступают в кассу. С 2018 года такая форма...

Для чего указывают номер чека
6421 views

Для чего указывают номер чека

При расчете наличными каждый покупатель должен получить на руки кассовый чек. Документ нужен для того, чтобы можно было...

Разъяснение особенностей работы на онлайн кассах с 2018 года
1233 views

Разъяснение особенностей работы на онлайн кассах с 2018 года

С 2018 года начинают действовать новые нормы действующего законодательства, которые, в первую очередь, относятся к изменению процедуры работы...

Положение закона про онлайн-кассы с 2018 года
851 views

Положение закона про онлайн-кассы с 2018 года

С января года вступил в силу закон 290-ФЗ, меняющий механизм кассового учета среди единиц предпринимательства. Теперь бизнес-субъекты переходят...

Какие бывают операторы фискальных данных
911 views

Какие бывают операторы фискальных данных

Предприятия и индивидуальные предприниматели должны в обязательном порядке заключать соглашения с аккредитованными операторами фискальных данных (ОФД). Через них...

Требования к онлайн кассам и особенности работы с ними
2041 views

Требования к онлайн кассам и особенности работы с ними

Во всем мире постепенно развивается шопинг в Интернете, ведь этот способ не только удобен, но и позволяет сэкономить...

Порядок заполнения кассовой книги в бумажном и электронном виде
6451 views

Порядок заполнения кассовой книги в бумажном и электронном виде

Кассовая книга должна вестись преимущественным большинством современных компаний, и это является не столько инструментом эффективной работы организации, сколько...

Процедура регистрации контрольно-кассовой техники
991 views

Процедура регистрации контрольно-кассовой техники

Во многих сферах бизнеса на сегодняшний день обязательно требуется установка контрольно-кассового оборудования, отсутствие которого наказывается по закону. При...

Список реквизитов БСО
8765 views

Список реквизитов БСО

Бланк строгой отчетности имеет хождение не только в процессе осуществления деятельности юридических лиц и предпринимателей. В качестве примера,...

Права потребителя при возврате товара без чека
6673 views

Права потребителя при возврате товара без чека

Если покупатель не удовлетворен качеством изделия либо же товар сломался в течение нескольких суток с момента приобретения, то...