C 2002 в Российской Федерации действует обязательное пенсионное страхование (ОПС), которое основывается на таком принципе: страховые взносы, выплачиваемые работодателем, являются основой пенсии, которую человек получит в будущем. Чтобы стать участником этой системы, человек должен состоять на индивидуальном (персонифицированном) учете в Пенсионном фонде.
Это подразумевает, что в системе аккумулируются данные, которые нужны для назначения, выплаты и проведения перерасчета пенсии. Где бы не трудился человек на протяжении жизни (Москва или глубинка России), вся информация про его стаж и оплаченные страховые взносы стекается в Пенсионный фонд, где и хранится с соблюдением правил, которые касаются хранения персональных данных граждан.
Государственная программа предполагает, что в системе ОПС регистрируются россияне всех возрастов, в том числе дети, иностранцы и особы без гражданства. Процедура регистрации предполагает присвоение человеку персонального лицевого счета со страховым номером (СНИЛС).
- Понятие по закону
- Общие тонкости процедуры
- С чего стоит начать
- Нововведения
- Принцип формирования документов
- Застрахованные лица
- Актуальность и задачи
- Принцип заполнения персонифицированного учета
- Что нуждается в пристальном внимании
- Формальности в требованиях
- Индивидуальные сведения
- Порядок, информирование и контроль
- Если нашлась ошибка
Понятие по закону
Что такое индивидуальный учет и с какого года начался процесс обязательного пенсионного страхования в России? Положениями Федерального закона №27 от 1996 года установлено, что до 1 марта каждый год все страхователи должны подавать в отделение Пенсионного фонда, за которым они закреплены, информацию про особ, на которых они выплачивают страховые взносы.
Статья 1 Закона №27 определяет, что индивидуальный или персонифицированный учет предполагает организацию и ведение учета данных каждой застрахованной особы для того, чтобы были реализованы ее пенсионные права согласно с действующим законодательством. Подобную информацию можно предоставлять в бумажном виде или электронном варианте.
Правительственным постановлением №318 от 1997 года утверждена инструкция про порядок ведения персонифицированного учета данных про застрахованных особ. Формы документов, которые при этом используются, утвердило правление ПФР своим постановлением №192п от 2006 года.
На момент сдачи отчетности все работники организации должны иметь СНИЛС. Согласно положениям статьи 7 фз №27, особы, которые поступили на работу впервые, должны получить данный документ через своего работодателя.
Страхователь обязан на протяжении двух недель с момента подписания контракта с работником обратиться в ПФ с заявлением про получение свидетельства. На открытие лицевого счета отводится до 3-х недель.
Общие тонкости процедуры
Персонифицированный учет имеет очевидный плюс: все сведения, касающиеся трудовой деятельности, которые требуются для назначения пенсии, имеют документальное подтверждение, предоставленное работодателем. С введения этой системы трудовая книжка больше не является единственным источником подобной информации.
Такой учет позволяет не только создать государственную базу данных начисленных взносов, а также дает возможность органам контроля отслеживать, не нарушается ли процедура начисления. Информация, которая находится в базе, позволяет качественно и точно производить начисление пенсии.
Увидеть информацию о состоянии собственного лицевого счета может каждая застрахованная особа, для этого достаточно создать личный кабинет на сайте Пенсионного фонда. Поскольку подавать данные в рамках индивидуального учета должен сам работодатель, именно он и будет подвергнут санкциям в случае, если будут нарушены сроки подачи отчета.
Отчётность с момента ее введения несколько раз меняла свою форму. Изменялись и термины, в которые она должна предоставляться. Если изначально отчет сдавался раз в год, то с 2011 года его нужно было подавать раз в 3 месяца, а с 2020 – отчет уже нужно было сдавать вместе с формой РСВ-1.
В 2020 году Пенсионный фонд ввел упрощенную форму данного отчета, которую нужно сдавать ежемесячно. Это позволяет ПФ отслеживать имеют ли организации и частные предприниматели застрахованных сотрудников. Нужно отметить, что индивидуальным предпринимателям не нужно подавать подобные данные о себе.
С чего стоит начать
Нововведения
Каждый бухгалтер стремится одним из первых узнать о новшествах, которые его ожидают в новом году.
Так, в 2020 году заполнение персонифицированной отчетности выполняется на двух бланках:
- СЗВ-М, который сдается каждый месяц всеми страхователями, у которых имеются наемные специалисты в штате, работающие по контракту. Если бумажная форма отчета осталась прежней, то электронная претерпела определенных изменений. Срок сдачи отчета продлили на 5 дней, и теперь подавать документ нужно не до 10 числа каждого месяца, а до 15.
- Новая форма персонифицированного учета, в которой содержится обобщенная информация про стаж работников и исполнителей. Новые отчеты должны подаваться до 1 марта года, которые следует за отчетным. Получается, что такую форму нужно будет использовать только в 2020 году при подготовке отчета за 2020 год.
В связи с тем, что закон №212 про страховые взносы с начала года утратил свою юридическую силу, обособленные подразделения должны будут обязательно производить отчисление взносов физическим лицам, которые в них работают, и подавать соответствующие отчеты по месту своего расположения.
С данного года в КоАП России введена статья 15.33.2, которая заставит платить до 500 рублей в случае:
- не предоставления сведений индивидуального учета;
- отказа подобные данные предоставлять;
- подачи неполных данных или их искажения.
Нарушение правил предоставления отчетности приведет к тому, что придется заплатить 1 тыс. рублей.
Принцип формирования документов
Документы, которые подаются в ПФ, нужно сгруппировать в пачки, каждая из которых не может содержать больше, чем 200 документов. В состав одной пачки могут входить документы, имеющие одинаковое название.
Отдельными пачками оформляются СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2, когда речь идет о подаче таких данных:
- про застрахованных особ, которые идут на пенсию;
- на разные группы застрахованных особ;
- содержащие корректирующую информацию;
- включающие отменяющие данные;
- про застрахованных особ, которые работают в разных территориальных условиях.
При наличии согласия на это ПФР, можно следовать такому порядку оформления бумаг:
- все бумаги должны быть прошиты и на них должна стоять нумерация;
- к пачке нужно приложить перечень застрахованных особ;
- все бумаги, которые входят в пачку, нужно заверить печатью компании и подписью директора.
Застрахованные лица
Какие данные хранятся в ПФ про застрахованных особ:
- размер начисленных страхователем взносов;
- суммы, которые поступили на счет от страхователя;
- размер полагающейся человеку пенсии и ее дальнейшая индексация.
Застрахованные лица бывают, как такие, которые выплачивает взносы лично, так и такие, за которых взносы выплачивает работодатель на основании трудового договора. Самостоятельно страховые взносы вносят: индивидуальные предприниматели, нотариусы, члены фермерских хозяйств, адвокаты и прочие лица, которые работают на основании лицензии.
Государство выплачивает взносы за тех, кто зарегистрирован в Центре занятости и получает там пособие по безработице, а также за тех, кто лишен свободы за содеянное преступление, однако привлечен к труду, который оплачивается. Безработные граждане считаются застрахованными с момента регистрации в ЦЗ, те же, кто осужден – с первого дня работы в местах лишения свободы.
Актуальность и задачи
В каком размере будет выплачиваться пенсия в будущем целиком зависит от того, какова сумма официального заработка, с которой страхователь перечисляет страховые взносы на пенсионное страхование. Средства перечисляются ежемесячно на регистрационный номер, который закреплен за лицевым счетом особы.
Страхуются все, кто работает на официальной работе, выполняет свои обязательства на основании трудового соглашения и те, кто работает по совместительству.
Обязаны зарегистрироваться в системе обязательного пенсионного страхования и иностранные граждане, которые являются резидентами Российской Федерации и имеют регистрацию по месту проживания. Каждый страхователь может обращаться ежегодно в Пенсионный фонд с заявлением про предоставлениие информации о состоянии личного лицевого счета. Это позволит своевременно предпринять определенные меры в случае невнесения выплат на счет.
Приведём пример расчёта маржинальной прибыли в этой статье.
Принцип заполнения персонифицированного учета
Форма СЗВ-4-1 подается по застрахованным особам, у которых есть основания для назначения досрочной трудовой пенсии.
Она включает в себя четыре раздела:
- данные страхователя;
- информация о застрахованной особе за расчетный период;
- рабочий стаж;
- информация взносы на застрахованную особу в целом по организации, в том числе обособленным подразделениям.
В первом разделе нужно указать номер, под которым страхователь был зарегистрирован в ПФ, его сокращенное название, а также год, за который предоставляется информация.
Во втором разделе необходимо указать страховой номер работника и его полное имя в именительном падеже. Ячейку с адресом для направления информации заполнять не нужно, если человек в последний год не менял место своей регистрации или сведения подаются уже не в первый раз.
В графе сумма взносов, которые были начислены, указывается сумма в рублях и копейках, причем страховая и накопительная пенсии указываются отдельно. Графу Продолжительность периода нужно заполнять лишь тогда, когда человек болел или уходил в отпуск за свой счет в отчетном периоде. Основанием для заполнения данной графы является больничный лист и приказ про отпуск за свой счет.
Чтобы внести информацию в следующий раздел, который касается стажа работы, может понадобиться несколько строчек.
Это бывает в таких случаях:
- в документации отражен факт изменения условий труда;
- несколько раз на протяжении отчетного года особа увольнялась и снова устраивалась на работу к тому же работодателю;
- специфика деятельности сотрудника не позволяет обозначить конкретный период, когда его условия труда были особыми или вредными;
- законом предусмотрен льготный порядок расчета стажа согласно с помесячным учетом времени, которое было отработано.
Раздел про стаж заполняется таким образом:
- указывается начальная и конечная дата рабочего стажа, если пенсия назначается досрочно;
- по необходимости заполняются графы про Территориальные условия и Особые условия труда;
- в графе касающейся исчисления страхового стажа предусмотрено две колонки: в одной указываются коды, во второй – количество дней, которые человек отработал в особых условиях;
- разбита на две колонки также графа, в которой указываются условия для того, чтобы пенсия была назначена досрочно (в первой из них также указываются коды, во второй допсведения).
На работников, которые не имеют оснований для получения пенсии досрочно, заполняется форма СЗВ-4-2. Состоит она из двух разделов: информация про страхователя и застрахованную особу.
Для заполнения формы можно скачать программу с сайта Пенсионного фонда. Там же размещена пошаговая инструкция относительно использования данной программы. Подготовить отчет можно и в программе Бухгалтерия 1С 8.2 и 8.3.
Что нуждается в пристальном внимании
Формальности в требованиях
Документы персонифицированного учета так же важны, как бухгалтерская отчетность предприятия. Халатное отношение к их хранению может привести к судебным тяжбам с бывшими и действующими сотрудниками, которые не могут получить доступ к данным, имеющим социальную значимость.
Данная система будет правильно функционировать, если работу организовать согласно требованиям законодательства. Важно осознавать, что относительно пенсионных прав взаимодействие строится как по линии страхователь – ПФ, так и страхователь – застрахованная особа. Это значит, что организация должна быть готова в любой момент предоставить своим работникам данные, которые направляются в соцорганы.
Физлица, которые платят страховые взносы самостоятельно, не сталкиваются с таким количеством информации, как юрлица. Им достаточно знать основы ведения персонифицированного учета, особое внимание стоит уделить срокам хранения бумаг.
Основные документы и сроки их хранения:
- личная карточка работника, может понадобиться, если электронная база дала сбой и данные, которые в ней содержались, были утрачены (срок ее хранения составляет 75 лет);
- платежные, расчетные ведомости по зарплате и лицевой счет (срок хранения 75 лет);
- отчетные документы, поданные в Пенсионный фонд страхователями, которые содержат информацию про размер страховых взносов и страховой стаж, сохраняются как минимум 6 лет с момента назначения пенсии (остальные бумаги хранятся не меньше трех лет);
- что касается информации, которая хранится на лицевом счете особы, то срок хранения в этом случае не ограничен каким-то промежутком времени.
Индивидуальные сведения
Внесение индивидуальных сведения в отчетные формы предполагает соблюдение таких моментов:
- когда указывается период работы, даты должны находиться в рамках расчетного периода;
- сумма страховых взносов, которые были начислены, указывается в рублях и копейках;
- в отчетах СЗВ-4-2, которые сформированы в пачку, порядковый номер должен заполняться сквозным методом.
Перед отправкой в ПФР нужно провести сверку информации, которая введена в отчетную форму, с данными, содержащимися в страховых свидетельствах работников. Это поможет исключить допущенные неточности.
Порядок, информирование и контроль
Пенсионный фонд каждый год в форме, которая обеспечивает возможность подтвердить факт получения, направляет:
| Застрахованным особам, на которых уплачивались взносы в счет накопительной части пенсии | Подают информацию:
Данная информация должна быть предоставлена в срок до 1 сентября. При наличии соответствующего заявления от застрахованной особы, информацию могут направлять в электронном виде. |
| Застрахованным особам, за которых взносы уплачивались исключительно на страховую часть пенсии | До 31 декабря высылаются сведения про состояние их лицевого счета. |
Территориальные органы ПФ осуществляют контроль того, чтобы страхователями подавались достоверные сведения про начисленные и уплаченные страховые взносы, трудовой стаж, зарплату. Обеспечивают его сотрудники фонда посредством проверок, затребования документации и сведений.
Любая справка и другой документ должны быть предоставлены страхователем в федеральный отдел в сроки, которые указаны в запросе ПФ. Если будут обнаружены расхождения между индивидуальными сведениями, которые предоставит страхователь, и данными первичной документации, сотрудник Пенсионного фонда направит уведомление про необходимость устранения расхождений. Уточненная информация должна быть предоставлена в ПФ на протяжении двух недель после того, как получено уведомление.
Если расхождения не были устранены, территориальным органом ПФ выносится решение про корректировку данных и уточнение лицевых счетов застрахованных особ. Не позже, чем через 7 дней с момента принятия решения, об этом должны быть уведомлены как страхователь, так и застрахованные лица.
Если нашлась ошибка
Если будет обнаружена ошибка в формах, которые предоставлены в Пенсионный фонд, страхователь обязан подать исправленные документы. Корректировка проводится в двухнедельный срок. Те сведения, которые содержатся в формах, подготовленных с нарушениями нормативных требований, не могут быть внесены в лицевые счета. Документы возвращают страхователю, с указанием найденных ошибок.
К организациям, не предоставившим информацию, которая необходима для ведения учета в системе ОПС, или тем, кто подал неполную или неверную информацию, применяются санкции финансового характера. Выплатить штраф придется в размере 1/10 от суммы, которая должна быть перечислена в органы Пенсионного фонда за отчетный период. Сумма исчисляется только от взносов тех застрахованных особ, в отношении которых не были предоставлены данные.
Штраф возможно взыскать исключительно в порядке судебного разбирательства. Внесудебный порядок взыскания в данном случае не может применяться. Что касается сроков подачи иска, то заявление моет быть подано на протяжении полугода с того момента, как истек срок выполнения требования про уплату штрафа.
Санкции могут не применяться к тем страхователям, которые самостоятельно выявили и устранили ошибку, предоставив в Пенсионный фонд достоверную информацию, а также в том случае, когда ошибки были исправлены в двухнедельных срок после получения уведомления из ПФ.
В чем состоят основные недостатки подобного учета:
- технические особенности системы, например, в номерах сведений учета, где имеются повторяющиеся цифры, возможно их ошибочное указание, а кроме того, при проведении массовой регистрации сотрудников могут возникать ошибки в ходе оформления документов, поскольку номера идут подряд;
- в полной мере не выполняются решения части региональных трехсторонних комиссия по организации отношений в сфере труда;
- управление процессом сотрудниками ПФ осуществляется не в полной мере: требования к работодателям выдвигаются не на том уровне, который мог бы обеспечить своевременную подачу сведений.
Пример заполнения оборотно-сальдовой ведомости можно посмотреть здесь.
Можно ли сдавать СЗВ-М без ИНН — узнаете из этой статьи.
