В соответствии с последними поправками действующего законодательства, которые напрямую затрагивают фонд социального страхования, были внесены изменения в порядок выплаты денежной компенсации по больничным листам. В результате этого была применена дополнительная отчетность, которая должна быть в обязательном порядке заполнена лицами, выплачивающими соответствующие взносы.
Отчет оформляется по форме 4-ФСС. Необходимость применения такой документации регламентируется на законодательном уровне. Новая форма действует с 1 августа 2020 года. Стоит отметить, что документ не сможет дойти до Фонда, если организация или юридическое лицо не смогут обновить сертификат ключа.
Для понимания того, зачем нужны ключи 4-ФСС, необходимо обратиться к последним актуальным изменениям действующего законодательства в сфере необходимости обновления сертификата, к основным ошибкам, а также к порядку открытия шифрования.
Последние изменения от фонда социального страхования
На законодательном уровне было принято решение о внесении ряда изменений с целью обеспечения приема расчетов страхователей по соответствующим взносам с применением цифровой подписи.
В специальный приказ Фонда от 12.02.2010 были внесены следующие поправки:
- в новой редакции документа четко излагается технология приема расчетов по начисленным и переведенным взносам с применением подписи;
- теперь в рамках оборота документации происходит обмен следующими бумагами – форма 4-ФСС и квитанция о получении расчета с актуальными ошибками – стоит отметить, что к применению допустим только новый образец формы;
- для предоставления расчета страхователь должен иметь доступ в Интернет, ключ цифровой подписи, сертификат для его проверки, а также дополнительные средства ЭЦП;
- фактическим моментом получения расчета считается дата формирования документа, подтверждающего прием – создание соответствующего свидетельства формируется сразу после прохождения определенных проверок;
- приводится новое описание форматов и размеров файла с расчетом.
Как обновить сертификат
Для понимания того, как обновить сертификат, нужно знать об основных правилах, прописанных в устанавливающей документации Фонда. Сертификат электронного ключа необходим для шифрования сведений, а также для последующей проверки квитанции о приеме отчета. В сентябре 2020 года было осуществлено изменение электронных ключей. Именно поэтому каждое заинтересованное лицо должно позаботиться о скором обновлении.
Новый сертификат требуется тем уполномоченным лицам и организациям, которые сдают отчетность в электронном формате. При использовании устаревших сведений и ключа соответствующая программа выдаст ошибку в силу того, что сведения не смогут быть прочитаны.
В процессе обновления сертификата нет ничего сложного. Для этого нужно использовать программу, которая используется организацией для отправки отчетности. Процедура является бесплатной. Стоит отметить, что сертификат ключа проверки подписи уполномоченного лица представители Фонда разместили на своем официальном сайте.
Детали ключей для сдачи 4-ФСС
Горячие ошибки
Известно, что формат предоставления отчетов в электронном виде был изменен. В соответствии с этим, при заполнении старой формы может быть актуален целый ряд ошибок, который станет препятствием при отправке отчетности.
В соответствии с новым форматом позиция «Код подчиненности» должна теперь состоять из пяти символов. У многих организаций-страхователей в специальной программе до сих пор установлен горячий четырехзначный код.
Именно поэтому в момент проверки передачи данных по форме 4-ФСС могут возникнуть определённые трудности, сопровождающиеся сообщением, выводимым в окне программы (ошибка: строка 3, столбец 446).
Для исправления необходимо обратить пристальное внимание на тот же код подчиненности в свидетельстве о регистрации в Фонде. Все 5 актуальных символов должны быть указаны в информации о комплекте отчетов в строке «Код подчиненности». Стоит отметить, что данная информация вводится без пробелов и подчеркиваний для того, чтобы значение приняло установленный вид.
Открытие шифрования
Открытый канал шифрования может быть открыт при следующих условиях:
- при наличии стабильного доступа в Интернет, к официальному сайту ФСС и шлюзу приема отчетов;
- при наличии адреса электронной почты на любом сервере;
- при установке специальной программы криптографической защиты – может быть приобретена у специальных операторов связи;
- при удовлетворении программы требованиям установленной законодательством Технологии;
- при наличии действующей цифровой подписи.
Первый этап заключается в регистрации на официальном сайте ФСС. Для этого заинтересованному лицу или представителю организации необходимо придумать уникальный логин и сложный пароль с использованием русских и латинских символов. После этого в течение следующих суток на указанный адрес электронной почты поступит уведомление о необходимости активации аккаунта.
Расширенные права на пользование услугами портала можно получить путем подачи специального заявления страхователя. Образец необходимо распечатать с сайта. Документ подписывается у руководителя организации с простановкой печати. Сразу после получения дополнительных возможностей можно установить сертификаты центра ФСС.
Как правильно указать ОКВЭД в 4-ФСС за 2020 год, чтобы избежать штрафа, можно посмотреть в Налоговом кодексе РФ.
Все, что вы хотели знать об изменениях в форме 4-ФСС за 4 квартал 2020, изложено в этой статье.
Электронная подпись
Перед сдачей электронной формы в режиме онлайн заинтересованные пользователи должны в обязательном порядке обновить ключи 4-ФСС. Рекомендуется не затягивать с осуществлением данной операции особенно в случаях, когда требуется сдача точных расчетов за прошлые отчетные периоды. Новые ключи могут быть получены пользователями путем скачивания с официального портала ФСС.
Для этого нужно в специальном меню найти файл с названием F4_FSS_RF_2016_qualified.cer. Стоит отметить, что при использовании специальных приложений для ЭЦП необходимо использование положений, которые содержатся в инструкции специалистов ФСС по установке. Пользователи смогут рассчитывать на предоставленные сотрудниками Фонда электронные ключи в течение достаточно непродолжительного промежутка времени.
Действующее законодательство включает в себя положения, в соответствии с которыми регламентируются требования по первичной идентификации владельцев цифровых подписей. За нарушение установленных требований предполагается ответственность административного характера, а сама электронная подпись может быть изъята на постоянной основе.
Проблемы, связанные с заполнением и выдачей
Многих пользователей специальных программ интересует вопрос о том, выдают ли сотрудники фонда рекомендации по вопросу заполнения формы 4-ФСС. При личном обращении заинтересованного лица уполномоченные сотрудники организации могут дать определенные советы.
Сначала необходимо обратить наиболее пристальное внимание на порядок оформления титульного листа. Известно, что помимо формы 4-ФСС была введена также и форма РСВ-1. По части именно титульного листа реквизиты данных документов пересекаются.
Стоит отметить, что рекомендуемый порядок заполнения 4-ФСС не устанавливает необходимость заполнения в тех случаях, когда значение реквизитов не соответствует отведенному под них блоку.
В данном случае при заполнении ОГРН компании, которое во всех случаях состоит из 13 символов, в поле из 15 позиций, в первых двух позициях необходимо проставить нули. Что касается заполнения ИНН компании, который состоит из 10 символов, то в зоне из 12 ячеек также в первых двух позициях должны быть в обязательном порядке проставлены нули.
В некоторых случаях допустим ввод вышеуказанных реквизитов и без нулей. Это обуславливается тем, что новый порядок проверки может допускать соответствующее заполнение документов.
Важно учитывать также и одно довольно важное замечание. Если форма 4-ФСС подготавливается и передается в Фонд в электронном виде, то заинтересованным лицам нужно быть готовым к тому, что информация из бухгалтерии должна полностью соответствовать контрольным соотношениям ФСС, которые будут подвержены обязательной проверке при сдаче файла через приемочный шлюз.
Указанные соотношения могут быть применимы только для одного застрахованного сотрудника организации. Если же таких работников будет двое, то соотношение может быть не выполнено. В любом случае на подачу отчета в электронном виде могут рассчитывать только те организации, постоянный штат которых составляет больше 100 человек.
Нюансы заполнения за 9 месяцев в 2020 году
Новая форма отчетности за 9 месяцев заполняется по определенному алгоритму.
В обязательном порядке должны быть в полной мере заполнены следующие страницы документа:
- титульный лист;
- раздел 1, который содержит в себе расчет по начисленным или переведенным взносам по страховании в случае временной нетрудоспособности гражданина – должны быть также в обязательном порядке оформлены таблицы 1-5 данного раздела;
- раздел 2, который содержит в себе информацию о расчете по обязательным случаям страхования по факту несчастных случаев в рамках производственного процесса или заболеваний профессионального характера – заполняются таблицы 6-10;
- все страхователи должны позаботится о заполнении таблиц 1, 3, 6-7, 10 и титульного листа – в противном случае отчётность не будет принята уполномоченными сотрудниками Фонда.
Стоит отметить, что, если для остальных таблиц отсутствует актуальная информация для заполнения, то данные разделы можно не оформлять и они не будут включены в итоговый результат расчета. В качестве основания для заполнения формы 4-ФСС выступает информация, содержащаяся в бухгалтерском учете за отчетный период.
Шлюз отправки
Для обеспечения максимальной защиты передаваемой информации Фонд социального страхования РФ разработал при непосредственном участии высококвалифицированных специалистов специальную точку приема отчетности по формам 4-ФСС, именуемую шлюзом. Страхователь может в самостоятельном порядке оформить отчет в электронной форма и подать его на рассмотрение из любой части страны.
Для осуществления соответствующей операции необходим только стабильный доступ в сеть Интернет. Однако стоит учитывать и определенные нюансы, с которыми могут столкнуться заинтересованные пользователи при использовании шлюза.
Для подачи новой формы в электронном виде нужно в обязательном порядке осуществить следующие операции:
- Установить специализированный корневой сертификат в операционную систему рабочего компьютера.
- Установить в операционную систему открытый сертификат ключа уполномоченного сотрудника Фонда.
- Подписать документ при его передаче в Фонд специальной цифровой подписью руководителя компании или индивидуального предпринимателя, ведущего постоянную отчетность – при этом должны четко соблюдаться установленные алгоритмы формирования электронной подписи и правила выполнения.
- Выполнить шифрование файла с помощью открытого ключа и при использовании актуальной информации об этом же ключе.
- Загрузить подготовленную отчетность на сервер Фонда социального страхования.
Стоит отметить, что фактическим моментом приема соответствующей документации может считаться дата, в рамках которой форма 4-ФСС была передана на сервер организации. При успешном завершении приема отчетности уполномоченные сотрудники Фонда занимаются формированием и передачей специальной квитанции, подтверждающей соответствующий факт.
Пользователи официального портала Фонда могут рассчитывать на использование дополнительных функций, включая возможность загрузки на свой персональный компьютер отчетов, созданных в формате.xml, а также установки специальной утилиты для операционной системы, которая позволяет осуществить дополнительное шифрование.
4-ФСС за 4 квартал 2020 года необходимо отправлять в фонд в январе 2020 года.
Об изменениях в отчете 4-ФСС на 2020 год узнайте у нас подробнее.
Образец заполнения формы 4-ФСС за 9 месяцев 2020г можно посмотреть здесь.
