С 2013 года учет рабочего времени персонала многими предприятиями ведется с использованием собственных бланков. Для их разработки следует опираться на унифицированную форму.
Для составления табелей применяются условные символы. Обязательные обозначения законом не предусмотрены. Имеющаяся кодировка носит лишь рекомендательный характер и может изменяться пользователями.
Поскольку правила заполнения табеля учета рабочего времени в некоторых ситуациях регулируется недостаточно четко, кадровикам и бухгалтерам приходится решать вопросы их отражения в регистре самостоятельно.
Назначение документа
Трудовой кодекс РФ требует от всех работодателей ведения учета времени, отработанного его персоналом. Табелирование обязательно как для предприятий, так и для индивидуальных предпринимателей. За его отсутствие предусмотрена административная ответственность для самого предприятия и ответственных лиц.
Табель – это документ, содержаний сведения об отработанных днях каждым сотрудником, пропусках работы по уважительным и неуважительным причинам. Его можно вести разными способами. Информация о нахождении или отсутствии работников фиксируется ежедневно. Все факты отсутствия, неявок, опозданий обязательно вносятся в табель.
Данные Табеля учета рабочего времени служат основанием для расчета и начисления заработной платы всем сотрудникам компании.
С его помощью контролируется:
- трудовая дисциплина;
- нормативная длительность рабочей недели;
- продолжительность сверхурочных работ;
- труд в выходные дни.
Трудовой кодекс устанавливает пятидневную рабочую неделю с продолжительностью в 40 часов и шестидневную – с продолжительностью в 36 часов. Во время работы данные нормы могут нарушаться. Главное правило – итоговая сумма часов за отчетный период, к примеру, квартал должна соответствовать требуемому размеру.
Табель является основным документом, используемым трудовой инспекцией для проверки. Кроме того, на его основе формируется статистическая отчетность по труду и кадрам для государственных органов.
Кто ответственен за заполнение
В каждой фирме назначается специалист, ответственный за табелирование времени труда работников. Организация учета зависит от специфики и масштабов деятельности компании, численности персонала. На малых предприятиях, где вся работа ведется в пределах офиса, персонал табелирует кадровый инспектор, бухгалтер или иной уполномоченный специалист.
В крупных компаниях с несколькими структурными подразделениями удобнее вести учет персонала непосредственно на рабочих местах. Отдельным приказом обязанность по табелированию возлагается на руководителя подразделения. Также она может быть прописана в трудовом контракте.
Отличие форм Т-12 и Т-13
Специально для удобства учета отработанного персоналом времени Госкомстат разработал и утвердил унифицированные формы документов: Т-12 и Т-13. Различаются они между собой предназначением. Первая используется для обычного ручного учета. Вторая необходима предприятиям с автоматической системой. Как правило, устанавливаются специальные турникеты, самостоятельно контролирующие явку работников.
Какие бывают документы СУОТ — смотрите в этой статье.
Форма №Т-12 является универсальной. В нее включен дополнительный раздел для отражения информации о производимых расчетах для выплаты заработной платы. В случае ведения расчетов отдельно, он не заполняется.
Табель учета рабочего времени (бланк Т-12)
Образец заполнения табеля учета рабочего времени (форма Т-12)
Образец заполнения формы Т-12:
Расшифровка условных обозначений в табеле учета рабочего времени в 2020 году
На практике зачастую допускаются ошибки при составлении документа. Обычно их причиной становится неправильная расстановка условных кодов. Обозначения в табеле учета рабочего времени могут применяться как буквенные, так и цифровые. Каких-либо инструкций по их выбору нет. Поэтому каждая фирма самостоятельно выбирает вид шифровки в зависимости от удобства для нее.
Табель учета рабочего времени (бланк Т-13)
Образец заполнения табеля учета рабочего времени (форма Т-13)
Во избежание подобных ошибок стоит использовать краткие рекомендации по заполнению документа в 2020 году:
| Цифровые коды | Буквенное обозначение | Расшифровка | Рекомендации по применению |
| 01 | Я | Рабочие часы | Для отметки дневных и вечерних часов можно использовать сведения пропускного пункта. Факт явки работников должен быть подтвержден руководителем структурного подразделения. |
| 02 | Н | Ночная работа | Проставляется на основе сведений службы пропуска или охранного пункта. Явку на работу подтверждает непосредственный руководитель. |
| 03 | РВ | Праздничные дни | |
| 04 | С | Сверхурочный труд | Издается приказ на имя начальника в отношении потребности в сверхнормативной работе и его согласии с данных фактом. Документ подписывается работником и подтверждается службой пропуска. |
| 06 | К | Командировочные выезды | Издается приказ о потребности в командировании. Документ подписывает выезжающий специалист. В некоторых случаях необходимо оформление удостоверения и специального задания для выполнения служебных дел. По возвращении подготавливается отчетность о проделанной работе. |
| 09 | ОТ | Ежегодные основные отпуска | Кадровик издает приказ и знакомит с ним отпускника под роспись. |
| 10 | ОД | Дополнительный оплачиваемый отдых | Отпуск гарантирован трудовым кодексом, локальными актами или соглашениями. С изданным приказом отпускник знакомится под роспись. |
| 11 | У | Учебный отпуск с сохранением зарплаты | Дается для повышения сотрудником своей квалификации с пропуском работы во время учебы. Основанием является приказ руководителя, направление на дополнительное обучение и т.д. |
| 12 | УВ | Укороченное время труда | Используется сотрудниками, совмещающими работу с учебой без отрыва от производственных функций. Допускается частичное сохранение заработка. |
| 13 | УД | Отпуск для учебы без сохранения зарплаты | Работником подается заявка на отпуск, на основе которой издается приказ, подписываемый в дальнейшем сотрудником. |
| 14 | Р | Отпуск в связи с беременностью и родами. | |
| 15 | ОЖ | Отпуск для ухода за ребенком (оплачиваемый частично). | |
| 16 | ДО | Отдых без сохранения зарплаты по разрешению работодателя (отгул). | |
| 17 | ОЗ | Отпуск, который не подлежит оплате. | |
| 19 | Б | Временная нетрудоспособность (оплачиваемая) | За исключением ситуаций, отмечаемых шифром «Т». Отмечается болезнь работника, присмотр за больным родственником, карантин. В любой ситуации необходим больничный листок, выдаваемый врачом. |
| 20 | Т | Неоплачиваемая нетрудоспособность | При бытовой травме, присмотре за больным родственником и т.п. |
| 21 | ЛЧ | Сокращенное время труда | Оформляются приказом начальника. |
| 23 | Г | Пропуски с сохранением зарплаты. | |
| 24 | ПР | Пропуски дольше 4-х часов | Пропущенное время должно быть непрерывным, т.е. отсутствие на работе все 4 часа подряд. Сюда относятся псевдозабастовки, административный арест и т.д. Проставление делается по докладным запискам руководителей подразделений, объяснительных работников, актов специальных комиссий и т.п. |
| 25 | НС | Неполный рабочий день инициированный работодателем | Указываются на основе приказов, выписок из контрактов и т.д. |
| 26 | В | Выходные | Учет официальных выходных дней, определенных законодательством. |
| 29 | ЗБ | Дни забастовок | Отмечаются на основании документов, свидетельствующих о законности осуществляемых действий. |
| 30 | НН | Пропуски без уважительных причин | Без документов, объясняющих уважительные причины отсутствия на работе. |
| 31 | РП | Простои без виновности работника | Проставляются на основе приказа руководства предприятия. |
| 32 | НП |
Как видно, обозначения в табеле учета рабочего времени имеют важное значение. Законодательных требований к шифровке нет, поэтому она может меняться в зависимости от потребностей организации и удобства табелирования. Можно придумывать собственные условные коды. Главное, чтобы верным был учет и его итоговые показатели.
Выходные дни в командировках
В отношении кодирования выходных дней во время командирования сотрудников имеются разные точки зрения. Одни кадровики утверждают, что обозначать нужно общим для такой работы кодом «К» (командировка). Другие склонны к шифру «В» (выходной).
Обе точки зрения имеют разумное обоснование и законодательную аргументацию. Поскольку единого подхода нет, для отметки выходных дней в командировке исходить следует из собственной практики и предпочтений.
Больничный
Если сотрудник находится на больничном, он считается временно нетрудоспособным. Поэтому в табеле учета пропущенное время отмечается кодом «Б». При этом разницы в рабочих и выходных днях нет.
Аналогичным образом регистрируются отпуска в связи с беременностью и родами, по уходу за грудным ребенком, неоплачиваемый отдых.
Отпуск
Для обозначения выходных праздничных дней во время ежегодного основного и дополнительного оплачиваемого отпуска (ОТ и ОД) применяется буквенный символ «В», означающий выходной день и нерабочий праздничный день. Основанием такого правила являются нормы ТК РФ. Согласно статьи 120 нерабочие праздничные дни во время оплачиваемых отпусков не включаются в число календарных дней отдыха.
Порядок заполнения бланка
Новая форма табеля (0504421) представляет собой таблицу, состоящую из заголовочной, содержательной и оформляющей частей. В первой части указывается вид документа, номер корректировки и дата составления.
Работа по заполнению содержательной части табеля учета кропотливая. Выполнять ее нужно с особым вниманием. Для удобства можно применять метод сплошной регистрации явочного и неявочного времени.
Каждая графа заполняется соответствующим кодом. Одни символы применяются для отметки присутствия специалистов на работе и другие для их отсутствия. По всем пропускам необходимо отразить, какие были причины. Важно указание количества часов пребывания на рабочих местах.
Информация в табеле выглядит следующим образом: выходной день отмечается буквой «В», под которой указывается «О», рабочий – «Я» с количеством часов, к примеру, «6».
Причины неявки на работу отмечаются аналогично выходным дням. Причем это могут быть как служебные командировки, так и прогулы по невыясненным причинам. Если произошло увольнение сотрудника в середине месяца, то все последующие графы по нему до окончания периода заполняются прочерками.
Такая регистрация значительно упрощает процедуру расчета, поскольку все нужные для него цифры систематизированы и наглядно показаны. Это позволяет избегать путаницы и допуска ошибок, что особенно важно для специалистов с небольшим стажем.
Возможно применение метода регистрации отклонений. Его удобно использовать в случае одинаковой продолжительности рабочего дня во всем отчетном периоде. В такой ситуации отражаются лишь нестандартные явления, т.е. командировочные выезды, сверхурочный труд, неявки и т.п. Этот метод занимает значительно меньше времени на заполнение бланка.
В табеле информация выглядит так: верхняя строка отражает данные об отсутствии специалиста на работе – Б, ПР, НН, ОТ, К, В и т.д. В нижней строке ничего не проставляется. Далее при расчете остается лишь подсчитать количество заполненных клеток и умножить их на число часов рабочего дня.
Такой способ наиболее удобен для опытных бухгалтеров и кадровиков. Эффективен он и в небольших фирмах с малой штатной численностью.
В оформляющую часть бланка добавлены новые поля для отметки бухгалтера о принятии документа, а также подписи ответственного исполнителя и ее расшифровки.
Кроме традиционной бумажной формы ведения табеля сегодня применяются электронные версии. Желательно, чтобы регистры дублировались, т.е. применялись оба варианта. Так риск утраты будет минимален, а достоверность сведений – максимальна.
Наиболее простой способ электронного ведения табеля – офисные программы. Лучше всего для этого подходит Exce, позволяющий создавать таблицы любого вида и размера. Возможность задания формул упрощает процесс расчета как промежуточных, так и результирующих показателей.
Если опыта работы с электронными таблицами недостаточно, можно применять специальное ПО. В таком случае не стоит забывать о необходимости оплаты за пользование лицензионной программой.
Можно ли уволить беременную на испытательном сроке — мы поясним на примерах.
Подробнее про контроль функционирования СУОТ и мониторинг реализации процедур читайте здесь.
