Как составляется книга учета доходов и расходов для ИП на УСН

Система налогообложения предполагает наличие определенных инструментов отчетности, по которым устанавливается налоговая база и размер обязательных платежей.

Для индивидуальных предпринимателей и организаций, использующих упрощенную систему налогообложения, существует иной порядок отражения собственных доходов и расходов, заключающийся в ведении специальной Книги.

Важно понимать, что подобный документ является обязательным для всех лиц на упрощенке. В случае его отсутствия или неправильности заполнения ответственные люди будут вынуждены уплатить штраф в налоговые органы – зачастую он приобретает достаточно внушительные цифры.

Чтобы избежать подобных санкций, необходимо изучить порядок ведения, правила оформления и иные особенности и нюансы составления Книги учета доходов и расходов на упрощенной системе налогообложения.

Нормативная база

Статья № 346.24 Налогового кодекса Российской Федерации устанавливает необходимость ведения Книги учета доходов и расходов по упрощенной системе налогообложения. Действие данного положения распространяется как на организации, так и на индивидуальных предпринимателей – хозяйственная деятельность каждого субъекта должна быть отражена.

Форма составления рассматриваемой отчетности регулируется аспектами Приказа Министерства Финансов Российской Федерации №135Н «Об утверждении форм КУДиР организаций и ИП». В соответствии с ним Книга, предназначенная для отчетности по УСН и применяемая ИП и организациями, обладает иной формой, нежели книги, используемые идентичными юридическими элементами, но с другой системой налогообложения.

Статья 346.24. Налоговый учет

При упрощенке коммерсанты для определения налоговой базы проводят учет доходов и расходов на основании положений главы №26.2 Налогового кодекса Российской Федерации.

Стоит отметить, что УСН предполагает возможность использования достаточно приятного преимущества – бухгалтерский учет не является обязательным при ведении деятельности.

Что касается индивидуальных предпринимателей и организаций с другой системой, то они должны вести не только КУДиР, но и бухучет.

Формы ведения журнала

Законодательством предусмотрено, что Книга учета доходов и расходов УСН может быть оформлена не только на бумажном носителе, но и с использованием современных инструментов для составления документа в электронном виде.

Какой-либо разницы между Книгой для индивидуальных предпринимателей и Книгой для организаций нет. Стоит отметить, что в случае с электронным оформлением, КУДиР можно будет перенести на бумагу, распечатав по окончании налогового периода – это также распространяется и на незаполненные разделы.

После этого документ прошивают, назначают нумерацию каждой странице с указанием их числа на последнем листе. Место прошивки тщательно проклеивается, далее проставляется печать (если имеется в наличии) и подпись предпринимателя.

С 2013 года введено правило, в соответствии с которым КУДиР при УСН не подвергается заверению в органах налоговой инспекции. Важно, что Книга заводится каждый отчетный налоговый период в новом экземпляре.

Это является обязательным даже в том случае, если за прошедший год ИП или организация не осуществляли деятельность. При любом раскладе ответственные лица должны предоставить документ с реальными показателями – в такой ситуации они являются нулевыми.

Кроме того, существуют определенные правила заполнения. Их учет является необходимым, так как при выявлении несоответствий с утвержденными нормами предприниматель должен будет уплатить штраф и по новой оформить документ.

Скачать бланк книги доходов и расходов

Обновленная версия бланка 2020 года

В соответствии с Приказом Министерства Российской Федерации №227Н в 2020 году вступят в силу некоторые изменения, касающиеся бланка Книги для лиц, использующих УСН. Также определенные корректировки будут внесены и в порядок заполнения рассматриваемого документа.

Образец и пример уже сейчас можно найти на официальных сайтах государственных служб. Там же можно скачать бесплатно электронную версию документа.

В регистре сформируются два дополнительных раздела к уже имеющимся четырем. В новом пятом предприниматели с УСН с объектом «доходы» должны отражать размеры уплаченных торговых сборов, с помощью которых можно снизить сумму налога. В шестом разделе находятся сведения о том, как правильно заполнить предыдущие пункты.

Очевидно, что подобные изменения являются актуальными лишь для тех регионов Российской Федерации, где действует понятие торгового сбора. На данный момент этим пользуется только Москва.

Помимо этого, Министерство финансов интенсивно продолжает процедуру исключения упоминаний про обязательную печать. В этой ситуации он уточнил это по отношению к Книге на УСН: проставлять печать при наличии оттиска нужно только в двух вариантов. Первый касается момента распечатки документа, который был оформлен в электронном виде. Второй же распространяется на случаи, когда исправляются ошибки в КУДиР.

Также Министерством финансов была реализована деятельность по исключению упоминания о том, что предприниматели определяют страховые взносы в Пенсионный фонд Российской федерации и на медицинское страхование по стоимости соответствующего страхового года.

По сути, в 2020 году каких-либо изменений в порядок ведения Книги не предусмотрено – процедура остается аналогичной 2020 году. Однако важно учитывать, что с 2020 года правки вступят в силу, поэтому нужно заранее изучить их основные положения.

Структура и основные разделы

Книга учета доходов и расходов УСН в своей структуре имеет пять категорий: титульный лист и четыре раздела.

Если рассматривать документ в полном формате, то можно выделить такие моменты:

1. Наименование.
2. Содержание.
3. Титульный лист.
4. Раздел №1 содержит информацию о доходах и расходах ИП или организации.
5. Раздел №2 является источником сведений о расходах, пущенных на приобретение основных средств и нематериальных активов.
6. Раздел №3 предназначен для выявления данных о расчете суммы убытка.
7. Раздел №4 определяет расходы, которые направлены на уменьшение размера налога через произведенные платежи авансового вида.

При упрощенной системе налогообложения ответственное лицо обязано заполнять только последние две графы.

Если у ИП Доходы минус расходы

Оформление Книги по УСН на 15% и 6% обладает определенными нюансами. Их учет является обязательным, ведь при игнорировании подобных моментов высок риск формирования определенных неприятностей с налоговой инспекцией.

Итак, при заполнении документа в первую очередь нужно уделить внимание следующим моментам:

• возврат авансовых платежей или предоплаты;
• доход, который не учитывается;
• все категории расходов;
• оплата по долевым суммам.

Иногда возникает ситуация, когда договор досрочно расторгается, что способствует возвращению в бюджет предоплаты. Тогда расходы в Книге должны быть снижены на размер аванса. Стоит учитывать, что данный момент отражается лишь в форме записи со знаком «минус».

В КУДиР не стоит указывать такие поступления бюджета:

• денежные средства, перечисленные по ошибке;
• возмещения по листам нетрудоспособности;
• суммы, возвращенные по налогу на добавленную стоимость;
• если организация принимала участия в торгах, то также не стоит включать возврат задатка.

Что касается расходной части, то она должна быть расписана как можно подробнее. Это обуславливается тем, что при использовании подобного режима, налоговые органы с особым вниманием относятся к изучению именно раздела расходов. Поэтому любая ошибка может быть интерпретирована как попытка уменьшить налогооблагаемую базу.

Правила заполнения книги учета доходов и расходов УСН

При заполнении Книги каждый предприниматель должен руководствоваться определенными правилами:

• в книге отражаются сведения о хозяйственных операциях, которые являются значимыми при определении размера налога;
• каждая новая запись должна иметь документальное подтверждение;
• операции заносятся в хронологическом порядке;
• одна строка – одна запись;
• записи отмечаются на русском языке.

Важно, что подобные правила должны быть соблюдены. Иначе – штраф и возврат документа на доработку.

Титульный лист

Каких-либо жестких правил по оформлению титульного листа нет – он может заполняться произвольным образом.

Однако в любом случае стоит учитывать некоторые моменты:

• код формы по ОКУД не обязателен к заполнению, так как для Книги он не был установлен Государственными стандартами;
• в графе с датой нужно указать день открытия книги, который соответствует дню первой записи в документе;
• индивидуальный предприниматель освобожден от определения кода по ОКПО;
• адреса проставляются те же, что были установлены в учредительных документах;
• в категории «Номера расчетных счетов» следует отразить каждому счету его номер и наименование банковского учреждения.

Важно отслеживать изменения в оформления для исключения возможных ошибок.

Раздел 1

Данный раздел состоит из четырех таблиц, каждая из которых отражает конкретный квартал налогового периода, а также одной справки, но предпринимателем с УСН по объекту «доходы» она не нужна.

Итак, при оформлении стоит учитывать:

Графа 1	Предполагает отражение сквозной нумерации на протяжении полного периода.
Графа 2	Нужно следовать рекомендации об указании не только числа поступления и номерного реквизита первичного документа, но также его наименования.
Графа 4	Доходы нужно указывать на день приобретения соответствующих средств. При этом государственные субсидии устанавливаются в сумме осуществленных за их счет трат на дату произведения таких расходов – это позволяет избежать повышения налоговой базы по УСН. Что касается поступлений, которые не признаются доходами, то они должны быть отражены с некоторыми особенностями.
Графа 5	Устанавливаются фактические траты средств из государственных субсидий. Каждая категория расходов должна доказываться документально.

При этом важно учитывать, что в последней графе остальные растраты не нужно определять.

Раздел 4

В этом разделе происходит учетов всех расходов, которые способствуют уменьшению налога:

Графа 1	Заполняется с использованием сквозной нумерации на протяжении всего налогового периода.
Графа 2	Нужно проставить число, номерной реквизит и название документа.
Графа 3	Стоит указать месяц года, за которым были выплачены больничные взносы.

Что касается остальных граф, то в них устанавливаются размер уплаченных средств. Причем в 4 и 6 индивидуальный предприниматель определяет взносы не только за себя, но и за сотрудников – если они имеются в наличии.

Примеры

Для более точного понимания некоторых ситуаций следует обратить внимание на определенные примеры:

При возврате	Бизнесмен был вынужден 08.03.16 вернуть приобретателю аванс в размере 43 тысячи рублей, который был приобретен 01.03.16 и отражен в доходах в графе 4. Для уменьшения налоговой базы на величину возврата следует в соответствующей графе сделать запись с пометкой «минус». Причем осуществить это нужно в день получения средств.
При получении субсидий	ИП Подлесов использует УСН по объекту «доходы». 13.01.16 он получает помощь из местных средств на компенсацию затрат по аренде помещения суммой в 40 тысяч рублей. 16.02.16 предприниматель потратил на аренду 20 тысяч рублей – это он должен внести в феврале 2020 года в раздел 1 в графы 4 и 5.
При выплате больничных	Индивидуальный предприниматель в марте 2020 года предоставил сотруднику пособие по нетрудоспособности суммой в 7 тысяч рублей по соответствующей ведомости №6 от 05.03.2016 года. Размер выплаты за первые трое суток составляет 3 тысячи рублей.

Предприниматель не оформлял договор по ДМС. Поэтому в графе 9 раздела 4 за март 2020 года нужно указать эти 3 тысячи рублей. При этом стоит учитывать, что доля средств пособия от ФСС не определяется в документе.

Книга учета доходов и расходов УСН является обязательным элементом отчетности для организаций и ИП, использующих соответствующую систему налогообложения. Ответственные лица могут сделать это самостоятельно, но также они могут купить услуги специалистов для исключения возможности ошибки в оформлении.