Как нужно указывать код территориального органа ПФР в отчете СЗВ-М

Начиная с 2020 года, все работодатели должны каждый месяц подавать в Пенсионный фонд форму СЗВ-М, которая содержит информацию про сотрудников компании, в том числе тех, которые работают на основании договоров гражданско-правового характера. Предполагается, что данная форма может быть предоставлена и в бумажном виде, однако, для организаций, численность работников которых превышает 25 человек, обязательной является электронная подача.

Одной из самых распространенных ошибок, которые встречаются при создании отчетного документа – неточное указание кода территориального органа Российского Пенсионного фонда. Некорректное занесение данного рода сведений в форму отчета вызовет проблемы при отправке информации про застрахованных особ.

Код территориального органа ПФР для отчета СЗВ-М состоит из 6 символов, которые разбиты на 2 части, включающие по 3 цифры каждая. В них зашифрован код региона и код района. В том случае, если компания не меняла место регистрации в органах Пенсионного фонда, то кодом ПФР для формы СЗВ-М являются первые 6 цифр регистрационного номера организации в ПФР.

Что нужно подавать в Пенсионный фонд

Необходимость подачи ежемесячного отчета по форме СЗВ-М вызвана тем, что в конце 2020 года был принят закон федерального значения №385, которым была прекращена индексации страховой части пенсии пенсионеров, которые продолжают работать. Постоянный контроль за кадровыми передвижениями компаний позволяет проводить своевременную приостановку индексаций, начиная с того месяца, когда человек устроился на работу, и наоборот — возобновлять ее сразу после увольнения.

Именно с этой целью законодатель обязал нанимателей предоставлять персонифицированные отчеты не только по особам, которые работают по трудовым контрактам, но и по тем лицам, которые трудятся на основании договоров гражданско-правового характера.

Форма СЗВ-М набрала законной силы с начала апреля 2020 года. Изначально был установлен срок сдачи отчета до 10 числа каждого месяца, который идет за отчетным периодом. Однако в 2020 году данный термин был увеличен на 5 дней и теперь подать отчетную форму следует до 15 числа. Это дает работодателям определенный запас времени для подготовки справки.

Кто должен сдавать

Законодательство обязует всех работодателей сдавать форму СЗВ-М, среди них:

• компании и их структурные подразделения, которые являются обособленными;
• приватные бизнесмены;
• особы, которые занимаются частной практикой: нотариусы, адвокаты, детективы.

Когда заполняется форма за определенный месяц, работодатели должны понимать, какого рода информацию ожидают от них получить контролирующие органы. Например, в отчет за апрель 2020 года должны быть включены сведения про всех работников, которые осуществляли деятельность в организации на основании подписанных трудовых соглашений.

При этом не важно, велась ли компанией деятельность в этом месяце и выплачивались ли какие-то средства физическим лицам в этот период. Форма СЗВ-М должна быть предоставлена даже в том случае, если в апреле просто был заключен трудовой договор с сотрудником.

Что же касается особ, работающих на основании договоров ЦПХ, то мнение Пенсионного фонда по этому поводу менялось. До недавнего времени считалось, что данные про таких работников должны быть внесены в форму отчета только в том случае, если человеку выплачивалось вознаграждение и на сумму этой выплаты были начислены страховые взносы.

На сегодняшний же день позиция ПФР поменялась. Теперь информацию по особам, которые работают на основании контрактов цивильно-правового характера нужно включать в отчет даже в том случае, если внештатник в отчетном периоде не получал выплату от работодателя или на выплаченный доход не были начислены взносы. Это связано с тем, что такие особы в любом случае числятся за компанией-нанимателем.

Это значит, что страхователь сможет разобраться с тем, следует ли включать того или иного сотрудника в форму СЗВ-М, если проанализирует:

• на основании какого договора осуществляет свою деятельность в компании конкретный человек;
• действовал ли контракт, который подписан с особой, хотя бы на протяжении одного дня в течении месяца, за который подается справка;
• факт же выплаты вознаграждения человеку не играет никакой роли, так же, как и начисление страховых взносов.

Что изменилось в 2020 году

В 2020 году Пенсионным фондом дважды вносились изменения в бланк, который должен подаваться для предоставления сведений про застрахованных особ по форме СЗВ-М. Коррективы вносились к сентябрю и декабрю, за счет чего удалось сократить количество ошибок, которые являлись причиной того, что отчет не принимался сотрудниками Пенсионного фонда.

Распоряжением ПФР №432 от августа 2020 года количество ошибок сократилось до 14 (раньше их число доходило до 30). Теперь лишнее тире, точка, пробел не будут замечены пенсионщиками. Если же неправильно проставлен регистрационный номер – это считается грубой ошибкой, которая приведет к тому, что отчет не будет принят.

Начиная с 2020 года, форма должна предоставляться работодателями с использованием обновленного электронного формата, который был утвержден в начале декабря 2020 года Постановлением Пенсионного Фонда №1077, которое набрало законной силы только 8 января поточного года. Попытка подать отчет по старой форме приведет к тому, что компании будет присвоен отрицательный протокол.

Образец заполнения новой электронной формы

В Постановлении ПФР №432 от 2020 года содержатся требования, которые выдвигаются к заполнению электронной формы отчета СЗВ-М. С данным документом полезно ознакомиться работодателям, поскольку из него они могут узнать, какие ошибки в отчетной форме приведут к тому, что отчет не будет принят, а какие ошибки не будут восприняты как серьезные нарушения и не приведут к отклонению отчета сотрудниками Пенсионного фонда.

Форма не будет принята, если работодателем будут допущены критические ошибки:

• поставлена не та электронная подпись;
• указанный ИНН не соответствует действительности;
• допущена ошибка при написании регистрационного номера, присвоенного Пенсионным фондом;
• не указан СНИЛС работника;
• имя человека указано не полностью (например, указаны только фамилия и имя без отчества или же поставлены лишь инициалы человека);
• при подготовке формы допущена ошибка в ее типе: вместо исходной стоит отметка возле дополняющая или отменяющая;
• исходная форма за один и тот же период подается второй раз;
• указан не тот отчетный период.

Отчет будет принят, если сотрудник Пенсионного фонда обнаружит в документе такие ошибки:

• в строке с фамилией стоит точка или два дефиса подряд;
• если фамилия двойная, рядом с дефисом поставлен пробел;
• дефис поставлен в конце фамилии, имени человека или его отчества;
• перед ИНН поставлен пробел или несколько пробелов;
• вместо ИНН проставлены нули.

Отчетность в электронном формате должны подать компании, которые в штате имеют более 25 сотрудников. Остальные имеют право выбора: они могут подать отчет на бумаге или в электронном виде.

Если в организации числится всего один сотрудник – ее руководитель, форма СЗВ-М все равно должна быть заполнена. Это должно произойти даже в том случае, когда он работает без трудового договора или контракта ЦПХ. Не является основанием для не предоставления отчетности даже тот факт, что в пользу руководителя не производились никакие выплаты.

Форма должна подаваться до 15 числа того месяца, который следует за отчетным. В случае, когда последний день подачи отчета выпадает на выходной или праздничный день, крайний срок переносится на первый рабочий день, следующий за выходным.

Если форма не будет подана своевременно или в ней будут обнаружены неточности, организации придется заплатить штраф в размере 500 рублей. Такая сумма будет начислена за каждого сотрудника, на которого не были поданы сведения.

Это означает, что в случае, когда в компании работает 50 человек, размер штрафа при несвоевременной сдаче отчета по форме СЗВ-М составит 25 тыс. рублей. Кроме этого штраф может быть назначен непосредственно руководителю, который отвечает за своевременность сдачи отчетов в различные контролирующие органы. Его размер составит от 300 до 500 рублей.

Как отправить документ

Когда фирма имеет более 25 работников, на нее ложится обязательство предоставить отчет СЗВ-М не на бумаге, а в электронном виде. Для этого предприятие должно иметь электронную подпись, которая обязательно ставится на документе в подобном случае.

Чтобы сдать отчет, ответственной особе достаточно скачать форму на сайте Пенсионного фонда или на любом другом ресурсе, внести в нее нужную информацию, поставить подпись, скопировать на флешку или любой иной съемный носитель и доставить в отделение Пенсионного фонда, сотрудник которого скопирует файл на свой компьютер, после чего отчет будет считаться поданным.

Еще одна возможность подготовить отчет предоставлена на сайте Пенсионного фонда, и появляется она после регистрации персонального кабинета. Форма СЗВ-М может быть заполнена страхователем в личном кабинете, более того, здесь у него возникает возможность проверить отчет на наличие ошибок. Однако, отправить файл через личный кабинет не получится.

Для этого страхователь должен подключиться через спецоператора к системе электронного документооборота Пенсионного фонда России. Операторы зачастую предоставляют также программное обеспечение, которое необходимо в ходе подготовки отчетности. Перечень подобных операторов связи можно найти на сайтах региональных подразделений ПФР.

Где указывается код территориального органа ПФР для отчета СЗВ-МН

Распоряжение Правления Пенсионного фонда России от 2020 года под номером 70 устанавливает, что сдача отчета по форме СЗВ-М в электронном виде возможна только в том случае, если файл отвечает выдвигаемым к нему требованиям, в том числе тем, которые касаются его формата. Нормативными актами предусмотрена определенная структура, которой должно соответствовать имя файла.

В нем следует указать набор таких данных:

• указание на орган, в который подается отчет (ПФР);
• номер страхователя, как плательщика страховых взносов;
• код органа Пенсионного фонда, в который подается форма СЗВ-М;
• указание на тот факт, что подаваемая форма — именно отчет СЗВ-М;
• период, за который подается документ;
• уникальный идентификатор подаваемого отчета;
• какое расширение имеет файл (xml).

Таким образом, под номером три из вышеприведенного перечня скрывается код территориального органа Пенсионного Фонда, который принимает отчет. При указании неверного номера, документ не будет принят. Чаще всего бухгалтерские программы настроены таким образом, чтобы код при заполнении бланка проставлялся автоматически.

Как его можно узнать

Кодом Пенсионного фонда, который используется при заполнении СЗВ-М, является код подразделения данной организации, в которое подается отчет.

Код территориального органа ПФР для отчета СЗВ-М включает 6 цифр:

• под первыми тремя зашифрован код региона;
• под вторыми – значится кодировка района.

Код региона (первые три цифры номера) зачастую формируется следующим образом: к коду региона ФНС прибавляется 010. Например, для Московской области код Федеральной Налоговой службы 050, значит код Пенсионного фонда 060.

Следует учитывать, что страховой номер, который присваивается страхователю, не меняется. Он назначается единожды и, если компания меняет адрес или регион, номер остается неизменным. Однако, в таком случае код органа Пенсионного фонда больше не будет соответствовать первым цифрам регистрационного номера. В подобном случае новый код подразделения ПФР следует уточнить по телефону у специалистов организации.