Факт поступления оборудования на баланс компании требует подтверждения. Таким подтверждением является акт приема оборудования. Кроме поступления оформления требует прием основных средств, передача их в аренду или эксплуатацию. Наличие передаточного акта часто выступает завершением сделок между физическими лицами, например, если совершается купля продажа автомобиля или иного дорогостоящего имущества.
Именно этот документ доказывает фактическую передачу оборудования одной стороной и принятие его – другой. Кроме того передаточный акт фиксирует состояние передаваемого имущества и облегчает разрешение возможных споров между участниками сделки.
В создании документа участвуют как минимум две стороны, осуществляющие перемещение основных средств. При этом должен быть соблюден установленный порядок его оформления. В зависимости от процесса, составление передаточного акта является обязательным или производится по желанию сторон.
Чтобы правильно подготовить документ, необходимо знать процедуру оформления, как применяется акт приема оборудования, и какие нюансы следует учитывать в его содержании и использовании.
Центральные моменты
Документ составляется, если между сторонами в отношении оборудования заключен договор:
- купли-продажи;
- мены или дарения;
- поставки;
- аренды и т.д.
Касательно оборудования существует определенная процедура приема-передачи, в результате которой производится осмотр, фиксируется его состояние и возможные дефекты.
Особенности процедуры
Одновременно с переходом оборудования, осуществляется и переход прав и обязанностей на него. Согласно договору это может быть право владения или использования. Документальное подтверждение установит срок передачи прав и обязанностей. Именно поэтому стороны должны установить порядок принятия оборудования и зафиксировать его в акте.
Процедура составления акта состоит из нескольких этапов:
| Сбор комиссии |
|
| Осмотр | В процессе осмотра компетентные лица должны:
Кроме визуального осмотра оборудование проверяется в работе. |
| Подписание |
|
Законодательно наличие акта приема основных средств, к которым относится передаточный акт на оборудование, является обязательным. Это отражено в 157 Приказе Минфина, принятого в декабре 2010 года. Документ устанавливает необходимость включения актов в первичные бухгалтерские документы и проведение принятия и списания средств на их основе.
Бланк ОС-1:
До введения поправок в 402 ФЗ («О бухучете») требовалось заполнение законодательно утвержденных типовых форм «Основные средства». Внесенные изменения отменили это требование и разрешили устанавливать форму и содержание акта непосредственно участникам договорных отношений.
Поэтому требования к его оформлению прописываются в основном договоре, сопровождающем сделку.
Стороны могут договориться о:
- форме документа;
- порядке подписания;
- содержании.
Исходя из условий договора, и технической сложности оборудования, принятие может быть осуществлено в несколько этапов.
Первоначально производится прием, при котором проверяется:
- количество поставленных основных средств;
- производится их визуальная проверка;
- соответствие поставленных предметов тем значениям, которые отражены в сопроводительных документах.
По результатам составляется предварительный акт приема-передачи. После тестирования оборудования и детального обследования, составляется и подписывается окончательный акт приема оборудования.
Подготовленный и подписанный обеими сторонами документ передается в бухгалтерию предприятия. Акт должен быть завизирован руководителем компании и её главным бухгалтером. Затем основные средства, на основании акта, оформляются на баланс.
Количество экземпляров акта должно соответствовать количеству сторон, участвующих в сделке.
Бланк ОС-2:
Существующие виды объектов
В рамках предприятия оборудование представляет собой актив, который должен работать и приносить прибыль. Поэтому к нему предъявляются требования по качеству, состоянию и работоспособности.
Исходя из этих критериев, оборудование может относиться к одному из производственных фондов:
- новый основной, к которому относятся ранее не используемые средства;
- содержащий основные средства в исправном состоянии или требующие незначительного текущего ремонта;
- состоящий из неисправного оборудования, которому необходим капитальный ремонт;
- устаревших основных средств;
- средств, подлежащих списанию с баланса предприятия.
Распределение оборудования в процессе учета отдано на усмотрение организации.
Бланк ОС-3:
Допускается распределить основные средства, основываясь на критериях:
- возраста (фактического или за период эксплуатации);
- мощности;
- отношения к сектору производства или определенной сфере деятельности организации.
Основные виды оборудования, подлежащие учету:
| Торговое | К торговым основным средствам относится специализированная мебель, рекламные объекты и иное имущество, способствующее продвижению товара, его размещению и продаже.
Среди наиболее распространенных основных торговых средств можно выделить:
К торговому оборудованию могут также относиться рекламные конструкции, автоматы по штучной продаже и т.д. Кроме того в данную категорию могут быть включены все предметы, которые использует в работе персонал компании: мебель, техника и т.д. |
| Холодильное | Наиболее распространенные категории основных средств этого вида:
Данная группа оборудования может выделяться в отдельную категорию, в зависимости от деятельности предприятия и необходимости использования большого количества объектов разного назначения. |
| Медицинское | Чаще всего основные медицинские средства разделяются по категориям применения в той или иной отрасли медицинского обслуживания и хранения медикаментов.
Выделяют:
Одно и то же наименование медицинского оборудования может входить в разную категорию основных средств, исходя из его применения. Также возможно деление средств на цифровые, электронные и т.д. |
| Газовое |
|
Детали заполнения акта приема оборудования
Учитывая то, что закон допускает заполнение передаточного акта в простой форме, следует знать, какая информация является обязательной для последующего учета средств.
Обязательные сведения:
- наименование документа;
- дата составления;
- реквизиты обеих сторон;
- перечень оборудования;
- его количество;
- блок информации о его состоянии и качестве;
- информация о подписантах;
- их подписи.
Закон не запрещает использовать в качестве акта приема типовую форму ОС. Унифицированные бланки перестали быть обязательными, но многие предприятия до сих пор пользуются ими для фиксации приема-передачи оборудования.
Типовая форма ОС-14 состоит из двух страниц, на которых указываются:
- реквизиты принимающей стороны;
- реквизиты основного договора;
- амортизационная группа основных средств;
- номер акта и его дата;
- реквизиты компании – поставщика;
- реквизиты компании – изготовителя;
- адрес, куда осуществляется поставка;
- реквизиты компании осуществляющей доставку (если им является отдельное лицо);
- номерные знаки, вид транспорта, которым было доставлено оборудование, а также реквизиты товарно-транспортной накладной;
- сроки отправки и прибытия (включая время);
- характеристика оборудования (название, номер, модель, марка или тип, единица измерения и вид упаковки);
- описание оборудования (состояние, дефекты, количество, его масса).
Унифицированная форма № ОС-14
Члены комиссии, ответственные за процедуру передачи, обязаны проверить поступившее оборудование, вписать в акт то, в каком состоянии находится упаковка и соответствует ли оборудования заявленной комплектности.
Если одновременно с оборудованием передается дополнительная документация, её наличие также фиксируется в акте. Последним является подписание документа каждым из членов комиссии.
Подробно ознакомиться с примером заполнения простого акта приема оборудования поможет его образец.
Упрощенная бухгалтерская отчетность КНД 0710096 для малых фирм имеет машиночитаемый формат.
Образец акта списания автотранспортных средств можно посмотреть здесь.
Прочие формальности
Независимо от того, решает компания применять унифицированные или простые формы, следует понимать разницу в их применении, содержании и нюансах заполнения.
Порядок применения
Оформление передаточного акта в бухгалтерском учете служит основанием для списания основных средств и принятия их на баланс предприятия. Дополнительно акт может стать весомым аргументом в судебных разбирательствах, если у сторон возникли претензии друг к другу, связанные с объектом сделки.
Для учета основных средств были разработаны типовые бланки, которыми можно пользоваться и после упразднения требования об их заполнении. Если же компания сама разрабатывает формы актов, то в них должны быть учтены требования по заполнению, зависящие от обстоятельств, при которых произошло поступление средств.
Формы учета основных средств:
| ОС-1 | Бланк применяется для учета того оборудования, которое:
|
| ОС-2 | Оформляется при внутреннем перемещении основных средств. |
| ОС-3 | Заполняется, если в компанию приходит оборудование после ремонта, модернизации, реконструкции и т.д.
Унифицированная форма ОС-3 (бланк) |
| ОС-6 | Представляет собой регистрационную карточку оборудования, в которой отражаются все его перемещения внутри компании. |
| ОС-14 | Бланк заполняется при поступлении оборудования, которое в дальнейшем будет использовано в качестве основных средств. Может выступать предварительным передаточным актом.
Унифицированная форма № ОС-14 |
| ОС-15 | Заполняется при приеме оборудования на монтаж. |
| ОС-16 | Представляет собой акт о наличии повреждений и дефектов. |
Бухгалтерский учет предприятия требует составлять акт о приеме оборудования:
- на основании договоров;
- при приобретении оборудования без договора за счет денежных средств компании;
- при получении основных средств безвозмездно в случаях дарения или пожертвования;
- при получении оборудования во временное пользование;
- при принятии основных средств на хранение;
- при вводе основных средств, если предполагается их эксплуатация;
- при списании оборудования с баланса компании.
Если оборудование получено по договору безвозмездного пользования, то в основные средства оно обычно не вносится и остается на счете 01, за балансом.
Передаточный акт требуется не только при передаче оборудования между предприятиями. Документ необходимо также заполнять, если производится перемещение средств внутри компании, например, между цехами или во временное пользование сотрудника.
При этом материальная ответственность за оборудование ляжет на того, кто используется его, согласно передаточному акту.
Бланк ОС-14:
Оговорки по содержанию
При составлении акта важно строго придерживаться требований к содержанию, так как их наличие напрямую влияет на дальнейшую работу предприятия. Регистрируя основные средства, компания подтверждает увеличение активов.
Указанная дата:
- устанавливает срок фактической передачи основных средств;
- подтверждает момент перехода прав на оборудование;
- при обнаружении дефектов, поломки или повреждения, позволяет выявить виновного.
От фиксации мест перемещения оборудование зависит ответственный за состояние основных средств.
Им будет являться один из представителей цепочки:
- поставщик (если передача производилась на его территории);
- грузоперевозчик (если им производилась транспортировка);
- получатель (который принял оборудование на своей территории);
- компания, осуществлявшая монтаж и т.д.
Указание изменений состояния основных средств на всех этапах перемещения поможет избежать претензии сторон, при возможной порче имущества.
Основание для возникновения процесса передачи оборудования дает возможность спланировать необходимые действия и правильно учесть его. Пример дальнейших действий — необходимость произвести налоговые выплаты, если полученное оборудование является доходом компании.
Описательная и техническая характеристика оборудования идентифицирует имущество, и позволяет вовремя среагировать на его порчу или недостатки.
Формальное отношение к составлению акта приема передачи может привести к тому, что при возникновении претензий, сторона окажется перед фактом того, что добровольно согласилась принять неисправное оборудование. Доказательством этому послужит подписанный передаточный акт.
Бланк ОС-15:
Что важно помнить
С того момента, как акт подписан участниками, предъявить взаимные претензии, относительно переданного оборудования практически невозможно.
Поэтому при оформлении следует учитывать некоторые нюансы:
| Принятие из ремонта | Как правило, документ оформляет та организация, которая согласно договору осуществляет ремонт. Важно указать срок и способ возврата оборудования. Если оборудование принимается после ремонта, предыдущий акт должен передаваться совместно с документами на основные средства. |
| Монтаж |
|
| Аренда | При оформлении оборудование в аренду, акт должен в обязательном порядке содержать условия пользования, сроки аренды, и состояние основных средств в момент приема.
Если основные средства предоставляются в лизинг, необходимо оформлять акт в трех экземплярах:
Такая практика сложилась при реализации сделок, если лизингодатель осуществляет покупку оборудования, но её передача осуществляется силами продавца. Получается, что лизингодатель предстает в двух качествах: покупателя и продавца одновременно. Поэтому акт подписывается всеми тремя сторонами, при этом принимают оборудование лизингодатель и лизингополучатель одновременно. |
| Физическими лицами | Чтобы акт приема передачи был действительно весомым, необходимо заверить его в нотариате. Это касается частных лиц и индивидуальных предпринимателей. Если передаточный акт является приложением к договору, и сделка удостоверяется нотариально, то заверение акта является обязательным. |
Бланк ОС-16:
Документ о неисправности
Акт о неисправности оборудования оформляется в случаях, когда обнаружены его серьезные дефекты. Также требуется оформление акта о неисправности оборудования, если в процессе работы ему потребовался ремонт. Перед тем, как составить акт о неисправности, следует провести диагностические работы.
Документ может быть составлен в простой форме, либо исполнен на типовом бланке ОС-16, где указываются:
- номер и дата составления;
- адрес нахождения основных средств;
- реквизиты документа, на основе которого оборудование было поставлено;
- реквизиты поставщика и принимающей организации;
- если оборудование использовалось, указываются все лица, которые могли повлиять на возникновение дефектов (компания – производитель; организация, осуществлявшая транспортировку; компания, осуществлявшая монтаж и т.д.);
- обстоятельства, при которых обнаружились повреждения;
- перечень дефектов.
Составление документа требует присутствия заинтересованных сторон. Кроме того, могут быть привлечены эксперты, если от их мнения зависит установление факта неисправности. При составлении передаточного акта документ о неисправности является основанием отказа от приема оборудования.
Заполнение новой формы декларации по УСН производится на основании данных, которые в течение года заносятся в книгу, предназначенную для учета доходов и расходов предпринимателя.
Расскажем, как происходит заполнение формы П-4 для статистики, кто ее сдает и каковы сроки сдачи в этой статье.
Сроки предоставления декларации по транспортному налогу можно посмотреть здесь.
