В каких случаях оформляется и выдается дубликат трудовой книжки

Трудовая книга представляет собой документ, способный подтвердить стаж гражданина. В случае потери или порчи документа работник вправе получить дубликат трудовой книжки, который несет равную юридическую силу оригиналу.

Документ имеет юридическую силу лишь в том случае, когда все внесенные записи соответствуют оригиналу и действующим Законодательным нормам.

В каких случаях правовая база предусматривает оформление дубликата трудовой книги и каков порядок проведения процедуры?

Правое поле

Значимость трудовой книги зафиксирована в Трудовом Кодексе.

В соответствии с установленными нормами, документ содержит следующие данные:

• личные данные гражданина;
• выполняемые трудовые обязанности;
• информация об увольнении, всевозможных вознаграждениях;
• причины завершения трудового договора.

Нормы выдачи и заполнения документа являются обязательными.

Их регулируют следующие постановления:

• Трудовой Кодекс;
• инструкция по заполнению трудовой книги;
• нормы хранения и ведения документа.

В каких случаях оформляется

Законодательными нормами предусмотрено, что оформление дубликата трудовой книжки возможно в следующих случаях:

• когда трудовая книжка была утеряна работником;
• при наличии в документе недействительных сведений об увольнении сотрудника или переводе его на другое место трудоустройства;
• в случаях, когда трудовая книжка или вкладыш находятся в непригодном состоянии (к примеру, документ испачкан, порван и прочее);
• в случаях массовой утерей работодателем трудовых книжек работник вследствие чрезвычайных ситуаций;
• случаи, когда документ содержит недействительные данные об увольнении в связи с осуждением или привлечением к уголовной ответственности сотрудника.

Массовая утрата работодателем

Выдача дубликата трудовой книжки предусмотрена действующими нормами при массовой утрате работодателем документов вследствие чрезвычайных ситуаций. В данном случае речь идет о пожаре, экологических или техногенных катастрофах, наводнении.

Трудовой стаж сотрудников пострадавших компаний должен быть определен посредством акта комиссии по установлению стажа, которая назначается исполнительными органами власти РФ.

Обратите внимание. Комиссия включает в себя работодателей, представителей профсоюзных организаций и прочих заинтересованных структур.

Для того чтобы установить факт работы гражданина, данные о его профессии, и срока работы в компании нужно обратиться в специальную комиссию (функционирует на местном уровне), предъявив один или несколько из следующих документов сотрудника:

• трудовой договор;
• справка с места трудоустройства;
• профсоюзный билет;
• учетная книжка.

Для того, чтобы установить стаж работы, гражданин имеет право предоставить ранее перечисленные документы или их копии.

При отсутствии документального подтверждения стажа, сотрудник имеет возможность предоставить комиссии как минимум двух свидетелей, лично знакомых с гражданином по причине совместной трудовой деятельности в одной организации.

Комиссия, в свою очередь, обязана принять меры по восстановлению документов, например, отправить запрос в архив организации.

Периоды, которые удалось установить при помощи частично сохранившейся документации, должны быть включены в общий стаж, а также в специализированный стаж, позволяющий получать пенсию на льготных условиях и за выслугу лет.

Таким образом, на основе деятельности комиссии должен быть составлен акт, в котором указаны следующие данные:

• периоды трудовой деятельности;
• должность гражданина;
• продолжительность трудового стажа.

На основании акта гражданин получает от работодателя дубликат трудовой книги, которая оформлена с учетом ранее представленных требований.

Потеря работником

В соответствии с установленными нормами, гражданин должен самостоятельно оформлять копию трудовой книги при утере или порче документа.

Гражданин получает на руки трудовую книгу в случае увольнения или выхода на пенсию, в иных случаях документ храниться у работодателя. При необходимости сотрудник вправе получить лишь заверенную ксерокопию документа.

В случаях, когда трудовая книга потеряна или испорчена своим владельцем, ему необходимо осведомить о происходящем работодателя и написать соответствующее заявление. Более того, прилагаемые справку сотруднику нужно собирать самостоятельно.

Скачать заявление работника на выдачу дубликата

Возможен также второй вариант урегулирования вопроса с утерянным документом. Если гражданин пришёл на новое место работы и обнаружил, что его трудовая книга утеряна, он может завести новый документ, в котором ранее фиксированные записи будут утеряны.

Восстановление через Пенсионный Фонд

Оформление ксерокопии трудовой книги предполагает перенос в нее информации о трудовом стаже из предыдущего документа. Важно отметить, что все записи должны быть подтверждены документально.

Соответственно, гражданину необходимо получить подтверждающий документ из каждого предшествующего места трудоустройства, в противном случае запись не подлежит восстановлению, а стаж будет утерян.

Ценность трудовой книжки сводится к получению пенсии. Трудовой стаж напрямую связан с дальнейшим размером пенсионных выплат. При потери трудовой книги или предлагающихся к ней записи граждане вправе обратиться в Пенсионный Фонд по месту проживания для получения нового документа.

Гражданин должен знать на одну особенность, он обязан предоставить документ, который сможет подтвердить факт соответствующую запись в трудовой книге. Лишь в этом случае работники ПФ восстановят документ.

Лицо, восстанавливающее трудовую книгу может предоставить следующие документы:

• справки с прошлых рабочих мест;
• выписки из архива, распечатки с банковской карты, на которую зачислялась заработная плата;
• ведомости о начислении премии.

Получение справки из архива дело не из простых. Как правило, получение справки возможно при ликвидации организации в которой ранее работал гражданин.

Если получить документ в архиве не удалось, гражданину предстоит «собрать» справки с прошлых мест трудоустройства или привести двух свидетелей, подтверждающих факт его работы в организации.

Показания свидетелей принимаются лишь в том случае, когда трудовая книга была утеряна не по вине сотрудника. Более того, показания должны быть заверены нотариально.

Существует еще один способ оформления трудовой книги. Гражданину необходимо запросить у сотрудников ПФ выписку, подтверждающую уплату обязательных пенсионных взносов.

Для того чтобы получить выписку нужно предоставить один из следующих документов:

• копия трудового договора;
• банковский счет;
• данные о заработной плате.

Образец заполнения дубликата трудовой книжки:

Процедура выдачи

Процедура выдачи дубликата трудовой книги многоэтапная.

Пошаговая выдача документа выглядит следующим образом:

Подача заявления	Для того, чтобы работодатель имел возможность выдать трудовую книгу, сотруднику необходимо подать заявление, обращения в устной форме недостаточно.
Регистрация заявление в принятом порядке	Документ необходимо зарегистрировать в журнале входящей документации.
Оформление копии ТК	Документ должен быть оформлен в соответствии с нормами ведения и хранения трудовых книг.
Внесение данных	В приходно-расходной книге по учету ТК, которую ведет бухгалтерия организации, должны быть внесены соответствующие сведения.
Выдача копии ТК	Если работник не работает в организации, он вправе получить на руки ксерокопию документа. Если сотрудник работает в компании, документ остается на хранении у работодателя до момента увольнения гражданина.

Заявление сотрудника

Для получения ксерокопии трудовой книги гражданину необходимо подать работодателю заявление.

Оно должно иметь четкую структуру и содержать следующую информацию:

• причина потери документа;
• просьба о выдаче копии трудовой книги;
• дата подачи заявления и роспись.

Заявление может быть написано от руки, почерк должен быть разборчивым. Во многих компаниях имеются готовые бланки.

Приказ работодателя

Получив заявление от сотрудника, руководителю необходимо составить соответствующий приказ, характеризующийся следующими особенностями:

• номер приказа, а также тезисы, фиксирующие возможность выдачи документа;
• приказ должен быть составлен в печатном виде, рукописный вариант не несет юридической силы;
• готовы приказ необходимо предоставить сотруднику для ознакомления.

В случае несоблюдения упомянутых правил, приказ принято считать недействительным.

Документы для внесения записей

Новая копия трудовой книги может быть выдана на основании предоставленных сотрудником документов.

Среди них выделяют следующее:

• справки;
• выписки из приказов или личных дел сотрудника;
• банковский счет сотрудника;
• ведомости о выдаче зарплаты;
• трудовой договор;
• трудовой список;
• расчётная книга;
• билет из профсоюза.

Срок работы граждан по индивидуальной трудовой деятельности может быть подтвержден на основе справок об оплате страховых взносов. Что касается справок о трудоустройстве, нужно предоставить ссылки, являющиеся основанием для их выдачи.

Документация, предоставляемая для подтверждения стажа должна быть подписана руководителями организаций, кадровыми структурами и заверена печатью.

Сроки выдачи

В распоряжении работодателя 15 дней на выдачу ксерокопию трудовой книги с момента подачи гражданином заявления. Более того, срок с момента увольнения сотрудника не имеет значения.

Пример оформления дубликата трудовой книжки

Существует общепринятый образец заполнения копии трудовой книги. В соответствии с образцом заполнения 2020 года, на титульном листе документа в правом углу сверху нужно указать фразу «дубликат». На титульном листе прежнего документа нужно внести запись «взамен выдан дубликат».

При оформлении копии ТК необходимо зафиксировать следующие записи:

• данные об общем или непрерывном стаже сотрудника до трудоустройства в данную организацию;
• данные о работе и возможных вознаграждениях на предшествующем месте трудоустройства;

Общий стаж гражданина должен быть зафиксирован суммарно. Соответственно указывается общий срок трудоустройства, без записей о том, у кого работал гражданин.

Затем, стаж работы гражданина должен быть зафиксирован по отдельным периодам трудоустройства в следующей последовательности:

• дата приема на место трудоустройства (графа 2);
• название компании, в которой работал гражданин и должность или указание профессии с соответствующей квалификацией (графа 3);
• дата увольнения сотрудника (графа 2);
• причина увольнения гражданина (графа 3);
• название, номер и дата документации, на основании которой вносились записи (графа 4).

Типичные ошибки при заявлении

Нередко руководители допускают ошибки при заполнении копии трудовой книги, которые становятся причиной недействительности документа.

Пример типичных ошибок выглядит следующим образом:

• на титульном листе документа не указана фраза «дубликат»;
• неправильные ссылки на документацию, которая является основанием при фиксировании записей о стаже, ссылаясь на номера приказов о приеме на место работы;
• неграмотное заполнение копии начальником реорганизованной организации (такая ситуация возникает в тех случаях, когда по причине изменения наименования организации изменилась печать);
• нарушение последовательности внесения данных о трудовом стаже;
• внесение данных на основании ксерокопии трудовой книги при отсутствии подтверждающей документации;
• заверение всех записей в документе посредством печати с последнего места трудоустройства;
• внесение данных о названии организаций, в которых гражданин работал в качестве заголовков.