Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

При поступлении на работу человек должен иметь трудовую книжку. Документ отражает стаж и рабочую деятельность, поэтому очень ценен для работодателя.

После оформления сотрудника его трудовая книжка и вкладыши в нее должны храниться в учреждении. Дополнительно данные о документе содержит книга учета трудовых книжек.

Многие не знают, нужна ли специальная книга учреждению. По закону регистрация документов обязательна как для организаций, так и индивидуальных предпринимателей.

Заполнение журнала производится в определенном порядке. Самостоятельно изменять его запрещается. Важно знать основные правила оформления, чтобы проверяющие органы не привлекли работодателя к ответственности.

Определение

Книга учета трудовых книжек, утвержденная Министерством труда России, необходима для внесения сведений о документах поступивших работников. Она содержит большое количество страниц. В журнале формата А4 имеется 13 граф для заполнения.

Книга выпускается специальными предприятиями. Ее необходимо купить каждой организации. Также можно самостоятельно изготовить документ. Но при этом важно соблюдать основные требования.

Записи вносятся в журнал специалистами отдела кадров. Новые отметки делаются в момент поступления работника. Также в книге отражены первично выданные документы.

При наличии вкладыша его регистрация также обязательна. Если он выдавался другой организации, то вписываются сведения об имеющихся в трудовой книжке записях. Информация, представленная во вкладыше, вносится в специальную строку.

Зачем нужен журнал

Ведение журнала необходимо каждому учреждению.

При наличии книги регистрируются трудовые книжки:

• отданные в отдел кадров при поступлении на работу;
• оформленные впервые для новых сотрудников, не имеющих опыта;
• вкладыши, которые открыл работодатель (при наличии вкладыша с предыдущего места работы проводится регистрация только самой книжки).

Согласно записям в специальном журнале можно отследить движение трудовых книжек, их поступление и выдачу. Работодатель обязан выдать трудовую книжку при увольнении работника. Поэтому отследить выполнение законодательных требования можно по дате выдачи и подписи получателя документа.

Кто должен заполнять?

Заполнение книги осуществляется сотрудником, которые принимает документы при поступлении работников и проводит процедуру по увольнению.

Среди таких лиц выделяют:

• кадровиков;
• бухгалтеров;
• менеджеров по персоналу.

В некоторых организациях работодатели назначают ответственное за ведение журнала лицо. Подтверждается назначение специально изданным для этого приказом. Согласно нему работник не только вносит данные, но и хранит документ надлежащим образом.

Рекомендации по ведению книги учета трудовых книжек и вкладышей в них

Учет трудовых книжек, вкладышей и запасных бланков проводится в определенном законом порядке. Его содержат Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (пункт 40). Документ разработан на основании Постановления Правительства РФ №225 от 16 апреля 2003 года.

Под учетом понимается внесение сведений о документе в специальной книге. Регистрация осуществляется путем записи информации о трудовой книжке, форма которой предусматривает внесение даты создания, отправления или получения.

Регистрировать необходимо все бумаги, подлежащие учету и использованию. После внесения данных документ получает номер, по которому его можно найти в системе поиска.

Скачать унифицированную форму журнал учета трудовых книжек

Регистрация предусматривает обязательно ведение книг и журналов работниками кадровой службы. Они не имеют строгой формы в большинстве случаев. Но трудовые книжки вносятся только в специальную книгу. При этом приходно-расходная часть заполняется бухгалтерами, где учитывается бланк и вкладыш книжки. Движение документов отражается кадровой службой.

Книга разрабатывалась Министерством труда РФ. Она включает в себя 13 граф. Предыдущий вариант состоял из 14 разделов, но впоследствии один из них упростили.

Новая и старая книги отличаются друг от друга незначительно. Графы 11 и 12, которые содержали сведения об оплате бланка книжки, содержали данные о рублевом и копеечном выражении стоимости. В настоящее время решено было оставить одну графу 11, отражающую стоимость в рублях.

Скачать образец заполнения книги учета и движения трудовых книжек

При этом книга имеет ряд особенностей, которые отличают ее от других документов:

• Оформление производится не за календарный год, как заполняют другие журналы, а до полного окончания книги. Таким образом страницы заканчиваются через несколько лет.
• Если в учреждении книга велась в свободной форме не по установленному образцу, то она требует замены. Ее необходимо закрыть, отметив причину прекращения ведения. Также указывается количество регистрационных записей.
• Новая книга ведется на основании прежних записей. Уничтожать старый вариант запрещено, так как он содержит сведения о трудовых книжках ранее принятых на работу сотрудников и выдаче документов уволившимся лицам.

Запись в журнале должна быть сделана при:

• передаче трудовых книжек в момент приема на работу сотрудника;
• оформлении новой книжки при поступлении на работу впервые;
• регистрации вкладышей.

Если работник получил вкладыш по предыдущему месту трудоустройства, он не подлежит регистрации.

Образец заполнение разделов журнала

Стандартная форма содержит 13 граф, которые отражают полные сведения о регистрируемом документе. Если сотрудник кадровой службы сомневается в правильности внесения данных, необходимо ориентироваться на образец.

Каждый из разделов имеет свою функцию:

1. В первой графе отражается порядковый номер записи.
2. Следующие три графы необходимы для указания даты трудоустройства или заполнения трудовой книжки. Данные вносятся спустя пять дней трудовой деятельности. Во второй графе ставится число, в третьей – месяц, а в четвертой – год приема на работу.
3. Пятая графа необходима для указания данных о сотруднике. Фамилия, имя, отчество прописываются полностью, без сокращений и инициалов.
4. В шестом разделе прописываются серия и номер трудовой книжки, вкладыша к ней или выданного дубликата.
5. Седьмая колонка необходима для описания должности, на которую принимают работника. Данные берутся из штатного расписания. Они должны совпадать с отметкой в трудовой книжке.
6. Восьмая графа содержит сведения о подразделении, в котором будет вестись трудовая деятельность. Данный раздел к заполнению необязателен.
7. Девятая колонка необходима для указания информации о приказе, который подтверждает прием сотрудника на работу. Если выдается дубликат книжки или вкладыша, раздел остается незаполненным.
8. В десятой графе работник, который ведет журнал, ставит свою подпись.
9. Если книжка была куплена сотрудником при приеме на работу, то заполняется одиннадцатая графа с указанием взимаемой суммы. При предоставлении уже имеющейся книжки работником графа остается пустой.
10. В случае увольнения необходимо заполнить 12 и 13 графы. Работник ставит подпись и дату прекращения трудовой деятельности. В случае отправки документов по почте данные разделы содержа сведения о дате отправления.

Титульный лист

Каждый регистрационный журнал должен иметь титульный лист. Он помогает отследить не только характер документа, но и дату его открытия.

На первой странице прописываются:

• название организации/сведения об индивидуальном предпринимателе;
• дата начала заполнения журнала;
• дата окончания ведения документа.

Последняя дата ставится после заполнения всех страниц книги.

Опломбирование и требования к оформлению

Книга в обязательном порядке должна быть прошита и опломбирована. Нити можно скрепить сургучом или пломбой. Процедура упрощается при использовании пломбиатора.

Также некоторые предприятия используют самозапирающий элемент, который может быть использован только один раз. После этого в журнале проставляется номер пломбы и заверяющая надпись.

При оформлении книги учитываются несколько важных требований, предъявляемых к документу:

• Журнал должен иметь твердую обложку. Это позволит сохранить его первоначальный вид на многие годы. Ведь хранение должно осуществляться на протяжении 75 лет.
• Важно проверить соответствие листов форме, которая утверждена на законодательном уровне.
• Нумерация страниц должна быть сквозной. Также возможна пометка как страниц, так и листов. Важно добиться того, чтобы из журнала невозможно было изъять отдельные элементы. Документ необходимо прошить.
• На обложке с задней стороны ставится название документа, количество листов в прописном и цифровом выражении, дата начала ведения, а также данные и подпись ответственного лица.
• Заверить книгу может только руководитель учреждения или индивидуальный предприниматель.
• Нити прошивки и заверительная запись скрепляются сургучом или пломбой. Бумажные наклейки не допускаются.

Если правила не будут соблюдены, то учреждение, ответственное лицо могут быть привлечены к административной ответственности. Организация заплатит штраф, а может и вовсе приостановить свою деятельность на основании решения контролирующих органов.

Нумерация страниц и прошивка

Нумерация страниц в журнале должна быть сквозной. Проставлять номера необходимо до осуществления прошивки.

Цифры прописываются на каждой странице или листе. Это позволит исключить вероятность удаления элементов или их замены.

Номер ставится в нижнем правом углу. После нумерации необходимо провести прошивку книги. Далее документ заверяется подписью начальника учреждения.

На обратной стороне книге ставится запись о:

• названии документа;
• количестве страниц (прописью и цифрами);
• должности и данных лица, которое заверило документ;
• дате начала ведения книги.

Возможна ли электронная версия

Электронная версия журнала для учета и регистрации трудовых книжек не может вестись. При этом законодательно отсутствует невозможность такого ведения. Однако некоторые особенности заполнения свидетельствуют о том, что электронный документ не может быть использован.

Это обусловлено тем, что в журнале проставляются подписи:

• руководителя учреждения;
• ответственного сотрудника;
• работника.

Поэтому скачать книгу не представляется возможным. Необходимо заводить обычный печатный вариант журнала.

Исправление ошибок в записях

Журнал заполняется ответственными сотрудниками собственноручно. Поэтому нередко появляются ошибки или описки. Для исправления необходимо ориентироваться на общепринятый порядок.

Трудовой кодекс РФ не содержит сведений о внесении исправлений в книгу. Поэтому использовать нужно правила изменения данных, предусмотренные для стандартных форм.

Одним из вариантов является зачеркивание неверной записи и указание «Исправленному верить/Исправлено в графе №». Рядом обязательно ставятся данные лица, производившего исправление.

Также можно не зачеркивать ошибочные данные. Рядом разрешается написать «Запись недействительна», внеся новые сведения.

Хранение

Хранение книги осуществляется в определенном порядке. Необходимо соблюдать не только правила, но и длительность. Сроки хранения доходят до 75 лет. Они обусловлены тем, что журнал содержит сведения о трудоустройстве работников.

Документ необходимо иметь до того момента, пока не будет выдана последняя трудовая книжка, отраженная в списке. После этого журнал может быть передан в архив.

Нередко возникают вопросы о ведении книги при реорганизации. Если численность и состав остаются неизменными, то документы можно использовать дальше. Журнал передается вместе с трудовыми книжками, договорами и другими документами, имеющимися на каждого сотрудника.

Как сделать выписку

В Трудовом кодексе РФ (статья 62) прописано, что сотрудник имеет право обратиться к работодателю для получения документов согласно его трудовой деятельности. Внесение записей о трудовых книжках является внутренним документооборотом учреждения.

Если работодатель будет согласен, то лицу предоставляется выписка из журнала. Документ необходим для предъявления в судебные органы, которые рассматривают спорные моменты при увольнении.

Статья 62. Выдача документов, связанных с работой, и их копий

В выписке отражаются:

• наименование и реквизиты учреждения;
• ведение учета трудовой книжки работника в виде таблицы;
• регистрационный номер.

Составлять выписку нужно на фирменном бланке учреждения. Ее нужно зарегистрировать в журнале исходящих бумаг. Книга учета является важным документом для любой организации. Поэтому вести ее необходимо с учетом основных требований.