Каждый предприниматель, работа которого осуществляется с помощью наемных сотрудников, должна подавать отчетность не только в налоговые, но еще и в целый ряд других государственных органов.
Одним из таких органов, контролирующих деятельность частных и юридических лиц, является Пенсионный фонд, занимающийся сбором накоплений и выплатой всевозможных страховых выплат в пользу нуждающихся граждан, а также проверкой отчетности их работодателей.
При этом, если отчетность приходить в Пенсионный фонд с ошибкой, отправитель получает отрицательный протокол СЗВ-М.
Как осуществляется проверка отчета
Проверка полученной отчетности осуществляется с помощью специализированных программ, и каждая увиденная ошибка в конечном итоге получает некоторое количество баллов. Если в общей сумме в документе наберется более 30 баллов, то в таком случае ошибочность документа признается критичной, вследствие чего система его в принципе не пропустит, а страхователю будет предоставлен обратно отрицательный протокол.
Установленный перечень ошибок, а также критерии, по которым присваиваются баллы, перечислены в таблице в приложении к распоряжению представителей Пенсионного фонда №70р, которое было опубликовано 25 февраля 2020 года.
В каких случаях приходит отрицательный протокол СЗВ-М
Отдел бухгалтерии подготавливает и отправляет в Пенсионный фонд персонифицированный ежемесячный отчет, но при этом в конечном итоге документация присылается обратно, и на ней стоит пометка «не принято». Причиной этого является то, что при сдаче СЗВ-М произошла ошибка, причем практика показывает, что этих может быть огромнейшее множество. При этом многие не знают о том, как должна проводиться расшифровка сообщения и понимание того, что конкретно требует исправления.
На самом же деле расшифровка всех возможных ошибок достаточно подробно прописана в таблице 7 Постановления Пенсионного фонда №1077п, причем некорректно сформированный СЗВ-М в данном случае также предусматривает наложение на компанию определенных административных штрафов.
Ошибки с кодом 50
Перечень критичных ошибок включает в себя следующие:
- Некорректно указанный регистрационный номер страхователя в Пенсионном фонде, данный код должен полностью соответствовать определенному коду региона или же района в соответствии с классификацией Пенсионного фонда. Если данный номер указывается некорректно, то в таком случае сотрудники фонда в конечном итоге просто не смогут корректно идентифицировать плательщика.
- Некорректный ИНН страхователя. Данный код должен полностью соответствовать тому ИНН, который прописан в Пенсионном фонде.
- Указание типы формы как «исходной» в случае повторного направления СЗВ-М в том случае, если изначально представленная отчетность за аналогичный период уже была принята сотрудниками Пенсионного фонда. Другими словами, за каждый отдельный месяц законодательством предусматривается возможность подачи только одной исходной формы, а если же понадобилось внести в нее какие-либо правки, то в таком случае отправляется дополняющая или отменяющая форма.
- В форме отчетный период указан ранее апреля или же позднее текущего месяца. Страхователь не имеет права подавать отчетность на будущее, и последний месяц, за который он может подать отчетность – текущий. При этом вовсе не обязательно ждать, пока он закончится, если уже есть уверенность в том, что в конечном итоге никто не будет принят или уволен с работы.
Помимо этого, к числу критичных ошибок можно отнести и следующие технические сбои:
- неправильное заполнение XML-документации;
- несоответствие созданного файла отчетности XSD-схеме;
- неправильно указанная электронная подпись.
Технические сбои в Пенсионном фонде
Многие могут вспомнить, что при подаче первой отчетности Пенсионный фонд оказался просто не готовым к приему объемной документации, в связи с чем сдать документацию предприниматели так и не смогли. Вторая отчетность же была подана более успешно, но вероятность того, что отрицательный протокол по какой-либо причине не будет отправлен предпринимателю из-за технической ошибки, всегда остается.
В связи с этим, если компания получила соответствующий отрицательный протокол по сданной отчетности, но по этому протоколу не удается идентифицировать какую-то конкретную ошибку, нужно будет связаться со своим отделением Пенсионного фонда, чтобы уточнить информацию.
Распространенные примеры
В отчетности отсутствует информация по сотрудникам, которые рассчитывались на протяжении прошедшего периода. Работник компании Васильев И.Г. полностью рассчитался еще в феврале 2020 года, а в процессе составления отчетности за март по ошибке бухгалтер включил его в документацию. В такой ситуации многие задаются вопросом о том, можно ли скорректировать СЗВ-М и может ли быть добавлен сотрудник без штрафа, а также как можно исправить данную ошибку.
Единственным выходом в такой ситуации является подача корректирующей отчетности, в третьем разделе которой обязательно должен указываться «отмн». В четвертом разделе нужно указывать полный список сотрудников, исключая из него уволенного сотрудника, вследствие чего сотрудники Пенсионного фонда полностью отменят предыдущий документ, который сдавался с пометкой «исхд», и примут уже новый.
Как проводится проверка отчетности в ПФР за 2020-2017 год — вы можете увидеть здесь.
Бывают и такие ситуации, когда в документации не указывается информация о сотрудниках, которые поступили на работу в период сдачи отчетности. К примеру, Лепатников О.В. принял на работу в январе 2020 года, но информация о нем не была указана при подаче отчетности в четвертом разделе. В связи с этим появляется вопрос о том, как правильно нужно вносить корректировки в поданную отчетность.
В этой ситуации нужно заполнить еще один документ, которым будет дополняться первый, причем в третьем разделе его обязательно указывается кодировка «доп», в то время как в четвертом разделе обязательно пишется информация о новом сотруднике. При этом дополнительная отчетность не включает в себя данные по тем лицам, которые были описаны в исходном документе.
Помимо этого, многие задаются вопросами касательно того, как должна подаваться корректирующая отчетность, если в документации отсутствуют сведения о сотрудниках компании, находящихся на больничном или в отпуске. Если работник находится в отпуске в течение всего месяца, за который сдается отчетная документация, то в таком случае информация о нем должна в обязательном порядке включаться в отчетность для Пенсионного фонда, а при отсутствии сведений по отпускам в сданной отчетности ошибки исправляются точно так же, как и в примере ранее.
https://www.youtube.com/watch?v=TPeKMW6oKGs
Последствия
В случае подачи отчетности с некорректной информацией предусматривается возможность наложения на компанию соответствующих административных штрафов. В соответствии со статьей 17 Федерального закона №27-ФЗ за страхователями закрепляется ответственность за некорректно поданную или недостоверную информацию. Если в отчетности компании обнаруживается какая-либо неточность, то в таком случае на компанию накладывается штраф, сумма которого составляет 500 рублей за каждого сотрудника, по которому была подана отчетность с ошибкой.
Если в компании работает достаточно большое количество работников, то в таком случае возможность ошибке существенно увеличивается, а общая сумма штрафов будет достаточно крупной. Внимательное оформление отчетности существенно повлияет на количество ошибок, и это довольно полезно, так как даже незначительные опечатки наподобие точек или пропущенных букв в конечном итоге приводят к неизбежности наложения на компанию штрафа за подачу недостоверной информации.
Также стоит отметить, что в соответствии с нормами указанной статьи та отчетность, которая подается с какими-либо ошибками, должна быть скорректирована на протяжении пяти дней, но общие сроки, в которые может подаваться отчетность с какими-либо корректировками или же отменой без наложения на организацию штрафных санкций, не указаны.
Достаточно часто штрафуется компания за отчетность, которая подается второй раз, так как подача второго документа указывает именно на то, что в первом экземпляре информация указана с какими-либо ошибками. В связи с этим специалисты рекомендуют отправлять отчетность как можно скорее для того, чтобы получить возможность для исправления возможных ошибок.
Необходимость обновления программного обеспечения
В распоряжении ПФР №432р указана подробная информация о возможных ошибках и причинах отправки отрицательного протокола. Помимо этого, в данном распоряжении также указываются нормы, регулирующие создание обновленного формата отчетности за ноябрь 2020 года. Отдельно стоит отметить, что с этим документом была упрощена процедура анализа поданной отчетности, в связи с чем компании должны обновлять используемое программное обеспечение.
Стоит отметить, что специалисты фонда советуют в добровольно-принудительном порядке советуют отслеживать актуальность используемого программного обеспечения, с помощью которого подается отчетность. За счет этого существенно сокращается шанс столкнуться с какими-либо проблемами и получением отрицательного протокола. Стоит отметить, что на официальном сайте Пенсионного фонда также присутствуют такие программы.
Порядок заполнения СЗВ-М указывается в специальном протоколе и инструкции.
Образец заполнения СЗВ-М в 2020 году можете скачать тут.
Необходимый бланк для оформления отчета СЗВ-М за январь 2020 года — мы подготовили вот здесь.
