У любого работающего гражданина есть законное право на отпуск на протяжении каждого года, срок которого зависит непосредственно от условий его работы, а также общего рабочего стажа.
При этом для того, чтобы исключить возможность остановки предприятия в том случае, если все его сотрудники проявят желание отдохнуть в одно и то же время, составляется специальный график отпусков, благодаря которому обеспечивается гарантия сотрудникам соблюдения их прав, а также защита интересов руководства компании.
Именно поэтому руководству любой организации стоит задуматься о том, как выглядит форма Т-7 и как правильно составляется график отпусков.
Что это такое
График отпусков представляет собой расписание, в соответствии с которым сотрудникам предоставляется ежегодно оплачиваемый отпуск. За счет этого документа гарантируется пребывание на рабочем месте нужного количества сотрудников, пока остальная их часть находится на отдыхе.
На сегодняшний день в интернете без труда можно найти образец, по которому должна заполняться форма Т-7 в 2020 году, но на самом деле недостаточно просто скачать ее и начать пользоваться ей на своем предприятии, так как документ должен еще и составляться в соответствии с определенной периодичностью, установленной нормами Трудового кодекса.
Помимо этого, график отпусков относится к числу документации, находящейся под контролем трудовой и налоговой инспекций.
Законодательный аспект
В соответствии с действующим законодательством график оформляется в любой компании вне зависимости от количества сотрудников, которое в ней работает.
Нормы трудового кодекса говорят о том, что оформление этого документа является обязательным для всех сотрудников и их руководителей, так как предоставляет определенные гарантии и принуждает к беспрекословному соблюдению закона.
Более того, этим документом отражается очередность отпусков, предупреждая возможность дальнейших разногласий и споров. На случай несоблюдения Трудового кодекса в данном вопросе у трудовых инспекторов есть право привлечь руководство компании к административной ответственности в виде штрафа.
Для чего составлять документ?
Оформленный график отпусков является обязательным к исполнению не только для работников, но и для самого работодателя. При этом, как говорилось выше, отсутствие составленного графика отпусков представляет собой административное правонарушение, совершение которого предусматривает штраф до 5000 рублей для должностных, и до 50000 рублей ля юридических лиц, причем у последних также могут приостановить деятельность на срок до трех месяцев.
Отдельное внимание стоит уделить тому, что частным предпринимателям предоставляется возможность не оформлять официальный график отпусков, устанавливая порядок предоставления отдыха своим работникам в соответствии с ранее составленными соглашениями.
Но лучше всего составлять такой документ и предпринимателям, так как они тоже ответственны за своевременное и полноценное использование отдыха, предусмотренного им действующим законодательством.
Унифицированная форма Т-7 и правила ее составления
График отпусков оформляется на каждый календарный год, но при этом он должен быть утвержден не позднее, чем за две недели до начала следующего года, что закреплено в статье 123 Трудового кодекса. Таким образом, график на 2020 год должен был утверждаться еще до 17 декабря 2020 года, но перед тем, как утвердить этот документ, его нужно составить.
Статья 123. Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков
При этом стоит учитывать несколько важных моментов, касающихся оформления графика отпусков:
- оформление этого документа является обязательным для всех работодателей, и его отсутствие влечет за собой административную ответственность;
- форма графиков должна быть утверждена работодателем самостоятельно;
- очередность отпусков в составленном графике самостоятельно определяется работодателем с обязательным учетом пожеланий определенных сотрудников;
- работник обязательно должен оповещать своих сотрудников о начале их отпуска в соответствии с оформленным графиком.
Пожелания работников
Зачастую все пожелания сотрудников собираются руководителями структурных подразделений, и на основании полученных данных кадровик может составить сводный график, учитывая положения действующего Трудового кодекса, а также особенности работы организации и личные пожелания работников. При этом пожелания определенных категорий работников о предоставлении им отпуска должны выполняться неукоснительно.
Налоговую декларацию по почте с описью отправлять довольно удобно и этот вариант часто предпочитают многие предприятия.Зачем нужны формы Р13001 и Р14001 — мы расскажем вот тут.
Отдельные категории граждан
Помимо этого, оформляя график отпусков, лучше всего заранее разобраться в особенностях действующего законодательства, обеспечивающего защиту прав определенных граждан, которым предоставляется возможность уйти в отпуск вообще в любое удобное время, и в частности, это касается:
- женщин, имеющих двое и более детей возрастом младше двенадцати лет;
- супругов, жены которых находятся в отпуске в связи с беременностью или родами;
- совместители (которые работают на основной работе вместе с отдыхом);
- работники, не достигшие совершеннолетнего возраста;
- супруги военнослужащих, имеющие право оформить отпуск вместе со своим супругом.
Особенности малых предприятий
В маленьких компаниях часто практикуется проведение предварительного опроса сотрудников для того, чтобы они могли выразить свои пожелания касательно времени своего отдыха.
Для того, чтобы избежать крупных разногласий, зачастую трудовые инспекторы предоставляют свои рекомендации, и в частности, это касается того, чтобы не довольствоваться простым словесным опросом, а фиксировать его на официальном уровне, запрашивая подпись у каждого сотрудника.
Благодаря этому можно будет обеспечить документальное подтверждение того, что сотрудник не возражает против того, чтобы ему предоставили отпуск в определенное время.
Образец заполнения
В шапке бланка нужно указать обязательные реквизиты, такие как название компании, дата оформления документа, а также год, на который оформляется график отпусков. После этого ставится подпись руководителя, а также делается отметка о том, что было учтено мнение представителей профсоюза.
Сам график включает в себя таблицу, в которой есть всего десять граф:
- наименование структурного подразделения;
- должность сотрудника, соответствующая его штатному расписанию;
- ФИО сотрудника;
- уникальный табельный номер работника;
- общее количество дней отдыха, предоставляемого сотрудника;
- установленная дата отправки в отпуск;
- фактическая дата отправки в отпуск;
- основания, в связи с которыми отпуск был перенесен, если это произошло;
- дата предполагаемого отдыха;
- отдельные примечания.
Бланк утверждается руководством, и лучше всего после этого также ознакомить с ним всех сотрудников под роспись, хоть это и не обязательно.
Внесение изменений
Несмотря на то, что составленный график отпусков должен быть утвержден работодателем, на протяжении года его можно менять по причине определенных обстоятельств. Помимо этого, ежегодно оплачиваемый отдых должен продлеваться или перенести на другой срок при наличии обстоятельств, указанным в статье 124 Трудового кодекса, а помимо этого, его можно перенести на другой срок при наличии соответствующего соглашения между работодателем и сотрудником.
При этом стоит отметить, что если работник не получил своевременно оплату ежегодно оплачиваемого отпуска или же его уведомили об отдыхе позднее, чем за две недели до его начала, работодателю нужно будет по письменному заявлению сотрудника перенести на другое время, предварительно согласовав этот момент с сотрудником.
Таким образом, в основном изменения в графике отпусков производятся или в длительности, или в дате предоставления отдыха. В таком случае можно оставить графы 1-6 без каких-либо изменений, но при этом внести соответствующие изменения в графы 8-10.
К примеру, если в графике отпусков не прописывается конкретная дата ухода в отпуск, а обозначен только месяц, то в таком случае сотруднику нужно написать заявление с указанием определенной даты, реквизиты которого будут отражаться в графе 10, в то время как в графе 7 указывается конкретная дата, когда сотрудник должен уйти на отдых.
Если перенесение отпуска связано с болезнью сотрудника, наступившей до или в процессе его отдыха, то в таком случае дата, на которую переносится отдых, должна устанавливаться руководителем в соответствии с учетом пожеланий этого работника.
Хранение графика
График отпусков нужно хранить в компании на протяжении одного года с того момента, как он заканчивает свое действие, что прописано в пункте 1.4 статьи 493 Приказа Министерства культуры №558, изданного 25 августа 2010 года. К примеру, график отпусков, который должен утверждаться на 2020 год, заканчивает свое действие 31 декабря 2020 года, в связи с чем хранение графика должно осуществляться на протяжении всего 2020 года.
График отпусков, срок хранения которого уже истек, точно так же, как и другие аналогичные документы, должен быть уничтожен в соответствии с правилами, прописанными в актах об уничтожении документов.
Бланк расчета экологического сбора вы можете скачать на нашем сайте.
Образец согласия сотрудника на работу в выходные мы предоставим в этой статье.
Возможно ли оформить отказ от работы в ночное время — читайте тут.
