Кто включается и пример расчета среднесписочной численности

С 2008 года государство обязало все предприятия отчитываться перед ФНС о среднесписочной численности своего персонала. Составление и сдача сведений вызывает на практике много вопросов.

Поскольку отчет представляется на строгом бланке, ФНС разработала рекомендации по его заполнению.

На самом деле отчет достаточно прост. Главное правильно произвести расчеты для его оформления с учетом тех, кто включается в расчет среднесписочной численности и кого там быть не должно. Список необходимых к включению в документ категорий установлен налоговой службой.

Зачем это нужно

Среднесписочная численность (ССЧ) персонала организации – важный статистический показатель.

Он необходим для представления государственным органам различных сведений:

• о численности и движении работников;
• о заработной плате сотрудников;
• об основных показателях деятельности малых фирм и микро-организаций.

Данная информация представляется в виде отчетов. Следовательно, ССЧ сотрудников используется при составлении форм П-4, ПМ, МП, РСВ-1, 4-ФСС. Данные о ней представляются ежегодно. Кроме уплаты страховых взносов, она нужна компаниям, в которых трудятся инвалиды для снижения налогового бремени с помощью предоставляемых льгот.

Порядок заполнения формы 4-ФСС

Кто сдает и в какие сроки

Юридические лица и ИП обязательно должны представлять в инспекции ФНС сведения о ССЧ персонала за прошлый год. Освобождаются от сдачи индивидуальные предприниматели, не привлекающие в прошедшем году наемную рабочую силу (абз. 3 п. 3 ст. 80 НК РФ).

Следовательно, в 2020 году отчитаться перед налоговой службой о ССЧ работников должны все фирмы вне зависимости от наличия в них наемных специалистов и предприниматели, у которых в 2020 году был хотя бы один сотрудник.

Крайний срок сдачи отчета о ССЧ за 2020 год – 20 января 2020 года. Даже представление именно в этот день – не является нарушением.

Большинство предприятий начинают работу в новом году после праздников. Их бухгалтеры должны успеть подготовить и сдать сведения о ССЧ сотрудников в десятидневный срок.

Исчисление времени сдачи таких документов имеет ряд особенностей:

• Во-первых, для вновь открытых или реорганизованных компаний крайний срок – 20-е число месяца, который следует за месяцем открытия. Подавать отчет необходимо вне зависимости от того, имеется ли уже у предприятия персонал или он еще не нанят.
• Во-вторых, вновь зарегистрированным предпринимателям данные о ССЧ нужно представлять лишь по итогам текущего года – по общему правилу не позже 20 января следующего года.

Кто включается в расчет среднесписочной численности

В отчет о ССЧ входят следующие категории персонала:

• обычные штатные наемники, включая работников на испытательном периоде;
• сотрудники по замещению временно отсутствующих специалистов, к примеру, находящихся в отпуске по беременности и родам;
• наемные сотрудники, работающие по срочным контрактам;
• специалисты, работающие по внутреннему совместительству;
• работники, находящиеся в отпусках: в связи с болезнью, ежегодном, дополнительном, без сохранения зарплаты;
• командированные работники с сохранением средней зарплаты, включая находящихся в кратковременных заграничных деловых поездках;
• надомники;
• специалисты, работающие по сокращенному графику в определенных законом случаях: с вредными условиями труда, несовершеннолетние, инвалиды и др.;
• сотрудники, трудящиеся по сокращенному времени согласно условиям трудового контракта или по их согласию;
• наемники, которые переведены на сокращенный график по инициативе работодателя без согласия;
• специалисты других предприятий, принятые по направлению при сохранении у них средней зарплаты по основной работе;
• штатные работники с дополнительными обязанностями по гражданско-правовым контрактам;
• обучающиеся наемные специалисты, находящиеся в учебных отпусках с сохранением средней з/п;
• специалисты, отправленные работодателем на обучение с отрывом от работы при сохранении у них средней з/п;
• граждане, принятые по контрактам с государственными организациями;
• владельцы компании, имеющие в ней зарплату;
• штатные работники, которые фактически находятся на рабочих местах, в том числе те, которые не присутствовали в связи с простоем;
• специалисты, отсутствующие на работе ввиду осуществления общественных или государственных обязанностей;
• специалисты со специальными званиями;
• студенты-практиканты при зачислении их на должности;
• работники, которые находились в простоях по инициативе администрации предприятия или по независящим от обеих сторон обстоятельствам, а также в неоплачиваемых отпусках по инициативе администрации;
• наемные работники, участвовавшие в забастовках;
• специалисты, трудящиеся по вахте;
• работники, которые находятся под следствием до вынесения судебного решения;
• временно отсутствующие работники в связи с предоставлением отгулов;
• прогульщики.

Какие сотрудники не входят

Не берутся в учет ССЧ персонала следующие сотрудники компании:

• работающие по внешнему совместительству;
• отправленные в другую фирму без сохранения з/п;
• командированные заграницу на длительный период;
• работающие по гражданско-правовым договорам;
• трудящиеся по ученическому контракту с выплатой стипендии во время работы;
• владельцы фирмы без з/п;
• отправленные на учебу с отрывом от производства и оплатой стипендии за счет предприятия;
• члены кооперативов, не заключившие трудовых контрактов с организацией;
• представившие заявления на увольнение и не появляющиеся на работе без предупреждения до истечения срока, предоставляемого для предупреждения;
• находящиеся на военной службе;
• адвокаты.

Скачать бланк Акта об оказании услуг по гражданско-правовому договору заключенному с гражданином

Не включаются в расчет также отпускники:

• в связи с беременностью и родами;
• при усыновлении новорожденного из родильного дома;
• по уходу за детьми;
• по дополнительным отпускам в связи с получением образования, поступлением или окончанием учебного заведения без сохранения среднего заработка.

Договоры подряда и внешние совместители

Учет персонала, трудящегося по гражданско-правовым контрактам, ведется по календарным дням как целым единицам за весь период действия договоров. К нему относятся сотрудники, выполняющие обязанности по договорам подряда, оказанию услуг, авторству. В расчет не принимается время выплаты им вознаграждений.

Для расчета средней численности таких сотрудников за праздничные и выходные дни берутся показатели за предшествующий трудовой день.

Важно помнить, что специалисты, состоящие в списочной численности компании и одновременно заключившие с ней гражданско-правовые контракты, в учет не принимаются. Это же правило действует для ИП, заключивших с организацией ГПД и получавших по ним вознаграждения, а также для сотрудников, не включенных в списочный состав и не заключивших таких договоров.

Средняя численность специалистов, выполняющих обязанности по внешнему совместительству (т.е. трудящихся в разных компаниях) рассчитывается аналогично средней численности персонала, отработавшего неполное время.

Порядок вычислений

Правила определения средней численности персонала установлены приказом Росстата № 278 от 2008 года.

В среднюю численность работников входят:

• ССЧ персонала;
• средняя численность работников, трудящихся по внешнему совместительству;
• средняя численность специалистов, работавших по ГПД.

Для расчета ССЧ сначала определяется списочная численность персонала по календарным дням отчетного года. К примеру, в месяцах может быть 30 или 31 день, а в феврале – 28 или 29. Расчеты нужно производить за каждый день.

В учет при определении списочной численности берется штатный персонал, выполняющий работу по трудовым контрактам (на постоянной, временной или сезонной основе) и владельцы предприятия, получающие от него заработную плату. Весь список тех, кто включается в расчет среднесписочной численности, определен вышеназванным приказом Росстата № 278.

Численность сотрудников по списочному составу необходимо приводить как по определенным датам (к примеру, на первый день месяца), так и за весь отчетный период (к примеру, за квартал). Измеряется средняя численность персонала целыми единицами – 1 человек.

При неполном рабочем времени

Расчет производиться пропорционально отработанному времени в два этапа. Сначала определяется общее количество отработанного сотрудником времени. Измеряется оно в человеко-днях.

Для расчета применяется формула:

Ков = Кчч/Прд

Где:

На следующем этапе рассчитывается средняя численность работников, занятых не полностью, учитывая пересчет на полную занятость.

Расчет осуществляется за отчетный месяц по формуле:

СЧРнв = Ков / К крд

Где:

Пример документа

Бланк отчета по ССЧ персонала утвержден приказом ФНС № ММ-3-25/174@ от 2007 года. Он оформляется по форме КНД 1110018. Рекомендации по составлению документа отражены в письме ФНС № ЧД 6-25/353@ от 2007 года.

Официального примера документа в рекомендациях не представлено. Образец можно найти на специализированном сайте.

Скачать бланк сведений о среднесписочной численности работников за 2020 год

Предоставляемые сведения заверяются руководителем компании или его доверенным лицом. Во втором случае в отчете необходимо указать реквизиты доверенности и приложить ее копию.

Если не приходит протокол СЗВ-М, нужно обращаться в отделение ПФР.

До какого числа сдавать СЗВ-М в 2020 году — смотрите тут.

Образец заполнения формы П4 (статистика) можете увидеть далее.