Заполнение и ведение формы Т-12 об учете рабочего времени

Любая компания, которая нанимает себе для работы наемных рабочих, должна учитывать время, проведенное людьми в рабочем состоянии. Для контроля используются бланк, именуемый «табель рабочего времен». Такой табель можно всегда показать точное рабочее время каждого сотрудника. Заполняется такой документ ответственными должностными лицами.

Такой табель необходим не только для самих работодателей, но и работников, которые тем самым могут доказать, сколько времени они провели на рабочем месте. Зачастую документ помогает урегулировать многие спорные ситуации, связанные со временем занятости.

Особенно полезен в тех случаях, когда оплата проводится за каждый час, а не за месяц, неделю или день. Тогда работодатель будет знать, сколько реального времени человек провел на рабочем месте и выплатить точную сумму, согласно договору. Если же в организацию отправляется трудовая инспекция, то она первым делом проверяет табель, чтобы получить отчет по каждому сотруднику компании.

Зачем нужен табель

ТК РФ устанавливает необходимость вести учет работы любого сотрудника. При этом совершенно неважно, чем занимается предприятие или организация, график работы должен фиксироваться каждый день. Если же табель не будет вестись, то наказание последует не только для всей организации, но и для сотрудников, непосредственно отвечающих за ведение документа.

Табель рабочего времени – это бланк, в котором содержится информация о рабочих днях, отпусках, неявках по уважительным и неуважительным причинам.

При этом есть два способа ведения записей:

• Данные записываются ежедневно;
• Данные записываются только при отклонении от нормального графика (неявка, болезнь, опоздания и так далее).

Данный документ может помочь основываться в момент выплаты заработной платы для каждого сотрудника в отдельности.

Если правильно вести документ, то компания будет всегда иметь дисциплину, ведь в противном случае все отразится в табеле, а также на последующей зарплате. Также табель поможет регулировать работу не только в обычные дни, но и длительность сверхурочной занятости и отдельных обязанностей в выходные дни.

Среднее время работы должно составлять: при пятидневном графике работы до сорока часов, при шестидневном – до тридцати шести часов. Особенность заключается в том, чтобы данное число выходило при расчете за определенный период, а не за один рабочий день. То есть норма может нарушаться, при условии, что квартал она стабилизируется до принятых значений.

Разница между форматами Т-12 и Т-13

Каждая организация, сталкивается с выбором между двумя форматами: Т-12 и Т-13. Их разница заключается в следующем: форма Т-12 заполняется вручную, как в то же время Т-13 при помощи программы. То есть компания может выбрать любой удобный способ, чтобы данная процедура была удобна для организации.

Если же рассматривать заполнение табеля формата Т-12, то необходимо располагать всю информацию на двух листах из бумаги, размер каждого должен составлять 2/3 от А3. Такой табель заполняется лишь в единичном экземпляре, который в конце месяца заменяется на новый. Отчет по труду отправляется к руководителю для подведения итогов работы каждого сотрудника.

С этой точки зрения Т-13 куда удобнее, ведь он весь месяц существует в электронном виде, куда каждый день вносится вся необходимая информация, некоторая же появляется автоматически. Когда же отчетный период закончится, то табель распечатывается на бумажном листе формата А3, после чего отправляется к руководителю и в бухгалтерию.

Табель учета рабочего времени (бланк Т-12)

Образец заполнения табеля учета рабочего времени (форма Т-12)

Компании выбирают себе тот способ, который удобен конкретно для их организации. В условиях постоянного развития электронных версий документов, Т-13 выглядит куда предпочтительнее для современных организаций.

Образец заполнения табеля учета рабочего времени (форма Т-13)

Табель учета рабочего времени (бланк Т-13)

Также и крупные компании будут экономить время, если вся информация будет вноситься при помощи электронного способа. Форма Т-12 будет достаточной для большинства небольших предприятий.

Кто заполняет документ?

Документ могут заполнять несколько ответственных лиц:

• работником отдела кадров;
• руководитель структурного отдела;
• специальный табельщик, нанятый на данную должность.

Когда все сведения будут зафиксированы, он передается в отдел бухгалтерии, где распределяют заработную плату среди всех сотрудников, основываясь на показателях. Сюда входить не только зарплата, но и дополнительные начисления. Поэтому табель является важным элементом организации, так как он отражает реальное время работы каждого наемника в частности.

Некоторые мелкие компании не нуждаются в таком документе, небольшой штаб не дает возможности запутаться, в то время как крупная организация просто не сможет нормально функционировать. Поэтому крупные предприниматели особенно внимательно относятся к ведению документа.

Табель может быть один общий на всех работников, либо отдельный для каждого подразделения фирмы. Зависит это от системы учета. Это также необходимая возможность для крупных организаций, так как легче рассмотреть подразделение в отдельности, чем выискивать работников из всего списка.

Нюансы внесения информации

Но для того чтобы табель полностью работал и выполнял свое предназначение на все сто процентов, необходимо знать особенности внесения информации в него. Буква «В» обозначает выходной день. При этом сюда входит не только праздники, но и простые дни отдыха. Лишние дни в месяце отмечаются знаком «Х».

Фамилия сотрудника вносится в табель в день его принятия на работу, при этом при увольнении она убирается только из табеля последующего месяца. Это делается для того, чтобы можно было отследить, сколько он отработал в месяц увольнения, и не возникало лишних вопросов.

Также, при наличии невыходов на работу, каждый из пропусков должен объясняться какой-то причиной. Если же нет оправдательного документа, то день пропуска помечается как «НН».

Ситуация с командировками и выходными днями заслуживает отдельного внимания. Если же человек отправился в командировку и выходной день и прибыл в день отдыха, то даже эти дни считаются как рабочие. По такому же принципу работает и учет при невыходе на работу из-за больничного или отпуска. Каждый из выходных помечается кодом причины.

Если же рабочий день переносится в режим неполного, то в этот день указывается количество отработанных часов. Также учитывается и сверхурочные часы. Каждый из этих случаев должен соответствовать приказу и привлечение к дополнительной работе, а также условиям трудового договора.

Условные обозначения

Каждый из видов неявки, типов работы и всего прочего, имеет свой собственный код, влияющий на размер итоговой заработной платы. Также они делятся на несколько групп.

Первая группа связана с человеко-часами, учитывая в себе самые разнообразные режимы работы:

Далее идет несколько обозначений занятости человека, находящего в трудовой командировке:

Образец заполнения формы Т-12:

Следующая объемная группа заключает в себе отпуска любых видов:

Следующая колонка содержит условные обозначения, устанавливаемые при невыходе на работу или при неполном рабочем дне:

Заполнение начинается с шапки документа, где указывается полное название компании, ее код. На следующей строке — структурное подразделение. После записывается порядковый номер документа, дата составления и период охвата.

Инструкция по заполнению из нескольких граф:

• номер;
• ФИО работника, должности и табельный номер;
• отметка для каждого дня в отдельной клетке;
• выработанные часы, дни за каждую половину месяца;
• выработанные часы, дни за полный месяц;
• сведения, на которые необходимо опираться при расчете зарплаты;
• информация отсутствия сотрудника.