Я участвовал в пилотном переходе пяти компаний к цифровой фиксации стажа. Опыт показал: формальности занимают меньше недели при грамотной подготовке, а экономия на бланках заметна уже через квартал.
Нормативная основа
Базой служат Федеральный закон № 439-ФЗ от 16.12.2019, закон № 27-ФЗ и правительственное распоряжение № 1731-р. Приказ Минтруда № 730н утвердил форму СЗВ-ТД и электронный формат обмена данными с ПФР. Статья 66.1 ТК РФ определила равную юридическую силу бумажного и цифрового носителя, а статьями 5.27 и 13.19 КоАП введена ответственность за неверный отчёт.
Ключевые даты
• 01.01.2020 — старт приёма сведений в ПФР.
• 30.06.2020 — крайний день для информирования персонала.
• 31.12.2020 — завершение сбора заявлений о формате стажа.
• С 01.01.2021 — создание бумажной книжки прекращается, кроме тех, кто ранее начал карьеру и выбрал прежний вариант.
Пошаговая схема
Шаг 1. Аудит локальных актов. В нормах по кадровому делопроизводству прописываю новую аббревиатуру «ЭТК», сроки передачи сведений (не позднее рабочего дня, следующего за кадровым событием) и уровень доступа сотрудников ИТ-отдела.
Шаг 2. Информационное уведомление персонала. Печатаю лист-памятку с правами работника, подпись собираю в таблице учёта. Для удалённых филиалов применяю электронную цифровую подпись (ЭЦП) с протоколом ТСП-ОПС (trusted service provider-оператор подтверждения событий).
Шаг 3. Приём заявлений. Персонал, желающий оставить бумажный носитель, подаёт заявление в свободной форме. Фиксация осуществляется приказом, код движения «2» в журнале СЗВ-ТД.
Шаг 4. Формирование отчётностити. Каждое кадровое действие (приём, перевод, увольнение, присвоение разряда) отображаю в СЗВ-ТД. Выгрузка осуществляется через XML-схему v 1.0.7. Контроль транспортного контейнера выполняет валидатор CheckPFR, допускающий не больше 0,5 % расхождений по полям.
Шаг 5. Архивирование. Бумажные документы, сформированные до перехода, передаются в архив, маркируются штрих-кодом ISO 15418. При наличии скан-копий применяется формат PDF/А3 с политикой долговременной подписи LTV.
Роль кадровика. Специалист по персоналу отвечает за достоверность сведений, индексацию записей по выходу приказов, тестирование канала СМЭВ-3. Контроль КПЭ достигается с помощью сервиса «ПФР-информ», где отображается латентность загрузки пакета.
Роль бухгалтера. Финансист сопоставляет страховые взносы со стажем на индивидуальном лицевом счёте. Для сверки использую метод «двойного компаса»: сальдо счёта 69.1 делю на тариф, результат сравниваю с количеством дней, отражённых в ЭТК. Расхождение свыше одного процента фиксируется актом-выверкой.
Нетипичные риски
1. Транслитерация имён. База ПФР принимает ГОСТ 7.79-2000. Замена «Ё» на «Е» создаёт дубль персонифицированных данных.
2. Ошибка кода территории ОКТМО. Автоматизированная подсистема отвергает файл, несмотря на корректный СНИЛС.
3. Увольнение без отчёта. Просрочка на один день трансформируется в штраф до 50 000 ₽.
Термины
Палеография — наука о древних письменных системах, здесь термин использую образно: бумажная трудовая книжка превращается в «палеографический» объект.
Криптопрокси — сервер промежуточного шифрования, вставленный между учётной ссистемой и шлюзом ПФР, снижает нагрузку на рабочие станции.
Краудсорсинг-ревизия — коллективная проверка сведений сотрудниками отдела, позволяющая обнаружить неточности до выгрузки.
Финальный контроль
Рассылаю персоналу файлы выписки «Сведения о трудовом стаже» через защищённый канал «Виртуальная частная сеть – Net-Кабинет». Работник удостоверяет подписью ЭЦП-ХЭШ (hash-based signature) корректность строк. При нулевом количестве замечаний формирую отчёт о закрытии проекта.
Последний абзац
Переход к ЭТК даёт кадровому отделу компактность, а бухгалтерии—прозрачную стыковку страховых взносов со стажем. При последовательном выполнении описанных шагов процедура идёт без сбоев и санкций.
