Образец и пример заполнения штатной расстановки

Действующими правовыми нормами предусматриваются определенные требования для каждого предприятия, которые относятся к ведению различной документации, использующей не только кадровыми, но и экономическими службами компании.

Одними из наиболее важных бумаг является штатная расстановка и расписание, но при этом далеко не все знают о том, в чем заключается основное различие между этими бумагами и для чего в принципе требуется их оформление.

В связи с этим многим предпринимателям будет полезно узнать, как выглядит образец штатной расстановки и для чего он нужен.

Суть понятия

Составление штатной расстановки относится к категории обязательных условий, установленных действующими правовыми нормами, и в ней указываются следующие сведения:

• структура организации;
• список всех должностей, необходимых для нормального функционирования предприятия;
• планируемое число работников;
• точная сумма зарплаты, предусмотренной для отдельных должностей и всей компании в целом;
• информация о том, какие должности уже заняты сотрудниками, а какие остаются вакантными.

Для чего нужна

Штатная расстановка в основном является важной только для тех сотрудников, которые ведут кадровую работу компании, причем форма данного документа на сегодняшний день не установлена. На практике же форма штатной расстановки в преимущественном большинстве случаев устанавливается в соответствии с формой №Т-3, в которую добавляются несколько столбцов для указания ФИО сотрудников, занимающих те или иные должности.

После оформления этой бумаги в дальнейшем можно регулярно получать сведения о том, какие должности в компании остаются свободными, а также перечень штатных единиц, которые закрываются в процессе оформления совместителей или разделения определенной должности для нескольких сотрудников.

Приказ об утверждении

Штатная расстановка утверждается в соответствии с приказом руководителя компании или же определенного лица, которое получило соответствующие полномочия. Однако перед этим форму документа нужно заверить специализированным оттиском печати компании, а также завизировать главным бухгалтером и руководителем кадровой службы.

Оформление приказа осуществляется на общем бланке компании, и в нем не должно быть какой-либо констатирующей части, то есть начинается он сразу же со слова «Приказываю». Причина этого заключается в том, что для того, чтобы оформить введение в силу штатной расстановки, не требуется никаких дополнительных пояснений, хотя при желании можно указать перечень причин, по которым утверждается данный документ.

При использовании в качестве бланка унифицированной формы №Т-3 номер и дата приказа в обязательном порядке должны указываться в соответствующих пунктах этой формы. Сама же штатная расстановка в преимущественном большинстве случаев оформляется на один год.

Ведение документа

Действующим законодательством не прописываются какие-либо нормы, в соответствии с которым работодателям нужно в обязательном порядке вести документ штатной расстановки, то есть каждому работодателю предоставляется право на самостоятельный выбор того, стоит ли делать это действие. При этом не стоит забывать о том, что ведение этого документа осуществляется не только в бумажном, но и в электронном виде, используя программы наподобие Microsoft Excel или Word.

Ведение штатной расстановки само по себе является предельно простой процедурой даже в том случае, если данная функция изначально не была автоматизирована специализированными программами.

В преимущественном большинстве случаев в кадровом отделе принято указывать в подобных документах полный перечень сведений о своих работниках, включая их прибытие или же выбытие из длительных отпусков, наличие каких-либо особенных статусов наподобие статуса инвалида, а также множество другой информации, которая может пригодиться при ведении деятельности и учете данного лица. К примеру, в соответствии со штатной расстановкой в дальнейшем будет на порядок проще оформлять различную отчетность для руководителей по различным вопросам.

Скачать заполненный образец штатной расстановки

Некоторые директора периодически делают уточнения того, кому именно из рабочего состава на данный момент предоставлено право воспользоваться предназначенным временем отпуска, вследствие чего сотрудники отдела кадров на основании бланка штатной расстановки могут в кратчайшие сроки оформить необходимую отчетность с указанием всей нужной информации.

Образец штатной расстановки и его заполнение

Под понятием «штатная расстановка» подразумевается одновременно несколько ведомственных нормативных актов, и в принятом законодательства данного термина в принципе нет. Как уже упоминалось, этот документ включает в себя полный перечень должностей, а также ФИО тех сотрудников, которые их занимают. С помощью этого документа можно отслеживать общее количество свободных и занятых мест.

Форма этого документа разрабатывается компаниями самостоятельно, так как законодательно не предусмотрена унифицированная форма. В преимущественном большинстве случаев в качестве основы берется штатное расписание, в которое просто добавляется отдельная графа «ФИО сотрудника», вследствие чего и получается штатная расстановка.

После оформления этого документа уполномоченные лица компании всегда будут иметь информацию о том, какие в компании есть рабочие места, а какие из них остались свободными.

Образец положения о командировках поможет бухгалтеру составить свою форму документа для предприятия.

Читайте здесь, как и когда можно брать отпуск по ТК РФ.

Отличия от расписания

Должностные инструкции, включающих в себя список необходимых производственных должностей тех или иных сотрудников, рассматриваются как основание, в соответствии с которым будет создаваться штатное расписание, и в этом нормативном акте указывается запланированный перечень работ, а также порядок их распределения между членами организации.

Скачать бланк штатной расстановки

К примеру, в компании открывается кондитерский цех, занимающийся изготовлением мучной продукции. Учитывая особенности используемого технологического процесса, экономист организации делается расчет общего количества сотрудников, которые должны быть наняты для обеспечения нормальной работы нового подразделения.

В соответствии с приказом руководителя по всей компании вносятся соответствующие изменения в штатное расписание, вследствие чего стандартный состав штата организации дополнительно включает в себя новый перечень сотрудников, выполняющих свои обязанности в данном цеху.

По правилам, прописанным в учредительных бумагах, данное расписание используется для определения и закрепления структуры, а также численности и стандартного состава компании.

Сам по себе документ является обобщенным, потому что в нем не указывается, как именно сотрудники распределены между рабочими местами по факту. Для оформления такого расписания существует специализированная форма №Т-3, которая может использоваться всеми компаниями вне зависимости от их формы собственности. При этом стоит отметить, что все строки и графы этого документа обязательно должны быть заполнены, а в случае отсутствия информации в строчке должен ставиться прочерк.

Категорически запрещается сокращать наименование определенных должностей или профессий, и записывать их все нужно в соответствии с информацией из ЕТКС. Помимо этого, чтобы исключить какие-либо проблемы сотрудников в процессе оформления пенсии, нужно заполнить трудовую книжку в полном соответствии с данными, прописанными в штатном расписании.

Оформление этого документа относится к непосредственным обязанностям сотрудников отдела труда, после чего бумага должна быть согласована на уровне руководства компании.

При желании же сотрудники отдела кадров могут дополнить таблицу штатного расписания несколькими добавочными графами, в которых будут конкретизироваться данные о сотрудниках компании, включая сумму их заработной платы и их ФИО.

Такая форма документа имеет несколько названий, включая:

• штатный список;
• штатная книга;
• замещение должностей.

Но в любом случае наиболее распространенным является «штатная расстановка», и используется она в рабочем порядке в целях оформления всевозможной трудовой отчетности. Унифицированная форма этого бланка отсутствует, и компания должна самостоятельно разработать этот документ для внутреннего пользования с указанием в нем всех необходимых реквизитов, утверждая его форму путем оформления специализированных локальных нормативных актов.

Срок хранения

На сегодняшний день действующим законодательством предусмотрен специальный перечень архивной управленческой документации, которая может появиться в процессе деятельности любых государственных организаций или органов местного самоуправления, и в нем указываются не только основные правила их ведения. Но еще и точный срок хранения.

При этом стоит отметить, что в соответствии с приказом Минкульта №558, изданным 25.08.10, штатные расстановки получают собственный срок хранения, который составляет не менее 75 лет.