Отчетность по форме СЗВ-М обязан ежемесячно сдавать любой работодатель вне зависимости от того, является он частным предпринимателем или полноценным юридическим лицом. По общему правилу такая отчетность должна оформляться не позднее 10-го числа того месяца, который идет после отчетного периода.
При этом в некоторых ситуациях работодатели могут предоставлять своим сотрудникам копии составленной отчетности, если они потребуют этого в каких-либо своих целях.
В такой ситуации им предоставляется копия СЗВ-М, но эта процедура включает в себя множество и нюансов, которые многим работодателям могут быть незнакомы.
Понятие страхового стажа
В первую очередь, нужно будет определиться с тем, что представляет собой страховой стаж. На практике он представляет собой одну из наиболее важных составляющих пенсии, без которых в принципе можно не рассчитывать на получение этих выплат.
Страховой стаж представляет собой тот промежуток времени, на протяжении которого гражданин перечислял деньги со своей зарплаты в Пенсионный фонд. В преимущественном большинстве этот срок существенно превышает трудовой стаж.
В соответствии с действующим законодательством России этим термином отражается общая продолжительность отчислений в Пенсионный фонд, которая в принципе не имеет какой-то принципиальной связи с трудовым стажем.
Сведения о застрахованных лицах
По установленным нормам ежемесячную отчетность нужно подавать работодателям в Пенсионный фонд, и документ должен сдаваться по новой форме СЗВ-М.
Эту бумагу нужно оформлять по каждому отдельному сотруднику, указывая в ней следующие данные:
- ФИО работника;
- его номер индивидуального лицевого счета;
- индивидуальный номер налогоплательщика.
При этом стоит отметить тот факт, что подавать такую отчетность в бумажном виде можно только в том случае, если среднесписочная численность сотрудников в организации менее 25 человек, а в противном случае эта форма сдается только в электронном виде с обязательным указанием электронно-цифровой подписи.
Можно ли выдавать сотрудникам копии документа?
В соответствии с правилами, прописанными в статье 22 Федерального закона №27-ФЗ, изданного 1 апреля 1996 года, в обязанности страхователя входит обязанность бесплатно предоставлять всем застрахованным лицам копию сдаваемой отчетности, то есть предоставлять им те документы, в которых содержится информация из персонифицированного учета.
Помимо этого, в пункте 4 статьи 11 этого закона прямо говорится о том, что любая компания или частный предприниматель должны предоставлять своим сотрудникам копии этого документа, и эта обязанность официально закреплена за страхователем.
Обязанность работодателя
Сразу стоит отметить тот факт, что даже если руководство компании не предоставляло своим сотрудникам копии СЗВ-М, то ей не грозит получение административных штрафов от Пенсионного фонда, но при этом могут возникнуть конфликты с сотрудниками, что в любом случае будет не самым приятным исходом.
В связи с этим стоит учитывать несколько ключевых условий:
- предоставление сотрудникам копий отчетности по СЗВ-М предусматривается нормами Федерального закона №27-ФЗ;
- за любой организацией, в составе которой работают сотрудники по гражданско-правовым или трудовым договорам, закрепляется обязательство по выдаче им копий отчетности по СЗВ-М, но при этом законом не предусматриваются какие-либо штрафы или другие виды административной ответственности в случае нарушения подобной обязанности;
- единственным возможным риском является то, что сотрудник, который требует получения этих документов, но получает отказ, может оформить официальную жалобу в прокуратуру, трудовую инспекцию или суд.
ФЗ №27
Конечно, последний вариант крайне маловероятен, но в любом случае имеет место быть, поэтому, если сотрудник по какой-либо причине требует предоставления ему копии СЗВ-М на руки, лучше всего ее выдать.
Сроки
Касательно сроков предоставления копий этого документа в пункте 4 статьи 11 Федерального закона №27-ФЗ говорится о том, что выдача копии отчетности застрахованному сотруднику компании или частные предприниматели должны в тот же срок, когда отчетность отправляется в соответствующее подразделение Пенсионного фонда, то есть не позднее 10-го числа того месяца, который идет за отчетным периодом.
Копия информации о каждом застрахованном лице должна быть передана данному лицу страхователем в эти же сроки, в связи с чем получается так, что при необходимости и проявлении аналогичного желания каждое застрахованное лицо должно получать от страхователя копию отчетности, сдающейся в Пенсионный фонд по отчетному месяцу.
Книга покупок НДС оформляется на основании счетов-фактур по расчетам по экспорту или импорту.
Как выглядит книга учета УСН — вы можете найти далее.
Помимо этого, предусматривается также ряд дополнительных сроков, на протяжении которых предусматривается возможность выдавать копии в определенных ситуациях:
- исполнители или подрядчики должны получить копию этого документа в тот момент, когда оформленный с ними гражданско-правовой договор теряет свою силу и перестает быть действительным;
- сотрудники, которые увольняются с места работы, должны получить этот документ в день своего увольнения вне зависимости от того, по какой причине это происходит и кто стал инициатором освобождения работника от выполнения его обязанностей;
- сотрудники, которые выходят на пенсию, должны получить отчетность по СЗВ-М на протяжении десяти календарных дней с того момента, как подают заявление о том, что им требуются документы для последующего оформления в Пенсионном фонде.
При этом стоит отметить тот факт, что действующее законодательство никоим образом не указывает, за какой именно месяц должна подаваться копия отчетности по СЗВ-М.
В частности, пункт 4 статьи 11 указанного выше закона не говорит о том, требуется ли оформление для увольняющегося сотрудника отчетности именно за последний месяц его работы, или же ему нужно предоставить отчеты, которые оформлялись на протяжении всей его трудовой деятельности.
По поводу таких спорных вопросов на сегодняшний день в принципе нет никаких официальных разъяснений, но эксперты говорят о том, что в такой ситуации вполне достаточно будет предоставить сотруднику отчетность за последний месяц, так как за прошлые месяцы у него копии и так должны быть на руках.
Оформление выдачи копии СЗВ-М сотрудникам
Сразу стоит отметить, что сдавать СЗВ-М не нужно на какого-то единственного учредителя, который не оформлял договор трудового или гражданско-правового характера и не получает зарплату.
Для того, чтобы предоставить копии СЗВ-М сотрудникам, рекомендуется на каждого из них сформировать в учетной программе, и после этого распечатать отдельный отчет. Подобной выписки из полной отчетности будет вполне достаточно.
Копия полного отчета, в которой будет содержаться информация обо всех сотрудниках компании, не может выдаваться на руки какому-то определенному работнику, так как в данном случае речь идет о распространении персональной информации, которая представляет собой тайну, которая не может быть раскрыта работодателем.
Отдельное внимание стоит уделить тому, что если работодатель предоставляет копии СЗВ-М застрахованным лицам, то в таком случае ему лучше заранее позаботиться о подтверждении их выдачи.
На сегодняшний день законодательство не дает каких-либо конкретных рекомендаций о том, как именно нужно подтверждать данный факт, но при этом эксперты предлагают несколько вариантов того, как это можно сделать:
- Распечатать документ в двух экземплярах, один из которых будет предоставлен непосредственно подрядчику или работнику, а на втором он должен просто оставить свою подпись. Лучше всего дополнительно указать дату оформления этого документа.
- Вести журнал, в котором будут отражаться все факты выдачи копий отчетности по форме СЗВ-М. В этом журнале сотрудники обязательно должны оставлять свою роспись в случае получения копий этой отчетности, причем вести его можно в свободной форме.
- Брать с работника расписку о том, что им была получена копия СЗВ-М, которая и будет подтверждением проведенной операции.
Таким образом, при необходимости или в момент проведения проверки всегда можно будет доказать, что сотруднику была предоставлена копия отчетности в полном соответствии с требованиями законодательства.
Как бухгалтер составляет книгу учета доходов и расходов — читайте вот здесь.
Зачем нужна форма АО-1 — специалисты расскажут тут.
