Можно ли предоставить отпуск авансом

Работа с официальным оформлением имеет много плюсов, кроме стажа, сотруднику также положен ежегодный отпуск. Но возникают ситуации, когда отпуск нужен прямо сейчас, а очередь по графику еще не подошла. В таком случае можно попросить отпуск авансом, за еще не израсходованный отдых или попросить в счет отдыха следующего года.

Для этого будет нужно написать заявление и приготовиться к тому, что авансовый отпуск может не оплачиваться. При этом даже возможно удержание средств из заработной платы, поскольку такая отлучка может привести к нарушению работы предприятия.

Но если отпуск необходимо взять, а начальство не идет на контакт, можно напомнить о своем законном праве на подобную отлучку. Ведь в законе четко прописаны категории работников, которым нельзя отказать в авансовом отпуске, как и процедура его оформления.

Определение

Отпуск авансом представляет собой период отдыха, который предоставляется сотрудником раньше, чем он получил такое право. Обычно все дни взятого отпуска отрабатываются в дальнейшем. А если после подобного отпуска сотрудник увольняется, то деньги за неотработанные дни взимаются из зарплаты.

При этом вычитание денег из заработной платы оговаривается в Трудовом кодексе, как и возможность оформить такой отпуск. Законодательство четко оговаривает случаи, в которых отпуск может предоставляться и ситуации и в которых сотрудник может получить отказ.

Нормативная база

Закон гласит, что работающий россиянин раз в году может оформить оплачиваемый предприятием отпуск. Но это работает, только если стаж работы на нем составляет не менее полугода. Но если работодатель не против, Трудовой кодекс в своей статье 122 гласит о возможности оформить отпуск до прошествии полугода.

Поскольку такой отпуск дается еще за неотработанное время, то обычно его называют “отпуск авансом”. Если же первый отдых дается после шести месяцев работы, то второй и все следующие отпуска могут даваться в любое время на протяжении года. Но в дальнейшем получить отпуск можно будет только с утвержденным отпускным расписанием.

Статья 122. Порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков

Кто имеет право на получение

Чтобы получить отпуск в качестве авансового, обязательно требуется согласие начальника.

Но в некоторых случаях сотрудники могут получить внеплановый отдых:

• до или после декрета;
• сотрудники, супруги которых находятся в отпуске, связанном с беременностью или родами;
• сотрудники, работающие по совместительству, для того, чтобы отпуск на основном месте работы совпадал с совмещенным;
• родители двух детей с возрастом до четырнадцати лет;
• работники с детьми-инвалидами не достигнувшими несовершеннолетия;
• супруги военных, чтобы отпуск совпадал с отпуском половинки;
• в других случаях, если таковые прописаны в договоре предприятия.

Беременные сотрудницы до того, как уйдут в декретный отпуск, или после него, могут получить оплачиваемый отпуск сроком на 28 дней, вне зависимости от того, сколько они работают в организации.

Перед декретом

Каждая сотрудница, которая работает при беременности, может взять ежегодный отпуск перед тем, как уйти в декрет. При этом работодатель не может отказать, согласие тоже не является обязательным условием. Поэтому женщина, которая хочет получить отпуск перед периодом декрета, пишет заявление руководителю, которое тот должен одобрить.

Права беременных сотрудниц защищают законы России. К примеру, в Трудовом кодексе РФ, а точнее в ее статье 260 говорится, что время работы на конкретном предприятии не может быть причиной предоставления отпуска или отказа в нем.

Статья 260. Гарантии женщинам в связи с беременностью и родами при установлении очередности

Такое правило распространяется даже на девушек, которые поработали всего пару месяцев, но написали заявление на отпуск перед началом декрета. Если же работодатель не позволяет беременной уйти в отпуск, следует обратиться в трудовую инспекцию, именно она будет защищать права сотрудницы.

И если сотрудница в положении направляет работодателю заявление, в котором просит об отпуске, ей следует указать, что просьба направляется согласно статьи 260 ТК. Так можно продемонстрировать знакомство с законодательством и избежать проблем.

Можно ли взять на следующий год

Право оформить авансовый отпуск может быть использовано работниками, которые отработали даже несколько дней в новом году. Но при этом оформление отпуска за счет следующего года противоречит нормам закона, поскольку за следующий год человек не отработал ни дня.

Если сотрудник работает на предприятии с вредными или опасными условиями, он может оформить и основной, и дополнительный отпуск заранее по его полной продолжительности, которая минимально составляет 28 дней.

Отражение в графике

Если подчиненный взял в году некоторые дни для авансового отпуска, это следует обязательно отразить в графике, рассчитанном на следующий год. Например, предприятие составляет график отпусков на следующий год, но при этом один из сотрудников уже использовал часть отдыха.

Это не вносится в имеющийся график, но учитывается в следующем году. При этом очередной ежегодный отпуск в следующем периоде вместо законных 28-ми дней составит только 23 дня, если предоставлялся авансовый отдых на 5 дней. В строке 10 при этом делается отметка о том, что период в 5 дней этого года уже был отгулян сотрудником.

Оформление

Так как оформляется отпуск, пусть и в качестве аванса, процедура схожа с предоставлением планового отдыха. Отличается только содержание заявления, предоставляемого сотрудником.

Если работник при плановом отпуске может использовать причину в виде заранее разработанного графика, то внеплановый отдых такого не допускает. В тексте пишется конкретная причина ухода в отпуск, а также период, на который берутся выходные.

Если работодатель одобряет просьбу подчиненного, то готовится приказ об отпуске и его оплате. После этого сотрудник должен ознакомиться с приказом начальства и получить рассчитанные отпускные деньги.

Образец заявление

Чтобы воспользоваться авансовым отпуском и законно оформить процедуру, работодателю необходимо направить заявление, которое проходит процедуру рассмотрения. И здесь нет зависимости от сотрудника, отпуск может получить как беременная, так и любой другой работник.

Причем в заявлении обязательно должна указываться дата заполнения формы, после чего бумага подается для одобрения начальством. Обязательно также указывается период отпуска.

Структура документа не имеет ничего необычного, и увидеть такое строение можно в большинстве других заявлений:

Шапка	Здесь пишутся фамилия и инициалы начальника, название предприятия, а также данные работника, включая должность.
Наименование документа	Располагается по центру листа сразу под шапкой.
Текст заявления	Пишется просьба предоставить отпуск, а также период, который человек планирует отдыхать. Последней указывается причина, по которой отпуск требуется вне очереди. Хорошо, если она будет подкреплена документальным подтверждением.
Конец документа	В конце ставится дата заполнения заявления, а также ставится личная подпись сотрудника.

Заявление подписывает сотрудник, причем обязательно нужно расшифровать автограф, указав сбоку фамилию и инициалы. После того, как заявление одобрено, на его основании формируется приказ по сотрудникам и бумага для бухгалтеров. Только такой указ начальства может послужить причиной для начисления отпускных средств.

Отпуск авансом при увольнении

В ситуации, когда работник оформляет отдых заранее, он берет на себя обязательство отработать выгулянное количество дней. Но если берется отпуск авансом при увольнении, то возникает вопрос о том, можно ли предприятию компенсировать ущерб. Можно сказать, что ответ зависит от причин увольнения человека.

Работодатель не может потребовать возмещение, если увольнение человека после авансового отпуска произошло:

• по согласию обеих сторон;
• по истечению срока договора;
• по причине перевода;
• из-за сокращения штата;
• изменение условий работы и последующий отказ от сотрудничества;
• пропуск более чем 4-х месяцев работы из-за нетрудоспособности временного характера, при этом декретный отпуск является исключением;
• из-за обучения;
• по причине ухода на пенсию;
• других причин, которые могут считаться уважительными.

Если договор найма расторгается по другим причинам, то компания может потребовать компенсацию от человека, который брал отпуск авансом. Среди подобных ситуаций и та, в которой сотрудник увольняется по собственному желанию, или же вследствие серьезного нарушения дисциплины. Такая компенсация может вычитаться без одобрения работника.

Но закон устанавливает ограничение, которое прописано в Трудовом кодексе РФ, в статье 138. Оно заключается в том, что размер удержания не должен быть больше, чем 20 % заработной платы. Если отпускных было больше, или же зарплаты не хватает для удержания, то поможет только личная договоренность с работником во время увольнения. Если он согласен пойти на компромисс, то пишется заявление на согласие вернуть деньги.

Когда есть задолженность отпускных

Ситуации, в которых работники имеют долги, можно разбить на группы. К одной из них относится ситуация, в которой сотрудник проходит процедуру увольнения, но становится понятно, что финального расчета будет недостаточно для погашения долга перед предприятием.

Другая же ситуация предполагает уже случившееся увольнение сотрудника, в которой он больше не получает денег, но имеет долг перед бывшим работодателем.

Чаще всего долги возникают по той причине, что закон защищает право сотрудника на расторжение трудового контракта по личному желанию. При этом сотрудник должен только предупредить работодателя в письменном формате заранее. Это делается за две недели до увольнения.

В последний из рабочих дней, начальство должно выдать увольняющемуся трудовую книжку и окончательно рассчитать его. И несмотря на то, что сотрудник может иметь долги перед компанией, работодатель не может задерживать выдачу книжки и расчетных денег.

Удержание из заработной платы

Удержание средств из зарплаты может производиться из денег, которые выдаются при последнем расчете, но при этом делать это можно в разрешенных законом случаях.

Они прописаны в статье 137 Трудового кодекса и гласят что удержания из зарплаты могут производиться для:

• возмещения аванса, который был выдан работнику из заработной платы, но не был отработан;
• для погашения невозвращенного размера аванса, который к тому же не был использован и выдавался для командировки или перевода на другое место работы;
• процедуры возврата денег, которые были получены человеком вследствие ошибки бухгалтера или сумм, которые были выплачены сотруднику сверх меры, если трудовая инспекция уличила его в невыполнении обязанностей;
• в случае увольнения сотрудника до конца года, в котором он получал ежегодный оплачиваемый отпуск, при этом не отработал пропущенные дни. Но удержание не делается, если имеют место причины, указанные выше.

Как уже указывалось, работодатель может удержать от последней зарплаты не более 20-ти %, а в некоторых случаях — не более 50 %, но если этой нормы не хватает для погашения всего долга, то это производится только добровольно.

Если же предприятие не взыскало деньги с сотрудника, то далее нельзя обращаться в суд. Об этом сказано в статье 137 Трудового кодекса, которая регламентирует взыскание средств только из-за ошибки бухгалтеров, невыполнении сотрудником обязанностей и нарушении законов сотрудником. Такое же содержание имеет и статья 1109 Гражданского кодекса.

Согласно ей, заработная плата, платежи, приравненные к ней, а также другие деньги, которые выдавались сотруднику как средство к существованию, не могут быть возвращены, если конечно нет доказательств недобросовестности человека или ошибки в расчетах.

НДФЛ и другие взносы

Когда производится удержание за неотработанные дни отпуска, обязательно пересчитываются налоги и другие платежи, в том числе НДФЛ, ЕСН, налог на прибыль и страховые взносы. Налоговые органы выражают мысль, что излишние отпускные — ошибка, и требуют предоставлять уточненные декларации, согласно статьи 54 Налогового кодекса.

При этом с позицией налоговиков можно не согласиться. В этом поможет письмо Роструда, датированное 23 июня 2006 года. В нем говорится, что Трудовой кодекс не предусматривает выдачу ежегодного оплачиваемого отпуска конкретной продолжительности согласно отработанного работником стажа. Если человек имеет право на такой отпуск, то и получить оплачиваемый отдых установленной продолжительности есть возможность.

Перерасчет отпускных в случае увольнения не считается исправление сделанной ошибки, поскольку расчет был верным на момент начала отпуска, и бухгалтер попросту не знал о будущем увольнении человека до завершения года. Поэтому расчет всех платежей по налогу необходимо делать непосредственно при увольнении сотрудника.

Как рассчитывается

Все необходимые суммы рассчитываются, основываясь на среднем заработке человека за день и отработанного по факту времени. Рассчитывают средства по определенной формуле, но сначала необходимо вычислить среднемесячный заработок. Делается это по формуле, в которой складывается зарплата за каждый месяц работы, после чего сумма делится на отработанные месяцы.

Далее рассчитывается средняя зарплата за день, по которой средний месячный заработок делится на среднее количество дней в месяце, можно взять 29.3. На основе этого можно выяснить сумму отпускных средств, положенных к начислению. Этот показатель рассчитывается, при умножении средней зарплаты за день на количество дней отпуска.

Именно из показателя отпускных средств можно удержать налог, который обычно составляет 13 % от всей суммы. А если вычесть из начисляемых выпускных налог, то получается денежная сумма, которую и получит сотрудник.

Можно ли начислить зарплату если сотрудник в отпуске

Если обращения от сотрудника не было, но при этом возникает вопрос о начислении зарплаты вместе с отпускными, то можно обратиться к закону. А статья 136 в Трудовом кодексе России гласит, что за три дня до начала периода отпуска выплачиваются только отпускные средства.

Сам ТК не требует одновременно с оплатой отпуска производить оплату времени, которые были отработаны до начала отпуска. Ведь зарплата выдается в четко оговоренные сроки, то есть в день, прописанный во внутренних правилах или договорах о найме. Но при этом Трудовой кодекс и не говорит о том, что выплата зарплаты вместе с авансом невозможна, поскольку допускает улучшение положения человека.

Отпуск авансом может быть предоставлен всем работникам, но приоритет дается беременным сотрудницам, им начальство не имеет права отказать. Также возможно и увольнение после авансового отпуска, но при этом нужно быть готовым к возмещению средств за неотработанный период. Если же увольнение не планируется, то в следующем году просто будет уменьшено количество положенных по закону отпускных дней.