Я отвечаю за финансы группы компаний с филиалами в трёх часовых поясах. Бумажные трудовые книжки напоминали тяжёлый чемодан, который каждый филиал таскал за собой годами. С декабря 2019 г. чемодан превратился в цифровой чемодан-невидимку — ФЗ-439 открыл эпоху электронной трудовой книжки (ЭТК). Ни один баланс не выдерживает хаоса в кадровом учёте, поэтому без стройного алгоритма переход грозил каскадом штрафов.
Нормативный каркас
ФЗ-439 ввёл правовую пару: ЭТК + отчёт СЗВ-ТД. Статья 66.1 ТК РФ дала сотруднику свободу выбора формата, а работодателю — обязанность фиксировать выбор и отсылать данные в ПФР. Приказ Минтруда № 320н описал состав сведений, а Постановление Правления ПФР № 730п утвердила электронные форматы. До 30 июня 2020 г. каждый действующий сотрудник сообщил своё решение. Каждый кандидат, принятый после 2020 г., автоматически вступил в цифровой контур. Закон назвал крайний срок передачи сведений — первое число месяца, следующего за отчётным. Уклонение от отправки попадает под ст. 17 ФЗ-27 и влечёт штраф до 5000 руб. за каждое не переданное сообщение.
Пошаговая карта
1. Инвентаризация данных. Бумажные книжки сверил с карточками Т-2 и остатками по резерву отпусков. Ошибки исправил доп записями, чтобы стартовый набор сведений оказался без лакун.
2. Уведомления. Подготовил новый бланк СД-Р и расписку о получении. подписал каждый экземпляр лично, дабы избежать споров с инспекцией.
3. Оптимизация ОТ-контуров. Ввел модуль X-HR-Gateway, который конвертирует карточки 1С-ЗУП в формат pfrXML. Такой шлюз исключает ручное дублирование.
4. Архивация. Бумажный оригинал храню 50 лет, но создаю двойную «холодную» копию в формате PDF/A-3, чтобы при ликвидации организации передать архив без риска.
5. Кадровый дериватив. Так я называю агрегированную запись СЗВ-ТД, построенную на основе нескольких кадровых приказов одного дня. Дериватив снижает число исходящих файлов и повышает пропускную способность канала связи.
6. Контроль. Коллега из отдела внутреннего аудита ежеквартально сверяет мою выгрузку с выпиской ПФР через API «Кабинет страхователя». Несоответствие выше 0,5 % попадает в корректирующий план.
7. Финансовая привязка. Применяю метод кост-драйверов: каждой операции присваиваю драйвер «электронная трудовая книжка». Так вижу реальную себестоимость перехода и закладываю бюджет на апгрейд кадрового ПО.
Финансовая перспектива
До перехода затраты на хранение архивных томов у филиалов достигали 1,4 млн руб. в год (аренда + пожарная сигнализация). После консервации архивов сумма упала до 420 тыс. Экономию конвертирую в фонд инноваций. Проект окупился за 11 месяцев. Дополнительный бонус — снижение рисков. При проверке ГИТ инспектор больше интересуется лог-файлами, чем папками с подписью «Копии приказов». Цифровой след прозрачен, а юридическая сила сообщений подтверждается КЭП и штампом технического оператора ПФР. Вместо пыльных стеллажей — лаконичный экран с кнопкой «Отчет сформирован».
Принципы параллельного планирования
Я ввожу их при каждом реформе учёта:
• Уведомление персонала раньше автоматизации. Это снимает напряжение и ускоряет сбор подписей.
• Логика «один-раз-ввёл — много-раз-использовал». Данные работают и для бухгалтерии, и для HR-аналитики.
• Верификация через независимый API, а не через скриншоты.
Результат
ЭТК переносит трудовую историю сотрудников в облако, где отсутствуют порванные листы и размытый штамп. Финансист получает управляемый актив данных, HR — гибкую витрину кадровой информации, а сам сотрудник — мобильное приложение «Госуслуги». Бумажный чемодан реквизитов превратился в лёгкий рюкзак из байесовых структур, готовый к путешествиям по цифровой экономике.
