Формат образца копии СЗВ-М

Штатные сотрудники и лица, заключившие с работодателем гражданско-правовой договор, согласно положениям ст. 11, 15 ФЗ №27, получают на руки копии отчета СЗВ-М. Данная обязанность возникает при осуществлении организацией платежей в счет уплаты страховых взносов по сотруднику.

Документ можно получить в случае увольнения и во время осуществления трудовой деятельности ежемесячно, до 10 числа месяца после отчетного. Для подачи документов в Пенсионный фонд, необходимо проверить на корректность заполненной формы СЗВ -М и соблюдения принятого формата.

Помимо регулярной сдачи документа в виде единой справки обо всех работниках, при увольнении каждого из них формируется дополнительная отдельная выписка с отражением конкретной персональной информации об уволившемся. Бланк содержит сведения личного характера, при разглашении которых работодателю может грозить административное наказание и несение уголовной ответственности.

Основные понятия

Расшифровка аббревиатуры

Название формы отчетности состоит из комбинации букв, значение которых трактуется следующим образом:

• буква «В» подразумевает «входящие данные», подаваемые в Пенсионный фонд;
• буква «М» предполагает установленную периодичность подачи, т.е. один раз в месяц;
• для кодировки исходящих документов в адрес ПФР может быть использована буква «И».

Тем не менее, данная аббревиатура не имеет точной, установленной по закону, расшифровки и представляет собой обычное условное обозначение определенного вида отчета, представленного сведениями о застрахованных лицах.

Фактически название «СЗВ-М» относится к утвержденному Пенсионным фондом коду документа.

Зачем он нужен

Отчет по форме СЗВ-М предполагает выдачу копии работнику, по которому работодателем осуществлялись отчисления страховых взносов. Основанием получения копии является факт расторжения трудовых отношений.

Назначением отчета является подтверждение факта работы сотрудника и уплаты на него установленных взносов вне зависимости от длительности рабочего периода. Даже если срок работы составил всего 1 рабочий день, организация обязана подготовить подобный отчет и передать справку любому из трудоустроенных лиц. Выписка оформляется сугубо на одного сотрудника с отражением конфиденциальной информации, недопустимой к распространению среди посторонних.

Так как не все юридические лица знают об обязанности выдачи СЗВ-М, работники могут не получить ее при увольнении. Несмотря на отсутствие каких-либо санкций со стороны государства по причине непредоставления документа, сотрудник вправе обратиться в суд или трудовую инспекцию с заявлением о компенсации морального ущерба в связи с невыполнением работодателя своих обязанностей.

Чтобы исключить данный риск, предприятие должно предпринять меры по подготовке выписки, так как эти сведения помогут работнику урегулировать вопросы назначения пенсии.

Таким образом, при увольнении, от работодателя работнику должны быть предоставлены следующим документы: трудовая книжка, НДФЛ-2 и выписка по форме СЗВ-М. Данный пакет является обязательным стандартным набором документации, передаваемой при увольнении.

Скачать образец формы 2-НДФЛ

В 2020 году крайний срок выдачи справки совпадает по времени с датой отчетных документов, сдаваемых ежемесячно в ПФР.

При увольнении работника действует иной порядок – документ подлежит выдаче на руки в день прекращения трудовых отношений т.е. в момент увольнения. Например, если увольнение состоялось в сентябре, справка должна быть предоставлена страхователем в последний день работы, т.е. также в сентябре.

Последние нововведения по закону

В 2020 году порядок подготовки и передачи отчета по форме СЗВ-М согласуется с положениями ст.11 (в частности с вступившими в силу с апреля 2020 года пунктами 2.2 и 4) закона №27-ФЗ. Вышеуказанный закон содержит информацию о порядке предоставления персонифицированных сведений о застрахованном лице и обязанностях работодателя.

Закон распространяет свое действие на обычных работников, заключивших трудовые договора в рамках утвержденного на предприятии штатного расписания, так и на работников, выполняющих свои обязанности согласно условий гражданско-правового договора.

ФЗ №27

Нормой закона установлена необходимость передачи информации обо всех застрахованных работниках организации, включая сведения по:

• страховому номеру индивидуального лицевого счета или СНИЛС;
• ФИО работника;
• ИНН.

Подача документа без указания номера СНИЛС не допускается. В отношении сведений о номере налогоплательщика, предприятие вправе его не указывать, если не располагается нужной информацией по данному параметру.

Бланк позволяет производить корректировку данных, указанных ранее в предыдущей отчетности. Если сведения подаются в рамках уточнения сведений, страхователь указывает в поле о типе формы (коде) соответствующую отметку «доп».

С помощью отметки «отмн» работодатель отменяет сведения предыдущего отчета. Подача документа в первый раз по установленному отчетному периоду требует отображения отметки «исхд».

Порядок составления образца копии СЗВ-М

Законом установлено требование выдачи справки из СЗВ-М сотруднику одновременно с ежемесячной передачей сведений в Пенсионный фонд.

Обязательность выдачи документа установлена для следующих ситуаций:

• при уходе на пенсию, получение выписки СЗВ-М производится в порядке передачи сотруднику общего пакета документов, необходимого к передаче в Пенсионный фонд при назначении пенсионных выплат;
• при расторжении трудовых отношений в рамках действующего договора выписку включают в комплект документов, получаемых при уходе сотрудника (согласно ст. 62 трудового законодательства).

Статья 62. Выдача документов, связанных с работой, и их копий

Для наемного сотрудника дата выдачи документа соответствует последнему дню работу, а при расторжении гражданско-правового соглашения форму СЗВ-М передают в последний день действующего договора.

Особенностью выдачи документа сотруднику является сугубо индивидуальный порядок отраженных сведений, исключая любую другую информацию об остальных работниках компании. Защита конфиденциальной информации предопределена действующим законодательством.

Чтобы в дальнейшем не столкнуться с фактом выставления сотрудником претензий относительно неполучения данного вида отчета, работодатель должен озаботиться о ведении документальной фиксации сведений о выдаче справки на руки при условии соблюдения требований заполнения по образцу копии СЗВ-М.

Этот вопрос решается с помощью оформления выписки СЗВ-м в двух экземплярах, один из которых остается в организации с отметкой работника о получении и его подписью. Для контроля ситуации за выдачей справок, возможно ведение специального журнала регистрации с обязательной росписью сотрудника в соответствующей графе.

Скачать образец обращения о выдаче копии СЗВ-М

В некоторых организациях для подтверждения факта от увольняющегося сотрудника требуют написания отдельной расписки в получении документа. Любой из вариантов является допустимым и избирается работодателем по своему усмотрению.

Предусмотрена возможность формирования отчета с помощью компьютера в автоматическом режиме. А при отсутствии такой возможности, предприятие использует для оформления образец копии СЗВ-М на действующем бланке.

Прочие формальности

Как выдать сотрудникам

Так как в большинстве случаев работникам не требуется данная выписка, о своем праве на предоставление подобного отчета знают немногие. Если же работник обратился в бухгалтерию с просьбой о предоставлении данной выписки, отказать ему предприятие не вправе.

Правила выдачи документа включают следующие положения:

• с помощью учетной программы формируется отчет на конкретного сотрудника;
• сведения о работника следует распечатать в индивидуальном порядке;
• выдача возможна только отдельной выписки, без передачи остальных сведений о сотрудниках предприятия;
• документ получают с обязательным подтверждением факт передачи с помощью любого из установленных на предприятии способа.

Варианты подтверждения

Для исключения ситуаций обращения сотрудника в надзорные органы или судебные инстанции, бухгалтерии работодателя необходимо проследить, чтобы документ был своевременно подготовлен и передан при расторжении трудовых отношений.

В качестве меры контроля и подтверждения факта передачи, страхователь выдает копии СЗВ-М со следующими вариантами подтверждения:

• Работник получает документ в день своего увольнения с обязательным визированием подписью второго бланка. Первый экземпляр остается у работника, второй – хранится работодателем. В качестве визирования, может быть принята следующая надпись на втором экземпляре: «копию получил…» с датой и подписью.
• Более простой и упорядоченный вариант – ведение журнала выдачи. В нем заносят каждый случай обращения за формированием подобного отчета, а при передаче выписки на руки, сотрудник расписывается в получении в установленной графе журнала. Журнал может содержать несколько граф, отражающих сведения о ФИО сотрудника, его номер СНИЛС, ИНН и фактически отработанный срок.
• При написании расписки в получении документа, работник должен отразить все сведения о факте передачи справки, которые позволили бы идентифицировать событие: в тексте расписки должна быть подтверждена информация получения, указан вид полученного документа, отображено название организации-страхователя, форма собственности юрлица, его ИНН, КПП. На расписке ставится дата, подпись сотрудника с расшифровкой, виза бухгалтера и печать предприятия.

Выписка СЗВ-М формируется и передается работнику независимо от времени его работы, а также наличия в течение данного периода каких-либо страховых выплат. Основанием для подготовки формы служит факт наличия страховых отчислений работодателем.

В отдельных ситуациях формирование СЗВ-М не производится и не передается в ПФР:

• при увольнении сотрудника раньше, чем начнется следующий отчетный период, без выплаты выходного пособия;
• при наличии в штате всего одной единицы, директора, при условии, если он не относится к категории «работающих пенсионеров»;
• при отсутствии какой-либо хозяйственной деятельности в организации, без приобретения прибыли, с отнесением юрлица к категории «замороженных» организаций, допускается подача «нулевого» отчета;
• отсутствие прибыли и ведения активной деятельности не освобождает от подачи документа в ПФР.

Сроки выдачи

На уровне федерального законодательства (закон №27 ФЗ от 01.04.1996г.) установлен единый срок подачи сведений в Пенсионный фонд (местное подразделение фонда) и выдачи индивидуальной справки СЗВ-М застрахованному работнику. Согласно положениям статьи 11, страхователь должен выдать справку до 10 числа месяца, следующего за отчетным.

Пунктом 4 статьи 11 установлено требование ежемесячного порядка выдачи подобных справок в индивидуальном порядке по каждому случаю обращения. Индивидуальная выписка будет содержать часть сведений, касающихся конкретного работника, указанных в сводном документе, переданном в ПФР.

Помимо данного ограничения, существуют следующие указания по срокам:

При увольнении	Работник получает документ в последний день работы.
При выходе на пенсию	В десятидневный срок с момента обращения будущего пенсионера за документом.
При выдаче копии	Закон не регламентирует, сведения о каком периоде должны передаваться, т.е. необходимо ли давать справку о перечислениях в последний месяц работы сотрудника или за предыдущие отчетные периоды.

Ввиду того, что справка о предшествовавших периодах должна быть у сотрудника, зачастую работодатель формирует выписки только по последнему месяцу работы на предприятии.

Суммируя информацию по срокам выдачи бланка, возможны 4 варианта ограничения, в зависимости от категории работников и обстоятельств получения документа:

• для работников по трудовым соглашениям срок ограничивается 10 числом месяца после отчетного;
• для будущих пенсионеров – в десятидневный срок с момента обращения;
• для увольняющихся – в последний день работы;
• работникам по договорам ГПХ – в день истечения действия договора.