Заполнение формы Т-2

К одному из документов, где хранится информация о сотрудниках предприятия, относится личная карточка, с ее помощью ведется кадровый учет. Заводят документ ответственные лица – работники отдела кадров. Личную карточку сотрудника (ЛКС) относят к его личному делу и заполняют на основании документов, которые работник представит при оформлении на работу, в процессе трудовой деятельности, при увольнении.

Сведения, заносимые в карточку, должны касаться профессиональной деятельности работника и других сфер его жизни. Для оформления карточки законодателем разработана форма Т-2. Желательно, чтобы к ней были приложены копии документов, из которых заносятся сведения.

За достоверность сведений, которые будут вписаны в карточку, несет ответственность сотрудник отдела кадров. Работник, на которого заводится документ, обязан проконтролировать достоверность данных и подтвердить их своей подписью. Так, ЛКС является основным документом, куда заносятся сведения о воинском учете гражданина.

Личная карточка работника. Форма Т-2

Несмотря на то что Росстатом рекомендована именно эта унифицированная форма для ведения кадрового учета, у предприятий есть право изменять ее на свое усмотрение. Так, в ней можно убирать ненужные графы или дописывать необходимые, куда будут внесены дополнительные сведения о работнике.

Программы, которые предназначены для учета кадров на предприятии, содержат эту форму, поэтому ее можно заполнять в электронном виде или, в другом случае, распечатывать бланк и оформлять ЛКС вручную. Храниться карточка должна в определенном месте, ведь в ней содержится информация о персональных данных, которые охраняет законодательство.

Отвечает за оформление и хранение ответственный сотрудник, в дальнейшем он заносит записи по мере необходимости, например, об отпусках, переводе на новую должность, увольнении. Общий срок хранения документа в архиве законодатель устанавливает 75 лет.

Для чего нужна личная карточка работника?

На первый взгляд, может показаться, что данный документ в общем документообороте предприятия не так важен. Тем более, когда рабочий процесс, в большинство случаев компьютеризирован, кадры достаточно учитывать с помощью приказов, трудовых книжек и различных ведомостей, но это не так.

ЛКС позволяет хранить о работнике важные сведения, которыми можно воспользоваться в любой момент. О важности формы говорит тот факт, что работнику требуется, как минимум, 3 раза расписаться в ЛКС за время своей профессиональной деятельности на конкретном предприятии, чтобы удостоверить данные.

Он должен это обязательно сделать:

• в момент поступления на работу;
• когда знакомится с записью, которую делает работник отдела кадров в трудовой;
• во время увольнения.

Данные моменты являются наиболее важными не только для самого предприятия, но и для работника. Но каждый раз, когда в трудовую вносится новая запись, например, о назначении на новую должность или переводе в другое подразделение того же предприятия, работнику желательно удостоверить запись в карточке, которая должна соответствовать оформленной в трудовой.

Но не во всех предприятиях придерживаются этого принципа, тем более что законодатель не обязывает знакомить сотрудников с записями в ЛКС в процессе их трудовой деятельности. Так, карточка открывается, когда работника ставят на кадровый учет при оформлении на работу, и закрывается в момент его увольнения, но это не обозначает, что документ сразу же уничтожается.

Бланк формы Т-2:

Список документов

Записи в карточку делаются сотрудником отдела кадров на основании представленных документов, устраивающимся работником:

• трудовой книжки;
• пенсионного удостоверения;
• диплома об образовании;
• паспорта;
• ИНН;
• военного билета;
• трудового договора;
• приказа о назначении на должность;
• иных (водительского удостоверения, медицинской книжки, др.).

Бесплатно скачать образец заполнения ЛКС можно в интернете. Дополнительно от приступающего к трудовым обязанностям могут потребовать сообщить номер контактного телефона и номера телефонов ближайших родственников, информацию о различных навыках, знании иностранных языков, наличии документов о курсах повышения квалификации и другое. Эти дополнительные сведения могут понадобиться предприятию о работнике.

Образец заполнения формы Т-2

ЛКС предназначена для первичного учета данных о работниках, которые поступили на предприятие, трудятся или увольняются. Так, заполнение 1-го, 2-го, 3-го и 9-го разделов происходит, когда работник принимается на основании приказа, остальных в процессе его трудовой деятельности и при увольнении.

Всего в карточке 11 разделов, которые расположены на 4 страницах. Если ЛКС заполняется не с помощью программных средств, а вручную, то это следует делать печатными буквами, разборчивым почерком. Если на бланке будут допущены исправления или ошибки, его придется переписывать.

Разрешается делать только аккуратные зачеркивания, когда происходит смена фамилии работника или паспортных данных, другое событие, подтвержденное документально. Если документооборот предприятия ведется вручную, то карточку для заполнения можно скачать в интернете.

Некоторые поля карточки, где расположены персональные данные, разрешается кодировать, чтобы информация не была доступна никому, кроме ответственного сотрудника. Но это можно сделать только в случае хранения бланка на компьютере. Даты в карточку вносятся только арабскими цифрами.

Для оформления граф с местом жительства и датой рождения следует использовать общепринятые сокращения, например, область – обл., деревня – дер. и другие. Образец правильного оформления можно найти в интернете. Карточку при проверке контролирующий орган признает испорченной, если обнаружит в ней неверную кодировку или неправильные сокращения, ошибки, исправления.

Шапка

Шапка заполняется в первую очередь, сначала в нее вносятся данные об организации: наименование и код ОКПО, дата оформления карточки, а затем о работнике:

• табельный номер;
• ИНН;
• СНИЛС;
• первая буква фамилии в ячейку «Алфавит»;
• вид работ (постоянная, временная, сезонная);
• характер работ (по совместительству или основное место);
• пол.

Общие сведения

Общие сведения о работнике должны включать:

• ФИО на основании паспортных данных;
• дату рождения;
• место рождения;
• гражданство;
• образование;
• состав семьи;
• контактные данные.

Проставить также в карточке необходимо коды ОКАТО и ОКИН, которые соответственно представляют информацию о территории проживания сотрудника и принадлежности к определенной группе населения. При владении иностранным языком должна проставляться степень знаний.

Обязательно форма Т-2 должна содержать информацию о полученном образовании, профессии, если у работника их несколько, то необходимо указать ту, по которой он был принят на работу. Сведения об общем стаже работника необходимо взять из трудовой.

Страховой стаж в карточку не заносится. В разделе о семейном положении необходимо указать состав семьи, здесь следует указать специальный код ОКИН.

Воинский учет

Воинский учет наиболее сложный раздел в карточке.

Необходимые сведения об учете следует брать из:

• удостоверения сотрудника, который призывается к воинской службе;
• военного билета для тех, кто находится в запасе.

Для военнообязанных и призывников заполняются графы раздела неодинаково, так в пункт:

1	Вносится категория запаса, что не касается офицерского состава.
2	Воинское звание или фраза «подлежит призыву».
3	Состав или в качестве кого служил работник (солдат, др.).
4	Код военной специальности.
5	Категория годности в зависимости от степени.
6–7	Наименование военкомата, в котором на учете стоит работник.
8	Отметка о снятии с учета.

Прием на работу

Раздел Прием на работу должен заполняться на основании трудового соглашения и приказа, из этих документов следует брать необходимые цифры и формулировки. Данные об оформлении и перемещении сотрудника заносятся построчно.

Должна быть указана:

• дата приказа;
• название организации или ее подразделения, в случае перевода работника;
• должность;
• сведения о заработной плате;
• реквизиты приказа, на основании которого работник принимается или переводится.

Каждая строка в карточке лично заверяется подписью работника, это необходимо делать каждый раз, когда происходит перевод на новую должность или на другое место работы, о чем также будет свидетельствовать запись в трудовой.

Аттестация

Раздел Аттестация заполняется, если сотрудник проходил ее в процессе трудовой деятельности на предприятии, где он работает на данный момент.

В раздел вносится:

• дата прохождения аттестации;
• решение аттестационной комиссии;
• сведения из протокола;
• данные из приказа, которым работника направляли на аттестацию.

Если работник только трудоустроился, то раздел будет пустым.

Повышение квалификации

Раздел Повышение квалификации, где также учитываются награды работника и уровень профессиональной подготовки, заполняется подобно разделу Аттестации.

Это произойдет в том случае, когда предприятие направит специальным приказом работника на:

• курсы повышения квалификации или переподготовки;
• объявит ему благодарность за труд.

По результатам вышеуказанных событий информация будет внесена в раздел, в другом случае он останется чистым. Сотрудник может проявить инициативу и окончить какие-либо курсы повышения квалификации самостоятельно. Если он представит об окончании курсов свидетельство или диплом, то сведения из таких документов необходимо внести в ЛКС.

Образец заполнения формы Т-2:

Отпуска

В раздел Отпуска вносятся сведения об отпусках, которые сотрудник получал во время трудовой деятельности на предприятии:

• учебные;
• ежегодные;
• без сохранения зарплаты;
• дополнительные;
• по уходу за ребенком;
• иные.

Если отпуск будет частично заменен денежной компенсацией, то требуется об этом внести информацию. Когда работник трудится длительное время на одном и том же предприятии, это обозначает, чаще всего, что он ходит в разные отпуска.

Со временем табличная часть для этого раздела может закончиться. Поэтому личная карточка может быть дополнена отдельно оформленной таблицей, ее разрешается вклеивать вовнутрь, если учет ведется вручную.

В другом случае дополнительная таблица оформляется на компьютере. В ситуации, когда дата выхода из отпуска не совпадает, с указанной в приказе, ее разрешается аккуратно перечеркнуть и внести правильную запись.

Рядом делается запись, что исправленному необходимо верить, и указываются реквизиты документа, на основании которых было сделано исправление. Свою подпись ставит ответственный сотрудник отдела кадров.

Социальные льготы

Если у сотрудника имеются какие-либо льготы, которые необходимо учитывать при выполнении трудовых обязанностей, и он может подтвердить их документально, то раздел Социальные льготы заполняется на основании этих бумаг. Причем дополнительно требуется указывать нормативные акты, на основании которых эти льготы были даны работнику. Когда работник не относится к категории льготчиков, раздел следует оставлять пустым.

Так, к примеру, в графу:

1	Вносится вид льгот.
2	Реквизиты документа.
«Основания»	Ссылка на действующий закон.

Увольнение

Раздел может быть заполнен ответственным сотрудником только при увольнении работника. Основанием для внесения информации является приказ о расторжении договора или трудового соглашения. Поэтому в раздел Увольнение вносится дата увольнения, оформления приказа и реквизиты последнего. После этого работник отдела кадров и бывший сотрудник обязаны поставить свои подписи.

Внесение изменений

Когда какие-либо сведения о работнике изменяются, их незамедлительно следует вносить в бланк ЛКС, причем возле каждой записи сотруднику необходимо расписаться, чтобы лично заверить информацию, что поможет избежать ошибок в будущем. Новые сведения вносятся на основании представленных документов.

Если запись требуется зачеркнуть, то это необходимо сделать так, чтобы старую можно было прочитать. В случае когда старую карточку нужно заменить в 2020 году новой по причине ветхости, то все сведения из нее следует занести на новый бланк. Нередко старые бланки оставляют храниться вместе с новыми.