В момент подписания трудового договора с новым работником происходит и его ознакомление с должностной инструкцией. Но некоторые сотрудники не понимают важности ее изучения. Другие же, попросту закрыв глаза, ставят подпись в документе.
Также сами работодатели могут игнорировать создание инструкции и доведение ее до работника. Коммерческие структуры считают документ необязательным, отмечая, что правила и порядок для работника прописан в трудовом договоре.
Несомненно, права и обязанности нового сотрудника имеются в соглашении. Но полностью обязательства трудового характера в тексте не приводятся. Поэтому отсутствие инструкции часто приводит к спорным моментам между сторонами и разбирательствам в суде.
В обязанность работодателя входит не только грамотное и правильное составление документа, но и доведение его до работника. Если визы о прочтении не будет, то кадровая служба и руководство не смогут подтвердить факт ознакомления.
Определение документа
Должностной инструкцией называется документ, который имеет юридическое значение.
В нем отражаются:
- права;
- обязательства;
- условия труда работника.
На основании инструкции сотрудники получают список задач и дел, которые должны выполняться беспрекословно.
Трудовой кодекс РФ не содержит сведений о том, что должностная инструкция должна в обязательном порядке доводиться до сотрудника. Но в учреждениях часто требуется составление документа. Муниципальные и гражданские служащие должны ориентироваться на должностные инструкции как официальный свод правил.
Часто должностную инструкцию отождествляют с трудовым соглашением. Однако документы имеют одно существенное отличие. Инструкция создается для конкретной должности, независимо от того, какой человек занимает ее. Трудовой договор составляется с конкретным человеком. В него вносятся личные данные работника.
Должностная инструкция является очень важной для регуляции трудовой деятельности. С помощью нее можно исключить вероятность возникновения конфликтов и разногласий между сторонами. Ведь в ней подробно прописываются все требования и правила к работнику, подлежащие обязательному исполнению.
Структура
Порядок составления должностной инструкции не регламентирован законодательно. Но чаще всего работодателями сохраняется общепринятая структура документа.
В должностную инструкцию должны входить несколько разделов:
- общие положения;
- права;
- обязанности;
- ответственность.
В первом разделе прописываются основные моменты трудовой деятельности лица.
Среди них выделяют:
- занимаемую должность;
- квалификационные требования;
- необходимый уровень образования и стаж трудовой деятельности;
- подчинение лица;
- порядок назначения на должность;
- правила снятия с должности;
- кто входит в подчинение;
- порядок замещения сотрудника;
- нормативные документы для руководства в повседневной деятельности.
По желанию работодателя возможно включение в данный список и других пунктов. Главное, чтобы они отражали характер труда на занимаемой должности.
Следующий раздел предусмотрен для указания прав работника. Они должны быть предусмотрены в соответствии с занимаемой им должностью. Важно прописать взаимоотношения работника с другими лицами, трудящимися в данном подразделении и других отделах.
Переплетается с предыдущим и раздел «Должностные обязанности». В нем подробно (не как в трудовом договоре) отражаются обязательства лица в ходе трудовой деятельности на занимаемой должности.
Раздел «Ответственность» прописывает меры, которые могут быть приняты в отношении работника за несоблюдение требований:
- должностной инструкции;
- внутренних нормативно-правовых актов учреждения;
- трудового законодательства.
Нормы должны соответствовать законодательно базе. В противном случае они не будут иметь юридической силы.
Приказ об утверждении
Многие фирмы не создают должностные инструкции для работников. Но документ является важным для обеспечения эффективного взаимодействия между работодателем и сотрудником.
В инструкциях отражаются права, обязанности, а также ответственность, которую работник понесет при несоблюдении норм. Если сотрудник подписывает лист ознакомления или ставит подпись в журнал, он автоматически соглашается со всеми отраженными в документе требованиями.
Для того, чтобы должностные инструкции получили юридическую силу, необходим соответствующий приказ. Если подтверждение официальной бумагой не будет произведено, то они не будут признаны правомерными. Поэтому Трудовая инспекция и суд могут признать работника правым, а работодателя привлечь к ответственности.
Скачать бланк приказа об утверждении должностных инструкций
Образец приказа об утверждении должностных инструкций
Часто проблемы возникают при увольнении работника в связи с нарушениями обязательств согласно должностной инструкции. Если она не будет подкреплена приказом, то сотрудник может восстановиться через судебные органы.
Форма приказа о подтверждении факта создания должностных инструкций в учреждении не определена на законодательном уровне.
Но кадровики часто используют образец, в котором отражаются три основных блока:
- Обязательно прописывается наименование документа.
- Далее формулируется необходимость подготовки бумаги.
- В третьем блоке приводится резолюция.
Акт подписывается руководством учреждения.
Далее он передается для ознакомления под роспись сотрудникам, которые осуществляют:
- корректировку;
- учет;
- разработку;
- внесение изменений в должностные инструкции.
Резолютивная часть включает список должностей, для которых разработаны должностные инструкции. Обязательно прописывается дата, когда инструкции были утверждены. При этом приказ должен быть издан этим же числом.
Бланк приказа можно скачать в интернете.
Как осуществляется переход на типовые трудовые договора — мы расскажем.
При его заполнении рекомендуется обращаться к приведенному ниже образцу:
Общество с ограниченной ответственностью
«Маяк»
г. Москва
ПРИКАЗ №48-п
от 26.09.2016 г.
об утверждении должностных инструкций
В связи с разработкой должностных инструкций и необходимостью придания им статуса нормативно-правового акта для новых должностей ООО «Маяк»
ПРИКАЗЫВАЮ:
- Произвести утверждение должностных инструкций в качестве правовых актов, разработанных для следующих категорий должностей:
- старшего менеджера;
- специалиста по продажам;
- системного администратора;
- веб-дизайнера.
- Начальнику кадровой службы Кривокрысенко Л.И. в течение пяти дней после подписания приказа распечатать и передать должностные инструкции для моего утверждения.
- Начальнику кадровой службы Кривокрысенко Л.И. в течение двух дней после утверждения инструкций провести ознакомление с документами старшего менеджера Корниенко Э.С., специалиста по продажам Музыкина К.С., системного администратора Стукалова А.М., веб-дизайнера Антонова А.С. под роспись в журнале учета ознакомления с должностными инструкциями.
26 сентября 2020 года
Генеральный директор ___________________ Андреев В.Я.
С приказом ознакомлен ___________________ Кривокрысенко Л.И.
26.09.2016
Работодателем может не производиться утверждение должностных инструкций. Это обусловлено тем, что обязательства отсутствуют в Трудовом кодексе РФ. Но при введении инструкций в документооборот важно закрепить их использование юридические с помощью приказа.
Порядок внесения изменений
Трудовые обязанности работника могут быть скорректированы. Это возможно в том случае, если изменения коснулись организационных, технологических трудовых условий. Поэтому новые данные должны быть внесены и в разработанные должностные инструкции.
Законодательно не предусматривается порядок составления инструкций как нормативных актов. Поэтому работодатель должен при внесении изменений ориентироваться на Письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6.
В нем отражены основные важные моменты:
- При создании инструкции в качестве приложения к трудовому договору необходимо подготовить дополнительное соглашение. Согласно нему, изменения касаются и трудового договора, и должностных инструкций.
- В случае утверждения должностных инструкций отдельным документом, изменения не будут касаться трудового договора. Тогда издается новая редакция инструкций с письменным ознакомлением с ней работника. Документ составляется в двух экземплярах с вручением одного из них сотруднику.
- Если изменения касаются условий трудовой договора, то работник должен быть своевременно уведомлен об этом. После получения согласия на продолжение отношений с работодателем, могут быть внесены корректировки в должностную инструкцию.
Ознакомление с должностной инструкцией производится вновь принятыми работниками. Для предоставления документа на прочтение работодателю отводится определенный срок. Законодательно установлено, что сотрудник должен изучить инструкции не позже того времени, когда подписывается трудовой договор.
Если работник уже трудится в организации, то он должен дать согласие на установление своих обязательств. Также разрешение требуется при корректировки трудовых функций. Эта норма отражена в статье 72 ТК РФ, согласно которой изменения трудового договора возможно только по соглашению сторон.
Статья 72. Изменение определенных сторонами условий трудового договора
Особенности имеют и корректировки должностных инструкций. Работодатель может создать новый документ, оставив условия труда прежними.
Если изменение инструкций не влечет за собой корректировку трудовых обязательств работника, то работодатель может сделать это в одностороннем порядке.
О чем говорит Трудовой кодекс
Порядок и периодичность ознакомления работников с должностными инструкциями не прописаны на законодательном уровне. В практической деятельности сотрудники отдела кадров ориентируются на два положения.
В абзаце 10 части 2 статьи 22 ТК РФ отмечается, что работодатель обязан под роспись ознакомить работников с локальными нормативными актами учреждения, которые касаются трудовых обязательств лица. Среди таких документов выделяют и должностные инструкции.
Также в соответствии с часть. 3 статьи 68 ТК РФ новые работники до подписания трудового договора должны изучить документы, которые регулируют его трудовую деятельность.
Сроки, в течение которых производится ознакомление, отсутствуют. При этом в ТК РФ отмечено, что сделать это необходимо до того, как будет подписан трудовой договор.
Образец листа ознакомления с должностной инструкцией и роспись в журнале
Форма листа ознакомления с должностными инструкциями не разработана законодателями. Поэтому работодатель сам может ввести документ в оборот.
При оформлении можно ориентироваться на ниже приведенный образец:
| Порядковый номер | Фамилия, имя, отчество работника | Занимаемая должность | Реквизиты приказа о назначении на должность | Дата ознакомления с должностной инструкцией и передачи копии/ Подпись сотрудника |
| 1. | Алентова Антонина Игорева | Главный бухгалтер | 23.04.2015 №32-лс | 23.04.2015 |
| 2. | Бочкарева Ирина Валентиновна | Документовед | 14.07.2015 №42-лс | 14.07.2015 |
| 3. | Григорьев Ярослав Витальевич | Системный администратор | 26.09.2015 №56-лс | 26.09.2015 |
Если работник отказывается
Некоторые работники выносят отказ от прочтения должностных инструкций. В этом случае составляется акт ознакомления. Документ требуется в том случае, если работник намеренно отказывается от изучения положений.
Тогда в акте прописывается следующий текст:
«Сегодня, 6 июня 2020 года в 15.30 часов в здании офиса по ул. Ворошилова, 15/6 системному администратору Круглову Игорю Васильевичу были предоставлены для ознакомления должностные инструкции. Круглов И.В. от прочтения документа отказался. В результате ознакомление под роспись не было осуществлено.
В соответствии с отказом должностная инструкция была зачитана Круглову И.В. специалистом кадровой службы Омельченко Н.С.».
Должностная инструкция является важным документом для регулирования взаимоотношений между работником и работодателем. Поэтому к ее составлению необходимо подходить с особой ответственностью.
Как правильно оформить приказ о назначении на должность генерального директора — вы можете узнать здесь.
Для чего нужна справка об отпуске с места работы — расскажем далее.
