Хозяйственные общества страны получили возможность не использовать печати в работе. Для того, чтобы данная норма законодательства заработала, потребовался год. Отмена печати в трудовых книжках стала причиной коллизии нормативно-правовых актов. Закон разрешал, а инструкции запрещали.
В 2020 году Министерство труда издало ряд постановлений, которые урегулировали спорные моменты. Теперь ООО и АО могут не использовать печати, при условии внесения изменений в устав. Записи, которые делаются работодателем заверяются подписями директора и ответственного лица.
Авторы закона об отказе штампов на документах объясняют свое решение тем, что это может ускорить переход предприятий на электронные подписи. По прогнозам специалистов, в будущем, оформление трудовых книжек будет не нужным.
Зачем это нужно
По новым правилам хозяйственным обществам не обязательно иметь печать. Такое решение правительства вызывает противоречия и требует объяснений. Ведь на протяжении многих лет документы строгой отчетности, в том числе трудовые книжки, заверялись исключительно печатью организации.
Согласно новой норме законодательства, достаточно заверить записи подписями ответственных лиц. Данным законом сделан первый шаг к упрощению документооборота предприятия. Отсутствие печати, по мнению юристов Совета Федерации, поспособствует переходу ООО или АО на электронные подписи.
Следствием закона о необязательности наличия печатей у хозяйственных предприятий может быть отмена трудовых книжек как обязательного документа для фиксации стажа работы. На сегодняшний день отмена печати в трудовых книжках противоречит действующим подзаконным нормативно-правовым актам. Инструкции по ведению и хранению бумажных документов говорят об обязательности печати
Отмена печатей в трудовых книжках для ООО и АО
Иметь печать или нет — решают сами ООО и АО. Главными документа, которые регулируют этот вопрос являются Закон РФ №82 от 6 апреля 2020 года «О внесении изменений в некоторые законодательные акты РФ в части отмены обязательности печати хозяйственных организаций» и устав организации. Они могут иметь печать, но не обязаны.
Порядок использования и хранения документов о трудовом стаже регулируется двумя Постановлениями РФ 2003 года выпуска. В них говориться о том, что первая страница трудовой книжки, а также все сделанные в ней записи должны быть заверены подписями и печатью. Это противоречит закону №82. Так закон имеет преимущество над подзаконными актами, выполнять следует именно его.
Министерство труда выдало Приказ от 31 октября 2020 года номер 588, который урегулировал законодательные противоречия.
Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ №588н
Согласно министерским разъяснениям:
- если предприятие не отказалось от использования печати, ее необходимо ставить на первой странице и на вкладышах трудовой книги;
- при отсутствии печати, записи в трудовых книжках заверяются подписями руководителя и ответственного лица.
Проекты Министерства труда
Правила заполнения, ведения и хранения трудовых книжек хозяйственными обществами регулирует Министерство по труду. После принятия закона об отмене печатей, специалистами государственной организации было подготовлено проект двух приказов. Эти документы должны были урегулировать все спорные ситуации. На сегодняшний момент приказы приняты и успешно применяются ООО и АО.
Образец заполнения дубликата трудовой книжки вы можете найти на страницах сайта.
Как правильно составить больничный лист после увольнения по сокращению штата — читайте здесь.
Первый нормативно-правовой акт Минтруда от 31 октября 2020 года № 558н изменил инструкцию и урегулировал вопросы с оформлением трудовой книжки. От ныне печать на первой страничке ставить только при ее наличии.
Следующий Приказ Минтруда от 31 октября 2020 года №589 внес изменения в порядок работы с трудовыми книжками, тем самым разъяснил следующие вопросы:
- В случае увольнения работника с предприятия, все записи заверяются только подписями. Печать ставится только при ее наличии.
- Сделанные записи в трудовой книжке человека во время его работы подписываются руководителем предприятия. Если уставом предусмотрено использование печати, она ставиться в документ.
Таким образом, проекты документов Министерства труда подготовлены в рамках закона об отмене печатей для ООО, АО. Предприятия смело могут отказываться от штампов в трудовых книжках, предварительно внеся данное положение в устав.
С какого числа это возможно
Не ставить печать в документы хозяйственные общества имеют право с начала апреля 2020 года. Министерство труда свои изменения в нормативно-правовые акты внесло в октябре 2020 года. Коллизии законодательства урегулированы на всех уровнях, поэтому предприятия смело могут вести документооборот по новым правилам с января 2020 года.
Следует заметить, одних нормативно-правовых актов для отказа от печати не достаточно. Руководство предприятия должно внести изменения в устав хозяйственных обществ. На основании устава структурным подразделениям разрешается подписывать документы строгой отчетности без заверения печатью.
Перед принятием решения необходимо убедиться в том, что организация имеет на это право. Такое действие не позволительно для предприятий государственной и муниципальной форм собственности, некоммерческих организаций, товариществ собственников жилья.
Как правильно оформить отказ
Для того, чтоб минимизировать риски, связанные с отменой печати на предприятии, лучше дождаться официальных разъяснительных документов от контролирующих органов. Взвесив все за и против, еще раз перечитать действующий устав предприятия. Если в нем есть упоминания о печати его необходимо менять, нет упоминаний – можно не корректировать.
Отказ от использования печати оформляется путем внесения изменений в устав. Для этого организовывается собрание акционеров, на котором принимается соответствующее решение. По результатам сборов составляется протокол, который является основным документом для внесения изменений в устав. Текст документа должен содержать фразу: «предприятие не использует печать в своей деятельности».
Для государственной регистрации устава в налоговых органах заполняется форма Р13001. Подпись руководителя на данном документе заверяется нотариально. После проверки, собственник получает на руки устав АО или ООО и лист записи организации в ЕГРЮЛ. Таким образом отказ зарегистрирован официально и правильно.
На последнем этапе руководитель оформляет приказ по предприятию. В нем указывается дата, с которой ООО перестает пользоваться печатью. Следует также отправить письма-извещения партнерам, банкам и контролирующим органам. Далее печать передается на хранение ответственному сотруднику, вдруг что-то необходимо будет поправить в старых документах.
В каких записях обязательно ставить штамп
Трудовую книжку сотруднику оформляют после пяти дней работы. Записи, которые вносятся во время трудовой деятельности, подкрепляются подписями и штампами.
Штамп обязательно ставится в таких случаях:
- При заверении данных о работнике, который начинает свою трудовую деятельность.
- При оформлении трудовой книжки впервые. Печать ставят на титульном листе.
- При внесении новых записей в такие разделы, как «Сведения о награждении» и «Сведения о работе». Сведения о работе должны содержать отметки о занимаемой должности, информацию про график работы, работает человек по совместительству или нет. Записи в раздел о награждениях вносятся по желанию сотрудника и заверяются печатью при увольнении.
- Внутри трудовой книжки на обложке если за время работы на предприятии сотрудник изменил фамилию.
- При увольнении сотрудника.
Ряд принятых нормативно-правовых актов в 2020 и 2020 годах отменил обязательное заверение записей трудовой книжки печатью для ООО и АО. Ее используют на предприятиях, где это утверждено решением собрания собственников и прописано в статуте.
Как вести и хранить документы
По закону организации с ограниченной ответственностью и акционерные общества имеют право заверять трудовые книжки печатями. Больше года потребовалось на то, чтобы убрать противоречия в нормативно-правовых актах и начать пользоваться данными преимуществами. В 2020 году Министерство труда и социальной защиты населения подготовило постановления, которые разъяснили порядок действий предприятий.
Согласно новым инструкциям, при работе с трудовыми книжками сотрудников печать можно не использовать. Любые записи в документах заверяются подписями руководителя и специалиста, на которого положены обязательства ведения подобных документов. Ставит подпись в трудовой и сам работник.
Владелец трудовой книжки не ставит свою подпись если:
- сотрудник не имеет возможности самостоятельно забрать документ в день увольнения;
- сотрудник отказывается получать трудовую;
- предприятие направило работнику уведомление с предложением отправить документ по почте.
ООО и АО должны вести контроль за бланками трудовых книжек и вкладными листами в приходно-расходном журнале. Действия, связанные с выдачей или приемом документов отображаются в журнале контроля движения трудовых. Все листы учетных книг нумеруются, сшиваются, заверяются подписями и опломбируются.
Хранение трудовых книжек осуществляется как документов строгой отчетности. Для этого должно быть выбрано место, доступ к которому имеет только руководитель и ответственное лицо. Выдаются документы под подпись при увольнении сотрудника.
Трудовой Кодекс РФ регулирует отношения между срочным трудовым договором и больничным листом.
Правила продление больничного по беременности и родам описаны здесь.
Читайте также, зачем нужен сотруднику дубликат трудовой книжки.
