Поступление денег в кассу организации или ИП оформляют с помощью приходного кассового ордера (ПКО). Это один из основных документов кассовой дисциплины.
Обычно приходник составляют в конце смены на основании Z-отчета, бланков строгой отчетности, товарных чеков и прочих документов. В нем отражают общую сумму выручки за день.
Заполнять ПКО после каждого поступления денег, например, от клиента, необязательно.
Документ состоит из двух частей: ордера и отрывной квитанции. Он оформляется в одном экземпляре. Обе части бланка подписываются кассиром и главбухом либо лицами, их замещающими.
Печать ставится строго на квитанцию, которая отрывается от основного документа и передается лицу, сдавшему деньги, либо прикрепляется к кассовым бумагам на оприходование средств. Например, к выписке банка.
Заполненный приходник хранится в кассе. Составитель регистрирует его в специальном журнале формы КО-3. Законодательство запрещает делать исправления в ПКО. При ошибке документ нужно переписать.
В соответствии с указаниями Центробанка № 3210-у, с июня 2020 года предприниматели вправе не составлять кассовые ордера и не вести кассовую книгу. Это оговорено в новых правилах ведения операций по кассе.
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов. Форма КО-3
Общая суть документа
Приходный ордер служит для оформления поступления наличных в кассу. Он имеет установленную форму КО-1, принятую в 1998 году.
Документ подтверждает внесение в кассу средств, полученных:
- от продажи товаров (работ, услуг);
- от подотчетного лица;
- при оплате доли новым учредителем;
- за оплату проданного имущества;
- при снятии денег со счета.
Основная часть ордера подшивается к отчету кассира, квитанция выдается на руки лицу, внесшему средства в кассу.
Бланк приходного кассового ордера можно оформлять при помощи компьютера или от руки. Он должен включать все данные о произведенной операции. Налоговики при ревизии обращают внимание на правильность его составления. При наличии ошибок к компании могут применить штрафные санкции.
Пример установленной формы
Унифицированная форма ПКО утверждена Госкомстатом в постановлении № 88 от 18.08.98 и имеет код ОКУД 0310001. Документ относится к первичным.
Ордер кассир регистрирует в журнале и подшивает к кассовым документам. Перед передачей квитанции лицу, внесшему деньги, ее подписывают кассир с главбухом и ставится печать.
Документ содержит следующие данные:
- номер и дату оформления;
- название организации, получившей деньги, ее подразделения, код ОКПО;
- данные о плательщике;
- номер корсчета;
- сумма средств числом и прописью;
- основания поступления денег;
- список документов-приложений к ордеру.
При приеме суммы от работника компании указывают его ФИО, если она поступила от сторонней фирмы — ее название и ФИО внесшего деньги лица.
На что обратить внимание
Заполнение приходного ордера должно производиться в соответствии с требованиями законодательства. Ответственное лицо обязано знать правила и особенности грамотного составления документа.
Законы и обязательные элементы
Порядок оформления ордера определяют указания Центробанка № 3210-у.
ПКО должен включать обязательные реквизиты:
- название компании в соответствии с Уставом;
- номер по порядку согласно регистрационному журналу;
- дата составления;
- данные для бухучета: корсчета, целевое предназначение и т. д.;
- сумма в рублях и копейках;
- данные внесшего деньги лица;
- основание приема средств с приложением подтверждающей бумаги, при необходимости;
- подписи ответственных сотрудников компании;
- указание на то, облагается ли сумма НДС.
Выдаваемая отрывная часть будет являться свидетельством поступления наличных в кассу.
Требования и нюансы
Обычно приходник заполняет бухгалтер и отдает его вносителю средств, который вручает его вместе с деньгами кассиру. Последний проверяет документ, пересчитывает наличные, ставит подпись и печать.
Кассир должен обратить внимание на следующие моменты:
- наличие оригинальной подписи главбуха;
- правильность заполнения ПКО;
- наличие приложений, указанных в ордере.
Если какое-нибудь требование не соблюдено, кассир возвращает бумагу для переоформления. Приложения к приходнику гасят штампом или пишут «Получено» и ставят дату.
Заполнение ПКО имеет некоторые тонкости:
- данные о структурном подразделении вносятся, если деньги поступают от работника компании, в ином случае в графе ставится прочерк;
- организации-упрощенцы не проставляют корреспондирующие счета;
- целевой код не указывают компании, не применяющие систему кодирования;
- сумма в рублях и копейках в ячейку ставится цифрой с разделителем в виде запятой или тире;
- в строке «Сумма прописью» рубли пишут текстом, копейки — числом, в незаполненных местах ставится прочерк;
- если НДС не предусмотрен, то в графу вписывают «Без НДС»;
- в строке «Приложение» фиксируют данные о первичке, на основании которой вносится сумма.
Документ подписывают кассир и главбух, если должности штатом не предусмотрены, подпись ставит руководитель.
Согласно законодательству наличные расчеты между юрлицами не должны превышать 100 тыс. р. Кассир не вправе принять в кассу большую сумму. В противном случае предприятие могут оштрафовать за нарушение кассовой дисциплины.
Если ПКО составляется общий в конце смены, то в строке «Основание» нужно отразить номер Z-отчета или квитанций БСО. Если в документе есть незаполненные строки или ячейки, в них обязательно проставляют прочерки.
Подробная инструкция
ПКО можно условно разделить на две части: сведения об организации и основная информация. В первой части указывают название компании и подразделения, выдавшего ордер. Если оно не указывается, то ставится прочерк. Далее, пишут код ОКПО, он есть в учредительных бумагах фирмы.
Ниже ставят номер приходника в соответствии с данными журнала регистрации и дату его оформления.
В основной части указывают сведения о поступлении денег:
- в ячейку «Дебет» вписывается счет 50 «Касса»;
- столбец «Кредит» разделен на три части: код подразделения, заполняют либо ставят прочерк; корсчет поступления средств и аналитический код, заносится при наличии;
- сумма указывается числом;
- целевой код ставится, если такие шифры применяются в компании;
- ФИО человека, внесшего деньги или название юрлица;
- основание — суть операции, например, внесен остаток подотчетной суммы;
- сумма прописью, в оставшемся свободном месте данной строки ставится прочерк;
- величина НДС, если он предусмотрен;
- приложение — пишут названия документов-оснований, например, авансовый отчет, его дата и номер.
Если вы решили заняться частной предпринимательской деятельностью, вам лучше заранее изучить бухгалтерский учет для чайников.
В чем состоят главные различия учета МСФО и РСБУ — помогут разобраться наши специалисты.
В самом низу расписываются главбух и кассир. Квитанция заполняется по аналогии с ордером, затем ее отрывают по предусмотренной линии, ставят на ней печать и отдают вносителю средств.
Советы по графам
При внесении данных в бланк приходного кассового ордера нужно знать, как заполняются отдельные графы:
| «Коды» | Берутся из свидетельства, выданного статистическим управлением при регистрации компании. |
| «Номер документа» | Ставится по данным регистрационного журнала. |
| «Дата составления» | Указывают парами арабских цифр: день, месяц, год. |
| «Дебет» | Счет оприходования денег. |
| «Кредит» | Счет, с кредита которого средства поступили. |
| «Сумма» | Полученные в кассу деньги, если сумма в рублях, то ее можно указать без копеек. |
| «Код целевого назначения» | Код предназначения средств, заполняется при использовании организацией системы кодирования. |
| «Принято от» | При поступлении от физ. лица пишется его ФИО в родительном падеже, если вносителем является юр. лицо, указывают его название, слово «через» и ФИО гражданина, внесшего сумму. |
| «Основание» | Источник поступления. |
| «Сумма» | Прописывается сумма, если она без копеек, то в соответствующем поле ставят два нуля. |
| «НДС» | Здесь можно указать сумму НДС или иной платеж, который необходимо выделить. |
Порядок заполнения бланка приходного кассового ордера
Поля основной части приходника оформляются в следующем порядке:
- Наименование компании. Берется из учредительных бумаг.
- Обособленные единицы заполняют поля с названием подразделения и кодом.
- Номер ставится по порядку. Нумерация каждый год начинается заново.
- Дата должна соответствовать дню поступления наличных в кассу.
- Поле «Дебет» всеми организациями заполняется одинаково, ставится счет 50. ИП, не применяющие в работе план счетов, в соответствующих полях ставят прочерки.
- В графу «Кредит» вносят счет источника поступления, например:
- 51 — со счета;
- 71 — от подотчетника;
- 62 — от клиента и т. д.
- Сумма в таблице ставится числом с указанием рублей и копеек через запятую или тире.
- В строке «Принято от» пишут ФИО физлица-вносителя либо название юрлица и ФИО гражданина, сдавшего деньги.
- Строка «Основание» содержит данные о документе, по которому поступили средства. Например:
- получены наличные из банка по чеку (пишут название банка, номер и дату чека);
- внесен вклад в уставный фонд;
- внесен остаток подотчетных средств (номер и дата авансового отчета);
- возмещена недостача виновником и т. д.
- В строке «Сумма» прописью указывают размер полученной наличности. Запись делают с большой буквы, количество копеек ставят числом.
- При обложении операции НДС, его величина указывается в строке «В т. ч. НДС», в ином случае пишут «без НДС».
- «Приложение» — сведения о документе, на основании которого деньги поступили. Например, номер и дата чека банка, договора поставки и т. д.
Отрывную квитанцию оформляют по данным основной части документа. В ней указывают номер и дату соответствующего ей ордера. Указывают название предприятия, от кого получены средства, на каком основании, сумму числом и прописью, дату.
При отсутствии бухгалтерской программы, формирующей документ, его можно скачать из интернета. При этом подойдет формат excel и word.
Бланк формы КО-3:
Принятие наличных
При получении ПКО и денег кассир должен проверить правильность составления документа. Купюры он пересчитывает в присутствии вносителя вручную или с использованием специального аппарата, проверяет подлинность крупных банкнот.
При несоответствии указанной в документе суммы пересчитанной ордер перечеркивается и отдается на исправление.
Некоторые предприниматели в работе не используют кассовую технику, поэтому не могут выдать клиенту чек и приходник. В этом случае применяется строгая отчетность — это квитанции, талоны, путевки и т. д.
Такие бланки должны включать следующие сведения:
- наименование, серию, номер документа;
- ФИО ИП, его регистрационный адрес и ИНН;
- источник получения налички;
- принятую сумму;
- дату операции;
- подпись человека, принявшего деньги;
- печать ИП или запись «б/п».
Все бланки строгой отчетности (БСО) нужно заказать и купить в типографии. Каждый из них имеет свой номер. Такие документы учитывают в книге регистрации. Приходник к БСО не относится, поэтому при отсутствии ККМ предприниматель не может его выдавать.
Квитанция и онлайн особенность
Отрывная часть ПКО содержит наименование получателя, номер и дату соответствующего ордера. Остальные поля заполняются по аналогии с приходником.
Кассир может оформить один ПКО на сумму выручки по кассе или БСО за день. При этом плательщик — это кассир. В графе «Основание» отражается вид выручки, например, торговая, от услуг и т. д. В приложения записывают документы, по которым бумага составлена. Если приходник заполнен на сумму, принятую по БСО, то следует оформить их реестр.
Кассир должен следить за тем, чтобы полученные суммы не превышали установленный законодательством лимит. В ином случае на должностное лицо и предприятие может быть наложен штраф.
По одному договору организации не могут рассчитываться наличностью в сумме, превышающей 100 тыс. р. Чтобы не нарушить ограничение, нужно оформить новое соглашение с другим номером и от другой даты. В приходном ордере нужно указывать, по какому контракту производится платеж.
В 2020 году заполнить ПКО можно в онлайн-режиме. Для этого используют специальные интернет-сервисы.
Применение подобных ресурсов имеет ряд преимуществ:
- общие сведения программа заполняет сама;
- в памяти приложения есть список постоянных контрагентов;
- номер документу присваивается автоматически;
- вероятность ошибки минимальна;
- быстрота подготовки бланка.
К недостаткам можно отнести возможные перебои с подключением к интернету, необходимость регистрации в системе, некоторые сайты не сохраняют в памяти введенные ранее данные (номера ПКО, корреспонденцию, перечень заказчиков и т. д.).
Заполненный в онлайн-режиме бланк можно распечатать и передать лицу, внесшему деньги.
Итак, приходный ордер необходим для фиксации поступления налички в кассу. Он имеет унифицированную форму, которую и обязаны использовать организации. Документ состоит из ордера и отрывной квитанции. Заполнять ПКО нужно внимательно, ошибки в нем не допускаются.
Земельный налог для юридических лиц считается по кадастровой стоимости участка на 1.01 текущего налогового периода.
Не знаете, как определить и рассчитать величину накладных расходов в смете — читайте нашу статью.
Почему компании все чаще стали пользоваться бухгалтерским аутсорсингом — можно узнать далее.
