Многие работники традиционно рассматривают докладную записку как обычную формальность, которая только отнимает у составляющего драгоценное время и нервы, но на самом деле часто случаются такие ситуации, когда с помощью этого документа можно избавиться от массы необоснованных претензий со стороны руководства.
Использование задокументированного прошения позволяет обеспечить себе страховку от любых неприятностей, что вряд ли можно сказать о тех просьбах, которые излагаются в устной форме и часто даже не рассматриваются вышестоящими лицами.
Таким образом докладная о нарушениях дисциплины позволяет обеспечить подтверждение факта взаимоотношений и их регистрация в виде исходящей документации.
Существующие типы
Среди наиболее распространенных нарушений дисциплины стоит выделить несколько основных моментов:
- проступки относительно охраны труда, привлекшие к возникновению аварийных последствий;
- неполноценное исполнение возложенных на себя должностных обязанностей;
- игнорирование каких-либо распоряжений непосредственного руководства;
- работа в нетрезвом состоянии или выполнение других аморальных поступков;
- несвоевременно покидание рабочего места или же неявка на работу;
- отказ от программы обучения, направленной на повышение квалификации работника;
- нарушение сроков прохождения медицинского обследования;
- явка на работу с регулярными опозданиями;
- полное игнорирование норм трудовой дисциплины;
- повреждение или кража корпоративного имущества.
В каждом из вышеуказанных случаев предусматривается возможность наложения на сотрудника дисциплинарной ответственности, в то время как сам он должен предоставить своему непосредственному руководителю пояснительную записку с указанием причин возникновения такой ситуации.
Общие рекомендации
Для того, чтобы пояснительная записка действительно имела какой-то эффект и положительные последствия для того, кто ее оформляет, лучше запомнить несколько важных рекомендаций, касающихся ее заполнения.
Структура для сотрудников
Докладную нужно писать на имя определенного лица с обязательным указанием его фамилии и инициалов, а также ФИО того лица, который докладывает о своем нарушении. В левом верхнем углу нужно поставить индивидуальный номер документа и дату его оформления, но для внутренних докладных это правило может быть необязательным.
Основная часть записки включает в себя три основных раздела:
| Фактический | Включает в себя описание самого инцидента и обстоятельств, при которых он возник. |
| Аналитический | Раскрываются уже наступившие и возможные в дальнейшем последствия указанного происшествия |
| Рекомендательный | Докладчик подробно излагает собственное видение возникшей ситуации, а также предлагает возможные пути решения проблемы. |
В зависимости от особенностей рассматриваемого вопроса и формы составляемой записки предусматривается возможность исключения из этого плана аналитического раздела, так как в большинстве случаев свершение указанного факта уже представляет собой основной предмет разбирательства, и последствия, которые за ним идут, уже не имеют никакой важности.
В конце документа обязательно нужно поставить свою подпись, после чего передать этот документ лично в руки адресата.
Порядок регистрации
В соответствии с действующим законодательством предусматривается несколько видов взыскания за дисциплинарные проступки, причем право выбора наказания предоставляется руководителю. При этом стоит отметить тот факт, что действия работодателя не должны никоим образом противоречить действующему законодательству.
Изначально работодатель должен документально зафиксировать факт несоблюдения правил. Если, к примеру, был обнаружен факт опоздания сотрудника, то в таком случае в качестве доказательства может рассматриваться табель учета рабочего времени или же соответствующая докладная записка о нарушении трудовой дисциплины.
Образец данного документа имеет единую форму, в которой в произвольной форме устанавливается факт нарушения дисциплины определенным сотрудником с детальным изложением сути. После этого работодатель может потребовать от своего сотрудника предоставление объяснительной записки с указанием причин, спровоцировавших данное нарушение.
По факту нарушения руководитель структурного подразделения оформляет акт, в котором подтверждается факт несоблюдения правил со стороны конкретного сотрудника. В конечном итоге после оформления всех нужных документов работодатель должен определиться с мерой наказания для указанного сотрудника и вынести соответствующий приказ.
Акт сверки взаимных расчетов финансовый документ, цель которого контроль и проверка финансовых платежей между сторонами по определенному договору коммерческих отношений.
В каких случаях восстановление трудовой книжки возможно только через суд — узнайте здесь.
Цели документа
Докладная записка – это служебный документ, в котором указывается определенная информация о каком-нибудь факте или обстоятельстве, которая должна быть донесена до руководства. Основным смыслом этого документа является побуждение адресата к принятию какого-либо решения по указанному вопросу.
Сами по себе докладные записки носят информационный характер, имея при этом собственное содержание, целевое назначение и конечного адресата. При этом стоит отметить, что также записки могут быть внутренними, то есть адресованными непосредственному руководству автора, а также внешними, если документ подается в вышестоящие инстанции.
Стоит отметить несколько основных задач, которые преследуются при оформлении подобных бумаг:
- повышение эффективности личной работы, если работник предлагает устранить какие-то помехи в своей деятельности;
- устранение каких-либо ограничений, если работник знает определенные факты, которые мешают стабильной и эффективной работе организации, но при этом могут даже не касаться его лично;
- снятие с себя ответственности, если работник доносит определенную информацию до руководства, снимая с себя какую-либо ответственность за исправление происшествия;
- защита от ущемления прав, когда записка используется для регулирования конфликта.
Таким образом, можно перечислить несколько ситуаций, при которых могут оформляться докладные:
- решение проблем, связанных с финансово-хозяйственной деятельностью;
- прогул;
- нарушение своих обязанностей;
- решение проблем, связанных с оскорблением чести и достоинства;
- случаи нарушения правил трудовой дисциплины;
- появление сотрудника на рабочем месте в нетрезвом состоянии;
- необходимость выдачи премии.
Правила и примеры оформления
Докладная записка должна оформляться в соответствии с формой ОКУД, причем сам документ может относиться к одной из двух классификаций – информационная или докладная.
Информационная отчетность подается с указанием каких-либо сложностей, этапов или особенностей выполняемой работы. Таким образом, исполнитель использует профессиональный язык для того, чтобы рассказать своему работодателю о ходе выполнения каких-либо работ, а также о действиях, которые выполняются для реализации намеченного проекта.
Докладная записка составляется с подробным изложением тех или иных случаев и личным предложением автора документа того, как можно устранить указанную проблему. В преимущественном большинстве случаев докладные включают в себя указание на нарушение трудовой дисциплины со стороны одного из работников компании.
Таким образом, к примеру, докладная на имя руководителя может выглядеть следующим образом:
Генеральному директору ООО «Компания»
Васильеву Геннадию Аркадьевичу
От главного бухгалтера компании
Селевановой Антонины Анатольевны
Докладная
В процессе проведения проверки финансово-хозяйственной деятельности сотрудников отдела продаж мною была обнаружена недостача средств, общая сумма которой составляет 35 678 рублей.
Прошу потребовать с руководителя этого отдела предоставление в отдел бухгалтерии подробной документальной отчетности касательно деятельности отдела продаж.
Дата оформления документа
Подпись автора и расшифровка
Как выглядит докладная о нарушениях дисциплины
Докладная записка имеет достаточно большое количество схожестей со служебной, и единственная разница между ними заключается в том, что служебная подается сотрудникам, находящимся в равном статусе и должностном положении, в то время как докладная может передаваться только вышестоящему руководству.
В докладной записке обязательно должны указываться следующие данные:
- наименование организации или отдельного ее подразделения;
- наименование оформляемого документа;
- дата оформления записки и ее индивидуальный регистрационный номер;
- индекс;
- город, в котором оформляется документ (если оформляется внешняя докладная);
- информация об адресате;
- содержание, в котором описывается текущая ситуация, а также возможные методы решения проблемы;
- подпись составителя бумаги с указанием расшифровки;
- подпись директора.
В преимущественном большинстве случаев такие документы оформляются на стандартном листе формата А4, причем, если документ является внутренним, можно использовать обычную бумагу, в то время как внешние записки уже должны составляться исключительно на фирменных бланках.
Меры наказания
Действующее законодательство предусматривает три основных вида наказания за проступок – замечание, выговор и увольнение. Замечание не предусматривает никаких серьезных последствий, но при этом по нему также нужно заполнять соответствующие документы с указанием сути проступка, объяснениями сотрудника и принятых мер.
Выговор может быть также строгим, но при этом ни один из видов не вносится в трудовую книгу, хоть и обязательно должен фиксироваться в приказе. Вынесение выговора делается с той целю, чтобы после повторных таких проступков у руководителя компании появилась возможность для правомерного увольнения работника с занимаемой им должности.
Увольнение работника в одностороннем порядке также может осуществляться в том случае, если он регулярно игнорирует установленные правила дисциплины в организации, а также при совершении какого-то другого серьезного проступка, однако в любом случае принять соответствующее решение нужно будет, основываясь на положении соответствующих документов.
Подписывается приказ о назначении директора лицом, которое было избрано учредителями в качестве руководителя компании.
Формулу расчета коэффициента абсолютной ликвидности с примером можно посмотреть здесь.
Рассмотрим подробнее методы списания товаров ЛИФО И ФИФО по средней цене на примере.
