Очень часто может возникнуть следующая ситуация: персональные данные человека потеряли свою актуальность. Подобная проблема связаны с некоторыми обстоятельствами, такими как: изменилась дата рождения человека в связи с открытием каких-то сведений, сменилось имя или фамилия женщины после того, как она вступила в брак и взяла фамилию мужа.
В случае изменения некоторых личных данных человек должен поменять документы, прежде всего те, которые удостоверяют личность. Также устаревшую информацию необходимо сменить в страховых и налоговых документах. Специально для этого была разработала форма АДВ-2.
Заявление в форме АДВ-2 подаётся для замены страхового свидетельства, в котором содержится индивидуальный страховой номер человека. Именно этот документ предназначен для учета пенсионных прав человека, формирующихся из средства и взносов работодателей. Это касается всех работников без исключения.
Заявление об обмене страхового свидетельства
Большой значимостью не только для работника, но и для работодателя обладает страховое свидетельство, поскольку они оба являются участниками пенсионной системы. А значит, очень важна корректность содержащихся в этом документе личных данных. В противном случае может возникнуть сбой в системе по учёту страховых взносов.
Если было получено свидетельство, содержащее какие-либо ошибки, или вовсе не читабельное, то в таком случае необходимо незамедлительно заменить неактуальное свидетельство на другой, правильный документ, где будут правильно указаны фамилия, имя и отчество человека, дата и место его рождения и пол.
Застрахованное лицо должно сразу же обратиться к работодателю, например, в отдел кадров, после получения документов, которые подтверждают изменения в личных данных. После этого следует заполнить заявление в форме АДВ-2, поставить подпись в анкете и затем передать все необходимые документы работодателю. Кроме того, работник может заполнить данную анкету не самостоятельно, а поручив это работникам уполномоченной структуры в организации.
Правила и образец заполнения формы АДВ-2
Заявление отправляется в ПФР по месту прописки, если произошли изменилась фамилия, имя, отчество, дата рождения, место рождения или пол застрахованного гражданина. Данный документ должен лично заполнять человек, который обращается в ПФР. Однако заполнить форму АДВ-2 может и специалист кадровой службы или любой другой уполномоченный руководителем компании челок.
Указанные в заявлении данные должны быть обязательно заверены личной подписью гражданина. Если же он не имеет возможность поставить свою подпись, например, его работник находится в длительной командировке или болезни, то сам работодатель может заверить заявление, указал соответствующую причину.
Правила при заполнении отдельных реквизитов в заявлении по форме АДВ-2:
- Необходимо обязательно заполнить строчку со страховым номером, где указывается индивидуальный номер лицевого счета гражданина. Данную информацию можно найти в свидетельстве о страховке.
- Строчку фамилия, имя и отчество заполнять нужно обязательно, указав личные данные, которые содержатся в свидетельстве о страховке.
- В строчках, где пишутся анкетные данные, указывают только ту информацию, которая изменилась. Бывают ситуации, когда в удостоверяющем личность документе отсутствует отчество, но в свидетельстве оно по ошибке указано. В таком случае в строчке «Отчество» необходимо написать «отменено». Если открылись новые обстоятельства и человек узнал о своем новом месте рождения, то ему необходимо полностью указать все компоненты этого реквизита.
- Далее обязательно необходимо отразить в заявлении паспортные данные гражданина, такие как вид документа, удостоверяющего личность, его серию и номер, дату выдачи и кем он был выдан. Данные реквизиты отражаются по правилам заполнения «Анкеты застрахованного лица».
- По тем же правилам, что и паспортные данные, указывается дата заполнения заявления.
При смене фамилии
Бланк заявления АДВ-2 легок в заполнении и обычно, как показывает практика, ни у кого не вызывает никаких сложностей. Тем более, что пользователь в любой момент может зайти на сайт ПФР и найти все необходимую информацию.
Самое главное правило при заполнении, которое собственно относится к правилам заполнения других документов, это то, что вся информация должна отражаться только понятными печатными буквами ручкой с чернилами черного или синего цвета.
Заполнить форму может как само застрахованное лицо, так и его представитель в лице работодателя, который имеет все полномочия на это.
Кто платит страховые взносы работник или работодатель — специалисты рассказали здесь.
О том, как заполнять заявление в форме АДВ-2, подробно изложено в нормативном документе ПФР, который был опубликован первого июня прошлого года. Основным правилом является следующее: заполнять нужно только те поля и тот параметр, информация по которому изменилась. Все остальное заполняется в точности так же, как и при других случаях.
Формирование в 1С
Для облегчения заполнения документа можно воспользоваться специальной программой для бухгалтеров от организации 1С. Воспользовавшись данным сервисом, можно потратить намного меньше времени и сил, чем при заполнении такого же бланка от руки. Кроме того, существует несколько способов для того, чтобы ввести все необходимые данные: через вкладку «кадры», выбрав там «анкета для застрахованного лица», или меню «кадры» и там нажать кнопку «документы для персонифицированного учета».
Нажав на любой из приведенных пунктов, пользователь увидит окно, в которое необходимо занести всю личную информацию о сотруднике. Можно также пользоваться функцией «заполнить». При этом вся табличная часть будет заполняться сотрудниками, которые не имеют страховых номеров.
Именно это функция может существенно упростить задачу, поскольку форма АДВ-2 может подаваться и не на всех сотрудников. Здесь же можно распечатать другие анкеты. Также есть возможность записать информацию на диск, при этом все важные данные будут сохранены на память личного компьютера.
Однако важно помнить, что для пользования данной функцией, необходимо обязательное наличие паспортных данных сотрудников в специальной базе.
Перечень сотрудников заносится бухгалтером самостоятельно через специальную вкладку, «работники». Заполнять заявления можно в полностью автоматизированном режиме. Стоит запомнить один очень важный момент.
Дата, когда было получено свидетельство, указывается только в случае если документ работник получил на предприятии, в котором в настоящее время работает. В обратном случае эту строчку необходимо оставить незаполненной. Информация из свидетельства заполняется автоматически.
Однако, несмотря на это, любые данные можно подредактировать в случае необходимости. Строчка, где указываются новые сведения, всегда заполняется вручную. Неизменившуюся информацию вновь заносить не нужно. Такие поля следует оставить пустыми. Как только все необходимые сведения будут указаны, форму можно будет распечатать.
Подача отчета
В случае возникновения потребности в изменении данных в личных документах, то необходимо заполнить специальную форму АДВ-2. На это гражданину, который имеет страховое свидетельство, дается срок равный двум неделям.
Если между работодателем и сотрудником произошел некоторый прецедент, то отдел кадров или другой уполномоченный орган в компании должен уведомить работника в необходимости подачи данной формы. Данные сроки установлены Правительством Российской Федерации в специальном нормативном акте.
Форму АДВ-2 должен обязательно просмотреть и обработать сотрудник отдела кадров. Страхователь не подвергается штрафам за то, что в документе указаны неверные личные данные или вовсе отсутствует страховой номер. А вот нарушение в сроках, предусмотренных для подачи заявления в форме АДВ-2, в большинстве случаев приводит к серьезным штрафам.
Ситуацию может осложнить момент, когда заявление не сдается вовремя в отчетный период, то есть 1 марта. Взыскание штрафов на предприятия осуществляет Пенсионный Фонд России.
Для жителей полуострова Крым предусмотрены некоторые льготы. Поскольку многие из них не имеют необходимые документы, они могут скачать образец заявления или заполнить его на сайте Пенсионного Фонда Российской Федерации.
Порядок действий работодателя
После того, как страховой агент получил заявление в форме АДВ-2 ему необходимо тщательно проверить актуальность и корректность приведенной в заявлении информации. Затем в течении двух недель, осуществив все вышеперечисленные действия, страхователь должен направить заявление и опись в форме АДВ-6-1 в соответствующее отделение Пенсионного Фонда России.
Специалисты Пенсионного Фонда должны в течение одного месяца рассмотреть заявление и принять решение о замене старого документа, который содержит некорректную информацию, на новое свидетельство. Это заявление направляется обратно в организацию, к нему прикладывается сопроводительная ведомость.
Далее работодателю дается неделя для того, чтобы уведомить сотрудника о полученном из Пенсионного Фонда Российской Федерации результате. Это свидетельство передается работнику, который в свою очередь должен поставить свою роспись в документе, который поступил из ПФР, то есть в сопроводительной ведомости.
Данная ведомость отправляется обратно в Пенсионный Фонд. Это требование должно быть обязательно соблюдено в соответствии с Приказом Минздравсоцразвития, который вступил в силу в декабре 2009 года.
В этой статье вы можете узнать про текущие положения главы 34 НК РФ для страховых взносов.
Опись формы АДВ-6-1 можно посмотреть тут.
