Грамотное ведение кассовой дисциплины – необходимость, которая в ходе налоговых проверок может уберечь предприятие от многих неприятностей. Именно поэтому, приходуя денежные средства, следует не только правильно фиксировать выручку, но и документально оформлять возвраты и ошибки.
Если в организации был произведен возврат потребителю денег, по неиспользованному или ошибочному кассовому чеку, то данная операция должна быть подтверждена. Документом, позволяющим удостоверить факт передачи денег в этом случае, является акт о возврате наличных денежных средств. Правильно подготовленный документ позволит обосновать факт уменьшения выручки организации.
Чтобы понять, что собой представляет акт о возврате денежных сумм, следует рассмотреть при каких ситуациях необходимо его оформление, какой вид имеет данный документ, и как его правильно заполнить.
Когда и в каком виде он нужен
Требования кассовой дисциплины регламентируют случаи, при которых следует оформлять акт, а также его форму.
С информацией по нормативам оформления акта, необходимости составления, а также последствиями его отсутствия, можно ознакомиться:
- в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин (утверждены Постановлением Госкомстата России №132, 25.12.98);
- в Типовых правилах эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением (утверждены Минфином России №104 30.08.93);
- в Указаниях ЦБ № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов» (07.10.13) и № 1843У «О расходовании наличных средств из кассы» (20.06.07);
- в Письмах УФНС № 22-12/97729 (03.11.06), №34-25/072141(30.07.07), № 18-11/3/092847 (01.10.07), №22-12/118181 (18.12.08); №АС-4-2/6710 (11.04.13);
- в КоАП.
Составлять акт придется, когда из кассы выдаются денежные средства, чек на которые уже пробит, а также в случае ошибок, совершенных кассирами.
Типичными примерами таких случаев являются:
- завышенная сумма чека, ошибочно набранная кассиром при его пробитии;
- чек, выбитый кассиром ошибочно, деньги по которому в кассу не поступили;
- возврат потребителю переплаты, если какой-то из товаров ошибочно пробит несколько раз;
- возврат покупателем купленного товара и компенсация его стоимости из кассы;
- отказ потребителя от покупки после пробития кассового чека и т.д.
Любой возврат средств из кассы требует оформления акта.
Важно помнить, что акт, который отражает возврат покупателю, должен основываться на заявлении последнего.
Требования к заявлению:
- заявление потребителя оформляется письменно, форма изложения произвольна;
- помимо описания претензий или причин возврата товара, текст заявления должен обязательно включать дату обращения, сумму возврата и подпись потребителя;
- чтобы кассир произвел возврат, на заявлении должно стоять разрешение от руководителя организации, либо от лица, имеющего на это полномочия.
Если виза руководителя отсутствует, возврат не допускается, и составлять акт КМ-3 не потребуется.
На необходимость составления акта влияют:
- наличие вышеописанных причин и оснований;
- факт совпадения даты пробития чека и даты проведения возврата;
- способ оплаты покупки.
Если дата возврата позже даты пробития чека, или покупатель приобрел товар, расплатившись не наличными деньгами (например, банковской картой), то акт возврата КМ-3 не оформляют. Это связано с тем, что в этих случаях производить возврат наличных средств из кассы организация не имеет права.
Возврат производят из средств организации (главной кассы), на основании заявления потребителя и приложенного к нему чека, подтверждая факт передачи средств расходно-кассовым ордером (КО-2). Запись о совершенной операции заносится в кассовую книгу в день выдачи средств. При этом допускается производить возврат за счет средств выручки, не занесенной на расчетный счет.
Таким образом, акт по форме КМ-3 составляется только, если возврат средств или исправление ошибки кассира осуществляются в день пробития чека. При этом важно помнить, что акт – это документ, прикрепленный к конкретной кассе. Поэтому, если касс несколько, то возврат должен производиться именно на том аппарате, на котором возвращаемый чек был пробит.
Для возврата установлена унифицированная форма акта – КМ-3, имеющая код по ОКУД – 0330103. Бланк формы КМ-3 имеет следующий внешний вид.
Пример оформления акта о возврате денежных сумм
Процедура оформления актов осуществляется в конце кассовой смены, после снятия Z-отчета (отчет о выручке по кассе за день). Составляется документ в одном экземпляре. Кассир обязан учесть в нем все ошибочные чеки, а также все суммы, которые были возвращены потребителям в течение смены.
Заполнение бланка может производиться вручную, либо быть сформировано на компьютере. Часть программ, поддерживающих работу кассы, например 1С, Контур, SAP, имеют функцию, позволяющую сформировать акт КМ-3.
В составлении акта принимает участие комиссия, в которую входят сотрудники, предоставившие кассиру право произвести возврат.
Акт по форме КМ-3
В зависимости от полномочий ими могут являться:
- заведующий подразделением/отделом/секцией;
- старший кассир смены;
- главный бухгалтер;
- руководитель организации.
Акт заверяется печатью и собственноручными подписями членов комиссии.
Кроме заполнения формы потребуется подкрепить составление акта дополнительными документами.
Сделать это можно:
- самим кассовым чеком;
- чеком товарным (если в процессе работы касса не используется);
- чеком возврата.
Чек, на основании которого составляется акт, должен быть подписан руководителем или иным лицом, имеющим полномочия разрешить выдачу наличных из кассы. Также на чеке проставляется штамп о том, что он погашен.
Чеки, учтенные в акте, должны быть наклеены на лист бумаги. Они являются приложением к акту, и должны храниться 5 лет вместе с ним.
Если акт составляется по причине возврата средств, то само заявление потребителя с визой руководителя организации, как основание возврата, также прикладывается к акту.
После оформления акта реквизиты документа заносятся в журнал кассира. Сам акт и приложения передаются в бухгалтерию организации. На его основании бухгалтер уменьшает сумму кассовой выручки за день.
Нестандартные ситуации
Несмотря на установленный порядок оформления, существуют ситуации, при которых его выполнение может быть затруднено.
Ошибка
Если в основании акта лежит ошибка кассира, то подтвердить её чеком не всегда возможно. Кассир может совершить ошибку, но, не заметив её сразу, отдать неверный чек потребителю. Также чек может быть утрачен кассиром (испорчен или потерян).
В этом случае руководитель имеет право наказать работника за халатность, согласно 244 статье ТК России. Однако это не отменяет необходимости оформлять акт и фиксировать в нем промах кассира. При составлении акта принято использовать в качестве основания объяснительную записку работника, допустившего её.
Статья 244. Письменные договоры о полной материальной ответственности работников
Форма объяснительной свободная.
В ней прописываются:
- дата совершения кассовой ошибки;
- ФИО ответственного сотрудника;
- номер ККМ;
- причины возникновения ошибки;
- причины отсутствия чека.
Законодательно это требование не закреплено. Но составление такого документа станет дополнительным доказательством того, что организацией не было допущено нарушений в фиксации прихода выручки. Также можно приложить к акту товарный отчет.
Возврат
Сложности, которые связаны с оформлением возврата денег потребителям, обусловлены тем, что правила оформления прописаны для идеальных условий.
Заявление о выдаче акцизных марок должно составлять каждое предприятие, которое занимается торговлей алкогольной продукцией.
В этой публикации вы сможете найти актуальный образец бланка Т-14 — Табеля учета рабочего времени.
Скачать бланк декларации по налогу на прибыль можно здесь.
Затруднения у кассиров возникают в случаях:
- если у потребителя, вернувшего товар, отсутствует чек;
- при необходимости вернуть деньги не по всему чеку, а только по его части;
- с печатью чека на возврат.
Случаи возникновения у организации обязанности возвращать клиентам деньги, прописанные в законе «О защите прав потребителей», предусматривают возврат средств даже без предъявления чека. Потребителю достаточно написать заявление на возврат и доказать, что товар куплен на данной торговой точке. Поэтому приложить кассовый документ не всегда возможно.
Если чека в наличии нет, это расценивается налоговыми специалистами, как нарушение требований по оформлению прихода выручки и может повлечь за собой наложение на организацию штрафа. Чтобы предотвратить такой исход дела, можно заменить чек заявлением потребителя, вернувшего товар о том, что чек был им утрачен.
Есть чек в наличии, но возврат производится только в отношении одного из перечня товаров, следует оформлять акт только на сумму возврата. При этом чек у покупателя придется забрать для отчета. Взамен закон допускает выдачу потребителю копии чека, заверенной печатью организации и подписью руководства.
Сложности, которые возникают при печати чека на возврат, часто вносят дополнительную путаницу в работу кассиров:
- в зависимости от марки/модели кассового аппарата, сумма возврата может отражаться в ККМ как выручка, а не как списание (это вносит дополнительные трудности в работу бухгалтерии);
- чек на возврат не всегда может быть выбит (например, если к моменту возврата в кассе недостаточно денег, чтобы компенсировать потребителю сумму покупки);
- чек на возврат — не фискальный документ и является лишь приложением к акту КМ-3.
Именно поэтому удобнее использовать схему составления акта КМ-3 с приложениями, минуя пробитие чека на возврат.
Инструкции по заполнению
При оформлении бланка следует заполнить обязательные поля.
К ним относятся:
| «Шапка» акта | В ней указываются:
|
| «Тело» документа | Данный раздел состоит из перечня чеков, по которым производится возврат.
По каждому чеку в разделе фиксируют:
|
| «Итого» | В этой строке указывается общая сумма всех произведенных возвратов, а под ней эта сумма же указывается прописью. Здесь же следует указать реквизиты приложений к акту: чеки кассовые и товарные, заявления, объяснительные и т.д. |
Конец документа содержит информацию о лицах, которые вошли в комиссию по составлению акта. На акте должны стоять подписи всех лиц, которые приняли участие в возврате средств (разрешили и реализовали его).
Прочие нюансы
Важно правильно заполнять все документы, чтобы доказать отсутствие умысла на сокрытие части выручки.
Акт будет недействителен, если не будет содержать:
- подписи лиц, разрешивших или осуществивших возврат;
- все подписи сделаны одним человеком;
- номера документа.
Также важно, чтобы документ был зафиксирован в дату оформления во всех сопутствующих документах – журнале кассира, кассовой книге и т.д.
Если не учитывать эти нюансы, то на основании КоАП, налоговая служба может оштрафовать организацию. Возможная сумма штрафа – 50000 рублей.
Следует знать, что срок давности по нарушениям, связанным с кассовой дисциплиной равен двум месяцам. Претензии, которые предъявляют на этом основании специалисты ФНС после этого срока, неправомерны.
В итоговый комплект документов, доказывающих проведение возврата, должны войти:
- сам акт о возврате денежных сумм;
- погашенный чек;
- основания для возврата (заявление потребителя);
- дополнительные документы (объяснительная кассира, заявление об утрате чека от потребителя, товарный чек, товарный отчет).
Такого комплекта будет достаточно, чтобы в случае претензий со стороны сотрудников налоговой службы, отстоять свою позицию в суде.
