Увольнение сотрудника непременно сопровождается выдачей ему всех необходимых документов, а также полным финансовым расчетом до последнего рабочего дня включительно. Также это касается и неиспользованного отпуска или части его, за что предусмотрена компенсация. Данный момент регулируется трудовым кодексом, а именно статьей 127. В ней четко прописаны сроки выплат и необходимые действия руководителя.
Трудовой кодекс строго регламентирует порядок выплаты компенсации за неиспользованный отпуск, в частности, это должно происходить непосредственно в день увольнения или на следующий день, который соответствует рабочему периоду и организации (при условии, что у сотрудника сменный график, а последний рабочий день – выходной, то расчет предусматривается на ближайший рабочий период организации при непосредственном обращении уволенного).
Компенсация за неиспользованный отпуск выплачивается в любом случае, вне зависимости от причины увольнения – по собственному желанию, за нарушение трудовой дисциплины, договора или по иным причинам. Единственным моментом, который не подразумевает выплату компенсации за неотгулянный отпуск, считается его полное использование в течение прошедшего рабочего периода.
- Нормы трудового законодательства
- Как образуется неотгулянный отдых
- В каких случаях нельзя взять деньгами
- Документальное оформление
- Заявление от сотрудника
- Расчет и выплата денежной компенсации за неиспользованный отпуск в 2020 году
- Определение количества дней
- При увольнении
- Без увольнения
- Облагается ли НДФЛ
- Отражение в 1С и кадровом учете
Нормы трудового законодательства
Трудовой и налоговый кодексы тщательным образом регламентирует порядок предоставления отпусков сотрудникам, количество дней, сроки, а также штрафы для работодателя в случае несоблюдения своих обязанностей. Компенсация за неиспользованный отпуск считается важной составляющей при расчете с работником, поэтому несоблюдение данного пункта предусматривает административное наказание.
| Статья 122 ТК РФ | Разъясняет право сотрудника организации или ИП на ежегодный оплачиваемый отпуск в размере 28 календарных дней.
При необходимости период отдыха может быть перенесен на другое время, включая следующий год, но только с согласования с самим сотрудником и при существующих причинах (отсутствие замены, обоснованная необходимость человека на рабочем месте и т.д.). Крайний срок использования перенесенного отпуска – следующий год после предполагаемого ежегодного отпуска. Статья 122. Порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков |
| Статья 124 Налогового кодекса | Регламентирует сроки предоставления ежегодного отпуска, а именно то, что работодатель не имеет права не отпускать сотрудника на заслуженный отдых более 2-х лет подряд.
В этом случае никакие весомые причины роли играть не могут, даже если это самый незаменимый работник на производстве. Кроме этого, если должность предполагает вредные условия труда или возраст человека менее 18 лет, то ежегодный отпуск обязан быть представлен в течение каждого года без исключений. Статья 124. Продление или перенесение ежегодного оплачиваемого отпуска |
Как образуется неотгулянный отдых
Несмотря на строгие рамки законодательства, очень часто возникают случаи по накапливанию отпусков. Даже при условии, что сотрудник не брал его в течение двух и более лет или отдыхал частично, вина за это лежит полностью на работодателе, а накопленные дни подлежат материальной компенсации.
Также отпуск может быть перенесен или продлен на следующий год, чему способствуют некоторые причины:
- Болезнь – если человек заболел во время отпуска, необходимо в обязательном порядке обратиться к врачу за помощью, а также за оформлением больничного листа. В таком случае все дни болезни не будут учтены в качестве отпускных, а сам отдых может быть продлен на это самое количество, либо перенесен на иной период.
- Кратковременный выход на работу – случаются моменты, когда человека отзывают из отпуска на несколько дней или на весь оставшийся период. Неиспользованные дни также подлежат переносу или продлению действующего отпуска. Окончательный вариант обговаривается между сотрудником и работодателем.
- Все остальные причины, предусмотренные законодательством РФ.
Таким образом получается, что при наступлении нового года у сотрудника появляется право, как на законный ежегодный отпуск, так и на неиспользованные дни в прошлом периоде.
Отгулять все время за один раз позволяют редкие руководители, поэтому предусматривается очередная разбивка всего времени на несколько частей. В конечном счете образование нового неотгулянного отпуска увеличивается, поскольку внеплановый вызов на работу в момент отдыха также вероятен, как и болезнь, и многие другие внештатные ситуации.
В каких случаях нельзя взять деньгами
По закону компенсация за неиспользованный отпуск невозможна в момент работы человека на производстве, поскольку работодатель таким образом нарушает законодательство в виде непредставления отдыха сотруднику. В некоторых случаях возможны исключения, если неиспользованный период занимает незначительную часть (несколько дней), когда по факту работник все же находился в отпуске за прошедший год. В таком случае возможна компенсация, но только на основе письменного заявления сотрудника и в организации, которая предусматривает подобные выплаты в своем договоре.
При наличии дополнительных отпусков компенсационные выплаты не предусмотрены даже законодательством (ФЗ №1244-1), поскольку данный аспект контролируется фондом социальной защиты граждан и предусматривает дополнительные периоды отдыха для определенной категории работающего населения (последствия радиоактивного излучения, пострадавшие на ЧАЭС).
Исходя из того, что средняя продолжительность дополнительного отпуска составляет 7 дней, то компенсация за этот период не предусмотрена, а сам отдых предназначен исключительно для самих граждан. При превышенном количестве дней дополнительного отпуска сотрудник имеет право потребовать компенсировать тот период, который находился на производстве (все дни, превышающие 7 дней).
Основаниями можно считать следующие пункты:
- коллективный договор;
- соглашения отраслевого и межотраслевого характера;
- специальное заявление, прикрепленное к трудовому договору.
Сроки предоставления дополнительных отпусков и возможной компенсации всегда обговариваются индивидуально между работником и работодателем.
Документальное оформление
При желании получить компенсацию за неиспользованный отпуск или его часть в первую очередь необходимо убедиться в возможности получения такой выплаты у руководителя. В противном случае предусмотрено только предоставление неиспользованного времени в качестве отдыха.
Если выплата возможна, то необходимо проделать следующие действия с предоставлением соответствующих документов:
| Заявление | Оно пишется в произвольной форме на имя работодателя. Необходимо в точности указать количество дней и период, за который следует выплатить компенсацию. При возникновении сложностей в подсчете дней, их можно узнать в бухгалтерии. |
| Регистрация заявления | Процедура проводится у секретаря организации, после чего заявление направляется руководителю. При положительном решении начальник отдает распоряжение в бухгалтерию о начислении работнику соответствующей компенсации. |
| Приказ о начислении компенсации | Издается руководителем и вручается сотруднику, который должен внимательно ознакомиться с текстом, а именно с той суммой, которая полагается в качестве компенсации. При необходимости расчеты можно проверить самостоятельно. |
Окончательным этапом считается получение материальных средств и подпись приказа работником, что будет означать согласие с действием руководителя и с суммой выплаты. На практике процесс выглядит еще проще, однако следует обратить внимание на совпадение указанной суммы в документе с реальными расчетами.
Заявление от сотрудника
Заявление на получение компенсации за неиспользованный отпуск не представляет собой сложности, поскольку пишется в свободной форме.
Уменьшить оклад по инициативе работодателя можно лишь по обоюдному согласию сторон путем внесения соответствующих изменений в трудовой договор.
Срок выплаты зарплаты за март 2020 года — смотрите тут.
Примерный образец может выглядеть следующим образом:
- в правом верхнем углу листа пишется ФИО и должность руководителя в родительном падеже (Генеральному директору ООО «Энергия» Горбунову Павлу Ивановичу), а ниже – от кого (ФИО и должность сотрудника);
- ниже по центру пишется слово «Заявление»;
- текст может выглядеть следующим образом – «Прошу Вас заменить мне часть ежегодного отпуска на денежную компенсацию за период с 4.04.2016 по 8.042016 года;
- ниже под текстом – должность и подпись.
На основании такого заявления руководитель издает соответствующий приказ и направляет в бухгалтерию.
Расчет и выплата денежной компенсации за неиспользованный отпуск в 2020 году
В 2020 году расчет и выплата за неиспользованный отпуск предполагает такой же порядок, что и ранее. Выплата осуществляется на основе заявления сотрудника и при возможности организации. При увольнении неиспользованный отпуск оплачивается в любом случае. Расчет происходит на основании количества дней, которые были положены сотруднику в качестве отдыха и не были им использованы по каким-либо причинам.
Окончательный расчет происходит, исходя из среднего заработка сотрудника. Также это касается, если заработная плата у человека плавающая и зависит от выработки. В таком случае суммируются все выплаты за прошедший период и находится среднее значение.
Определение количества дней
Главным моментом при расчете компенсации за неиспользованный отпуск считается стаж. Именно поэтому в первую очередь необходимо определить время, отработанное сотрудником, а потом посчитать общее количество дней, которые являются не потраченными в счет отдыха.
Если человек проработал менее 11 месяцев, то применяется следующая формула:
- «Число положенных отпускных дней» разделить на 12 месяцев;
- цифру умножить на количество месяцев, проработанных в организации;
- от полученного количества отнять число дней, которые уже были использованы в качестве отпуска.
Имеется некоторая поправка, а именно если человек проработал более 2-х недель, то считается как целый месяц. Если менее 2-х недель, то месяц не считается совсем и компенсация не положена.
В итоге получается число, которое означает количество дней, подлежащих компенсации. Она высчитывается по более простой формуле – неиспользованные дни умножаются на средний заработок человека за прошедший год.
При увольнении
Если сотрудник увольняется, то ему также предусмотрены компенсационные выплаты за неиспользованный отпуск.
Полное материальное возмещение по этому поводу получают сотрудники, проработавшие в организации от 5.5 до 11 месяцев и уволенные по следующим причинам:
- ликвидация организации или ее филиала;
- воинский призыв в вооруженные силы РФ;
- студенты, отбывающие в учебных заведениях по действующему законодательству;
- невозможность занимать должность по состоянию здоровья.
Все остальные категории граждан, которые увольняются, получают компенсацию на основании стандартных расчетов, исходя из количества дней неиспользованного отпуска.
Без увольнения
Если сотрудник имеет достаточное количество накопившихся дней отпуска, которые нет возможности отгулять, то пишется стандартное заявление на имя руководителя о предоставлении компенсации.
В большинстве случаев, если начальник не может отпустить работника на такой продолжительный период, то материальные средства выплачиваются беспроблемно. В противном случае, если необходимо требовать предоставления законного отдыха.
Иного варианта не предусмотрено, поскольку работодатель не может оставить человека одновременно без отпуска и компенсации.
Облагается ли НДФЛ
Компенсация по неотгулянному отпуску – это такой же доход физического лица, как и любой другой. Соответственно, что средства подлежат стандартной схеме налогообложения – 13% для резидентов РФ и 30% для остальных.
Кроме этого, на компенсацию предусматриваются следующие платежи:
- в ПФ РФ;
- в фонд социального страхования;
- в организацию ОМС;
- по травматизму.
Все платежи позволяется объединить в один. Сроки подачи данных – не позднее 15 числа после расчетного месяца.
Отражение в 1С и кадровом учете
В программе 1С, к сожалению, отсутствует сервис для определения и подсчета дней неиспользованного отпуска, поэтому все изменения необходимо вносить собственноручно. Для этого достаточно в справочнике в отделе «Начисления» создать новый вид – к примеру, «Выплата за неиспользованный отпуск».
Данные высчитываются вручную и заносятся в созданную форму. Не стоит забывать указывать, что доход облагается НДФЛ, а также указать код дохода.
В качестве кода можно использовать «4800» или «2000», «2012». Учитывая, что собственного кода у неиспользованного отпуска нет, то перечисленные вполне подходят для обозначения («прочие доходы»). Далее проделываются стандартные процедуры с внесением данных и отражением в бухгалтерском учете.
Ученический отпуск по трудовому кодексу предоставлять может только работодатель, который является основным местом работы.
Образец премирования главного бухгалтера можно найти тут.
В нашей статье вы найдете коды зарплаты в расчетном листе.
