Грамотно заполненный образец журнала регистрации больничных листов позволит организовать систематический учет поступления документов о нетрудоспособности на предприятии.
Он полезен как для специалиста по кадрам, так и бухгалтера-расчетчика. Первый на основании него заполняет табель учета рабочего времени, второй подает сведения в ФСС для возмещения излишне уплаченных работнику начисленных сумм.
Учет листков нетрудоспособности на предприятии
Наличие листа (листов) нетрудоспособности свидетельствуют о том, что работник предприятия определенное время находился:
- на амбулаторном или стационарном лечении;
- на обследовании после несчастного случая на производстве;
- в отпуске по беременности и родам и пр.
По усмотрению лечащего врача листы нетрудоспособности также заполняются по уходу за несовершеннолетним ребенком до 14 лет, инвалидом или пожилым родителем. Впрочем, независимо от обстоятельств выдачи документа, работодатель обязан оплатить неотработанные дни по тарифу, равному ежедневной заработной плате работника.
Как производится оплата — известно каждому главному бухгалтеру. Для этого каждый месяц производятся отчисления в ФСС. Предприятию необходимо лишь погасить часть суммы рассчитанного больничного листа за первые три дня периода.
Остальная часть компенсируется за счет средств Фонда Социального Страхования. Для получения гарантированного возмещения уже уплаченных пособий важно на предприятии организовать грамотный учет листков нетрудоспособности.
| Обязанности работодателя | Обязанности ФСС | Права работника |
|
|
Получить причитающее пособие по листу нетрудоспособности в течение 6 месяцев после болезни (по предъявлению). |
Учет документов строгой отчетности осуществляется непосредственно на предприятии. Для этого предусмотрено заполнение специального журнала кадровой службой организации. Правда, кадровики пренебрегают этой формальностью, так как эта обязанность не оговорена нормативными актами. Тем не менее, ведомость помогает в решении некоторых вопросов.
Её назначение:
- систематизация информации;
- уточнение последовательности и длительности больничных периодов;
- методическая помощь в поиске конкретных документов при проверке ФСС;
- руководство к последующему заполнению Табеля учета рабочего времени;
- точная фиксация страхового стажа (рассчитывается на первый день болезни).
Эти данные важны при решении спорных вопросов. Например, по журналу прослеживается, был ли зарегистрирован тот или иной документ кадровым специалистом, правильно ли указан стаж. По сути, ведомость позволяет избежать конфликтных ситуаций с бухгалтером-расчетчиком или другим специалистом по кадровым вопросам.
Внимание! Основная причина отказов в выплатах ФСС – некорректное заполнение больничных листов. Поскольку ФСС может инициировать камеральную проверку, необходимо строго отслеживать поступление листов нетрудоспособности к работодателю.
Правила заполнения документа
Если лист нетрудоспособности заполняется строго черной гелиевой ручкой, без исправлений и помарок, то требования к журналу как к дополнительному документу на предприятии не устанавливаются. Работодатель вправе решать, как организовать работу в своем подразделении. Ведомость составляется в электронном или в письменном виде.
Электронный вариант сохраняется на диске компьютера кадровой службы. Для удобства заполнения примерную таблицу можно скачать в Интернете. После загрузки файла он редактируется «под нужды» работодателя. Далее активно используется в кадровой работе.
Читайте в этой статье, как оплачивают длительный больничный лист.
Общие требования к заполнению журналов в письменном виде выглядят следующим образом:
- журнал должен быть прошит как брошюра;
- листы журнала в обязательном порядке нумеруются;
- на последней странице ставится печать организации, дата заполнения, суммарное количество листов;
- информация на последней странице подтверждается подписью руководителя организации;
- на титульном листе указывается не только заголовок, но и полное наименование организации, уплачивающей взносы в ФСС, ее регистрационный номер.
- в журнале фиксируется начальная и конечная дата заполнения.
Инструкция и образец журнала регистрации больничных листов
Учет производится по общепринятой табличной форме:
| Наименование столбца | Пояснение |
| Порядковый номер | Очередность зависит от того, в какое время передается документ в бухгалтерию, в отдел кадров |
| Данные работника | Перечисляются ФИО, при необходимости – табельный номер, занимаемая должность, структурное подразделение |
| Серия документа | Представляет собой двенадцатизначный номер, списывается с штрих-кода, расположенного в правом верхнем углу документа |
| Код болезни | Заполняется с листа нетрудоспособности (01-болезнь застрахованного лица, 02-травма, 09- — уход за больным членом семьи и пр.) |
| Период заболевания | Указываются пограничные даты больничного листа |
| Длительность болезни | Количество дней отсутствия на работе по причине заболевания |
| Страховой стаж | Количество отработанных лет, месяцев, исходя из чего высчитывается пособие. |
| Сумма выплат | Расчет производится по формуле и сверяется с данными 1С |
Внимание! Листы нетрудоспособности подлежат оплате по 100 процентному тарифу в случае, когда страховой стаж сотрудника составляет более 7 лет 12 месяцев 30 дней. В период страхового стажа включаются отпуска по уходу за ребенком и периоды получения пособия по безработице.
Примерный образец журнала регистрации больничных листов, его актуальное заполнение на предприятии позволяет сократить время при подготовке документации для передачи в Фонд Социального Страхования. Для его применения в работе следует в точности передать информацию по каждому застрахованному лицу.
Например:
| № | Номер б/л | Основание для выдачи | Кол-во дней | Стаж | Велич. пособия | От ком-па-нии | От ФСС | Итого | |
| 1. | Сидоров Илья Борисович | 285569456235 | Уход за матерью | 12.09.2016-25.09.2016 | 12 л. 2 мес. 3 дня | 100% | 3000 | 11000 | 14000 |
Другой образец заполнения:
| ФИО | Табельный номер | Лист нетруд-сти | Больничное учреждение | Причина выдачи | Период нетруд-сти | Общее кол-во дней | ||
| номер | Дата выдачи | с | по | |||||
| Смирнов Борис Григорьевич | 45 | 145685
585412 |
04.04.2016 | МСЧ № 5 г.Перми | 01 | 04.04.
2016 |
16.04.2016 | 13 |
Есть ли типовой бланк?
Типовую брошюру с пустыми графами для ведения журнала предлагают приобрести аудиторские и бухгалтерские компании. Но затем тратить финансы? Журнал можно распечатать из многих электронных программ типа 1с: Зарплата и кадры, Учет кадров.
Кто заполняет?
По правилам ответственным за ведение журнала назначается специалист кадровой службы. Это происходит по причине, так как у этого ответственного должностного лица хранятся трудовые книжки. Он может самостоятельно или с помощью программного обеспечения указать точный страховой стаж сотрудника.
Иногда журнал заполняется силами секретаря, который одновременно является табельщиком. Затем информация из таблиц берется для заполнения Табеля. Если больничный лист работника с кодом 01 использовался во время отпуска, то эта информация используется для продления дней отдыха.
Если должность специалиста по кадрам в штатном расписании не предусмотрена, то обязанности по ведению ведомости возлагаются на бухгалтера по заработной плате.
Срок хранения
Журнал является важным документом в системе документооборота предприятия. О его порче или преднамеренном уничтожении сообщается правоохранительным органом. Поэтому его сохранное хранение обеспечивается в сейфе кадровой службы.
Срок хранения важной документации – не более 5 лет. Так как корешки листов нетрудоспособностей остаются на предприятии ровно 6 лет, то целесообразно увеличить общий период сохранности документов до 6 лет.
Решение об уничтожении документа строгой отчетности на предприятии принимается экспертно-проверочной комиссией. Бумаги уничтожаются по акту организацией, уполномоченной на данное действие. На акте ставится пометка: «Уничтожено методом прессования».
Есть ли ответственность за неведение?
При отсутствии журнала на предприятии наказание не планируется. Несмотря на это, каждый работодатель вправе подписать приказ, регламентирующий ведение записей. К распоряжению прилагается инструкция по ведению учета, разработанная кадровой и бухгалтерской службой. Журнал нужен работодателю для эффективного контроля за трудовым процессом.
Даже поверхностное знакомство с документом позволит понять:
- кто и в какое время года чаще всего болеет на предприятии;
- сколько финансов тратиться на обеспечение социальных гарантий;
- какая часть средств возмещается из фонда социального страхования;
- законно ли начисляются пособия.
В соответствии с этими знаниями можно организовать на предприятии меры по профилактике заболеваний. Например, запланировать проведение вакцинации, выезд на оздоровительную базу для отдельных категорий ценных сотрудников. Так что о необходимости заполнения журнала учета больничных листов не стоит сомневаться!
Порядок депремирования работника мы описали вот здесь.
Как осуществляется дополнительный отпуск МВД за ненормированный рабочий день — мы расскажем.
