Составление и особенности ведения формы Т-13

Российским трудовым законодательством установлена для работодателей обязанность по учету отработанного их персоналом времени. Делать это необходимо всем предпринимателям и организациям вне зависимости от форм собственности. Госкомстат специально для удобства ведения учета и использования его сведений разработал и утвердил формы документов.

В работе предприятия они значительно помогают отделам кадров и бухгалтерам:

• в учете времени, отработанного или неотработанного каждым сотрудником;
• в контроле соблюдения рабочих графиков труда (фиксация явок, неявок, опозданий);
• в обеспечении официальной информацией для расчетов и начислений заработных плат, компенсаций;
• в подготовке статистической отчетности.

Специалистам по кадрам Табель обеспечивает отслеживание явок персонала на работу и при необходимости обоснование взысканий, налагаемых на сотрудников. Для бухгалтера он служит официальным подтверждением правомерности начисления сумм заработной платы, компенсационных выплат или их отсутствия.

По запросу работника Табель учета рабочего времени предоставляется ему при увольнении. С 2013 года его унифицированные формы признаны не обязательными. Но ведение учета Трудовой кодекс не отменял. Юридические лица и ИП вправе пользоваться иными методами контроля. Фактически же предложенная Госкомстатом унифицированная форма не перестала применяться ввиду своего удобства.

Что это такое

Это внутриорганизационный документ, содержащий официально подтвержденные данные о соблюдении персоналом предприятия установленного рабочего режима: о количестве явок и неявок работников. Составляется он в табличной форме.

На основе сведений Табеля начисляется зарплата и премиальные выплаты за работы сверх нормы. По нему также налагаются штрафы за пропуски, опоздания и прочее отклонение от графика работы.

Табель учета рабочего времени ведется в одном экземпляре и хранится у специалиста, отвечающего за его составление. В большинстве случаев эта функция возлагается на кадровый отдел и бухгалтерию.

Реже ответственным исполнителем назначается старший менеджер или руководитель структурного подразделения. Ввиду высокой значимости документа вменение компетенции по его ведению обязательно должно отмечаться в трудовом договоре ответственного лица.

Варианты утвержденных бланков

Учет количества отработанных дней и часов можно вести разными способами. Для максимальной простоты Роскомстатом созданы специальные формы документов по учету отработанного персоналом времени. Они позволяют наглядно отслеживать «посещаемость» персонала и в дальнейшем эффективно использовать собранные сведения.

Бюджетные организации соблюдают отличную от коммерческих фирм форму Табеля. Остальные ведут учет по бланкам Т-12 и Т-13. Первый нужен для расчета зарплаты. Вменять его заполнение лучше бухгалтеру.

Порядок применения

Записи в Табель вносятся ежедневно. Помимо утвержденных форм Т-12 и Т-13, в организации при необходимости может быть разработан собственный бланк. Однако, в нем должны присутствовать некоторые обязательные реквизиты.

Заполнять табель допускается в ручном или автоматическом режиме. При компьютерном способе сведения заносятся в специальную программу по кадровому учету, содержащую унифицированные бланки. Можно вести и в обычной excel.

По окончании месяца документ распечатывается. Правильное заполнение Табеля предусматривает наличие цифровых и буквенных обозначений. Пример: уход сотрудника в ежегодный отпуск отмечается кодом 09 или ОТ.

Табель учета рабочего времени (бланк Т-12)

Образец заполнения табеля учета рабочего времени (форма Т-12)

Все проставляемые шифры должны быть подтверждены документально. Сначала проставляется код, затем рабочая продолжительность. В Табеле необходимо фиксировать все виды времени: больничные, отпуска, командировки и др. Допускается применение кодов вида оплаты труда. К примеру, для заработной платы – 2000, больничного – 2300.

Закрывается Табель последним числом текущего месяца или на следующий день. Он передается ответственным за ведение и хранение лицом на проверку и подписание руководителю, после чего направляется в кадровую службу.

Табель учета рабочего времени (бланк Т-13)

Образец заполнения табеля учета рабочего времени (форма Т-13)

В компетенцию отдела кадров входит сверка предоставленных данных со сведениями из документации по личному составу. Далее Табель отправляется в бухгалтерию в двух частях: за первую и вторую половины месяца. По первой части работникам начисляются авансовые выплаты, по второму – полная заработная плата.

По окончанию работы с Табелем, его подшивают в папки и в конце года сдают в архив на хранение сроком до 5 лет. Если на предприятии предусмотрены опасные или вредные условия труда, срок хранения увеличивается до 75 лет.

Унифицированная форма Т-13

Особенностью бланка Т-13 является то, что она предусмотрена для автоматизированного контроля с помощью турникетов. Приходя на работу, сотрудник компании отмечается по пропуску. Так удобно вести контроль прогулов, опозданий и иных нарушений временного режима труда.

Форма Т-13 может заполняться как полностью автоматически, так и с частичным применением специальной техники. В нем отражается в часах и минутах продолжительность отработанного и неотработанного времени каждым сотрудником предприятия.

Указания по заполнению унифицированной формы Т-13 утверждены Госкомстатом в постановлении № 1 от 5.01.2004 г. Однако, использовать именно ее не обязательно. Организации могут не брать утвержденный бланк, а самостоятельно разрабатывать Табеля учета рабочего времени, исходя из собственных потребностей и особенностей.

Заявление о подтверждении права на имущественный вычет по НДФЛ составляется по форме, утвержденной Налоговым кодексом.

Здесь вы сможете увидеть, как выглядит дополнительный лист книги покупок при расчетах по НДС.

Ответственный за заполнение

Обязанность по заполнению Табеля учета рабочего времени персонала может быть возложена на одного из сотрудников предприятия:

• специалиста кадрового отдела;
• специально нанятого табельщика;
• руководителем структурного подразделения.

Этот документ занимает одно из главных мест среди всех учетных регистров компании. Небольшие предприятия вполне могут обойтись без него, но в крупных компаниях он ведется в обязательном порядке.

Исходя из того, какая принята в организации система учета кадров, Табель формируется единый по всей фирме или в разрезе по структурным подразделениям. Он носит регулярный характер, т.е. ежемесячно оформляется новый бланк.

Вести можно как в традиционной письменной форме, так и в электронном виде. В последнем случае по окончании заполнения его требуется распечатать и заверить подписями ответственных за его ведение лиц.

Условные обозначения и цифровые коды

В Табеле учета рабочего времени каждому типу работы и неявки соответствуют условные обозначения — цифровые и буквенные коды.

36 факторов, оказывающих влияние на расчеты заработных плат, классифицируются на укрупненные группы:

Образец заполнения табеля

Вся процедура составления Табеля может быть разделена на 3 этапа:

Для начала учета рабочего времени, форма Т-13 найдется на любом специализированном сайте правовой системы или профессиональной бухгалтерской фирмы. Скачать ее бесплатно может каждый.

Особенности ведения в бюджетных организациях

Типовая форма № 0504421 предусмотрена для контроля соблюдения режима труда в бюджетных организациях. Он носит наименование «Учет использования рабочего времени».

Основные правила ведения этого Табеля не отличаются от установленных требований для Т-12 и Т-13. Имеются лишь небольшие особенности.

Первым отличием является возможное присутствие таких обозначений, как «учебный отпуск» или «выходные по учебе».

Второй момент – некоторые особенности в структуре самой таблицы:

Дополнительные расчеты бюджетные организации вести не обязаны, форма № 0504421 ничего подобного не предусматривает. Также как Табель учета рабочего времени после завершения отправляется в бухгалтерию.