Персонифицированный учет (ПУ) в системе пенсионного страхования имеет важное значение для каждого работающего гражданина. На его основе накапливаются средства будущей пенсии. Поэтому к ведению и сдаче отчетности в ПФ РФ работодатели должны подходить не менее ответственно, чем к бухгалтерской и налоговой документации.
В последнее время ежегодно вносятся многочисленные изменения в нормативно-правовые акты, регламентирующие индивидуальный учет в системе ОПС. Так, в 2020 и начале 2020 годов введены новые формы отчетов и правила по их составлению.
Причиной корректив стали некоторые несоответствия локальных документов Пенсионного Фонда России федеральному законодательству и приобщение к контролю страховых пенсий налоговой службой.
В соответствии с нововведениями изменены и специализированные программы по подготовке учетных документов: CheckXML, Pens-Invest, 1С, ПД СПУ, PsvRSV, Spu_orb. Их использование и знание основных законодательных изменений позволит избежать ошибок в составлении новых бланков.
Положение по закону
Начиная с 8 октября 2020 года начали действовать новые формы документов персонифицированного учета в системе ОПС, утвержденные Постановлением Правления ПФ РФ № 473п от 2020 года.
Постановлением № 2П от 11 января 2020 года пункты 1-4 постановления № 473п признаны утратившими силу. В нем представлены новые формы отчетности: АДВ-1, АДВ-2, АДВ-3, АДИ-1, АДИ-2, АДИ-5, АДИ-7, АДВ-6-1 и СЗВ-К.
Сами бланки не изменились. Новшества коснулись порядка их заполнения и иных моментов.
Основные коррективы следующие:
- В форме АДВ-1 отныне гражданство указывается не только по иностранным сотрудникам, но и по россиянам. Это обязательство введено в целях организации эффективного автоматического контроля достоверности и полноты предоставляемых работодателями сведений.
- Место рождения работника теперь заполняется в соответствии с п. 87.2 Регламента, который утвержден ФМС России в приказе № 391 от 2012 года. Если местом рождения сотрудника является столица России или административный центр региона, внести нужно только его наименование, к примеру, «Уфа». Если нет, то необходимо отразить и название самого региона: «Альметьевск, Республика Башкортостан». Если населенный пункт является селом, деревней, станицей, следует указать на этот факт: «ст. Каневская, Каневской район, Краснодарский край».
- С 2020 года предприятиям предоставлено право на отказ от использования круглых печатей (ФЗ № 82 от 06.04.2015). Несмотря на это, действовало требование Постановления Правления ПФР № 192 от 2006 года об обязательном заверении печатями многих документов индивидуального учета. Такое правило, естественно, противоречило федеральному закону.
Наконец-то ПФР решил внести исправления в этот порядок. Постановление № 473п устанавливает, что печать необходимо ставить лишь при ее наличии у работодателя. Данное уточнение, например, дано в п. 8 Инструкции по заполнению новых форм.
Классификатор параметров 2006 года содержит кодировку данных, вносимых в документацию по индивидуальному учету. В нем имелись отсылки на ФЗ № 173 от 2001 года «О трудовых пенсиях». С 2020 года назначение страховых пенсий регулируется ФЗ № 400 от 2013 года. Поэтому в Классификаторе добавлены ссылки на новый закон.
Помимо рассмотренных корректировок Постановлением № 473п внесены некоторые технические правки. Изменения обусловлены передачей с 2020 года контроля страховых взносов в компетенцию ФНС.
Обзор программ
Ручное заполнение учетных документов – хлопотная работа с высокими рисками допущения массы ошибок.
Критерии малого и среднего бизнеса смотрите здесь.
Для их автоматического составления имеются различные программы:
| CheckXML | Применяется страхователями, МФЦ, органами ПФР для проверки всей документации индивидуального учета в автоматизированном режиме. |
| Pens-Invest |
|
| PsvRSV |
|
| ПД СПУ | Обладает простым интерфейсом, позволяющим удобно использовать всю необходимую информацию, обрабатывать ее, формировать и выводить выходные отчеты в печатном и электронном формате. Программа оснащена функцией импорта данных из формата ПФР предыдущих версий, DBF и текстовых файлов. Предусмотрены сервисные функции для облегчения работы пользователя.
В программе предусмотрено:
|
| Spu_orb | Заменила старую DOS-разработку с возможностью переноса из нее сведений в новую версию. Обладает функцией загрузки файлов XML, предназначена для формирования отчетности в ПФР. Обеспечивает ввод, печать и выгрузку пачек документов, способна поддерживать работу с несколькими информационными базами, что особо удобно для бухгалтеров, сдающих отчеты по нескольким предприятиям. |
| 1С 8.2 и 8.3 | Включают обязательные отчеты в Пенсионный Фонд.
Поддерживают следующие типы формирования и представления отчетов:
|
Характеристика индивидуального примера
ПУ представляет собой систему учета пенсионных данных. С началом трудовой деятельности на каждого гражданина заводится индивидуальный лицевой счет, на котором всю жизнь копятся сведения о его рабочем стаже. Чем больше средств соберется на индивидуальном счете, тем больше будет размер пенсии.
Порядок ПУ регламентируется федеральным законом № 27. Отчетность по индивидуальному учету сдается в ПФР поквартально, т.е. 4 раза в год. Крайний срок подачи в каждом квартале – 15 число месяца, идущего за отчетным периодом. Так, например, в 2020 году отчеты по ПУ за второй квартал нужно представить не позже 15 июля.
В Пенсионный фонд сдаются сведения по формам: РСВ-1, АДВ-6-2 и 6-3, СЗВ-6-1 и 6-2.
При увольнении сотрудников в предыдущем периоде и начислении им выплат в отчетном периоде сведения о них персонифицированные данные о них отражаются в разделе 3 расчета по страховым взносам (письмо ФНС № БС-4-11/4859 от 17.03.2017, п. 22.1 приказа ФНС № ММВ-7-11/551@ от 10.10.2016).
Скчать образец АДВ-6
Сведения для формы документов персонифицированного учета
Отчетность по ПУ составляется на основе документов, удостоверяющих личность работника. Номер его индивидуального счета проставляется из страхового свидетельства государственного пенсионного страхования.
Важно уделить особое внимание заполнению сведений о месте проживания: фактическом и по регистрации. ПФР застрахованным лица, выходящим на пенсию, будет направлять уведомления о состоянии их лицевых счетов. Поэтому нужно тщательно проверять правильность внесения фактического места проживания. Адрес отражается в новых формах СЗВ-4-1 и 4-2 в специально предусмотренном для него реквизите.
Данные о доходах, заработках, начисленных и выплаченных взносах в Пенсионный Фонд, вносятся из сведений бухгалтерской отчетности. Трудовой стаж рассчитывается по приказам и иным документам, свидетельствующим о специальном стаже и подтверждающим право на льготное пенсионное обеспечение. Временно не требуется отражение кодов ОКПО и ОКУД.
Работодатель должен группировать готовые формы документов персонифицированного учета по пачкам. Формы СЗВ-4-1 и 4-2 можно формировать в пачку, не превышающую 200 бланков, т.е. не более, чем по 200 сотрудникам. При этом данные формы необходимо группировать отдельно по каждой категории застрахованных граждан. Сформированные пачки нумеруются, прошнуровываются и заверяются фирменной печатью.
Инструкция по заполнению
Регламент утвержден тем же Постановлением Правления ПФР № 473п от 2020 года. В нем определены правила оформления отчетности индивидуального учета и порядок их сдачи в отделения ПФР. В Приложении 1 к Инструкции представлен Классификатор параметров с кодировкой документов. Приложение 2 содержит образцы заполненных документов ПУ.
Постановлением Правления ПФ РФ № 2П от 11 января 2020 года не только отменены пункты 1-4 постановления № 473п и представлены новые формы документов ПУ, но и введена новая инструкция по заполнению, в которой содержатся:
- общие правила внесения данных в отчеты;
- требования к оформлению входящей документации;
- рекомендации по составлению отдельных учетных форм в системе ОПС.
Срок хранения бухгалтерских документов в организации смотрите тут.
Узнайте из статьи изменения в персонифицированном учете.
