Отчетность по форме 2-НДФЛ и порядок ее заполнения

Компании, которые принадлежат к числу налоговых агентов в России, обязаны подавать в налоговую форму 2-НДФЛ. Данное обязательство закреплено в статье 230 НК РФ. Право на получение данной формы также имеет сам работник. Причиной запроса такой справки может являться переход на другую работу, желание получить кредит в банке или намерение претендовать на любого рода налоговый вычет.

Отчет подается по результатам календарного года, однако, работник может обратиться за его получением и в середине отчетного периода, и наниматель не имеет права отказать. В конце 2015 года была принята новая форма справки, которая и используется работодателем при подготовке документа на сегодняшний день.

Организация, в которой работает не больше 25 работников, имеет право выбора, в каком виде готовить и подавать форму 2-НДФЛ: в бумажном или электронном. Более крупные работодатели обязаны предоставлять данный вид отчетности исключительно в электронном виде. В противном случае им грозит начисление штрафных санкций.

Что это такое

НДФЛ — это аббревиатура, которая означает налог на доходы физлиц. Справка 2-НДФЛ является документом, отражающим данные про источник дохода особы, ее заработную плату и удержанные налоги. Данную справку выдает работодатель за конкретный период, чаще всего это год.

В справке содержится такая информация:

данные работодателя: название, основные реквизиты;
сведения про сотрудника;
размер дохода, который облагается по ставке 13% или 30%, указание которого обязательно осуществляется на ежемесячной основе;
налоговые вычеты;
сумма дохода, вычетов и налогов, которые были удержаны.

Чтобы получить этот документ, нужно обратиться в бухгалтерию компании. Трудовой кодекс в статье 62 определяет срок, на протяжении которого она должна быть оформлена работодателем после поступления соответствующего запроса от работника. Он составляет 3 дня с момента подачи заявки. На справке ставится подпись руководителя и печать организации.

Не допускается наличие исправлений в бланке, если в форму при заполнении закралась ошибка, нужно оформить новую справку.

Какие ошибки чаще всего допускаются при подготовке документа:

уполномоченный сотрудник не поставил свою подпись в соответствующем поле;
подпись поставлена, однако, ее закрывает печать;
нарушен формат указания даты (дата должна состоять из 8 цифр: число, месяц, год);
печать стоит не в специально предусмотренном для этого месте.

Бланк формы 2-НДФЛ

Назначение документа

Справка по форме 2-НФДЛ может быть оформлена с такой целью:

Для подачи в налоговую инспекцию

В следующих случаях:

налоговый агент выплатил доход, с которого должен быть удержан и перечислен в бюджет подоходный налог;
налоговый агент выплатил доход, с которого не получилось удержать налог (в таком случае налоговая должна быть извещена о данном факте на протяжении двух месяцев после окончания налогового периода).

Для предоставления сотруднику после получения соответствующего заявления от него

С какой целью человек может запрашивать справку:

передача в отдел кадров или бухгалтерию по новому месту работы, что позволит ему претендовать на правильных расчет больничного и прочих пособий, поскольку при их исчислении в расчет берутся все доходы, которые человек получил с начала года, сюда входят и доходы, которые были выплачены другим работодателем;
для подготовки формы 3-НДФЛ, которая заполняется на основании данных, которые содержатся в 2-НФДЛ;
для предоставления в банк с целью получения кредита, это может быть займ на автомобиль или ипотечный кредит;
подача документов в посольство для получения визы;
расчет пенсии при достижении пенсионного возраста;
при желании усыновить ребенка;
в случае участия в различных судебных разбирательствах и т.д.

Работник должен понимать, что он не обязан сообщать работодателю, с какой целью он запрашивает справку 2-НДФЛ, соответственно у нанимателя нет права требовать подобных разъяснений со стороны обратившегося к нему сотрудника. Если работодатель нарушит сроки предоставления справки, которые определены статьей 5.27 КоАП России, к нему могут быть применены штрафные санкции.

В том случае, если работник обращается за справкой не в конце, а в середине календарного года, страхователь должен предоставить ее с учетом тех данных, которые имеются на момент выдачи документа.

Статья 5.27. Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права

Чаще всего при увольнении сотрудника справка 2-НДФЛ выдается прежним работодателем вместе с трудовой книжкой, поскольку отдел кадров на новом месте работы запрашивает подобный документ. Нужен он для того, чтобы корректно рассчитать размер больничного в случае, если человек заболеет.

Скачать образец заполнения нулевой формы 2-НДФЛ

Работник, как заинтересованное лицо, должен убедиться в том, что при уходе со старой работы ему выдали справку. Если этого не произошло, нужно обратиться к руководителю с просьбой предоставить документ.

В том случае, если компания не удерживает подоходный с доходов физлица, согласно законодательным нормам она не является налоговым агентом, а потому не должна подавать справку 2-НДФЛ в налоговую службу.

Данное правило распространяется на такие ситуации:

доходы выплачиваются плательщикам налогов, которые исчисляют и перечисляют налог самостоятельно;
выплачивается тот вид дохода, с которого человек сам обязан перечислять налог;
доходы, которые выплачиваются, не подлежат налогообложению.

https://www.youtube.com/watch?v=7fEnE6y46bA

Пример заполнения справки 2-НДФЛ

При заполнении 2-НДФЛ нужно учитывать следующие особенности внесения информации общего характера в данный документ:

В поле, в котором указывается признак, ставится цифра 1 или 2. Первое значение ставится, когда налог был удержан. Второе – когда удержание невозможно (например, выплата дохода произведена в натуральном виде, были выданы подарки в ходе акции или розыгрыша и т.д.).
Поле с номером корректировки предполагает, что в случае составления первой справки, нужно поставить 00, в корректирующих справках ставится 01, 02 и т.д. в зависимости от того, какой документ по счету подается в инспекцию. Если речь идет про аннулирующий документ, нужно поставить 99.
В поле с полным именем работника при смене фамилии следует указывать новую фамилию, при этом важно предоставить в орган ФНС документ, который подтверждает данный факт. Если заполняется справка для иностранного гражданина, его имя можно указать латинскими буквами.
Статус плательщика налога: для резидентов России ставится 1; для тех, кто не является резидентом – 2; для работника — высококвалифицированного специалиста — ставится 3; 4 нужно указывать для участников госпрограммы по добровольному переселению проживающих за границей соотечественников; 5, если это иностранец, являющийся беженцем; 6 – иностранцы, которые работают по патенту.
Когда проставляется гражданство, для россиян указывается код 643.
Для российских граждан код паспорта – 21, узнать коды для других стран можно на специализированных ресурсах.
Что касается адреса человека, то нужно указывать место постоянной регистрации, которое указано в паспорте. Временная регистрация не может быть указана. Если же речь идет про иностранца, прописывается адрес, по которому человек зарегистрирован в России.
Поле с кодом страны проживания нужно заполнять только в том случае, когда речь идет про иностранных граждан.

При заполнении раздела 3, который касается доходов, облагаемых налогом, указывается ставка 13%, если речь идет про резидентов России, и 30%, если человек не является резидентом.

Что касается кода дохода, то он отличается в зависимости от вида: для заработной платы – это 2000, для отпускных – 2012 и т.д. Также в этом разделе предусмотрено указание кода профвычета и иных вычетов, которые предусмотрены статьей 217 Российского Налогового кодекса.

Следующий раздел под номером 4 касается других видом вычетов, которые были предоставлены работнику на протяжении отчетного года. Здесь также нужно указать реквизиты уведомления, предоставленного в налоговой, которое подтверждает право человека на получение вычета. В пятом разделе указываются суммы дохода и налога.

Сроки сдачи и возможные штрафы

Сдать годовую декларацию 2-НДФЛ нужно до 1 апреля, следующего за отчетным, года в том случае, когда все налоги были удержаны и уплачены. Если по какой-то причине налог не получилось удержать, отчет должен быть подан в налоговую раньше на месяц, то есть до 1 марта. В том случае, если конечный срок подачи отчета выпадает на выходной или праздничный день, который является нерабочим, он переносится на ближайший рабочий день.

Организация, в которой работает меньше 25 человек, имеет право предоставить отчет в бумажном виде. Остальные налоговые агенты обязаны предоставлять форму исключительно в электронном виде, используя специальные каналы связи.

Если работодатель не предоставит форму 2-НДФЛ в установленный срок, ему грозит штраф в размере 500 рублей за каждую справку, которая не была предоставлена. Санкции в таком же размере грозят тому, кто предоставит документ с ошибочными сведениями. Если в организации работает 12 человек, относительно которых не были предоставлены сведения, заплатить придется 6 тыс. рублей.

В том случае, если ошибка была обнаружена самим налоговым агентом и в результате подана уточняющая декларация до того, как был начислен штраф, налоговая инспекция не будет начислять штрафные санкции. Компания не будет оштрафована также в том случае, если допущенная ошибка не повлияла на расчет суммы налога, то есть никоим образом не пострадал государственный бюджет или сам работник.

Во избежание наложения штрафа лучше не дожидаться последнего дня подачи 2-НДФЛ, а сделать это раньше, чтобы была возможность подать уточняющую декларацию или исправить допущенные ошибки в том случае, если отчет вовсе не будет принят работниками налоговой.

За какой период и как быстро выдается 2-НДФЛ

Каковы сроки сдачи 2-НДФЛ в 2020 году