Иногда бухгалтеры сталкиваются с нестандартными ситуациями. Справиться с ними можно только при наличии определенных документов. Поэтому требуется подготовка специальной справки.
Бумага является универсальным способом отражения баланса. Ее форма законодательно не регламентируется. Однако она должна быть разработана в каждом предприятии.
Часто в работе требуется бухгалтерская справка о задолженности. Ее предъявляют в судебных органах или для выполнения отчетных функций. Важно знать особенности бланка и порядок внесения информации в нее.
Для чего нужен документ и какая его роль
Бухгалтерская справка о задолженности может потребоваться в нескольких случаях. Поэтому выделяют два документа, которые относятся к данному виду отчетности.
В первом случае бумага подготавливается субъектом хозяйственной деятельности, выступающим уполномоченным лицом на основании гражданско-правового договора. Она требуется в том случае, если дело по претензиям к предприятию доходит до суда.
Документ содержит требования в полном объеме, которые предъявляет истец к ответчику. При этом отвечающая сторона может подготовить возражение на некоторые позиции справки. Она должна сформулировать предметные положения.
Также составление справки может производиться субъектом хозяйственного объекта, который является подотчетным другому предприятию. Это может наблюдаться при вертикальном подчинении. Справка формируется хозяйственным субъектом периодически. Она является документом для отчета, например, после проведенной инвентаризации обязательств.
Отражение возможно не только дебиторской, но и кредиторской задолженности. Вышестоящие структуры могут интересоваться ей не в меньшей степени, чем дебиторскими обязательствами.
Первый вид документа может иметь свободную форму. Вторая справка создается с обращением к унифицированным бланкам. Чтобы заполнить ее, необходимо ориентироваться на образец.
Инструкция по составлению
Бухгалтеры могут совершать ошибки в ходе своей деятельности. Для их исправления готовится специальный документ – справка, которая отражает нестандартные операции хозяйственного характера.
Справка является документом для произведения корректировки некоторых счетов при допущении ошибок. Также на ее основании проводятся различные хозяйственные операции.
Бухгалтерская справка требуется для внесения изменений в отчетную документацию. Также она помогает вести учет деятельности раздельного типа, отражать представительские расходы.
Документ может быть составлен в произвольном виде, так как законодательно не отражается бланк документа. Но важно следить за внесением в документ основной информации:
- наименования бухгалтерского документа;
- даты составления
- названия предприятия, которое является оформителем справки;
- отражения факта хоздеятельности;
- вещественного и стоимостного выражения факта;
- ответственных за проводимую операцию лиц, оформление документа с указанием фамилии, имени, отчества, должностей;
- личных подписей указанных сотрудников.
Кредиторский долг
При возникновении долговых обязательства может составляться справка о кредиторской задолженности. Для того, чтобы понять суть и определить вариант составления справки, необходимо рассмотреть пример.
ООО «Сатурн» 30 сентября 2020 года провело инвентаризацию расчетных отношений с контрагентами. В ходе нее обнаружилась задолженность кредиторского характера перед ООО «Атлант», размер которой составил 155 000 рублей. Истечение срока исковой давности произошло 13 сентября 2020 года. Бухгалтеру потребуется составление справки о кредиторской задолженности.
Ориентироваться можно на приведенный ниже образец:
Общество с ограниченной ответственностью
«Сатурн»
Бухгалтерская справка №36 от 30.09.2016 года,
отражающая списание кредиторской задолженности
При проведенной инвентаризации, в ходе которой проверялись расчеты с контрагентами, 30 сентября 2020 года обнаружилась задолженность кредиторского характера перед обществом с ограниченной ответственность «Атлант» (ИНН 3594752691, КПП 964798526, адрес: г. Нижний Новгород, ул. Ленина, д. 13, к.3) с истекшим сроком исковой давности. Подтверждением проведенной инвентаризации является акт об инвентаризации расчетных отношений с покупателями, поставщиками, дебиторами и кредиторами от 30 сентября 2020 года №3-инв.
Возникновение задолженности произошло согласно договора поставки товара от 25 августа 2013 года №57-П. Согласно пункту 4.6 документа срок внесения денежных средств был предусмотрен до 15 сентября 2013 года включительно.
Задолженность отражается в размере 155 000 рублей с НДС 36 100 рублей. Срок исковой давности истек 13 сентября 2020 года.
Образовавшаяся кредиторская задолженность в размере 155 000 рублей должна быть включена во внереализационные средства по налогу на прибыль за IV квартал 2020 года. Включение производится на основании п.18 ст.250 Налогового кодекса РФ. Она должна быть списана в бухгалтерском учете.
Главный бухгалтер ______________________Алексеева_______________/И.Ю. Алексеева
Скачать бесплатно образец счет-фактуры можно здесь.
Дебиторский долг
При возникновении дебиторской задолженности учет проводится на основании справки, образец которой приводится ниже:
Общество с ограниченной ответственностью
«Сатурн»
3 сентября 2007 года
Бухгалтерская справка №18,
отражающая списание кредиторской задолженности
На основании приказа от 19.08.2007 №7-П, обществом с ограниченной ответственностью «Сатурн» проводилась инвентаризация расчетов с покупателями, поставщиками, кредиторами и дебиторами, имеющимися 1 сентября 2007 года. В ходе проверки не учитывались расчеты бюджетного и внебюждетного характера, связанных с налогами и сборами.
При инвентаризации было выявлено истечение сроков исковой давности договора поставки от 01.01.2004 №3-05, который был заключен с закрытым акционерным обществом «Инвест».
Дебиторский долг составил 4353 рубля, включая НДС в размере 702,13 рублей. Окончательный платеж должен был быть произведен 1 июля 2004 года. 2 июля 2004 года ООО «Сатурн» обратилось в ЗАО с претензией о погашении образовавшейся задолженности.
ЗАО «Инвест» согласилось с образовавшимся долгом и дало обязательство о его погашении до 20 июля 2004 года. Но на счет ООО «Сатурн» денежные средства не были переведены.
Согласно договору №3-05 срок исковой давности исчисляется на протяжении трех лет. При признании долговых обязательств ЗАО «Инвест» произошло его прерывание. Поэтому 20 июля 2007 года на основании статей 196 и 203 Гражданского кодекса РФ он истек. Дополнительных условий для прерывания и приостановления срока исковой давности не отмечается.
В связи с приведенными обстоятельствами и на основании инвентаризационного акта от 2 сентября 2007 года №9 при руководстве ст. 265 и ст. 266 Налогового кодекса РФ происходит списание дебиторской задолженности.
Главный бухгалтер ______________________Алексеева_______________/И.Ю. Алексеева
Когда используется бухгалтерская справка о задолженности?
Использование бухгалтерской справки о задолженности возможно в нескольких случаях. Чаще всего ее применяют при ошибках, допущенных в ходе бухгалтерского учета. Чтобы понять возможность составления справки, необходимо обратиться к примеру.
Компания «Стелс» произвела сотруднику Андрееву К.П. в феврале заработную плату, размер которой составил 7 000 рублей. За март он получил 6 000 рублей. В этом же месяце выясняется переплата в предыдущем месяце лишней тысячи рублей. Переплата была возвращена в кассу компании. Бухгалтеру на основании измененных данных потребуется внести правки в учет и снова рассчитать НДФЛ.
В бухгалтерской справки необходимо отразить проводку в виде Д 26 К 76 в размере 1 000 рублей в качестве сторнирования излишне начисленной заработной платы. Также документ содержит проводку Д 70 К 68 в размере 130 рублей, которая является сторнированием излишне удержанного НДФЛ.
В момент поступления денежных средств в кассу компании «Стелс» осуществляется проводка Д 50 К 70 в виде 870 рублей, излишне уплаченных и возвращенных в кассу.
Использовать документ можно в случае проведения дополнительных расчетов при операциях. Это возможно при ведении оптовой и розничной продажи товаров. Налог должен определяться для каждой операции по отдельности.
Скачать заполненный образец бухгалтерской справки по расчетам с дебиторами и кредиторами
В этом случае специальные документы не готовятся. Поэтому для оформления хозоперации создается бухгалтерская справка. Для более понятного объяснения стоит обратиться к примеру.
С целью улучшения финансового положение ООО «Алекс» встречалось с партнерами. Переговоры обошлись в 350 000 рублей, которые были учтены в качестве представительских расходов. Такие хозяйственные операции облагаются налогом в размере не более 4% ФОТ на момент совершения хозяйственной операции. Бухгалтер определил представительские расходы по нормативу. С этой целью произведено оформление бухгалтерской справки.
С помощью документа можно подтвердить хозяйственную сделку. По законам Российской Федерации аренда не входит в список услуг. Поэтому оплата на основании акта не производится. Для правильного проведения составляется справка бухгалтерского характера.
Компания «Арника» арендует у фирмы «Весна» офисное помещение. Внесение арендной платы производится раз в 6 месяцев за определенный период по 35 000 рублей. В первые полгода 2020 года выплата произведена в размере 150 000 рублей. Бухгалтер «Арники» оформляет справку по окончании каждого месяца для учета трат компании. Также документ требуется для внесения налогов.
Несмотря на то, что законодательно не определены критерии составления бухгалтерской справки, важно указывать основные реквизиты. Порядок оформления необходимо прописать в учетной политики фирмы.
Унифицированная форма N ИНВ-17
Пример использования и образец
В практической деятельности для суда составляется чаще всего бухгалтерская справка о задолженности. При этом она может быть как дебиторской, так и кредиторской.
Документ необходим для оправдания ответчика. Он отражает основные сведения, указанные в бухгалтерском и налоговом учетах. Также с помощью бумаги можно предоставить судебному органу и конфликтующим сторонам конкретные факты.
Образец справки составляется в произвольной форме. При этом может быть использован любой общий вид. Законодательно не прописывается обязательная, а также рекомендательная форма документа.
Важно отразить в справке ссылки на нормативно-правовые акты, составленные с особой точностью, юридической грамотностью и примененные уместно. Кроме того в ней приводится справочная информация, которая подтверждается или опровергается перед судебным органом.
В настоящее время судьи ориентируются на справки бухгалтерского характера, даже при свободном составлении, как на надлежащую доказательную базу при возникновении того или иного спора.
В статье 313 Налогового кодекса РФ прописывается наименование справки как документа, подтверждающего налоговый учет. В этом случае он отождествляется с любой первичной документацией. Судебный орган не может не отметить данную норму. Это связано даже с тем, что обязательный бланк документа не регламентируется законом.
Лучшим решением будет подготовка документа с использованием фирменного бланка компании. Ссылка на использование справки в суде необязательна. Желательно, чтобы в конце документа стояла подпись не только главного бухгалтера, но и руководства предприятия. Это сделает документ еще более весомым.
Статья 313. Налоговый учет. Общие положения
Ниже приводится образец справки, отражающей дебиторскую задолженность, и которая используется при обращении в арбитражный суд:
Общество с ограниченной ответственность «Компас»
Адрес: 254684 г. Ростов-на-Дону, ул. Ломоносова, д. 16, офис 12.
ИНН 8567924893 КПП 634589251
06 января 2020 года
г. Ростов-на-Дону
Бухгалтерская справка № 6-С
6 января 2020 года была проведена инвентаризация расчетов с контрагентами. В ходе нее выявлена задолженность дебиторского характера ООО «Роза» (ИНН 2548759603, КПП 964785039, адрес: г. Ростов-на-Дону, ул. Ленина, д. 23, к. 5), согласно которой срок исковой данности не признан истекшим. Составлен акт инвентаризации 06.01.2016 №35-ИНВ).
Задолженность была сформирована на основании договора поставки товара №25 от 19.09.2015. Долговые обязательства выражены в размере 652 000 рублей 00 копеек. Оплата договора должна быть произведена 31.11.2016 года включительно.
Генеральный директор ____________________________/ И.Л. Лесков/
Главный бухгалтер _______________________________/ А.Ю. Чернова
Бухгалтерской справки в данном судебном разбирательстве будет недостаточно. Однако она не только не уменьшит, но и увеличит силу остальной первичной документации. Важно помнить об основных правилах составления бухгалтерских справок. Они могут оказаться полезными при отражении различных проводимых операций.
Составляют приказ о графике отпусков одновременно с самим графиком, не позднее чем за две недели до начала следующего года.
Расскажем, как можно быстро проверить Ваших контрагентов с помощью веб-сервиса Контур-Фокус, в этой статье.
Как правильно рассчитать среднесписочную численность работников за 2020 год — узнаете здесь.
