Предоставление и порядок оформления административного отпуска за свой счет

Понятие о привычном и постоянно предоставляемом отпуске достаточно хорошо прописано в законодательных актах. Иная картина возникает, когда речь заходит об отпуске, который оплачивается за счет собственных средств.

Причины обращения бывают разными, но в основном, дело касается семейных обстоятельств и поэтому не терпит отлагательств. Просьба сотрудника нередко ставит в тупик руководителя, который не всегда знает, как поступить в этом случае.

С одной стороны, работодатель всегда вправе отказать, если сочтет причину неубедительной. С другой стороны, в штате могут работать категории сотрудников, которым нельзя отказать, поскольку это за ними закреплено это право.

Предоставляемый административный отпуск за свой счет имеет определенные ограничения по срокам, они также разнятся в зависимости от категорий.

Некоторые компании при заключении контракта сразу оговаривают подобную ситуацию и остается только придерживаться условий договора. Их можно прописать во внутренних актах, что тоже снимет много вопросов.

Существует определенный порядок оформления, соблюдаемый обеими сторонами и гораздо лучше, когда он будет прописан и утвержден. В ряде случаев отпуск без содержания предоставляется ежегодно и наравне с оплачиваемым.

Чтобы ответить на возникшие вопросы, касающиеся предоставления, следует внимательнее изучить само понятие об административном отпуске и законодательных актах, где прописаны сроки и условия.

Определение термина

Трудовой кодекс посвятил административного отпуску всего одну статью, но этот термин нередко встречается в коллективном или трудовом контракте, а также внутренних актах, присутствует в пунктах нескольких законов.

Понятие отпуска, называемого еще административным, говорит само за себя. Сотрудник отсутствует несколько дней или недель на законных основаниях, но не может рассчитывать на зарплату, поскольку она не сохраняется на этот период.

Чтобы получить разрешение, следует представить действительно важные обстоятельства, чаще всего семейного характера. Нередко этому предшествуют неожиданные моменты и приходится бросать работу в самый неподходящий момент.

Руководство не всегда относится с пониманием к подобной инициативе и нельзя исключать отказ. Причиной послужат формулировки заявления, признанные неуважительными.

Законодательный аспект

Надо заметить, что в кодексе указаны обстоятельства, которые обязательно должны приниматься во внимание.

Речь идет о:

• Регистрации брака, если она не успела попасть в сроки оплачиваемого отпуска.
• Рождении ребенка, что больше касается мужчин. Хотя были случаи, когда женщины уходили в отпуск без содержания, чтобы не прерывать трудовую деятельность.
• Кончине члена семьи или близкого родственника. Вот здесь нередко возникают споры, поскольку точное толкование в законодательстве отсутствует. Отказ может быть связан в связи смертью дяди, но он будет незаконен после кончины родной бабушки.
• Поступлении в техникум, институт или университет, когда необходимо сдать вступительные экзамены.
• Проведении аттестации, которую должны пройти слушатели некоторых отделений по подготовке в высшие учебные заведения.
• Совмещении основной работе вместе с учебой, когда требуется сдавать экзамены и зачеты.

Условно административный отпуск за свой счет делится на две категории. При рассмотрении оснований, содержащихся в просьбе, руководитель ставит отрицательную резолюцию, сочтя их неубедительными.

Определена категория сотрудников, которые имеют возможность использовать определенные дни для решения определенных проблем без оплаты труда, причем в ряде случаев это происходит ежегодно.

Вправе ли работодатель отказать

Отказ следует мотивировать, иначе проситель вправе обратиться в судебные инстанции и доказать свою правоту.

Отказывать неприемлемо при обращении:

• пенсионеров, продолжающих работать в организации или компании (при этом неоплачиваемый отпуск может быть разбит на несколько частей);
• работников, имеющих любую группу инвалидности;
• участников и героев войны, ветеранов труда и боевых действий;
• родителей и супругов военнослужащих, а также работников правоохранительных органов, погибших при выполнении своих обязанностей;
• педагогов при наличии стажа свыше десяти лет;
• служащих, работающих в государственных и муниципальных учреждениях, организациях;
• студентов, занимающихся на очной программе или тех, кто только собирается поступать.

Кроме того, ежегодные дополнительные отпуска сроком до двух недель оговариваются в контракте и внутреннем акте и предназначены для:

• одиноких матерей, если ребенку еще не исполнилось 14 лет;
• сотрудников, воспитывающих ребенка с инвалидностью до совершеннолетия или до двух и более детей;
• отцов, занимающихся воспитанием без матери;
• совместителей при условии, что положенный отпуск у них меньше по сравнению с другим местом их работы.

Вполне законным основанием считаются юбилеи, проводы в армию, отправление детей в детский лагерь и санаторий. Подобные моменты случаются нередко и включены в принятые положения и договора.

Однако многое зависит от самого работодателя. Отказывать нельзя только определенному кругу лиц, права которых закреплены на законодательном уровне.

Если сотрудник все же не выйдет на работу, то это грозит выговором или увольнением. Разбирательства продолжаются в судебных органах и были прецеденты, когда руководителю приходилось отменять наказание.

Отказ и последующее дисциплинарное взыскание должны быть мотивированы, иначе они считаются неправомерными.

Входит ли в стаж

Многих волнует вопрос, касающийся непрерывности стажа работы. Ведь административный отпуск не предполагает начисления средств.

Согласно федеральному закону (№157) непрерывный трудовой стаж сохраняется в обязательном порядке, если отсутствие без содержания уложилось в две недели. При превышении оставшиеся дни в учет не берутся, особенно когда дело касается льготного стажа. В общий — они должны входить, так как это не связано с протяженностью.

Возникает некоторое противоречие, поскольку для льготников протяженность отпускных дней увеличивается и это подтверждено другими законными актами.

Длительность

Стоит рассмотреть подробнее сроки, установленные для административного отпуска.

Они составляют:

Доверенные лица от кандидатов и партий освобождаются от работы на период полномочий, пока не пройдут выборы. Совместителям и женам военных высчитывается разница в длительности отпусков, исходя из статей закона(№ 76) и кодекса.

Работодатели самостоятельно вправе регулировать сроки выплат премий, расчет которых может растянуться во времени.

Образец заявления зарплаты на карту смотрите тут.

Порядок оформления административного отпуска за свой счет

Чтобы правильно провести процедуру предоставления, нужно придерживаться следующей последовательности действий:

• сотрудник пишет документ в произвольной форме, но обязательно указывает обстоятельства и время, необходимые для решения проблем;
• в качестве приложения используются официальные документы и справки, которые послужат основанием для отпуска;
• руководитель обязан принять определенное решение и поставить в известность сотрудника (отказ можно обжаловать в судебных и контролирующим органах);
• если возражения отсутствуют, то издается соответствующий приказ с использованием утвержденной формы;
• сроки прописаны законодательно, но сотрудник может быть одновременно, например, пенсионером и инвалидом и не работать 14 или 60 дней (возможно здесь придется искать обоюдное решение);
• после оформления, с содержанием приказа знакомят заинтересованного сотрудника, который должен расписаться (при работе дистанционно не запрещено обменяться документами и ставить электронную квалифицированную подпись, если она была получена);
• для сохранения данных сведения заносятся в личную карточку (Т-2 или Т-2ГС), принятую в государственном, муниципальном или коммерческом предприятии;
• дни отсутствия отражаются в табеле,предназначенным для учета дней работы (в специальном бланке присутствуют цифровые и буквенные коды, раскрывающие предоставление по разрешению — ДО (16) или согласно законодательным актам — ОЗ (!7)).

Запись в лицевой счет вносить не придется, работник не получает выплат и в этом нет нужды.

Образец заявления

Специальных рекомендаций по поводу оформления заявления для административного отпуска пока не предусмотрено.

Оно должно содержать следующие сведения:

• в самом верху следует указать своего руководителя, с названием занимаемой должности, фамилией и именем (аналогично прописывается фамилия и должность сотрудника);
• в основной части указывается уважительная причина или положенные льготы, позволяющие получить административный отпуск (можно оговорить срок);
• желательно подготовить приложение, состоящее из официальной справки или документа, подтверждающего причину срочного ухода;
• внизу обязательно присутствует число с указанием месяца и года, а также личная роспись.

Скачать заявление на отпуск

Документ подается как лично, так и в электронном виде, если зарегистрирована собственная квалифицированная подпись.

Приказ руководителя

Руководитель вправе выразить свое несогласие, посчитав причину неуважительной.

Но если возражений не имеется, то на основании заявления должен быть издан приказ:

• его составляют по одной из разновидностей унифицированной формы (впрочем, она может быть разработана и утверждена в самой компании, но придерживаться определенных стандартов);
• вписывается номер, в том числе табельный, приказа и число его составления;
• наименование звучит, как приказ о предоставлении этого вида отпуска (возможны варианты заголовка);
• вписывается полное название должности, фамилия, имя и отчество сотрудника;
• определяются точные сроки, число его начала и окончания;
• основанием послужит само обращение сотрудника и некоторые удостоверяющие документы, если они входят в приложение.

Затем приказ подписывает как руководитель, так сам работник после ознакомления.

Если сотрудник не относится к льготникам, ушел без ознакомления и подписи самовольно, отсутствовал несколько дней, то вполне возможны меры дисциплинарного взыскания и исключено увольнение.

Можно ли отправить принудительно

Другая ситуация происходит в том случае, когда руководство пытается принудительно отправить отпуск, к тому же за его же собственный счет:

• инициатором административного отпуска может являться только сам сотрудник;
• за время его отсутствия за ним сохраняется должность и увольнение невозможно, если только не происходит прекращение деятельности;
• внезапное заболевание не позволит оплатить нетрудоспособность, пусть и законную, даже при наличии больничного листа;
• внезапное прерывание будет законно, если женщина уходит в декрет и должна получить положенные суммы, связанные с беременностью;
• досрочный отзыв по инициативе руководства, в принципе, возможен, но имеет один нюанс (оставшиеся дни нельзя присоединить к оплачиваемому отпуску или отгулять в удобное время);
• принуждение к подаче заявления грозит штрафными санкциями (должностное лицо и индивидуальный предприниматель выложит от 1000 до 5000 рублей, а организация и компания — от 30 до 50 тысяч рублей).

В случае тяжелого финансового положения руководить сможет попросить сотрудников добровольно уйти в административный отпуск без содержания, но он обязан выплачивать определенные средства — не менее двух третей от среднего заработка за время простоя.

Компания вправе не удерживать НДФЛ с декабрьской зарплаты, которую выдала до 31-го числа.

Смотрите по ссылке, какие есть виды трудовых отпусков.

Сколько процентов должен составлять аванс от зарплаты — читайте тут.