Аутсорсинг является достаточно распространенным понятием в бизнес-среде, но при этом далеко не все правильно понимают, что он собой представляет и в чем заключаются его основные особенности.
Любой бизнес включает в себя огромнейшее количество процессов, что посторонним наблюдателям зачастую незаметно. Даже если в организации трудится всего несколько работников, помимо основного бизнес-процесса, нужно будет выполнять также еще множество дополнительных, таких как ведение бухгалтерии, транспортировка, логистика и многое другое.
Для того, чтобы избавить себя от лишних проблем и обеспечить гораздо более легкую деятельность, был разработан бухгалтерский аутсорсинг, которым пользуется большинство современных организаций.
- Определение простыми словами и с примерами
- Главные характеристики
- Популярные виды
- Перечень услуг и возможностей
- Какие нормы это регулируют
- Моменты, требующие пристального внимания
- Документооборот
- В чем заключаются его перспективы
- Заключение договора
- Сравнение аутсорсинга и аутстаффинга
- Спорные стороны вопроса
- Бухгалтерия и налоги
- Особенности для персонала
- Расчет стоимости
- Как обойти риски и избежать ошибок
- Плюсы и минусы
Определение простыми словами и с примерами
К примеру, человек решил открыть собственный бизнес в виде интернет-магазина, так как имеет неплохой опыт в продвижении сайтов и умеет рекламировать товарные позиции в поисковых системах. Но при этом не стоит забывать о том, что интернет-магазин – это не просто реклама, и с привлеченными клиентами должны также заниматься профессиональные специалисты, а после заказа товара его нужно доставить и внести в бухгалтерию.
В такой ситуации наиболее оптимальным решением будет взять на себя основное направление бизнеса, а все остальное передать на аутсорсинг, что позволит лишить себя каких-либо забот, обеспечив все второстепенные задачи профессиональной поддержкой.
Главной особенностью аутсорсинга, которая отличает его от стандартного сервиса, является то, что договор на предоставление услуг заключается на довольно длительный промежуток времени, то есть речь идет не о разовом предоставлении услуги, а совместном и длительном сотрудничестве.
Таким образом, по сути, аутсорсинг представляет собой передачу определенных второстепенных функций компании сторонним специалистам, которые имеют соответствующую специальность.
Главные характеристики
Однако на самом деле аутсорсинг не так прост, как может показаться на первый взгляд, и имеет массу отличительных особенностей, которые стоит учитывать перед тем, как использовать его в собственном бизнесе.
Популярные виды
На сегодняшний день существует огромнейшее количество типов аутсорсинга, так как практически любые неосновные виды деятельности могут быть доверены сторонним специалистам.
При этом самыми популярными являются следующие направления:
| Бухгалтерский | Включает в себя ведение бухучета, оформление отчетов и обеспечение полного обслуживания организации. |
| ИТ | Выполнение всех задач, которые относятся к обслуживанию компьютерной и другой офисной техники. |
| Персонал | Наиболее актуальное решение для крупных компаний, которые могут нанимать себе персонал с помощью специализированных кадровых агентств. |
| Юридический | Обеспечивает обслуживание компании по трудовому и налоговому праву, а также может включать в себя услуги по регистрации, ликвидации или реорганизации предприятия. |
| Логистический (или транспортный) | Перевозка товаров с помощью сторонней организации, что будет удобным для тех организаций, у которых нет постоянной нужды в транспортировке товаров. |
| Промышленный | Оптимальное решение для высокотехнологичных предприятий, которым нужно передать производственный процесс другой компании. |
Перечень услуг и возможностей
На сегодняшний день аутсорсинговые компании могут предоставлять следующие услуги:
| Юридическое и бухгалтерское сопровождение компании | Обеспечит экономию на обучении и трудоустройстве штатных специалистов. |
| Информационно-техническая поддержка | Позволяет обновлять программное обеспечение на всех ПК и поддерживать их в рабочем состоянии. |
| Создание call-центра | Позволит обеспечить компанию эффективным каналом связи. |
| Предоставление бизнес-помещений | Здесь можно будет проводить всевозможные конференции, деловые встречи, презентации или совещания. |
| Административно-хозяйственное или бытовое обслуживание | То есть предоставление услуг грузчиков, уборщиков, посудомоек, курьеров и других профильных специалистов. |
| Обеспечение помещения безопасностью и охраной | Благодаря этому значительно уменьшаются риски хищения или порчи имущества компании. |
За счет такой многопрофильности аутсорсинговая организация может обеспечить комплексную поддержку заказчика, предоставляя ему все необходимые услуги.
Какие нормы это регулируют
На сегодняшний день нет какого-то четкого регулирования действий аутсорсинговых компаний со стороны действующего законодательства, так как данный термин не упоминается ни в одном законодательном акте.
При этом стоит отметить несколько подзаконных актов, которые предусматривают аутсорсинг в виде одного из возможных видов деятельности компании, а именно:
- Письмо Центробанка №76-Т от 24 мая 2005 года;
- Письмо Центробанка №59-Т от 13 мая 2002 года;
- Положение об использовании аутсорсинга отделениями «РЖД» №530 от 27 апреля 2006 года;
- Распоряжение Комитета экономического развития Санкт-Петербурга №106-р от 31 августа 2006 года.
Отечественная практика также предусматривает регулирование этой сферы бизнеса определенными нормами Гражданского кодекса, которые в принципе устанавливают правила взаимодействий между заказчиками и такими организациями. Во многом аутсорсинг регулируется на сегодняшний день главной 39 Гражданского кодекса, которая устанавливает правила для бизнеса, связанного с возмездным оказанием услуг.
Моменты, требующие пристального внимания
В процессе детального рассмотрения понятия «аутсорсинг» и всего, что оно в себя включает, стоит отметить несколько моментов, которые требуют от специалистов к себе пристального внимания.
Документооборот
Профессиональная работа с документооборотом представляет собой горизонтальную услугу, которая является актуальной для любых современных организаций, так как любые процессы, которые можно выполнять в соответствии с определенным алгоритмом, в принципе должны отдаваться на аутсорсинг. За счет такого привлечения посторонних специалистов компания обеспечивает себе не только сокращение затрат и увеличение эффективности всех бизнес-процессов, но еще и может полностью переориентироваться на какие-то доходные сферы деятельности.
Помимо этого, стоит отметить тот факт, что аутсорсинг позволяет также обеспечить прозрачность использования ресурсов, выделенных на документооборот, так как все затраты объединяются в одном месте.
В чем заключаются его перспективы
Стоит отметить несколько преимуществ, которые обеспечиваются руководителю любой компании за счет использования услуг аутсорсинговых компаний:
- Возможность максимально сконцентрироваться на своей основной коммерческой деятельности, существенно увеличивая степень отдачи от бизнеса. Нет необходимости распыляться на выполнение второстепенных задач или придумывать что-либо новое.
- Аутсорсинговые компании полностью берут на себя выполнение какой-то определенной деятельности вне зависимости от количества процессов, которые она в себя включает. При этом выполнение всех процедур осуществляется сразу же после оформления договор на профессиональном уровне.
- Помимо времени и нервов, аутсорсинг может сэкономить также и немало средств, ведь небольшие организации могут посчитать наем специалиста слишком затратным, в то время как его аренда окажется не таким плохим решением.
В России популярность аутсорсинга, в первую очередь, начала приобретаться в сфере охранных и рекламных услуг, и уже только потом начали получать широкое распространение и другие формы, которые до этого уже давно использовались в западных странах.
Форма бланка авансового отчета подлежит заполнению в одном экземпляре как подотчетным лицом, так и работником бухгалтерии.
Скачать бесплатно образец трудового договора с работником можно здесь.
Заключение договора
Оформление договора на аутсорсинг должно соответствовать определенным нормам, и в частности, стоит отметить несколько основных:
- в тексте договора и различных его документах должна использоваться дословная терминология из Налогового и Гражданского кодексов;
- в тексте договора должны присутствовать все значимые условия, предусмотренные для соглашений подобного рода;
- предмет соглашения должен быть максимально детализированным;
- организация-аутсорсер должна иметь соответствующий правовой статус, и лучше заранее проверить это в государственных органах;
- договор должен подписываться только уполномоченным должностным лицом с обеих сторон;
- предварительно лучше всего проверить, есть ли у фирмы-аутсорсера соответствующая лицензия (если это требование закреплено законодательно);
- стоимость услуг должна быть соразмерна объему выполняемых работ, а также качеству и необходимым трудозатратам;
- лучше всего заранее организовать учет договоров в специальном журнале регистрации, форма которого должна быть самостоятельно разработана и утверждена в качестве отдельного приложения к приказу;
- выданные доверенности лучше всего учитывать тем лицам, которые имеют соответствующие полномочия для подписания договоров в специальном журнале регистрации;
- для того, чтобы исключить какие-либо серьезные ошибки в процессе оформления операций, лучше всего сразу учесть все существенные условия, прописанные в оформленном с компанией договором об оказании услуг;
- все операции, связанные с предоставлением аутсорсинговых услуг, должны быть полностью указаны в составляемом соглашении.
Сравнение аутсорсинга и аутстаффинга
Стоит отметить несколько ключевых особенностей, которые различают аутсорсинг и аутстаффинг:
| Форма труда | Аутсорсинг предусматривает оказание услуг или же выполнение определенного перечня работ «под ключ», в то время как аутстаффинг включает в себя временное предоставление специалистов для выполнения конкретных целей компании. |
| Наем специалистов | При использовании аутсорсинга с исполнителями оформляется полноценный договор подряда, в то время как аутстаффинг предусматривает фактическое трудоустройство персонала в другой организации. |
| Передача функций | Аутсорсинг отличается преимущественным выполнением интеллектуальных задач, то есть ведение бухгалтерского учета, юридическое и кадровое сопровождение компании, а аустаффинг же включает в себя как тяжелый, так и легкий труд. |
| Оплата | Аутсорсер получает вознаграждение в виде заработной платы, в то время как услуги аустаффинга оплачиваются по факту выполнения определенных работ. |
Спорные стороны вопроса
Несмотря на все свои преимущества и особенности, аутсорсинг имеет также несколько спорных вопросов, которые также лучше учитывать заранее еще до оформления услуг какой-либо компании.
Бухгалтерия и налоги
Признание расходов в налоговом учете, которое относится к привлечению сторонних компаний-аутсорсеров, в основном непосредственно зависит от типа предоставляемых ей услуг. Главным условием является полное соответствие расходов критериям, прописанным в статье 252 Налогового кодекса, то есть они должны иметь подтверждение в виде соответствующих документов, а также экономическое обоснование и связь с получением прибыли.
В частности, действующая судебная практика говорит о том, что компании имеют право сокращать собственные доходы на привлечение организации-аутсорсера только тогда, когда эти расходы имеют экономическое оправдание, то есть привлечение аутсорсеров позволяет реально сократить издержки производства или расширить прибыль налогоплательщика.
Налоговый учет в основном предусматривает включение услуг аутсорсинга к числу остальных расходов, связанных с реализацией и производством. Та сумма НДС, которая предъявляется аутсорсером, должна вычитываться на основании правил, прописанных в подпункте 1 пункта 2 статьи 171 Налогового кодекса.
Особенности для персонала
Аутсорсинг персонала представляет собой грамотную экономию времени и финансов, то есть присутствует большой потенциал и возможности для того, чтобы полностью сконцентрироваться на основном бизнес-направлении вместо того, чтобы ломать голову над проблемами, связанными с подбором нужных кадров.
Стоит отметить несколько особенностей, характерных для этого направления бизнеса:
| Структурированная работа | Определенное количество сотрудников предоставляется зачастую вместе со своим руководителем, что позволяет организовать рабочий процесс. |
| Собственная форма | Сотрудники-аутсорсеры (особенно узкоспециализированные), зачастую имеют собственные формы и экипировку, что позволяет заказчику не отвлекаться на обеспечение таких специалистов. |
| Доставка | Крупные аутсорсинговые компании имеют собственный транспортный парк, благодаря чему могут доставлять своих работников в любое удобное для заказчика место, не ограничивая его каким-либо четким графиком деятельности или другими проблемами. |
| Организация питания | При необходимости крупные организации могут также обеспечивать своих работников услугами по организации питания. |
Таким образом, при работе с крупными профессиональными компаниями, заказчик лишается практически любых забот, связанных с обеспечением персонала.
Расчет стоимости
Услуги аутсорсинга позволяют существенно сэкономить на штатных специалистах. К примеру, при средней зарплате профессионального бухгалтера в 30000 рублей аутсорсинг на большое количество документов будет стоить приблизительно 23000, что обеспечивает компании очень значительную экономию, особенно если сторонние специалисты привлекаются на протяжении длительного промежутка времени.
Чтобы рассчитать целесообразность использования услуг таких специалистов и понять, насколько это выгодно, можно взять максимальную стоимость аутсорсинга по необходимой сфере в определенном регионе, после чего умножить на общее количество месяцев и добавить затраты, которые потребуются для ведения кадрового учета.
После этого стоит сопоставить это, к примеру, с зарплатой уже имеющегося отдела бухгалтерии или какого-нибудь другого штатного специалиста, и вывести сумму, которая покажет сумму экономии.
https://www.youtube.com/watch?v=UzorRS-IgYI
Как обойти риски и избежать ошибок
Для того, чтобы избежать каких-либо проблем с привлечением аутсорсинговых компаний, нужно грамотно подойти к процессу оформления договора с такой организацией, и в частности, стоит обратить свое внимание на несколько основных моментов:
| Перечень услуг | Контракт должен в обязательном порядке включать в себя максимально полное описание всех процессов, которые так или иначе относятся к той функции, которую должен выполнять провайдер, или же заранее перечислить полный перечень задач, которые стоят перед исполнителем. |
| Сроки предоставления информации | Благодаря максимально четкому описанию сроков предоставления услуги как заказчик, так и исполнитель лишаются каких-либо разногласий. При этом крайне важно заранее подготовить и зафиксировать сроки для каждой из сторон, чтобы в случае возникновения каких-либо конфликтных ситуаций всегда можно было понять, кто является причиной простоя и должен понести ответственность. |
| Ответственность | Зоны ответственности редко детально прорабатываются в процессе оформления договора. Чтобы исключить или хотя бы минимизировать некачественное выполнение услуг специалистов, лучше всего заранее определить зоны ответственности как для исполнителя, так и для заказчика. |
| Условия расторжения | Оформление договора об аутсорсинге может осуществляться на определенный срок или до выполнения определенной задачи. При этом лучше всего в договоре заранее предусмотреть возможность его дальнейшей пролонгации, а также возможность отказаться от выполнения указанных условий в одностороннем порядке при наличии тех или иных причин. |
Плюсы и минусы
| Преимущества |
|
| Недостатки |
|
Таким образом, использование аутсорсинга не всегда оказывается эффективным, поэтому лучше всего заранее взвесить все преимущества и недостатки, и только потом уже определиться с тем, насколько это необходимо.
Узнать регистрационный номер страхователя в ПФР удобнее всего на официальной странице Федеральной налоговой службы.
В данной статье мы раскроем формулу рентабельности продаж.
Для чего нужен анализ собственного и заемного капитала — узнайте здесь.
